Como reduzir o encolhimento no estoque

Os proprietários de empresas de comércio eletrônico estão muito familiarizados com os desafios da redução de estoque.

Seja devido a erros no atendimento ou roubo, o encolhimento pode prejudicar os lucros e deixar as empresas lutando para se manter à tona. E, no entanto, muitos proprietários de empresas de comércio eletrônico não percebem o quanto a redução de estoque afeta seus resultados.

Um estudo recente citado na Pesquisa Nacional de Segurança no Varejo de 2021 descobriu que a redução de estoque custa às empresas de comércio eletrônico uma média de 1,62% de suas vendas anuais. Isso pode não parecer muito, mas para um negócio que gera US$ 100.000 em vendas por ano, isso representa uma perda de US$ 1.620.

E para empresas que geram milhões em vendas por ano, as perdas podem ser ainda mais impressionantes.

A redução de estoque é um problema grave para as empresas de comércio eletrônico, o que pode afetar significativamente o resultado final.

Como você reduz o encolhimento em seu negócio?

Vamos mergulhar.

Como a redução de estoque está afetando seus negócios

Os proprietários de empresas de comércio eletrônico podem atestar que a redução de estoque é um problema crítico.

E não são apenas as grandes empresas que são afetadas pelo encolhimento; as pequenas empresas também sofrem perdas – muitas vezes com menos lucro e almofada operacional para absorver.

A redução de estoque pode ter vários impactos negativos em pequenas empresas, incluindo:

• Diminuição da receita,
• Custos de reposição de mercadorias roubadas,
• Aumento dos custos trabalhistas,
• Custos adicionais de segurança,
• Custos de tecnologia adicionados para controlar o roubo
• tempo e atenção da liderança da empresa, e
• Redução do moral dos funcionários.

Todos esses fatores podem ter um sério impacto nos resultados financeiros de uma pequena empresa.

Então, o que os proprietários de empresas de comércio eletrônico podem fazer para evitar o encolhimento? Bem, existem várias ações que sua empresa pode tomar para reduzir o risco de encolhimento, incluindo a implementação de medidas de segurança adequadas, o uso de tecnologia para rastrear o estoque e o treinamento dos funcionários.

Ao seguir as etapas descritas abaixo, os proprietários de empresas de comércio eletrônico podem ajudar a reduzir o impacto negativo da redução de estoque em seus negócios.

As principais causas da redução de estoque

Para resolver ou reduzir os problemas de redução de estoque da sua empresa, é crucial entender exatamente de onde vem a perda.

1. Furtos em lojas: O furto em lojas (ou seus primos de comércio eletrônico, fraude de estorno e fraude de devolução) é responsável por mais de 35% das perdas anuais dos varejistas, de acordo com a pesquisa anual da National Retail Federation.
2. Roubo de funcionários: o roubo de funcionários é quase tão importante quanto o roubo de lojas e é responsável por 33% do encolhimento do varejo. Os funcionários roubam usando vários métodos criativos, desde a emissão fraudulenta de cartões-presente falsos e o uso de descontos para funcionários até o recebimento de mercadorias ou embolsar dinheiro.
3. Encolhimento do papel: Também conhecido como erros administrativos, o encolhimento do papel é responsável por até 20% do encolhimento do varejo. Isso inclui vender acidentalmente seus produtos por menos dinheiro ou reembolsá-los por mais dinheiro do que deveriam. Isso pode ocorrer devido a erros de emissão de bilhetes, transações ou erros de inventário.
4. Fraude de fornecedor: A fraude de fornecedor é responsável por menos de 5% da redução total dos varejistas, mas ocorre, por isso é essencial estar ciente. A fraude de fornecedor ocorre quando seus fornecedores enviam intencionalmente menos estoque do que está listado em sua fatura ou quando representantes de fornecedores roubam produtos de sua loja ou depósito.

Embora vários fatores diferentes possam causar redução de estoque, você pode mitigar suas perdas.

Ao estar ciente das causas mais comuns de redução de estoque e tomar medidas para evitá-las, você pode se colocar em uma posição muito melhor para proteger seus resultados.

Contrate um Gerente de Prevenção de Perdas

Uma das melhores maneiras de reduzir o encolhimento de estoque em seu negócio de comércio eletrônico é contratar um Gerente de Prevenção de Perdas.

O trabalho dessa pessoa é rastrear e reduzir a quantidade de estoque perdido devido a roubo, dano ou outras causas. O Gerente de Prevenção de Perdas trabalhará com você para desenvolver e implementar políticas e procedimentos para minimizar as perdas.

