Como executar uma reunião remota produtiva. Práticas recomendadas e modelos

Fato: as equipes remotas tendem a fazer mais reuniões do que os funcionários no local.

Se você está atualmente trabalhando em casa, sabe que isso é verdade.

Às vezes as coisas podem parecer fora de controle; há muitos rostos na tela, muitas pessoas falando ao mesmo tempo, alguns estão entrando tarde e não têm ideia do que todo mundo está falando e, de repente, o foco de todos está no gato de alguém que decidiu participar da chamada sem ser convidado.

Mas as reuniões são importantes. E para equipes remotas, é a única coisa que ajuda a manter todos alinhados, não importa onde estejam.

Abaixo estão listadas algumas práticas que ajudarão você a realizar uma reunião remota altamente eficaz no conforto da sua própria casa.

Pronto para mergulhar?

Práticas recomendadas para reuniões remotas

1. Identifique os participantes e ajude-os a se prepararem

Decidir quem precisa participar da reunião depende do objetivo real da mesma.

E ao planejar uma reunião virtual, você precisa ter mais consideração com quem está participando da reunião, pois pode haver limitações nas ferramentas que você usa, vários fusos horários e horários conflitantes.

É essencial verificar a própria agenda dos participantes antes de marcar um horário para a reunião.

Em um escritório, você pode ser mais casual sobre a agenda, pois compartilha mais informações enquanto almoça, passa um pelo outro no corredor, conversa entre si etc.

Uma reunião virtual, porém, requer uma preparação muito mais inicial.

É importante que você envie a agenda, juntamente com a meta/propósito da reunião, e links para recursos adicionais ou aplicativos que você usará durante a discussão algumas horas antes, se não um dia antes.

Isso permitirá que os participantes se preparem para o que está por vir, instalando qualquer software necessário, lendo, pesquisando, agendando a reunião em seu dia e cuidando de quaisquer outros requisitos técnicos. Ao mesmo tempo, esclareça os papéis que cada participante deverá desempenhar durante a reunião.

2. Esclareça as Diretrizes de Reunião Remota

As diretrizes de reunião ajudam a gerenciar melhor as coisas.

Esclareça o que você espera que cada participante faça/contribua e como eles devem se comportar uma vez on-line (ou seja, eles devem esperar até que outra pessoa termine de falar antes de expressar sua opinião, devem ter a câmera ligada e os microfones silenciados enquanto outros estão falando, etc.) .).

Você pode mencionar essas diretrizes no e-mail introdutório que enviar junto com a agenda. Ou reserve alguns minutos para mencioná-los no início da reunião.

Ao mesmo tempo, os participantes podem ajudar a manter as coisas mais eficazes seguindo estas diretrizes simples de etiqueta para reuniões online.

• Vista-se apropriadamente
• Certifique-se de ter um histórico profissional e apropriado para o trabalho (ou seja, sem camas, quartos bagunçados etc.)
• Silencie seu microfone quando não estiver falando
• Não se distraia. Não olhe para o telefone, digite no teclado ou trabalhe em outras tarefas quando outra pessoa estiver apresentando
• Coloque seu telefone no silêncio e desative outras notificações
• Aguarde a sua vez. Não interrompa enquanto os outros estão falando ou fale sobre eles
• Se você tiver um comentário ou uma pergunta, chame a atenção para si mesmo antes de falar. Faça um gesto com a mão ou diga 'pergunta' ou 'comentário'
• Esteja pronto. Certifique-se de que sua conexão, câmera e microfone estejam funcionando antes da reunião

Dica: Atribua aos participantes as funções de facilitador, anotador, cronometrista, etc. Alterne essas funções entre eles em dias diferentes para mantê-los engajados.

3. Selecione um software de reunião remota adequado

O que todas as reuniões virtuais bem-sucedidas têm em comum? Um conjunto de boas ferramentas para facilitar isso e seus propósitos.

Há uma variedade de ferramentas que você pode escolher com base em suas necessidades.

Zoom: Esta é uma solução de sala de conferência baseada em software que permite que as equipes se reúnam online com ou sem vídeo. Quando você quiser discutir algo com uma equipe maior e preferir ver suas reações em vídeo, essa ferramenta funcionará muito bem.

Slack: Slack é um aplicativo de mensagens que também pode ser usado para chamadas de áudio e vídeo. Você pode ter um canal separado do Slack, onde pode definir lembretes para suas reuniões diárias ou check-ins semanais de projetos, manter suas atas de reunião gravadas com postagens ou diretamente no canal do Slack etc. No entanto, ele só permite chamadas em grupo de vídeo para 15 pessoas no total. Portanto, funciona melhor para equipes menores para reuniões curtas.

