Como fazer a transição para o trabalho remoto diante do surto de coronavírus
Publicados: 2020-03-14Trabalho remoto 101: Nosso plano de ação para mudar para o trabalho remoto sem problemas
Os processos funcionam apenas quando as pessoas confiam umas nas outras – remotas ou não
Prepare-se para um ambiente de trabalho remoto produtivo que ajuda você a se concentrar
Mudar para o trabalho remoto pode ser disruptivo para empresas que não possuem uma política de trabalho remoto. À luz do COVID-19, empresas em todo o mundo estão recorrendo ao trabalho remoto para manter seus funcionários seguros. Se você está considerando o trabalho remoto, pode estar preocupado com a comunicação, produtividade e fluxos de trabalho, especialmente porque suas equipes não estão acostumadas a serem independentes do local.
Na Fynd, criamos um plano de ação para fazer uma transição suave para o trabalho remoto e garantir a segurança de nosso pessoal.
Se trabalhar em casa é um novo conceito para suas equipes, o Remote Work 101 ajudará você a capacitar seu pessoal a aproveitar ao máximo o trabalho quando a casa se tornar o “escritório principal”.
Passo 1. Em primeiro lugar, mantenha-se saudável e siga as medidas preventivas para estar seguro
Passo 2. Adote práticas pessoais diárias para manter o ritmo
Os processos funcionam apenas quando as pessoas confiam umas nas outras – remotas ou não. Ajude suas equipes a ter uma mentalidade positiva com estas práticas:
- Valorize as pessoas — Trate as pessoas com respeito e valorize seu tempo. Capacite as pessoas fazendo com que elas se sintam responsáveis e inspiradas a fazer seu melhor trabalho sem as distrações do rastreamento contínuo. Comece definindo expectativas claras, fornecendo feedback transparente e comunicação contínua.
- Priorize tarefas — Cada tarefa parece ser a mais importante quando você não sabe por onde começar. Em vez de entrar no modo de “tudo é urgente” e finalmente descartar todas as tarefas, tente trabalhar de trás para frente. Identifique as tarefas que não são prioritárias e elimine-as. Você terá menos coisas para considerar e mais tempo para fazer as coisas.
- Comunicação — A comunicação clara e transparente é a base que torna o trabalho remoto bem-sucedido. Evite jargões, siglas e use uma linguagem clara. Incentive os membros da equipe a se comunicarem de forma consistente e fornecerem pouco mais informações do que o necessário para tornar uma tarefa o mais clara possível.
- Assuma a intenção positiva — Em equipes remotas, é muito fácil ser vítima de negativas porque você não está falando pessoalmente. Tente não ler nas entrelinhas e sempre se comunique positivamente.
- Mantenha o equilíbrio entre vida profissional e pessoal — É fácil ser varrido no trabalho quando não há uma divisão clara entre trabalho e vida. Pode parecer ótimo a curto prazo, mas você eventualmente corre o risco de esgotamento. Deixe as pessoas saberem que elas nem sempre precisam estar 'ligadas', em vez disso, concentre-se na produtividade. Mantenha um equilíbrio, estabeleça um cronograma e cumpra-o.
Aqui está a lista de ferramentas que usamos para nos comunicar e colaborar efetivamente no trabalho, onde quer que seja. Não se apresse em implementar novas ferramentas, use os aplicativos que você usa todos os dias.
Etapa 3. Siga o plano de produtividade pessoal
Prepare-se para um ambiente de trabalho remoto produtivo que ajuda você a se concentrar.
Configurar home office
Configure um ambiente de trabalho que seja o seu local de trabalho, longe de interrupções constantes. Encontre um quarto com uma porta, uma mesa, uma cadeira, um laptop e pronto. Mas lembre-se de não trabalhar na cama, é muito fácil adormecer e, mais importante, toda essa inclinação é muito ruim para as costas. Se precisar solicitar equipamentos necessários para você trabalhar, planeje e solicite com antecedência.
Internet sólida
O facilitador mais importante nos tempos de hoje é a tecnologia. Certifique-se de ter conectividade com a Internet que permita trabalhar em paz, participar de reuniões e se comunicar com sucesso.
Status personalizado no Slack ou outras ferramentas de mensagens
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Compartilhe seus horários de trabalho e atualize o status para quando estiver disponível no trabalho, em reuniões, fora do teclado (AFK) ou de férias. Isso permitirá que os membros de sua equipe saibam que você está disponível, em uma reunião ou demorará para responder.
Atualizar calendário
Mantenha os calendários atualizados para evitar idas e vindas para agendar reuniões. Envie convites de calendário com links de reunião para Google Hangout, WebEx ou qualquer outra coisa que você use. Certifique-se de que todas as informações estejam lá para facilitar a participação dos membros da equipe na reunião e a produtividade.
