Como iniciar um ERG: o que aprendemos ao fazê-lo e o que o pessoal de RH precisa saber

Iniciar um grupo de recursos de funcionários (ERG) é tão gratificante quanto complexo, especialmente quando se começa do zero. Você não seria o único a se sentir intimidado pela jornada, mas, honestamente, iniciar um ERG não é tão difícil quanto pode parecer. Embora exija planejamento e organização envolvidos no lado de RH, os ERGs são liderados e administrados por funcionários por natureza. Tudo o que você precisa fazer como profissional de RH é estabelecer as bases, estabelecer processos para manter tudo funcionando perfeitamente e oferecer suporte organizacional.

Estivemos no seu lugar e lidamos com as complexidades dos ERGs. Este é um relato em primeira mão sobre como iniciar um ERG – um roteiro prático elaborado a partir de nossas experiências do mundo real desde o início da criação de ERGs Submittable.

ERGs são comunidades dentro de uma empresa, criadas por e para funcionários que compartilham origens, interesses ou experiências comuns. Esses grupos capacitam os indivíduos a se conectarem com outras pessoas e compartilharem perspectivas livremente em um espaço seguro e dedicado. Os ERG também amplificam as vozes dos colaboradores de grupos sub-representados, dando-lhes oportunidades de defender a sensibilização e a mudança a nível organizacional.

Se você deseja apresentar ERGs à sua equipe, não está sozinho. Cerca de 90% das empresas Fortune 500 têm ERGs como parte da sua cultura organizacional, mas organizações de todos os tamanhos podem beneficiar com este tipo de espaços.

Pensamos em dar um passo atrás e refletir sobre a jornada da Submittable na implementação e execução de ERGs. Nossos ERGs são grupos dirigidos e focados nos funcionários que operam como microcomunidades dentro de nosso espaço de trabalho mais amplo. Com base na nossa experiência, identificamos alguns passos que você pode seguir para iniciar um programa ERG eficaz:

1. Meça o interesse dos funcionários
2. Garantir a adesão da liderança
3. Defina o propósito do seu ERG
4. Permita que os funcionários ingressem nos seus ERGs
5. Estabelecer líderes ERG
6. Crie espaços seguros para discussão
7. Forneça suporte contínuo

Pré-requisito: os ERGs precisam ser liderados pelos funcionários

A chave para criar ERGs eficazes está no nome: seus funcionários. Os ERGs têm mais sucesso quando os funcionários são capazes de participar de forma autêntica, num ambiente baseado na confiança e na pertença. Para esse fim, você deve capacitar seus funcionários para liderar e administrar esses grupos por conta própria, com o mínimo de supervisão da empresa.

A qualidade mais importante de qualquer ERG é a sua capacidade de promover a comunidade, permitindo que as pessoas se apresentem como elas próprias e expressem os seus sucessos ou desafios num espaço para pessoas com ideias semelhantes. Para construir essa comunidade, deixe seus funcionários assumirem as rédeas.

Os líderes e participantes dos ERGs do Submittable decidem como será o seu espaço. Os funcionários são mais propensos a expressar as suas opiniões, a participar em discussões e a envolver-se ativamente em iniciativas transformadoras quando têm mais propriedade e agência dentro do grupo. Mais importante ainda, ao adoptarem uma abordagem de base, os ERG geridos por funcionários permanecem sintonizados com as necessidades dos seus membros e alinhados com os problemas reais enfrentados pelas suas comunidades.

1. Avalie o interesse dos funcionários

Os funcionários não participarão de um grupo que não os atenda autenticamente . A criação de ERGs não deve ser uma iniciativa de cima para baixo, onde a empresa decide quais grupos apoiar. E você não deve apenas criar ERGs para completar um item da sua lista de verificação DEI, caso contrário você corre o risco de perpetuar o tokenismo.

Comece avaliando o interesse dos funcionários em fundar um programa ERG. Pergunte quais tópicos seriam mais relevantes para eles. Você também pode se basear nos dados demográficos dos funcionários como referência para determinar quais dados demográficos-alvo podem ter funcionários suficientes interessados ​​em participar.

Recomendamos realizar uma pesquisa de pulso dos funcionários em toda a empresa ou mencionar os ERGs como um item da agenda durante uma reunião geral. Com base no interesse dos funcionários, a Submittable atualmente apoia quatro ERGs liderados por base:

1. Pais e cuidadores que trabalham ERG
2. ERG de defesa da saúde mental
3. DEIERG
4. ERG de funcionários remotos.

Haley Catton, gerente de RH da Submittable, explica que a demanda dos funcionários levou à criação dos primeiros ERGs da Submittable.

