Um guia passo a passo para definir KPIs para membros da equipe

Uma organização sem indicadores-chave de desempenho (KPIs) é como uma jornada sem mapa. Quando sua jornada não tem um mapa, não há como determinar a distância que você percorreu desde que começou. Você continua dirigindo em direção a um destino sem qualquer conhecimento do que está em seu caminho. Em uma organização, ter KPIs claros vinculados aos objetivos finais da sua empresa ajuda a obter o progresso que você fez dentro de um prazo definido. Ajuda a entender as contribuições dos membros da equipe e o que precisa melhorar.

O que é um KPI?

Os Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) permitem que você obtenha medições quantificáveis ​​ao longo do tempo para atingir uma meta (ou objetivo) específica. Os KPIs direcionam as equipes para atingir as metas, fornecem métricas para medir o progresso das metas e, por fim, oferecem insights valiosos para tomar decisões informadas sobre gerenciamento de operações ou processos de negócios. O processo de KPI ajuda todos os aspectos de um negócio – seja financeiro, RH, atendimento ao cliente ou marketing – a serem eficientes e eficazes no cumprimento de suas responsabilidades.

KPIs e Desempenho dos Funcionários

O desempenho dos funcionários está no centro do sucesso organizacional. Se a jornada de uma organização é bem-sucedida ou não, depende de quão motivados seus funcionários são para alcançar seus marcos. Para atingir os objetivos organizacionais, primeiro precisamos definir metas em nível individual e de equipe para que possam ser vinculadas à da empresa.

Os funcionários são o maior patrimônio de uma empresa. Eles precisam ser incentivados, empoderados e avaliados para atingir as metas de negócios. É vital prestar atenção aos comportamentos positivos e negativos de um funcionário, discutir e dar feedback para criar um ambiente propício para que eles aprendam e melhorem. Isso também irá alinhá-los para trabalhar em direção aos objetivos da equipe e da organização.

Como você mede o desempenho? Quais dados quantificáveis ​​você pode apresentar como prova do trabalho árduo de sua equipe? Todos os membros da equipe estão trabalhando nas metas certas? E o trabalho deles contribui para alcançar os objetivos finais da empresa?

É aqui que os KPIs ganham destaque. Os KPIs são uma forma de metas quantificáveis ​​que ajudam você a acompanhar o progresso de suas metas de negócios. Eles o ajudarão a compreender como o desempenho dos membros de sua equipe contribui para isso. Além disso, os KPIs também ajudarão na identificação de lacunas de conhecimento e permitirão que você implemente planos de treinamento qualitativos de acordo.

Por que os KPIs são importantes?

Como mencionado acima, os KPIs são essenciais para identificar as contribuições dos membros de sua equipe para as metas gerais de negócios. Aqui estão algumas razões notáveis ​​pelas quais você deve implementar um processo de KPI em sua organização.

Para garantir que suas equipes sejam responsáveis ​​e alinhadas aos objetivos. Isso é especialmente importante ao monitorar o progresso de um projeto específico. Um processo de KPI claramente definido garante que os membros da equipe reconheçam suas responsabilidades e estejam fazendo esforços coletivos para cumpri-las.

Para acompanhar a pontuação de saúde da empresa. Os indicadores-chave de desempenho, sem dúvida, fornecem informações valiosas sobre as operações de uma organização. Embora ofereçam uma compreensão abrangente do desempenho financeiro predominante, também esclarecem fatores de risco potenciais, como escassez de capital, novos concorrentes ou lacunas de conhecimento.

Para monitorar o progresso ao longo do tempo. Os KPIs permitem que você defina metas no início do ano fiscal e utilize relatórios mensais ou trimestrais para medir o progresso feito, acompanhando os principais critérios, como receita, custo por transação, taxa de satisfação do cliente e assim por diante. Como os KPIs estão alinhados com as metas organizacionais, isso também ajudará a acompanhar o progresso em direção às metas e estratégias de longo prazo de uma empresa.

