Como reduzir custos indiretos em 2023?

Um ambiente económico em mudança, o aumento dos preços das matérias-primas e da energia e o aumento das expectativas de vários tipos de partes interessadas (clientes, funcionários, parceiros, etc.) – são apenas alguns dos desafios enfrentados pelas pequenas e grandes empresas em 2023. Numa tal situação , as empresas que operam em vários setores estão a esforçar-se para reduzir os seus custos indiretos, ou seja, aqueles relacionados com as operações diárias – a tarefa de otimizar despesas torna-se muito mais importante para elas do que era antes.

A seguir explicamos detalhadamente quais categorias de despesas estão abrangidas pelo referido termo, bem como apontamos as formas mais eficazes de redução de despesas gerais, que sem dúvida valem a pena alcançar na atual realidade económica.

O que são despesas gerais de negócios?

As despesas gerais (também chamadas de despesas indiretas ou operacionais) referem-se a despesas contínuas que uma empresa incorre como parte de suas operações diárias, mas que não estão diretamente relacionadas à produção de um produto específico ou à prestação de um serviço específico. Assim, estas são as despesas que a empresa deve cobrir independentemente do nível de produção ou vendas. Eles incluem principalmente:

• pagamentos de aluguel ou arrendamento (aluguel ou arrendamento de escritórios, armazéns ou outras instalações),
• serviços públicos (despesas com eletricidade, água, gás e outros serviços necessários para as operações comerciais),
• salários e benefícios para pessoal administrativo (pagos a funcionários com funções de RH ou finanças),
• Seguro (obrigatório e voluntário),
• materiais e equipamentos de escritório (despesas com equipamentos de escritório, computadores, impressoras, scanners e outros equipamentos necessários às operações diárias),
• impostos e licenças (por exemplo, imposto sobre a propriedade)
• depreciação (a diminuição gradual do valor dos ativos ao longo do tempo, que é levada em consideração nas demonstrações financeiras),
• manutenção e reparo (contas a receber relacionadas ao reparo de equipamentos, máquinas e eletrodomésticos),
• honorários advocatícios e contábeis.

4 maneiras de reduzir custos indiretos

A gestão eficaz dos custos indiretos é crucial para manter a rentabilidade de uma empresa, especialmente em tempos de condições económicas menos estáveis. Por isso, as empresas buscam formas de reduzir esses gastos – mas sem impactar negativamente as operações ou a qualidade dos produtos e serviços. Os melhores deles, que podem render os resultados esperados em 2023, são apresentados a seguir.

1. Negociar acordos com fornecedores

A primeira forma de reduzir custos indiretos é negociar acordos com os fornecedores existentes (por exemplo, serviços de contabilidade, materiais, serviços jurídicos, etc.), o que pode exigir tempo e esforço, mas tem o potencial de gerar economias significativas para o seu negócio. Ao decidir fazer isso, defina os objetivos específicos que você gostaria de alcançar durante as negociações (por exemplo, preços mais baixos, prazos de pagamento mais longos ou descontos para compras em grandes quantidades) e o que você pode oferecer em troca. Procure também fornecedores mais baratos comparando as ofertas disponíveis no mercado (em termos de preço, qualidade, condições de pagamento e entrega, bem como histórico de cooperação). As ofertas que você encontra podem ser um argumento para os fornecedores existentes baixarem seus preços para mantê-lo.

2. Terceirizar processos selecionados

A terceirização envolve a terceirização de certas tarefas ou processos para empresas externas especializadas nessas áreas (como contabilidade, atendimento ao cliente, marketing, recrutamento, TI ou manufatura). Pode ajudar a reduzir custos indiretos, eliminando a necessidade de contratar e treinar pessoal interno, bem como adquirir e manter equipamentos ou infraestrutura. Se quiser utilizar esse método, você deve começar identificando processos ou tarefas da sua empresa que podem ser terceirizados – ou seja, aqueles que envolvem gastos significativos ou que exigem conhecimento especializado.


3. Realizar uma auditoria financeira

Outra forma de reduzir é fazer uma auditoria financeira realizada por alguém especializado na área. Embora este processo seja normalmente utilizado para expressar uma opinião sobre a veracidade das demonstrações financeiras, também pode ser uma ferramenta para compreender as fontes de receitas e despesas. Assim, também permitirá avaliar se todos os custos indiretos são necessários e razoáveis. Como próximo passo, será, por sua vez, possível procurar áreas de melhoria – não só na sua redução, mas também no aumento da rentabilidade da empresa através de outros meios.

4. Use uma única ferramenta abrangente

Em vez de pagar, geralmente na forma de assinatura de diversas ferramentas, procure uma alternativa que ofereça todos (ou a maioria) dos recursos que seu negócio precisa. Uma dessas soluções é o Firmbee, um poderoso sistema de gerenciamento de projetos e equipes. Além de dividir as tarefas do projeto e atribuir usuários específicos a elas, você também pode realizar o processo de recrutamento (sistema ATS), construir suas bases de dados de contatos (CRM), gerenciar seu calendário e lista de tarefas, controlar estoque, preparar orçamentos para clientes, emitir faturas e acompanhar receitas e despesas. Descubra as possibilidades do Firmbee com a versão gratuita!

Custos indiretos – resumo

Reduzir os custos indiretos, ao contrário do que parece, não significa necessariamente cortes que afetem negativamente o funcionamento de uma empresa ou organização – um termo melhor neste contexto é, sem dúvida, “otimização necessária de despesas”. Afinal, o objetivo de qualquer empresa é encontrar maneiras de economizar dinheiro e ao mesmo tempo manter ou melhorar a qualidade dos produtos ou serviços. O primeiro passo para o fazer é, sem dúvida, uma análise aprofundada das receitas e despesas, que identificará as áreas onde as poupanças devem ou podem ser procuradas. Isto pode ser seguido pela determinação de qual das formas (incluindo as mencionadas acima) a empresa decide – dependendo de suas necessidades e capacidades.

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Autor: Piotr Pawlowski

Product Owner com mais de 15 anos de experiência em marketing na Internet amplamente conhecido. Sem o menor problema ele consegue gerenciar um projeto e tudo fica em um só lugar. Apaixonado por growth hacking, suas áreas de interesse incluem gerenciamento de projetos, desenvolvimento de negócios e marketing de conteúdo. Ele também é um ávido entusiasta de RH.

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