“Os ERG deveriam realmente ajudar a construir uma comunidade, celebrar diferentes interesses e dados demográficos e reduzir o isolamento”, disse Catton. “É por isso que os nossos ERGs começaram, porque pós-COVID, quando tantas pessoas estavam remotas, houve um apelo à comunidade devido ao isolamento e isolamento.”

Você não precisa de um número específico de funcionários dispostos a ingressar em um ERG, mas precisa garantir que haja um nível discernível de interesse por parte dos funcionários. Este interesse pode aparecer na forma de funcionários que mencionam os ERGs de forma orgânica, ou como respostas positivas de pesquisas de opinião. Caso contrário, sem interesse genuíno, um ERG pode sofrer de baixa participação e, portanto, ser menos eficaz no atendimento às necessidades do seu grupo-alvo.

2. Garantir apoio e orçamento da liderança

Depois de determinar que os funcionários desejam participar, você poderá defender que a liderança apoie o RH no estabelecimento de ERGs com um orçamento. O apoio financeiro da organização demonstra o compromisso e o apoio da liderança, permitindo aos ERGs realizar atividades significativas, como eventos ou sessões de formação. Sem apoio financeiro, o alcance e o impacto dos ERG podem ser limitados.

Você pode provar que há necessidade de ERGs apontando para dados de pesquisas de experiência de funcionários e informações demográficas. Por exemplo, se os funcionários sentem que a sua empresa poderia estar a fazer mais pela DEI, a criação de ERGs é uma forma clara de demonstrar o seu compromisso com a construção de um local de trabalho mais inclusivo.

Ao falar com os executivos, descreva como seus ERGs serão administrados pelos funcionários e que tipo de suporte a empresa precisará oferecer.

Seu objetivo é garantir um orçamento para que seus ERGs realizem atividades ou façam doações corporativas para causas alinhadas aos seus interesses. Você também pode pedir à liderança que sirva como patrocinador executivo dos ERGs para fornecer uma linha direta de comunicação e apoio.

Os ERGs podem optar por utilizar o seu orçamento para aumentar a sensibilização a nível da empresa sobre questões ou causas que considerem importantes. Eventos ou programas que abrangem toda a empresa podem oferecer uma plataforma a grupos sub-representados e aumentar a compreensão cultural.

Por exemplo, nosso ERG de Defesa da Saúde Mental convidou Ivy Watts para falar com todos os funcionários submetíveis sobre a importância da saúde mental e como lidar com a ansiedade. Nosso ERG, Pais e Cuidadores Trabalhadores, realizou uma campanha de doação de material escolar para ajudar todos os funcionários com crianças que precisam de assistência, com a maior parte das doações sendo entregues a uma escola local de Missoula.

3. Certifique-se de que os funcionários definam e documentem o propósito de cada ERG

Cada ERG deve ter um propósito claro, resumido em poucas frases, que explique por que existe e a quem serve. Aqui está a declaração de propósito do nosso ERG de Saúde Mental, por exemplo:

O Submittable Mental Health ERG é uma comunidade liderada por funcionários que promove um espaço educacional para discutir transtornos mentais e práticas de bem-estar de maneira psicologicamente segura e livre de estigma.

Esta declaração de propósito representa o compromisso de cada ERG com os seus membros e manterá os participantes focados no panorama geral.

Alguns grupos podem acolher aliados, enquanto outros podem preferir limitar um ERG aos membros desse grupo para maior segurança. Como sempre, em vez de tomar uma decisão de cima para baixo, deixe que os colaboradores que pertencem a cada ERG decidam por si próprios.

4. Torne seus ERGs visíveis por meio de anúncios frequentes

Os funcionários não podem aderir a um ERG se não souberem que ele existe. Como RH, uma das suas principais funções no que diz respeito ao sucesso dos seus ERGs é fazer a sua parte na sensibilização para eles.

Anuncie os próximos ERGs por meio de todos os canais internos disponíveis, incluindo reuniões gerais, boletins informativos internos, canais do Slack e outdoors nas salas de descanso dos funcionários. Entre em contato com funcionários que manifestaram especificamente interesse em determinadas questões ou em ingressar em um ERG. Peça aos participantes do ERG para espalharem a notícia.

A conscientização não termina apenas em tirar seus ERGs do papel. Depois que seus ERGs forem estabelecidos, você precisará continuar a torná-los visíveis. Educamos os novos funcionários submetíveis sobre nossos ERGs durante a integração e armazenamos recursos sobre como ingressar em nossos ERGs em locais acessíveis e de destaque, como o wiki da nossa empresa (atualmente usamos o Confluence).

