Como executar um jantar de rede eficaz
Publicados: 2019-04-17Networking é uma parte crítica da construção de relacionamento
Parte do conselho de administração é gerenciar a própria reunião do conselho
Seu objetivo é ter as melhores discussões de mesa possíveis e ter tempo para todos
Networking é uma parte crítica da construção de relacionamentos e não há evento mais valioso para construir relacionamentos do que o proverbial “partir o pão” com as pessoas. Pessoalmente, administro muitos almoços e jantares de grupo e participo ainda mais, por isso desenvolvi um conjunto de dicas que costumo passar adiante sobre como torná-los o mais eficaz possível.
Vou focar este post no conceito de “jantar de bordo” ou “almoço de bordo”, já que isso faz parte de uma série sobre como administrar relacionamentos com o conselho de maneira mais eficaz, mas a maioria dessas dicas pode ser amplamente aplicada.
Isso vai parecer muito específico sobre como eu faço as coisas. Você não tem que fazê-los da mesma maneira, mas imaginei que se eu lhe desse meu manual, você poderia decidir o que é confortável para você.
Por que um jantar (ou almoço)?
Parte do conselho administrativo é gerenciar a própria reunião do conselho, onde você compartilha seu progresso financeiro e operacional, discute sua estratégia e planos para o futuro e obtém e fornece informações aos membros do conselho. Essa é a função básica de uma reunião do conselho e geralmente dura de 2 a 4 horas, dependendo do estágio inicial ou final da empresa.
Outra parte do gerenciamento de relacionamentos fora da estrutura do conselho é enviar e-mails de atualização e/ou fazer ligações curtas e regulares para os membros do conselho para mantê-los informados e solicitar feedback, bem como criar um canal aberto e construir um relacionamento.
Gerenciar uma prancha é um pouco como voar - na grande maioria das vezes você está em altitude de cruzeiro sem os cintos de segurança e não há nada fora do comum. De vez em quando, você atinge uma turbulência severa, onde as pessoas estão agarrando os apoios de braço e entram em pânico com o que pode acontecer a seguir. É nesses momentos que ter vizinhos firmes ao seu redor dizendo “tudo vai ficar bem” realmente entra em jogo e ter um comissário de bordo que realmente sabe o que fazer em caso de emergência pode fazer uma enorme diferença.
Esses momentos existenciais surgem com as empresas e com os conselhos. Na medida em que você tem relacionamentos calorosos e pessoais entre os membros do conselho, muitas vezes encontra um profundo compromisso de ajudar uns aos outros, mesmo com a maior turbulência.
Os conselhos lidam com empresas que inesperadamente ficam sem dinheiro, têm ações judiciais com clientes ou fornecedores, lutam contra concorrentes desagradáveis, lidam com vendas em declínio, gerenciam brigas de fundadores e assim por diante. Os conselhos também lidam com “bons” problemas difíceis, como “devemos vender a empresa agora” e, em caso afirmativo, devemos aceitar dinheiro ou ações.
Como sair do ambiente de trabalho ajuda a construir um relacionamento pessoal mais forte e como esse relacionamento leva a uma tomada de decisão mais coesa em tempos difíceis, você deve considerar as refeições do conselho um investimento hoje em uma melhor tomada de decisão no futuro, quando você precisar.
Você não pode esperar que os membros do conselho se reúnam para uma refeição todas as vezes, porque com mais de 4 reuniões/ano as pessoas têm outras responsabilidades e compromissos de tempo, mas trabalham com o conselho no que funciona melhor para eles. Zero refeições por ano é a sua perda.
Quando você deve obter um quarto privado?
Um dos conselhos mais fortes que eu daria a você é ser super anal sobre o ambiente físico de sua refeição em grupo. Se for uma mesa de 4, dificilmente você pedirá um quarto privativo em um restaurante, mas eu certamente escolheria um lugar mais tranquilo e o visitaria com antecedência para reservar a mesa mais silenciosa. Se você se preocupa com a qualidade de sua discussão e refeição juntos, deve se preocupar com barulho, distrações e coisas do gênero.