Eles também realizarão auditorias regulares de seus níveis de estoque e procedimentos de almoxarifado. Além disso, eles também podem fornecer treinamento para seus funcionários sobre como manusear e armazenar adequadamente o estoque.

A contratação de um gerente de prevenção de perdas pode ajudar a reduzir significativamente a quantidade de redução de estoque em seu negócio de comércio eletrônico.

Reduza o erro humano com listas de verificação e relatórios

Seus funcionários são apenas humanos, e todos os humanos cometem erros. Infelizmente, erros frequentes de seus funcionários podem levar à perda de estoque e a um impacto nos seus resultados.

Para reduzir os erros cometidos por seus funcionários, implemente um sistema de listas de verificação diárias e relatórios regulares para manter a equipe responsável e no caminho certo.

A implementação de listas de verificação diárias significa que seus funcionários sabem e entendem o que precisa ser feito quando chegam ao trabalho e exatamente como você deseja que concluam cada tarefa.

No final do dia de trabalho, seus funcionários podem ser solicitados a enviar um relatório que os responsabilize pelas tarefas e listas de verificação que eles concluíram.

Os relatórios de danos são uma ferramenta essencial para ajudar sua empresa a reduzir o encolhimento. Você pode aumentar a responsabilidade dos funcionários e reduzir seu estoque danificado exigindo que um relatório seja concluído quando um funcionário ou cliente tiver um estoque danificado.

A criação de um sistema de relatórios e listas de verificação ajuda a reduzir o erro humano, tornar os funcionários mais produtivos e responsabilizar os funcionários. Ele também fornece à gerência um recurso inestimável para supervisionar os funcionários e resolver problemas à medida que surgem.

Verifique duplamente (e triplamente) seus fornecedores

Não são apenas seus funcionários que cometem erros ou furtam estoque. Seus fornecedores também podem ser uma fonte de encolhimento para o seu negócio.

É fundamental para o seu negócio verificar duas vezes e três vezes toda a documentação do seu fornecedor para garantir que seu inventário seja totalmente contabilizado e em condições de venda.

Para reduzir a fraude do fornecedor, você deve:

• Verifique se todos os itens da sua fatura estão corretos e foram entregues
• Confirme se nenhum inventário está danificado ou quebrado
• Certifique-se de que todos os itens perecíveis estejam dentro da data de venda ou vencimento
• Verifique novamente para garantir que os preços sejam precisos e correspondam à sua fatura

A maioria das fraudes de fornecedores ocorre quando os fornecedores estão em sua loja ou depósito, portanto, fique de olho para garantir que não haja erros ou discrepâncias em seu inventário.

Realize auditorias de inventário frequentes

As auditorias de estoque ajudam as empresas de comércio eletrônico a identificar e corrigir erros do sistema de gerenciamento de estoque. Eles também ajudam a identificar e prevenir roubo e encolhimento.

Uma auditoria de inventário pode ser demorada e cara, mas é um investimento que vale a pena para empresas de comércio eletrônico. Isso não apenas ajudará a reduzir a redução de estoque e aumentar os lucros, mas também melhorará a compreensão dos funcionários sobre a importância do controle de estoque para os resultados de sua empresa.

Você também deve implementar regularmente a contagem cíclica, uma auditoria de estoque em menor escala que acontece diariamente, semanalmente ou mensalmente, conforme necessário. Isso ajuda a manter seus funcionários vigilantes e permite que você acompanhe regularmente seu inventário geral e quaisquer áreas problemáticas.

Há algumas coisas a serem lembradas ao realizar uma auditoria de inventário. Você deve garantir que sua auditoria não apenas confirme a quantidade de seu inventário, mas também sua condição. Isso o ajudará a identificar regularmente qualquer roubo, extravio ou dano que ocorra.

Primeiro, sua empresa deve se concentrar em auditar seus níveis de estoque regularmente. Isso ajudará a garantir a precisão e evitar possíveis erros.

Em segundo lugar, sua empresa deve criar um sistema para acompanhar as alterações de estoque. Isso ajudará as empresas a identificar quaisquer discrepâncias e tomar medidas corretivas.

Finalmente, você vai querer se concentrar na prevenção. As empresas podem reduzir o risco de encolhimento e roubo implementando um sistema de gerenciamento de estoque eficaz, como o SkuVault.

Uma auditoria de inventário é uma ferramenta valiosa para empresas de comércio eletrônico. Pode ajudar a melhorar a satisfação do cliente, aumentar os lucros e evitar perdas e roubos. Seguindo essas dicas, as empresas podem garantir que sua auditoria de estoque seja mais eficaz.