Não basta promover os ERGs no papel – você também precisa realmente permitir que seus funcionários participem. De acordo com o Great Place to Work, enquanto 100% dos patrocinadores executivos de ERGs pensam que a liderança incentiva a participação em ERGs, 52% dos líderes de ERG pensam que isso é verdade. Internamente, uma pesquisa recente com todos os funcionários descobriu que 56% dos funcionários submetíveis disseram que “falta de tempo” era a maior barreira à participação em ERGs.

Como resultado, tomamos medidas para garantir que os funcionários tenham espaço e tempo para participar de reuniões e eventos do ERG. Do ponto de vista gerencial e de RH, endossamos os ERGs como um uso substancial do tempo dos funcionários e incentivamos os membros da nossa equipe a fazer uso dos ERGs como um benefício de bem-estar. Também fazemos parceria com ERGs para patrocinar eventos em toda a empresa para maior visibilidade.

5. Estabeleça líderes de ERG e considere usar um modelo de colíder

Cada ERG precisa de um líder para representar e defender a sua comunidade. Os líderes servem como elo de ligação entre os seus ERGs e o RH, proporcionando visibilidade às atividades dos seus grupos e, ao mesmo tempo, protegendo a privacidade do seu grupo.

Você não deve nomear um líder do ERG. Você não pode forçar alguém a assumir responsabilidades extras se não quiser. Um líder ERG forte deve ser apaixonado pela construção de uma comunidade inclusiva e deve querer ajudar outros a fazer o mesmo.

Para compensar o fardo de liderar um ERG, implementámos um modelo de co-líder. Cada ERG tem dois líderes e, como incentivo, oferecemos a cada colíder US$ 500 para doar a uma instituição de caridade de sua escolha. Pedimos aos líderes que se comprometam com o cargo durante pelo menos um ano, após o qual poderão passar o testemunho ou continuar a liderar.

Os colíderes do ERG mantêm as reuniões organizadas e garantem que todos no seu grupo tenham a oportunidade de expressar a sua opinião. Pedimos aos colíderes do ERG na Submittable que estabeleçam uma agenda para cada reunião para dar visibilidade aos membros e incentivar a participação.

No entanto, apesar de ter co-líderes para orientar as discussões, é importante que um ERG seja um espaço democratizado, a fim de permanecer centrado nos funcionários e orientado para a comunidade.

Sam Ellsworth, gerente de marketing de produto da Submittable, co-lidera nosso ERG de defesa da saúde mental.

“Só porque existe um líder não significa que ele conheça o assunto melhor do que qualquer outra pessoa”, diz Ellsworth. “A forma como cada um de nós define e trata o nosso tema, como a saúde mental, pode ser completamente diferente. Por exemplo, temos um orçamento, mas não sou o único a decidir para onde vai o orçamento – temos reuniões para decidir 'O que queremos ?' Ser líder é reunir todos e garantir que as pessoas saibam quando e onde as coisas estão acontecendo, em vez de dizer que sua opinião é melhor do que a de outra pessoa.”

6. Permitir que os ERGs criem espaços seguros para discussão

Um ERG deve proporcionar um local seguro para os funcionários conversarem livremente sobre as suas experiências, incluindo desafios relacionados com o trabalho, e estabelecerem ligações com outras pessoas. Este espaço seguro requer muita privacidade e autonomia.

No Submittable, os líderes e membros do ERG decidem como desejam usar seus espaços. Embora cada ERG realize reuniões mensais sobre temas específicos (ou seja, como o grupo deseja usar seu orçamento), os membros não são obrigados a comparecer. Também oferecemos canais no Slack onde os membros podem conversar de maneira mais casual.

Ellsworth diz que a chave para proporcionar um espaço seguro aos membros do ERG é garantir que eles se sintam aceites e recebidos em qualquer função que exerçam.

“Independentemente do assunto, um ERG oferece uma comunidade para as pessoas serem apaixonadas por algo, terem uma caixa de ressonância e terem a oportunidade de se conectar com pessoas que vivenciam coisas semelhantes às delas”, disse Ellsworth. “Quer você queira ser um participante ativo ou apenas uma mosca na parede – esteja você falando ou não – um ERG lhe dá a plataforma para não ficar sozinho.”

Como regra geral, os membros devem concordar que tudo o que for dito em canais ou reuniões privadas não deve ser partilhado fora do seu ERG. Como pessoal de RH, você pode facilitar a segurança psicológica tornando os canais ERG Slack apenas para convidados e explicando que as conversas ERG não são e nunca serão monitoradas pelo RH ou pela liderança.

