Geralmente, uma reunião é considerada bem-sucedida se alcançar resultados tangíveis. É hora de parar de focar no resultado e mais nos participantes reais?

Pesquisas recentes sugerem que esse pode ser o caso. Uma reunião com propósito é aquela que enriquece corações e mentes, levando os participantes a novos níveis.

De acordo com descobertas da ciência comportamental, o que as pessoas experimentam realmente muda o tecido cerebral físico. As pessoas exercitam seu cérebro por meio de conversas, mais de dois terços das quais são sociais. Imagine como é prejudicial para o cérebro assistir a uma reunião tradicional com palestrantes e apresentações em PowerPoint!

Fora com o convencional, com o criativo

Muitos gerentes aplicam a lógica econômica tradicional, vendo os membros de uma organização como agentes de interesse próprio. Eles criam uma cultura de empresa correspondente, que não compensa.

Então, eles chegam a uma bifurcação na estrada: impor um controle mais rígido para alcançar os resultados desejados ou ser criativos e projetar reuniões de acordo com um propósito maior autêntico que ajuda a orientar as decisões e se cruza com as necessidades da empresa. Se escolherem a segunda opção, encontrarão pessoas tentando coisas novas, assumindo riscos e avançando para o aprendizado profundo em todos os níveis da organização, de cima para baixo.

Como um facilitador pode ajudar a encontrar esse propósito maior?

Se você perguntar aos gerentes qual é o propósito de sua empresa, muitos dirão “crescimento econômico”, “mais lucro” ou qualquer outra coisa nesse sentido. Isso é natural porque é consistente com a estratégia de gestão que eles aprenderam na escola de negócios e com o que aprenderam depois. O trabalho é fundamentalmente baseado em resultados e o lucro é o objetivo de qualquer empresa. Algumas organizações têm documentos que descrevem sua missão, propósito e valores. Embora seja um passo na direção certa, esses valores estão integrados e refletidos nas reuniões?

Idéias para reuniões de gerenciamento - uma lista de verificação eficaz para reuniões

As reuniões de gestão são onde as decisões mais importantes são tomadas. Ao nutrir conexões sociais, os organizadores podem torná-las mais objetivas. Um sentimento de pertencimento tem uma influência considerável na tomada de decisões e no comportamento.

Usar narrativa

Para tornar suas mensagens mais significativas, conte uma história e faça backup dos fatos usando dados. Um facilitador pode ajudá-lo a equilibrar os fatos para que os participantes da reunião não fiquem sobrecarregados. O cérebro de uma pessoa não pode conter uma quantidade ilimitada de informações. Os facilitadores fazem planos para reuniões de gerenciamento para evitar o foco excessivo nos dados, em vez de focar no aproveitamento do potencial humano.

Toque no Potencial Humano

Não há como negar que a tecnologia é muito útil nas reuniões. No entanto, as pessoas estão no centro. Toda organização tem um conjunto inexplorado de agentes de mudança energizantes – pessoas que são orientadas por objetivos, maduras e altamente positivas. Eles são uma inspiração natural para os outros. Eles estão sempre prontos para tomar a iniciativa e podem ajudar em todas as etapas do processo de estabelecimento do propósito.

Para explorar o potencial humano, pense em quando você deseja que os participantes reduzam seu foco e quando expandam sua atenção. Aproveite a luz e o som para criar energia no espaço ou induzir uma sensação de calma. Uma maneira de fazer isso é criando estações menores que permitem que os participantes escolham como desejam se envolver. Estas são sessões de grupos focais menores com ou sem um palestrante, muitas vezes envolvendo técnicas de aprendizagem experiencial que seu facilitador pode comunicar a você.

Gerenciar o estresse

Lembre seus participantes de dormir um pouco e se exercitar antes da reunião para que estejam bem descansados ​​e prontos para contribuir. Os elementos de atenção plena podem ajudar os gerentes a se sentirem mais energizados e a gerenciar seus níveis de estresse.
A ideia mais fácil é parar em intervalos regulares durante a reunião para lembrar os participantes de respirar fundo. Durante os intervalos, você pode estimular os sentidos fornecendo luz natural ou biscoitos recém-assados, cujo cheiro é suficiente para revigorar as pessoas. Elementos naturais como esses ajudam os gerentes a pensar com mais clareza.

Determine quantas pessoas realmente precisam estar na reunião e evite estressá-las esperando que fiquem paradas por horas a fio e absorvam os dados. Idealmente, os dados são divididos em partes menores e mais “digeríveis” que podem caber em 40 sessões de minutos.

Pense em como você deseja que os participantes se sintam após a reunião e, em seguida, pense no que pode ser alterado ou adicionado para conseguir isso. Isso é conhecido como sentimentos de “camadas”. Sempre inclua um acompanhamento da reunião, por exemplo, enviando por e-mail um resumo da reunião e as atas sempre que possível e necessário.

Garantir um Impacto Positivo

Como você garante um resultado positivo da reunião? Isso começa com a definição de um resultado positivo. Seja o que for – resolver um problema, tomar uma decisão, etc. – inclua atividades para impulsionar novos níveis de conectividade e significado.

Quando as pessoas estão engajadas, suas experiências são mais ricas, mais satisfatórias e mais objetivas. Um facilitador de reunião experiente garantirá que todos os presentes na reunião estejam ativos e contribuindo. As necessidades dos participantes devem ser levadas em consideração; só assim você pode garantir um impacto positivo e uma experiência real e autêntica.

Os facilitadores de reuniões podem criar experiências únicas e reais que as pessoas vão querer compartilhar. Isso começa com a escolha dos participantes. De acordo com os dados atuais da IACC, 4 em cada 5 empregos de planejadores de reuniões abrangem a criação de experiência em uma extensão muito maior do que há dois anos. As reuniões de gestão estão se transformando em experiências ao apontar estratégias adequadas que os facilitadores podem ajudar a definir e implementar.

O segredo para uma reunião com propósito: design de experiência

De acordo com o líder de eventos e reuniões IMEX, o tema “reuniões com propósito” dominará a indústria nos próximos anos. Reuniões propositais incorporam inovação, significado mais profundo e insight.

Os benefícios e o propósito de uma reunião são abordados de forma complexa. Para os facilitadores, isso significa ir além do design convencional de reuniões, introduzindo elementos de saúde, bem-estar, ciência comportamental e tecnologia. Acima de tudo, porém, significa dar a todos a escolha que se enquadra no escopo do tema das reuniões propositais.

Um propósito maior em sua próxima reunião

Embora um propósito maior, como sentir-se satisfeito e perceber seu trabalho como significativo, não garante necessariamente um impacto imediato no resultado final, muitas empresas têm mostrado resultados impressionantes.

Um estudo de Gartenberg sobre meio milhão de pessoas em 429 empresas, que ocorreu ao longo de cinco anos (2006 a 2011), indicou um impacto positivo nas medidas de desempenho prospectivas e retorno sobre ativos quando o objetivo foi comunicado claramente.

O propósito, então, é mais do que uma quimera. A competitividade e a saúde financeira da sua empresa podem depender disso.

Sylvia Peters é colaboradora do Find A Facilitator e mãe de dois filhos. Ela também é especialista em trazer a facilitação mais confiável, experiente e pessoal para todas as reuniões que participa. Em seu tempo livre, você a encontrará meditando e fazendo sua salada favorita.