Para fazer melhorias quando e onde necessário. Depois que os resultados do KPI são analisados, eles permitem que você se concentre em quais áreas do negócio precisam ser aprimoradas e se algum ajuste deve ser feito no curso de ação atual. Isso evitará que você tome decisões erradas e preveja cenários futuros. Como os KPIs são mensuráveis, você pode influenciar diretamente os fatores que determinam seus resultados e tomar ações preventivas para garantir que esteja no caminho certo para atingir seus objetivos.

Processo de KPI

Passo 01 – Determine como os KPIs serão usados

O primeiro passo na definição de KPIs é entender como esses indicadores de desempenho serão usados ​​para monitorar o progresso. Antes de definir os KPIs para as equipes, reúna os membros e discuta quais critérios devem ser usados ​​para determinar seus KPIs e como eles afetarão seu desempenho.

Os KPIs são simplesmente uma forma de comunicação e, como qualquer estrutura de comunicação, os KPIs também devem ser claramente entendidos pelas pessoas a quem são designados para que possam ser acionados. Certifique-se de que os membros de sua equipe sejam alfabetizados em dados e equipados com o conhecimento, as ferramentas e as habilidades certas para tomar as decisões certas com base nos dados com os quais trabalham.

Passo 02 – Vincule os KPIs às metas organizacionais

As empresas muitas vezes cometem o erro de adotar KPIs vagos que não refletem seus processos de negócios e, portanto, não conseguem ver nenhum impacto substancial. Seus KPIs devem estar vinculados aos objetivos organizacionais para que você saiba que a empresa está no caminho certo. Por exemplo, as empresas podem definir suas estratégias de desenvolvimento sob as perspectivas de finanças, processos internos de negócios, aprendizado e crescimento e clientes. Assim, os KPIs que você definir também devem se enquadrar nessas categorias.

Por exemplo, a empresa ABC pode definir uma meta sob o aspecto de aprendizado e crescimento para fornecer treinamento de habilidades sociais a seus funcionários dentro de um orçamento de 6 milhões. Aqui, o Gerente de Recursos Humanos e sua equipe seriam os principais guardiões do alcance dessa meta. Assim, para alinhar com esse objetivo, eles poderiam ter um KPI para realizar seis workshops de treinamento de soft skills por trimestre (24 workshops por ano), mantendo suas despesas abaixo do orçamento definido.

Outro aspecto fundamental do processo de KPI é garantir que sua equipe entenda os objetivos finais da organização e o plano de ação que deve ser seguido para alcançá-los. Isso capacitará sua força de trabalho com o propósito de cumprir suas responsabilidades.

Passo 03 – Seus KPIs são SMART?

Use a fórmula SMART para determinar a eficácia dos seus KPIs.

Específico – O KPI que você define deve se concentrar em um aspecto específico do seu negócio que possa ser mensurável e determinar por que ele é importante.

Mensurável – Como mencionado acima, deve ser mensurável e comparado com um padrão definido.

A alcançável – O KPI deve ser entregável.

Relevante – Deve ser relevante para um processo de negócio dentro da empresa e estar vinculado aos objetivos estratégicos da organização.

Time-Bound – O KPI deve ser alcançável em um período de tempo definido.

Passo 04 – Auditar KPIs quando necessário e fazer alterações

As empresas diversificam ou alteram seus processos existentes dependendo das condições do mercado. Quando isso acontecer, talvez seja necessário revisar os KPIs definidos anteriormente e estabelecer novos indicadores que se alinhem às novas metas. Portanto, é importante auditar os KPIs anualmente e fazer alterações quando necessário – para que você tenha certeza de que os KPIs estão alinhados com as diretrizes alteradas do negócio. Use o modelo abaixo para auditar seus KPIs.

Deixe os KPIs guiá-lo para o sucesso

Os principais indicadores de desempenho contribuem significativamente para conduzir uma empresa a atingir seus objetivos. No ambiente de negócios competitivo e complexo de hoje, é cada vez mais importante ter objetivos de negócios definidos e um plano de ação claro sobre como alcançá-los. Como tal, os KPIs podem ser sua luz orientadora para determinar a direção de sua jornada e seu progresso.