Como usar a análise de causa e efeito para resolver problemas de negócios

Cada negócio tem seus próprios problemas, grandes e pequenos.

Um problema no seu negócio pode ser uma oportunidade para o negócio crescer ou pode ser o revés que leva ao fracasso. Tudo depende de como você embarca na resolução de problemas.

Uma boa maneira de prevenir a ocorrência de coisas indesejáveis ​​é através da análise adequada da situação do negócio, identificação das causas-raiz e resolução da situação. Daí a necessidade de uma análise de causa e efeito eficiente e eficaz. Aqui oferecemos-lhe um guia claro sobre como fazê-lo.

Como fazer uma análise de causa e efeito

A análise de causa e efeito também é conhecida como diagrama espinha de peixe. Foi desenvolvido pelo professor Kaoru Ishikawa, profissional pioneiro na área de gestão da qualidade na década de 1960.

O diagrama é chamado de espinha de peixe, pois sua aparência final é na forma de uma espinha de peixe. Ele foi inicialmente usado para melhoria da qualidade, mas também pode ser útil na análise de processos de negócios através da identificação de suas causas e obstáculos, bem como formas de melhorá-los.

A análise de causa e efeito envolve basicamente duas etapas principais que são olhar para trás e olhar para frente.

• Ao olhar para trás, a análise se concentra na identificação de áreas em que erros foram cometidos ou dinheiro foi perdido. Ele analisa o que aconteceu antes. Ao identificar onde estão os problemas, você pode trabalhar para evitar o problema no futuro. Outra vantagem disso é que você poderá replicar um resultado positivo.
• Olhando para o futuro e planejando para ele, a análise busca encontrar soluções viáveis ​​que devem ser implementadas no futuro e construir o sucesso futuro do negócio. Essa análise permite que você determine seu resultado futuro planejando o que fazer agora para alcançá-lo.

Esse método é único, pois incentiva o pensamento criativo, bem como o brainstorming no processo de detalhar os problemas e alinhá-los no processo de encontrar suas soluções.

Entre as principais vantagens desse método é que ele garante que você não procure resolver os problemas errados, mas também garante que você resolva o problema bem o suficiente para que ele desapareça.

Etapa 1: identificação do problema

A maneira de usar esta ferramenta é muito simples. Você primeiro precisa identificar a área do problema que precisa de análise. Uma boa maneira de fazer isso é fornecer uma breve descrição da situação atual do negócio e as consequências, bem como as razões pelas quais elas ocorreram.

Aqui você pode substituir o problema por uma meta que deseja alcançar. Por exemplo, alta rentabilidade. Você precisa ser muito específico sobre o problema que está enfrentando, pois isso forma a base de sua análise. Se a identificação estiver errada, então a análise também tende a estar errada.

Você também deve identificar as pessoas envolvidas, bem como qual é o problema exato e como ele ocorre. Por exemplo, baixa produtividade devido ao absenteísmo especialmente no departamento de produção, que inclui o pessoal de produção e o gerente de linha, para o período de janeiro a novembro de 2017.

Etapa 2: principais causas do problema

O próximo passo é identificar as principais causas do problema, por exemplo, as pessoas, os procedimentos utilizados pelo seu negócio, bem como os materiais ou equipamentos. Aqui, você precisará fazer muito brainstorming para encontrar o maior número possível de razões.

Você pode usar vários modelos para ajudá-lo a identificar o maior número possível de problemas de maneira clara. Por exemplo, o McKinsey 7S Framework, que inclui Estratégia, Sistemas, Estruturas de negócios, Valores compartilhados do negócio, Equipe, Habilidades e Estilo.

Etapa 3: identificar as subcausas plausíveis das principais causas

Depois disso, você pode restringir as causas mais plausíveis dos principais problemas que listou. Isso é importante para o estágio de resolução de problemas de análise do diagrama, pois você saberá o que fazer exatamente para corrigir a situação. Isso pode incluir questões como normas e valores errados que podem ser resultado de um treinamento inadequado dos funcionários.

Etapa 4: analisar o diagrama

Até agora, seu diagrama deve mostrar todas as causas principais e secundárias que você pensou.

Dependendo da complexidade da informação, você pode fazer uma investigação muito mais profunda sobre as causas. Isso pode ser através da realização de uma pesquisa, bem como a elaboração de questionários.

Por exemplo, você pode pedir aos seus funcionários que preencham uma pesquisa sobre o quanto eles entendem os produtos que você vende em sua empresa. As informações que você obtém disso o ajudarão a desenvolver áreas de treinamento para resolver o problema de falta ou conhecimento insuficiente.

A partir daqui, um passo correspondente é desenvolver um plano de ação com prioridades claras que possam ser implementadas imediatamente. Isso é simplificado, pois os planos podem incluir ações para resolver as causas do subproblema.

Para que o plano de ação seja eficaz, ele precisa ser claro e executado de forma agressiva. Por exemplo, uma causa secundária como a falta de moral da equipe pode ser transformada em um plano de ação, que estará dando incentivos para a motivação da equipe, portanto, maior produtividade e, por sua vez, maior lucratividade, que era o objetivo principal.

Pronto para usar a análise de causa e efeito na solução de problemas de negócios?

A análise de causa e efeito utiliza brainstorming e análise crítica por meio de representação visual para permitir a resolução de problemas.

O problema principal é desenhado à esquerda, enquanto as causas principais são desenhadas como uma extensão do problema. Isso exige uma olhada nas subcausas que são escritas como ramificações dos principais problemas.

Vários modelos também são usados ​​como guia para identificar as causas dos problemas. Os modelos analisam vários elementos de negócios, incluindo a relação entre as pessoas, os processos, o uso de sistemas e equipamentos, a gestão, bem como a estrutura organizacional geral.

Entre as vantagens deste método de análise estão a identificação correta dos causadores do problema, portanto, a resolução adequada do problema, melhor visualização e, portanto, a eficácia do processo de resolução do problema.

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BIO : Lori Wade é redatora de conteúdo e especialista em carreira para estudantes universitários. Ela é uma profissional de marketing de conteúdo, compartilhando experiência em redação, educação e autodesenvolvimento em suas publicações, por exemplo, https://eliteessaywriters.com/blog/toefl-essay-topics/ . Conecte-se com ela no Facebook e siga-a no Twitter .