Para qualquer grupo de 8 pessoas ou mais, sempre tento reservar quartos privativos em um restaurante e me esforço para escolher um restaurante que tenha uma sala privativa, o que é infinitamente mais importante do que comida perfeita.
Seu objetivo é ter as melhores discussões de mesa possíveis e ter tempo para que todos se conheçam em um nível humano e isso é muito difícil se você não puder ouvir todos falarem. Se você reservar em um restaurante aberto com muito barulho, o que acontece é que cada pessoa fala principalmente com a pessoa à direita ou à esquerda e um pouco com a pessoa do outro lado. Isso não é o ideal - reserve um quarto privado.
Planejar uma refeição no conselho não é trabalho de um administrador - é seu trabalho. Você pode trabalhar com um ótimo administrador para ajudar, mas precisa ser dono da qualidade do ambiente físico, do ambiente e da comida. Importa.
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Deve haver um tópico?
Minha estrutura preferida é começar por um período apenas de atualização geral com seus vizinhos. Você deve permitir um período para networking geral, uma chance de comer suas primeiras mordidas de comida e algumas conversas casuais. Eu geralmente recomendo cerca de 20 minutos disso se for um jantar de 2 horas e cerca de 10 minutos se for um almoço de 60 a 90 minutos.
Após o kibitzing inicial, recomendo levantar e fazer um pequeno brinde (se for um jantar) e introduzir um “tópico”. Para os conselhos, isso pode ser um problema que você está debatendo como uma equipe de gerenciamento que você não planeja abordar na reunião do conselho ou você pode até se divertir um pouco mais e apresentar um tópico "conhecer você" se o grupo for mais recente.
O objetivo é conduzir uma discussão em toda a mesa onde você seja o facilitador. Você também pode entrar para falar, mas seu objetivo principal é o mestre do ringue e ter certeza de que está fazendo o seguinte:
- Incluindo todos na discussão – então, chamando as pessoas que falaram menos ou deveriam ter uma resposta para este tópico
- Educadamente pulando para impedir que os porcos da bola monopolizem a conversa
- Garantir que a conversa não se afaste muito da zona de ataque do tópico de discussão pretendido
- Mover para o próximo tópico se a conversa ficar obsoleta
Eu recomendo que você tenha vários marcadores em notas para lembrá-lo dos tópicos que deseja discutir, para que, se estiver ficando um pouco chato, você não precise pensar rapidamente no que abordar. Você tem que ler a sala e o clima da conversa, mas geralmente, em algum momento, as pessoas falam.
No ponto - geralmente em torno de sobremesas / café - não há problema em voltar para a rede geral, se necessário. Ou se você precisar de uma pausa, você pode anunciar durante o prato principal “Por favor, vá em frente e coma. Voltaremos aos tópicos da mesa após o prato principal.” Cada vez é diferente – você precisa aprender a ser um ótimo anfitrião de refeições.
Quando encontrar?
Quando você faz uma refeição dependerá em grande parte de quando é sua reunião do conselho. Se você tiver uma reunião do conselho pela manhã e muitas pessoas viajarem para suas reuniões, poderá facilmente pedir um jantar na noite anterior. Se você fizer isso, eu me certificaria de que você não tenha uma “reunião pré-diretoria” onde você simplesmente discute tudo o que planeja discutir no dia seguinte. Se você fizer isso, a reunião do conselho parecerá uma repetição e as pessoas vão querer parar de fazer uma refeição separada.
Se você fizer a reunião do conselho à tarde, terá a opção de almoçar antes da reunião ou jantar depois. Eu misturaria um pouco em várias épocas do ano. O almoço é mais fácil para as pessoas se comprometerem, mas também é mais casual e as pessoas estão pensando na reunião de onde acabaram de sair ou na reunião que precisam ir. Os jantares são melhores para os relacionamentos, mas são valiosos para agendar com pessoas ocupadas.