Creately: Quer explicar uma ideia ou conceito visualizando-o em um quadro branco online? Creately é uma ótima ferramenta para equipes que desejam usar um mapa mental para fazer um brainstorming, ou um fluxograma para discutir um novo processo, etc. durante uma reunião. Com seu recurso de colaboração em tempo real, todos podem editar e compartilhar comentários na mesma tela/quadro simultaneamente.

Google Docs: Seja para criar uma agenda de reunião, compartilhar notas de reunião ou trabalhar em conjunto em uma proposta de projeto, o Google Docs é uma ótima ferramenta. Todos podem colaborar e editar o documento em tempo real, conversar e comentar, e você pode usar o histórico de revisões para reverter para versões mais antigas do documento sempre que quiser.

Você também pode usar uma combinação dessas ferramentas para cumprir o objetivo da sua reunião. Por exemplo, você pode usar o Slack para conversar entre si e o Creately para explicar e registrar sua estratégia. Compartilhe sua tela com o resto da equipe para que todos possam ver no que você está trabalhando ou crie seu documento Creately a partir do seu canal Slack (com o plug-in Creatly para Slack) para dar a todos acesso rápido a ele.

Dica: use o vídeo o máximo que puder, pois é o mais próximo da comunicação pessoal que você pode ter ao trabalhar em casa. Além disso, dá a você a chance de ler a linguagem corporal dos participantes e garantir que eles estejam realmente prestando atenção.

4. Reserve algum tempo para quebrar o gelo

Para equipes remotas, uma reunião também pode ser um momento de construção de relacionamento. Em vez de mergulhar direto na discussão de assuntos oficiais, reserve algum tempo no início da reunião para quebrar o gelo. Isso também ajudará a manter os participantes envolvidos nas próximas horas.

Você pode percorrer a sala de reunião virtual perguntando a todos como foi a semana ou falando sobre um evento atual pelo qual todos foram afetados.

Dica: Antes de passar a discutir formalmente os assuntos em questão, lembre-se de lembrar a todos também o objetivo da reunião.

5. Faça anotações e crie um plano de ação

É importante manter um registro de todas as ideias compartilhadas durante a reunião. Ele pode ser compartilhado com quem perdeu a reunião e ser usado para criar seu plano de ação posteriormente.

Tão importante quanto discutir as coisas e encontrar soluções é atribuir a todos que participaram das entregas e itens de ação da reunião para implementar o plano. Ao mesmo tempo, é importante esclarecer as datas de vencimento e quando será a próxima reunião.

Se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de tarefas, poderá planejar tudo rapidamente. Você também pode usar um modelo de plano de ação (confira o abaixo) para priorizar as coisas.

Dica: Envie um email com um resumo de tudo, incluindo os itens de ação atribuídos a eles após a reunião.

7 modelos para manter as coisas produtivas durante reuniões remotas

Abaixo estão alguns modelos que você pode usar imediatamente durante suas reuniões virtuais. Basta clicar no modelo para abri-lo no editor. Compartilhe um link de edição/revisão com outras pessoas para colaborar.

Plano de ação

Elabore funções e responsabilidades, recursos, datas de vencimento, etc. com este modelo de plano de ação.

Notas da reunião

Mantenha suas atas de reunião organizadas com este modelo simples para fazer anotações de reuniões. Mais tarde, você pode anexá-lo ao e-mail de recapitulação ou compartilhá-lo em seu canal do Slack para dar acesso a outras pessoas.

Iniciar Parar Continuar

Reflita sobre as ações que a equipe deve começar a fazer, parar de fazer e continuar fazendo com este modelo.

Mapa mental

Faça um brainstorming sobre um tópico usando este modelo. Você pode usar o código de cores para identificar as ideias adicionadas por diferentes participantes.

Diagrama Espinha de Peixe

Simplifique a resolução de problemas e encontre a causa raiz do problema com este diagrama de espinha de peixe.

Quadro de Ideias

Reúna, organize e priorize ideias reunidas com um quadro de ideias. Você também pode usar um diagrama de afinidade para categorizar ideias e encontrar tendências/padrões.

Carta da Equipe

Colabore para esclarecer a direção da equipe e estabelecer limites com este modelo de carta de equipe.

Mais dicas para conduzir uma reunião virtual produtiva?

Trabalhando em casa hoje em dia por causa da pandemia do Coronavírus? Então participar de reuniões online deve fazer parte do seu dia a dia. Deixe-nos saber algumas das práticas recomendadas que sua equipe usa para manter as coisas produtivas.