Esclareça as políticas da sua empresa

Uma das coisas mais impactantes que uma empresa de comércio eletrônico pode fazer para reduzir a redução de estoque é esclarecer as políticas da empresa.

Isso significa examinar de perto seus procedimentos internos e comunicá-los claramente aos seus funcionários.

Primeiro, você deve identificar as causas-raiz do encolhimento em seu negócio. Isso pode ser qualquer coisa, desde roubo de funcionários até mercadorias danificadas.

Depois de saber o que está causando o encolhimento, você pode implementar políticas para ajudar a evitá-lo.

Por exemplo, você pode exigir que os funcionários assinem todas as entregas ou realizem verificações regulares de estoque.

Além disso, você deve comunicar as consequências do roubo de funcionários. Quando seus funcionários entenderem que há consequências legais e trabalhistas significativas para roubo contra sua empresa, incluindo roubo de mercadorias ou dinheiro e roubo intelectual, eles estarão menos inclinados a roubar de sua empresa.

Por fim, a vigilância por vídeo e a sinalização indicando que seu armazém ou loja os utiliza também podem ajudar a impedir o roubo.

Ao esclarecer suas políticas e procedimentos, você pode ajudar a reduzir a redução de estoque e manter seus negócios funcionando sem problemas.

Treine os funcionários sobre prevenção de roubo

Outra ferramenta valiosa para reduzir o encolhimento da sua empresa é treinar todos os funcionários atuais e novos para evitar fraudes de clientes e funcionários.

Garanta que todos os seus funcionários conheçam os vários tipos de golpes e métodos de roubo que podem afetar seus negócios e capacite-os com treinamento, para que eles sempre saibam o que fazer se suspeitarem de roubo ou fraude.

O treinamento de prevenção de roubo não apenas instila um senso de responsabilidade pessoal em seus funcionários, mas também lhes dá a confiança necessária para lidar com casos de roubo à medida que eles surgem.

Aproveite a tecnologia

Vários tipos de tecnologia podem ajudá-lo a gerenciar seu estoque com eficiência e reduzir o encolhimento.

Por exemplo, as etiquetas RFID podem ajudá-lo a rastrear seu inventário em tempo real, e os leitores de código de barras podem ajudá-lo a contar seu inventário com rapidez e precisão.

Além disso, muitos programas de software podem ajudá-lo a rastrear seus níveis de estoque e gerenciar seus funcionários com eficiência.

Embora seja impossível eliminar completamente a redução de estoque, um software de gerenciamento de armazém (WMS) como o SKuVault pode ajudá-lo a reduzi-la com eficiência. Um WMS fornece informações precisas e atualizadas sobre seus níveis de estoque, para que você possa identificar rapidamente as discrepâncias.

Além disso, um WMS pode ajudar a automatizar vários aspectos do gerenciamento de estoque, como recebimento e armazenamento, o que pode ajudar a reduzir o erro humano. Usando um WMS, você pode criar um sistema de estoque mais eficiente e eficaz que ajudará a reduzir o encolhimento da sua empresa.

O software de gerenciamento de funcionários também pode ser uma ferramenta valiosa para a implementação rápida de políticas de redução de perdas. Este software pode tornar o treinamento de integração e antifurto perfeito para funcionários novos e existentes. Ele também pode fornecer a seus funcionários tarefas diárias, listas de verificação e relatórios digitais de mercadorias danificadas ou ausentes.

Pensamentos finais

A redução de estoque é um problema sério para empresas de todos os tamanhos e pode afetar tudo, desde o resultado final até a base de clientes. Neste post, descrevemos algumas etapas para reduzir a redução do estoque da sua empresa.

Em primeiro lugar, é essencial entender as causas da redução de estoque para que você possa abordá-las de frente. As principais causas são roubo por funcionários ou clientes, erros cometidos por funcionários e produtos danificados ou perdidos.

Depois de conhecer as causas principais da redução de estoque em sua empresa, você pode começar a tomar medidas para mitigá-las. Um passo fundamental é contratar um gerente de prevenção de perdas responsável pela implementação de políticas e procedimentos para evitar perdas. Você também pode reduzir o erro humano com listas de verificação e relatórios, realizar auditorias frequentes de estoque, esclarecer as políticas da empresa e treinar funcionários sobre prevenção de roubo.

A tecnologia também pode ajudá-lo a acompanhar seu inventário e detectar discrepâncias.

Em última análise, é preciso um esforço conjunto de todos na organização para reduzir a redução de estoque – da alta administração para baixo.

Seguindo as dicas deste post, você pode se colocar no caminho para reduzir esse problema caro para o seu negócio.