7. Forneça suporte contínuo

ERGs eficazes são liderados pelos funcionários, mas apoiados pelos recursos da empresa. Para criar mudanças positivas e duradouras, é importante fornecer apoio aos seus ERGs – e contar com eles como uma valiosa fonte de educação. Isso poderia ser parecido com:

Check-ins regulares com seus líderes do ERG

Na Submittable, fazemos uma sincronização trimestral entre nossos líderes de ERG, gerente de RH e nosso CEO. Durante essas verificações, os líderes fornecem atualizações sobre o desempenho de seus ERGs, analisam suas metas e trazem à tona tópicos ou preocupações que seus grupos acreditam que a empresa deveria considerar. Estas reuniões proporcionam uma linha direta de comunicação entre os nossos ERGs, o RH e o CEO, ao mesmo tempo que permitem aos nossos ERGs proteger a sua privacidade e manter a sua autonomia.

Crie espaço para eventos ou atividades do ERG

Os ERGs podem optar por usar o orçamento alocado ou o tempo da empresa para eventos ou atividades que possam ajudar a promover a comunidade ou criar mudanças positivas.

Os eventos do ERG, como workshops, seminários ou celebrações, podem aumentar a visibilidade e consciencializar a nível organizacional sobre questões pertinentes. Eles também podem destacar a diversidade, promover a compreensão e fortalecer a inclusão do seu ambiente de trabalho.

Por exemplo, após cada reunião geral, nossos dois escritórios oferecem um happy hour para conversar e socializar. Nosso ERG de funcionários remotos defendeu com sucesso um happy hour virtual pós-total, o que ajudou a fortalecer nossa comunidade virtual e a incluir nossos trabalhadores remotos em uma atividade significativa de formação de equipe.

Aprenda com seus ERGs

Os ERGs oferecem informações valiosas sobre como realmente se sentem os funcionários de comunidades marginalizadas dentro da sua organização. Por exemplo, faça uma pesquisa com todos os funcionários perguntando aos funcionários o desempenho da empresa em relação às iniciativas de DEI. O sentimento geral pode ser que você esteja bem, mas se os membros dos seus ERGs pensarem de forma diferente, essas opiniões poderão contar a verdadeira história. Esses indivíduos sentiriam os efeitos negativos de serem excluídos mais fortemente do que os trabalhadores com menos riscos.

Você pode até contar com os ERGs para obter feedback e orientação sobre as decisões da empresa. Se você quiser ter certeza de que o lançamento de um novo produto ou campanha de marketing respeita todas as identidades, deixe seus ERGs pesarem primeiro. Como disse Patricia Toothman, gerente de impacto social da Splunk, tratar seus ERGs como especialistas no assunto pode permitir que sua empresa tome decisões mais inteligentes e inclusivas.

“Nosso ERG desativado e verdadeiro ajudou a redesenhar produtos, nossos produtos Splunk, para que pessoas com deficiência visual pudessem acessar melhor o produto”, disse Toothman.

Você também pode pedir aos ERGs que forneçam orientação sobre sua estratégia de RSC e quais programas eles gostariam que a empresa adotasse.

“Com nossos grupos de recursos de funcionários, nós os apoiamos totalmente e as causas que mais importam para eles”, disse Toothman. “E acho que uma área da qual estou muito orgulhoso é essa conexão: como podemos aproveitar nossos recursos – nosso tempo de folga como voluntário, nosso programa de doações equivalentes – para realmente elevar as causas que eles estão celebrando e apoiando?”

A maior luta para a maioria dos ERGs é aumentar a participação dos funcionários

Iniciar um ERG é apenas o primeiro passo. Os ERGs são totalmente voluntários por definição. Os funcionários precisam querer ingressar em um ERG e, então, comparecer ativamente às reuniões e conversas. E é aí que reside o verdadeiro desafio.

Apenas cerca de 8,6% do total da nossa força de trabalho participa atualmente num ERG, com uma média de quatro participantes por reunião do ERG. Ainda assim, os membros que participam nos nossos ERGs gostam de fazer parte das suas comunidades e de fortalecer ligações com outras pessoas – e para a nossa equipa, isso prova que os nossos ERGs são eficazes.

“Como qualquer programa – especialmente um relativamente novo – levará tempo e trabalho para desenvolvê-lo, mas estou muito feliz por termos ERGs aqui”, disse Catton. Estamos apenas começando, mas aprendemos muito ao longo do caminho.

Uma última lição que aprendemos é que os processos e ferramentas certos podem ajudá-lo a medir e melhorar a participação dos funcionários nos ERGs. Com o Volunteer and Give do Submittable, os líderes de ERG podem criar e gerenciar suas próprias iniciativas - perfeito para ERGs que desejam sair e causar impacto em suas comunidades.