Como impedir que sua reunião de diretoria caia em um buraco de rato
Publicados: 2019-04-14Defina qual é o objetivo da sua reunião
Produzir uma agenda com itens e horários muito específicos associados a eles
Aprenda a identificar os personagens que te levam para o buraco do rato
Todos nós já participamos de reuniões que saem dos trilhos – afundando cada vez mais no proverbial “buraco de rato”, do qual o resgate parece impossível. Como isso acontece? E como você pode evitá-lo?
No meu último post, escrevi sobre a preparação do conselho antes da reunião e, francamente, isso pode ser aplicado a qualquer tipo de reunião. Simplificando:
- Defina qual é o objetivo da sua reunião
- Produzir uma agenda com itens e horários muito específicos associados a eles
- Produza uma “pré-leitura” que seja distribuída pelo menos 72 horas antes da reunião (análise financeira, estratégica, enquadramento das principais decisões que deseja tomar)
- E, o mais importante, faça breves “pré-chamadas” com cada membro do conselho para orientá-los sobre o que você está pensando e perguntar se há algo super crítico em sua mente que você não planeja cobrir
Uma boa higiene do conselho é que você deve distribuir uma agenda impressa em cada assento com horários para cada tópico alocado. Você tem permissão para se desviar, mas se o fizer, certifique-se de que é uma escolha consciente.
Se você fizer todas essas coisas com antecedência, já reduziu substancialmente a chance de entrar em um buraco de rato. Mas ainda acontece. Aqui estão os personagens que levam você até lá:
“O comerciante de detalhes”
Algumas pessoas estão simplesmente programadas para querer fazer 55 perguntas e entender cada detalhe. Eles não têm um forte senso de “abertura” de suas responsabilidades. Se eles pensassem sobre isso, perceberiam que fazer 55 perguntas é desperdiçar o tempo de todos os membros do conselho e eles provavelmente não querem fazer isso - é apenas da natureza deles.
Uma ótima maneira de lidar com o “comerciante de detalhes” é dizer: “essas são ótimas perguntas, que tal se eu colocar um alfinete nela e você e eu nos amontoarmos após a reunião e pudermos orientá-lo em seus detalhes. Essas são ótimas perguntas. Só estou preocupado que não consigamos cumprir a agenda.” A maioria das pessoas de boa índole recebe a dica super educada – especialmente se você tem a reputação de realmente acompanhar.
“A Nelly Negativa”
Essas são pessoas que não podem deixar de encontrar falhas em qualquer coisa que você apresente. Você pode ter 5 sinais realmente positivos, mas sua mente está programada para encontrar a única coisa que não deu certo. Se essa coisa é realmente mais importante do que outras – é justo. Mas se está apenas pegando você por causa disso para fazer com que o lado negativo se sinta bem – é seu trabalho como CEO impedir isso.
“O Distraído, Pessoa Sênior”
Todos nós já participamos de conselhos com investidores super-sênior ou executivos de empresas que não leem os materiais com antecedência ou estão em seus telefones para perder o tom da conversa. Eles fazem 101 perguntas que estavam no baralho ou perguntam sobre tópicos que você já abordou.
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Ouça, acontece. Como membro do conselho, tento não ficar muito chateado. Mas o que me deixa maluco é quando o CEO atende a esse mau comportamento gastando um tempo valioso analisando informações que já estavam disponíveis. É um desrespeito com o tempo das pessoas que fizeram a pré-leitura e a pré-chamada.
Se alguém não estiver prestando atenção, eu provavelmente responderia à pergunta em primeira instância para ser educado. Se persistir, eu voltaria para “cobrimos esse ponto um pouco antes. Se estiver tudo bem com você, eu adoraria seguir em frente, mas estou fazendo uma nota para voltar ao final da reunião e garantir que você responda. ” (e realmente escreva para que eles vejam)
O Diretor ADD
Isso é próximo e querido para mim porque isso sou, bem, eu! Eu não posso evitar. Às vezes me distraio com o que você está falando e realmente quero fazer uma pergunta sobre algo que não está na agenda. Eu não pretendo fazer isso e se eu receber uma escova suave de volta eu vou dizer com prazer, “oh, sim, você está certo. Eu sinto Muito.
Vamos cobrir isso mais tarde.” O problema com o ADD Director é que literalmente não podemos deixar de perguntar o que quisermos. A definição de alguém com DDA é alguém que tem problemas de “controle de impulsos”. Salve-nos de nós mesmos. Responda educadamente a qualquer pergunta de uma linha, mas não nos deixe desviá-lo do caminho.
O Aliado
Isso é o que você mais precisa. Você precisa de um aliado. Você precisa de um membro do conselho não executivo que seja seu ponto de referência para ajudar a manter a reunião nos trilhos. Esta é a pessoa que vai intensificar quando você não pode. Tenha uma palavra de código para que eles saibam quando ajudar.
Esta é a pessoa que diz: “Steve. Suas perguntas são ótimas e eu tenho algumas perguntas semelhantes também. Eu vejo Mary tentando manter a agenda e acho que essa é a agenda que todos concordamos. Você se importaria se apenas anotarmos esse tópico e tentarmos voltar a ele no final da reunião? Sinto muito, mas não tenho tempo para ultrapassar e estou preocupado que isso esteja nos tirando da pista.” Eu sou esse cara.
Eu faço isso sem ser solicitado. Meu ADD está programado para ficar super aborrecido quando as reuniões desperdiçam meu tempo. Começo a lutar mentalmente para prestar atenção porque me distraio com o fato de estarmos falando sobre algo completamente não estratégico e fora da agenda.
Obviamente, se é uma grande questão e um debate digno e precisa ser coberto - estou dentro. Mas principalmente é apenas o interesse de alguém para falar e falar e FALAR sobre e está fora do tópico. Um bom CEO encontra aliados e recebe ajuda para evitar que as reuniões entrem em buracos de rato.
Em uma casca de noz
A razão pela qual a maioria das reuniões que descem em buracos de rato terminam ali é que você tem um dos arquétipos acima que tira uma reunião dos trilhos. Muitas vezes eles fazem isso com boas intenções e estão dispostos a se comportar quando solicitados. Muitos CEOs consideram sua responsabilidade responder a todas as perguntas, sejam elas pertinentes à agenda ou não.
O problema com isso é que desrespeita o tempo de todos os outros membros do conselho E reduz o tempo que um conselho tem para funcionar produtivamente como um grupo. E o problema é que a maioria dos membros do conselho prefere morder os lábios do que falar contra o desperdício de tempo
[Esta postagem de Mark Suster apareceu primeiro em ambos os lados da tabela e foi reproduzida com permissão.]