Como definir o escopo de um projeto

Última atualização em 31 de outubro de 2019

Por mais feliz que você esteja com o negócio, há algo que pode fazer grandes negócios se transformarem em uma bagunça azeda rapidamente. Isso pode levar a edições constantes, falta de comunicação, decepção e expectativas não atendidas. Então, como evitar toda essa dor de cabeça? O escopo de um projeto é a única maneira de definir as expectativas adequadas das entregas e manter um bom relacionamento com seu cliente. Faça isso e seu cliente e seu futuro eu agradecerão. Alguma pergunta? Sim? Eu tive um sentimento. Bem, vamos entrar neles.

Como faço o escopo de um projeto?

O escopo do projeto deve ser definido antes de iniciar qualquer trabalho ou aceitar o pagamento (a menos que o escopo do projeto seja uma das entregas). Ele deve servir como um guia para o que o cliente deve esperar do seu contrato e um prazo em que ele deve esperar, juntamente com um preço estimado.

O que deve estar no escopo do projeto?

Boa pergunta. O escopo do seu projeto deve incluir várias coisas. Deve delinear o objetivo do projeto; isso dá meta para medir o sucesso do projeto. Você deve perguntar ao seu cliente qual problema ele está tentando resolver. Lembre-se, você não está vendendo um produto. Você está vendendo uma solução. Então, como seus serviços corrigirão um ponto problemático que eles estão tendo?

O escopo do seu projeto também deve descrever o que será necessário para atingir a meta do seu cliente. Eles vão precisar de um site? Se eles tiverem uma, que melhoria você fará e quais métodos você usará para realizar a tarefa?

Mas eu já falei sobre isso em uma reunião.

Ter uma reunião para definir o escopo do projeto é essencial, mas não substitui um escopo escrito do projeto. Ao documentar os requisitos do projeto, você concorda com os requisitos necessários para realizar o projeto. É muito fácil esquecer pontos importantes discutidos em uma reunião. Com um escopo de projeto escrito, você e o cliente podem olhar para trás e ver por que algo foi feito. Um escopo de projeto também pode ser usado como um roteiro para definir as expectativas adequadas.

Faz sentido. Então, me conte mais sobre o que vai para o escopo.

Com prazer. Você deve ter uma compreensão firme de como o projeto se relaciona com a estratégia da empresa. Conhecer a estratégia geral ajudará você a otimizar seu trabalho para se adequar melhor aos seus esforços atuais. Também pode ajudá-lo a oferecer insights sobre a eficácia de sua escolha e ajudar a corrigir o curso se não for o melhor ajuste para o que eles estão tentando realizar.

Obrigado. Estou começando a ver por que é importante, então e o custo?

O custo pode ser um assunto delicado para ambos os lados, mas definir as expectativas adequadas também é importante. O escopo deve incluir uma lista dos serviços que você prestará junto com o custo associado. Se você está cobrando uma taxa fixa, deve incluir uma descrição do que será incluído. Se você estiver cobrando por hora, deve mostrar sua taxa horária junto com as horas ou o tempo estimado que levará para concluir o projeto

E se eu não souber quanto cobrar?

Ao fazer as perguntas anteriores, você deve ter uma boa ideia de aproximadamente quanto tempo o projeto levará. Se você não incluir um preço, você não está definindo uma expectativa de custo e deixando isso para o cliente. Quando chega a hora de pagar a conta, sua falta de comunicação sobre o preço de trabalho pode causar alguma disputa entre você e seus clientes (o que pode equivaler a uma dificuldade em receber o pagamento).

E se eu deixar algo de fora?

Ah, esse é um medo legítimo. Ao falar sobre o que está no escopo, você também deve falar sobre o que está fora do escopo. Falar deliberadamente sobre o que está fora do escopo pode ajudar a gerenciar as expectativas. Às vezes, um cliente pode pensar que algo está incluído quando na verdade você não oferece esse serviço ou cobra mais por isso. Se um cliente deseja buscar algo que está fora do escopo acordado, um escopo separado deve ser elaborado como um complemento ao seu projeto atual.

Isso é um alívio, eu estava preocupado com essa parte!

Como todos nós temos.

Então, e se eu não conseguir realizar uma tarefa por causa de algo que preciso do cliente?

Seu escopo não é apenas para você. É para o cliente também. O que você precisará do cliente, seja cópia, imagens ou qualquer outra coisa, deve ser incluído no escopo. Você também deve incluir um prazo razoável para que o cliente forneça os itens que você precisa e quais medidas serão tomadas se eles não fornecerem. Você também deve obter as informações de contato da pessoa que será responsável por obter o que você precisa para que você não precise perguntar a quem ir.

Ainda bem que perguntei. Depois de ter meu escopo de trabalho, o que faço com ele?

Você pode então usar seu escopo de trabalho para criar um contrato. Seu escopo de trabalho deve ser incluído no seu contrato. Ele deve ser assinado por você e pelo cliente para que você tenha uma compreensão clara de suas funções e compromissos com o projeto.

Então, agora que eu tenho que eu finalmente terminei, certo?

Não exatamente.

Ah, vamos !

Apenas me ouça. Depois de apresentar ao cliente as entregas, como você sabe quando o projeto está concluído? O que impede você de ser pego em uma série constante de edições e finalmente receber o valor que colocou no papel? Um acordo final.

O que é isso?

Um contrato final é um documento que você apresenta ao seu cliente quando entrega o projeto. Ele permite que o cliente analise o projeto e o compare com o escopo de trabalho que ambos concordaram. Se o cliente estiver satisfeito com o seu trabalho, ele pode assinar, enviar o contrato de volta e você pode receber o pagamento. No entanto, se o cliente decidir que algo não foi realizado de acordo com o seu acordo, ele pode enviar todas as alterações que considerar que tornariam o projeto completo. Depois de receber isso de volta, você pode corrigir as alterações, concluir o projeto, receber seu salário e passar para o próximo trabalho. Quebre o ciclo de edição sem fim.

Uau, isso é gênio.

Obrigada. Essa percepção foi provocada por muitos erros.

Então, agora que eu sei o que e como fazer um escopo de trabalho o que eu faço?

Saia e arrume alguns empregos! E não se esqueça do que incluir. Aqui está uma lista se você precisar:

• Qual é o objetivo do projeto?
• Qual é o objetivo que eles gostariam de alcançar?
• Como sua solução ajudará o problema deles?
• Qual é a estratégia atual deles?
• Quanto custará o projeto?
• O que está fora do escopo?
• Quem supervisiona a obtenção do que você precisa para realizar o projeto?
• Você fez um contrato e assinou?
• E não se esqueça do acordo final.

Muito obrigado! Você pode me ajudar a vender o trabalho também?

Autoria: Taj R.