Como lidar com assentos?
Eu geralmente prefiro não ter assentos atribuídos com nomes pré-atribuídos. Meu raciocínio é que, quando você faz isso, corre o risco de todas as pessoas se perguntarem por que foram designadas para o assento para o qual foram designadas. Há todas as chances de menosprezar as pessoas sem querer.
Dito isto, eu prefiro não ser completamente casual sobre isso também. Se você tem 10 pessoas em um jantar e 5 não são membros do conselho de administração, você pode facilmente colocar um crachá em cada placa de sua empresa dizendo o nome de sua empresa, então para mim eu colocaria "Pessoa inicial" em crachás na mesa e espaçá-los todos os outros assentos.
Quem deve comparecer?
Acho que os jantares do conselho são uma excelente oportunidade para sua equipe mais ampla conhecer o conselho. É uma maneira de recompensar os executivos seniores com exposição e relacionamentos no conselho e também uma chance de garantir que seus investidores construam relacionamentos fortes e pessoais com sua equipe.
Eu misturaria um pouco. Eu faria algumas refeições ao longo dos anos apenas com a diretoria e outras onde você traz a equipe de gestão. Se você tem uma grande equipe de gerenciamento, pode alternar quem vem. Às vezes, gosto de temas em que, por exemplo, um jantar da diretoria pode convidar apenas 6 membros da engenharia e outro pode trazer vendas.
A chave é saber o que você quer obter dos relacionamentos que são construídos. Eu faria a primeira refeição com uma multidão menor, porque a primeira coisa que você quer ir é o relacionamento entre os membros do conselho e depois você pode ampliar.
Onde você deve se sentar?
O meio. Sempre. Se o seu objetivo é ser o líder do ringue e ajudar a controlar a discussão, você deve sempre se sentar perto do meio da mesa.
Quando chego a um jantar de bordo, na verdade, a primeira coisa que normalmente faço é colocar alguma coisa na minha cadeira perto do meio da mesa, quer eu seja o anfitrião do jantar ou não. Por quê? Imagino que, se estou reservando tempo para uma refeição, quero ter a chance de conversar e interagir com o maior número possível de pessoas. É sempre difícil fazer isso no final da mesa.
Por que você deve pré-encomendar a refeição
Adoro a ideia de pré-encomendar pratos compartilhados que podem ser distribuídos sempre que possível. Você pode facilmente acomodar idiossincrasias alimentares, certificando-se de que alguns dos pratos sejam vegetarianos e/ou de peixe. No início da noite (ou antes) eu perguntaria se há alguma alergia alimentar e/ou requisitos alimentares (kosher, vegano, halal, etc.) e trataria isso como exceção.
Se o seu objetivo é ter discussões à mesa, então você quer minimizar as distrações. Não há nada mais perturbador do que um garçom vindo ao redor da mesa e pedindo às pessoas o seu pedido e, em seguida, incomodando todos a sentarem os pratos e perguntarem: “espere, você pediu o peixe?”
Eu iria conversar com a equipe de espera – quase pedindo desculpas – e dizer a eles com antecedência que seu objetivo é minimizar as interrupções e se concentrar nas conversas. Alguns garçons se sentem como se fossem o show e adoram conversar ou falar sobre a comida ou geralmente ser o centro das atenções. Esta não é a noite para isso. Eles educadamente precisam saber antes da refeição começar.
Resumo
As refeições são uma maneira incrivelmente eficaz de fortalecer relacionamentos e discutir tópicos importantes. Alguns conselhos têm uma natureza mais transacional e ignoram a importante função social de construir laços fortes entre os membros do conselho que são inestimáveis em tempos de necessidade. Vale a pena o esforço e o tempo extra para planejar as refeições do conselho e também para envolver sua equipe.
[Este artigo apareceu primeiro em ambos os lados da tabela e foi reproduzido com permissão.]