Como evitar sobreposição e duplicação de trabalho

O trabalho em equipe certamente cria o trabalho dos sonhos – mas não quando as tarefas se sobrepõem ou se duplicam sem um resultado positivo. A duplicação de esforços ou sobreposição de trabalho é o pior inimigo de um gerente de projeto ou líder, uma vez que não são direcionados ao objetivo correto. A duplicação de trabalho muitas vezes leva à exaustão de recursos.

Vamos descobrir quando a duplicação realmente funciona e, se não, como evitá-la.

O que é Duplicação de Esforço?

Antes de mergulhar na duplicação de trabalho, vamos explorar o que significa duplicação de esforço. Simplificando, a duplicação de esforço é quando duas ou mais pessoas fazem o mesmo esforço para realizar uma tarefa semelhante. A duplicação de esforços significa menos produtividade? A chave aqui é o resultado. Se o resultado permanecer inalterado, apesar dos esforços duplicados, seria improdutivo. No entanto, quando você é capaz de produzir um resultado diferente por meio da duplicação de esforços, isso pode ser produtivo.

Por exemplo, vamos considerar um cenário em uma fábrica de brinquedos. Um trabalhador em uma linha de produção leva uma hora para embalar 25 caixas de carrinhos de brinquedo. Adicione outro trabalhador à mesma linha. Agora você tem dois trabalhadores, cada um embalando 25 caixas de carrinhos de brinquedo por hora. Isso deriva um resultado de 50 carros de brinquedo por hora. Nesse caso, o resultado dobra devido à duplicação de esforços; aumentando assim a produtividade.

Imagine que o departamento de marketing da mesma fábrica está realizando uma pesquisa sobre a introdução de um novo brinquedo para atingir as vendas sazonais. A equipe de produto dessa empresa pode tentar fazer o mesmo, sem saber que a divisão de marketing também está fazendo a mesma tarefa. No final do dia, o Diretor de Operações acaba com dois relatórios sobre a mesma tarefa. Aqui, a duplicação de esforços levou ao mesmo resultado. Pode haver percepções diferentes em ambos os relatórios, mas se as duas equipes tivessem colaborado desde o início, elas poderiam ter identificado as semelhanças em seus esforços e distribuído o trabalho entre si para produzir um relatório mais perspicaz.

Como você pode ver, há apenas uma linha tênue entre duplicação de esforço e trabalho. Embora a duplicação de trabalho nem sempre seja ruim, quando mal gerenciada, pode levar ao desperdício de tempo e recursos de uma organização.

Como evitar sobreposição e duplicação de trabalho?

Agora você está se perguntando, 'como faço para superar a duplicação de trabalho?'

O primeiro passo é analisar cuidadosamente o resultado de cada esforço duplicado, para determinar seu impacto na produtividade geral. Se o trabalho duplicado estiver forçando os membros da equipe a serem menos produtivos, você precisará tomar medidas para garantir que a sobreposição de trabalho não ocorra. Isso é mais fácil de monitorar entre equipes individuais onde há um gerente ou um líder para supervisionar o trabalho de cada membro da equipe.

Na maioria dos casos, a duplicação de trabalho ocorre em equipes multifuncionais quando não há um canal adequado de comunicação entre elas. Abaixo estão algumas das etapas que você pode seguir para evitar a duplicação de trabalho.

Comunique-se regularmente

Em outras palavras, converse, faça contatos e envolva-se! A comunicação é o primeiro passo para evitar a duplicação de trabalho.

A duplicação de trabalho acontece devido à falta de comunicação entre as equipes multifuncionais. Em nosso exemplo anterior, se houvesse uma linha de comunicação adequada entre as equipes de marketing e produto, elas poderiam ter colaborado e pesquisado juntas. Portanto, é importante garantir que haja um canal adequado de comunicação entre e dentro das equipes.

Você pode usar métodos formais tradicionais, como reuniões diárias de planejamento de trabalho; ou e-mail ou aplicativos como Slack, Google Chat ou Microsoft Teams para facilitar a comunicação perfeita entre os membros da equipe.

Em grandes organizações, pode não ser prático realizar reuniões regulares; mas os líderes de equipe podem reconhecer uns aos outros sobre os projetos em que estão envolvidos.

Canais de comunicação eficazes tornaram-se mais importantes agora do que nunca. Isto deve-se à tendência crescente das empresas recorrerem a estruturas de trabalho remoto. Nesse contexto, a comunicação constante é necessária para preservar a transparência do trabalho, ao mesmo tempo em que se constrói o relacionamento da equipe.

Acompanhar e medir o progresso

É importante acompanhar as tarefas atribuídas a cada equipe e medir o progresso. Colabore com os membros da sua equipe e tenha um plano de ação para listar todas as tarefas que precisam ser cumpridas. Conduza este exercício ao iniciar um novo projeto ou realizar tarefas diárias. Converse com cada equipe para definir prazos realistas para realizar essas entregas.

As atribuições podem então ser rastreadas em um quadro Kanban de acordo com a ordem de prioridade. Essa prática ajuda a determinar a quantidade de trabalho que foi concluída, o que precisa ser concluído e onde estão os bloqueadores.

Também lhe dará uma compreensão clara de onde a atenção do líder da equipe é necessária e quais medidas devem ser tomadas para remover os bloqueadores.

Creately é um espaço de trabalho visual online que permite a visualização de fluxos de trabalho durante o planejamento do projeto para que as duplicações de trabalho possam ser identificadas antecipadamente e evitadas. Mapeie o fluxo de trabalho do projeto em um diagrama de raias para alocar tarefas e recursos para cada equipe. Visualizar todo o seu projeto em uma única tela pode ajudar a evitar o incômodo de ter que alternar entre vários aplicativos para acompanhamento do projeto. O Creately facilita a determinação de quem está fazendo o quê – eliminando assim a chance de sobreposição de tarefas.

Seja transparente e torne seu trabalho acessível

Ao concluir um projeto, deixe um legado do trabalho realizado. Torne seu trabalho acessível a todos os membros relevantes da equipe da empresa.

Certifique-se de que haja um banco de dados que facilite o acesso contínuo a pesquisas anteriores e empreendimentos de projetos. Isso ajudará os colegas que tentam projetos futuros a reunir conhecimento sobre o trabalho concluído, eliminando espaço para duplicação de trabalho.

Também os esclarecerá sobre os resultados de um possível curso de ação e esclarecerá o que deve ser feito de maneira diferente.

Creately pode servir como o hub central para centralizar todo o conteúdo, tarefas e comunicações do projeto, desde o brainstorming e planejamento até a execução. Ele fornece estruturas personalizáveis ​​para mapeamento mental, mapeamento de afinidade, planejamento de sprint, cronogramas de projeto, mapeamento de fluxo de trabalho e muito mais. Os recursos de colaboração do Creately, incluindo videoconferência no aplicativo, rastreamento do mouse e comentários, permitem que os usuários trabalhem juntos e compartilhem informações sem problemas.

A segunda vez é 'nem sempre' o charme

A duplicação de trabalho nem sempre é ruim. No entanto, quando não é direcionada a um resultado adequado, a duplicação de trabalho pode ser demorada e tediosa.

Seja inteligente sobre a maneira como você faz seu trabalho. No ambiente de negócios de hoje, você não pode mais trabalhar em silos. Não hesite em se envolver com seus colegas e ter uma linha de comunicação constante com eles. Esteja aberto para compartilhar conhecimento uns com os outros e concentre-se em alcançar objetivos coletivos. A comunicação e a colaboração eficazes garantirão que todos na empresa façam um trabalho significativo em uma jornada coletiva para o sucesso.