Como lidar com os principais problemas no gerenciamento de projetos

As grandes mudanças na organização do trabalho e na gestão dos negócios iniciadas pela pandemia não desaceleraram nem um pouco em 2022. No entanto, o fermento e a dinâmica econômica podem realmente se mostrar propícios à implementação tranquila dos projetos. Hoje, vamos dar uma olhada nas principais questões em gerenciamento de projetos.

Questões em gerenciamento de projetos – índice:

1. Principais problemas no gerenciamento de projetos
2. Problemas de escopo do projeto
3. Tempo de execução do projeto
4. Flexibilidade de ação
5. Resumo

Principais problemas no gerenciamento de projetos

De acordo com o relatório Pulse of the Profession, uma porcentagem maior de projetos foi concluída com eficiência: atingindo suas metas, mantendo-se dentro do orçamento e do tempo de conclusão planejado. Por outro lado, mais projetos foram cancelados em 2021 do que em anos anteriores.

Por isso, examinaremos os bem-sucedidos para aprender com os melhores. Quais foram as principais questões relativas à gestão desses projetos? E como tentaríamos resolvê-los hoje?

Vamos nos concentrar hoje em três áreas principais de preocupação no gerenciamento de projetos. Estes são:

• escopo do projeto
• tempo de execução do projeto
• flexibilidade da equipe

Problemas de escopo do projeto

Os problemas com a definição do escopo do projeto geralmente começam logo no início. E mesmo antes de suas suposições serem totalmente esclarecidas. É por isso que é tão crucial esboçar cuidadosamente o plano do projeto. Não se apresse e reserve bastante tempo para esclarecer cuidadosamente o objetivo e o plano de ação antes de agendar as tarefas.

É uma boa ideia usar as ferramentas certas para isso ao planejar o escopo do projeto, bem como dividi-lo em épicos ou tópicos compreensíveis para todos os envolvidos.

• Comunicação com o cliente e parceiros

Para garantir o sucesso de um projeto, seu próprio nascimento é crucial. Uma atmosfera favorável, uma apresentação convincente das premissas mais significativas, juntamente com a negociação e as habilidades interpessoais do gerente de projeto, podem decidir se o projeto será rejeitado ou implementado.

A discussão posterior com o cliente e outros tomadores de decisão são os momentos de ligação que definem o escopo inicial do projeto.

• Flexibilidade natural do escopo versus deslocamento do escopo

Mas por que falamos sobre o escopo “inicial” de um projeto? Porque seu escopo planejado nunca será idêntico ao escopo final.

A suposição da flexibilidade natural do escopo do projeto é uma forma de lidar com a variabilidade do escopo e simplesmente uma abordagem realista. Ele permite que a estrutura do projeto se adapte à capacidade de entrega real e às condições de negócios em mudança. No entanto, essa variabilidade natural não deve se aplicar às principais premissas do projeto.

Quando as premissas-chave mudam e o escopo das tarefas a serem executadas se expande, o sucesso do projeto é colocado em questão. Esse problema é chamado de fluência de escopo. O termo fluência de escopo significa crescimento descontrolado do projeto. E é a ruína de até um terço dos projetos de negócios implementados.

• Lado do conteúdo

Outro obstáculo no gerenciamento de projetos é definir o conteúdo do projeto. Um gerente de projeto deve responder honestamente à pergunta: eu sei o suficiente sobre as tarefas que quero realizar?

Se a resposta a esta pergunta for não, por mais avançado que seja o projeto, é necessário consultar especialistas. Inicialmente com aqueles que compõem a equipe do projeto. Mas às vezes é necessário o conselho de especialistas externos.

Tempo de execução do projeto

Mesmo gerentes de projeto muito experientes são otimistas incorrigíveis quando se trata de tempo de execução do projeto. Isso é evidenciado pelas estatísticas de grandes projetos concluídos. Em 2021, globalmente, 55% dos projetos foram concluídos no prazo. Isso representa um aumento de 4% em relação ao ano anterior. No entanto, os resultados ainda não são muito satisfatórios.

• Atrasos realistas

A conclusão pontual de um projeto geralmente é prejudicada pelo tempo irreal alocado para tarefas específicas. Por isso, vale a pena utilizar ferramentas que possibilitem a medição estatística da velocidade real de execução das tarefas e a comparação com o tempo programado.

• Comunicação da equipe

É claro que o tempo de execução do projeto está intimamente ligado ao seu escopo e orçamento. No entanto, os fatores decisivos muitas vezes acabam sendo a eficiência e a flexibilidade da equipe.

O desempenho da equipe deve atender a requisitos claros e compreensíveis por meio da delegação simples de tarefas e responsabilidades. Igualmente crucial é a transparência das interdependências das etapas individuais de execução do trabalho, bem como o enfileiramento de tarefas. Cuidar desses aspectos da comunicação para evitar contratempos com o tempo de execução do projeto.

Flexibilidade de ação

O estreito e a fonte do fracasso no gerenciamento de projetos é a falta de flexibilidade resultante de seguir caminhos conhecidos e batidos. Frequentemente, leva ao uso de métodos e ferramentas de gerenciamento testados e comprovados inadequados para um projeto específico. Mas como aumentar sua flexibilidade – como gerente de projetos – e de toda a equipe?

• Agilidade

Não é coincidência que a flexibilidade de operação e resolução de problemas inerentes às pequenas e ágeis equipes de projeto de software ganhou reconhecimento mundial. Cada vez mais são as ferramentas de gerenciamento de projetos do setor de TI que se espalham para outros setores quando a situação exige maior flexibilidade de operação.

• Comprometimento e auto-organização

Equipes gerenciadas com agilidade podem exercer grande flexibilidade. Neles, os gerentes se envolvem diretamente no projeto, frequentemente dando e recebendo feedback sobre suas ações. E os membros da equipe – pelo menos até certo ponto – escolhem independentemente as tarefas a serem executadas. Tudo isso faz com que as equipes ágeis se pareçam com o modelo de auto-organização.

Resumo

Nós categorizamos as principais questões em gerenciamento de projetos em três grupos. A primeira inclui definir, entender e manter o escopo do projeto durante sua execução. O segundo é o tempo das tarefas do projeto. A terceira é manter a flexibilidade na gestão da equipe e adaptar-se constantemente às condições em mudança.

A melhor maneira de lidar com essas questões é se manter atualizado – com sua agenda e conhecimento, com seus métodos de gestão, com sua equipe e com softwares que facilitam até mesmo o gerenciamento de projetos muito complexos.

FONTE DAS ESTATÍSTICAS: Pulso da Profissão 2021

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Autor: Caroline Becker

Como Gerente de Projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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