Documente, então documente um pouco mais
Mantenha notas sobre tudo o que você está fazendo. Ao trabalhar remotamente, é fácil perder o conhecimento tribal que você acumulou. Mantenha-o seguro, esse conhecimento pode ser útil para outras pessoas – pode resolver problemas, ajudar outras pessoas a evitar os mesmos erros e ser útil em geral.
Passo 4. Defina um plano estratégico para a produtividade da equipe
Prepare-se para um ambiente de trabalho em equipe colaborativo.
Estabeleça metas claras
Formule metas claras e defina as expectativas desde o início. Na Fynd, passamos por um extenso processo de criação de objetivos mais amplos da empresa, que são então divididos em objetivos de equipe. Estes são chamados de OKRs. Através deste exercício, entendemos que todos estamos indo na mesma direção e isso é um importante harmonizador que nos mantém motivados.
As metas devem definir as expectativas e as responsabilidades dos membros da equipe:
- Crie um objetivo claro para suas equipes.
- Anote os principais resultados que você deseja ver.
- Adicione a métrica que será o padrão para medir os resultados.
- Atribuir tarefas aos membros da equipe.
- Acompanhe o progresso e a saída.
Encontros
Faça reuniões regulares – Stand-up, Huddle, Weekly, faça a sua escolha. As reuniões são importantes para construir confiança e transparência. Torne uma prática que todos os membros da equipe forneçam atualizações regulares de alguma forma. É bom vincular o “trabalho” para mostrar o progresso e discutir questões ou tarefas para as quais eles precisam de ajuda.
- Evite reuniões improvisadas e configure um convite de calendário com links de reunião para as pessoas participarem da chamada. Marque os membros da equipe que são obrigatórios e opcionais.
- Defina uma agenda clara antes da reunião e, durante a reunião, crie itens de ação, atribua proprietários e prazos.
- Faça perguntas explícitas, como “Há algo relevante que estamos perdendo?”.
- Não deixe as decisões para a última hora. Se você precisar de comentários ou contribuições dos membros da equipe, discuta-os em suas reuniões e configure um item de ação. As equipes de projeto podem configurar uma lista de tarefas para colaborações eficazes.
- Passe algum tempo falando sobre assuntos não relacionados ao trabalho. Suas equipes estão acostumadas a se encontrar todos os dias. Reserve algum tempo no final da reunião para interação social para aliviar o clima e manter a conversa.
Atualizações regulares
O trabalho remoto não significa que você perde o impulso que estava construindo quando suas equipes trabalhavam juntas no escritório. Verifique seus OKRs regularmente e fique por dentro deles. Comunique quaisquer bloqueadores o mais rápido possível para evitar desperdiçar tempo e esforço valiosos.
Comunique resultados e celebre o sucesso
Comunique os resultados aos membros da equipe para que todos estejam cientes do que você está trabalhando, do progresso da tarefa e das áreas de melhoria. Compartilhe atualizações de produtos, falhas e outros detalhes em sua ferramenta de comunicação. Usamos o Slack. A reação do emoji de polegar para cima é um impulso instantâneo de moral para nós. Reconheça o excelente trabalho e encontre maneiras de comemorar juntos.
Para manter as conversas fluindo e nos divertirmos juntos, apresentamos algumas ideias para dinamizar o trabalho nas próximas semanas:
- Desafio dos memes . Os membros da equipe postam um meme em nosso canal social no Slack, #socialappa .
- Desafio do blog . Uma maneira divertida de compartilhar e inspirar. As pessoas podem criar qualquer tópico relacionado ao Fynd. Os melhores blogs serão publicados no Building Fynd .
- Fotos de home-office para mostrar como “realmente” trabalhamos, quando estamos em casa. Necessário estar na foto: estação de trabalho. Bom para ter: gatos, livros e bebês.
- Diretório de toda a empresa : uma maneira de conectar os membros da equipe diretamente às pessoas e outras informações necessárias de que precisam.
Passo #5. Avalie a experiência de trabalho remoto
Trabalhar remotamente pode não ser natural para todos. Comece uma conversa sobre como os membros de sua equipe se sentem trabalhando remotamente. Faça perguntas significativas que o ajudem a entender a experiência deles.
- Você se sente confortável trabalhando em casa?
- Como posso te apoiar?
- Você sente que a produtividade mudou?
Finalmente, é você quem conhece melhor sua equipe. Confie em sua compreensão de sua cultura para facilitar o plano de ação. Algumas ações são fáceis de implementar, outras exigem mais esforço e tempo, mas ajudarão a construir equipes mais fortes e resilientes que trabalham juntas e avançam – onde quer que estejam.
[Esta postagem apareceu pela primeira vez no Medium e foi reproduzida com permissão.]