Como usar o Zoho Books para contabilidade

As empresas têm de lidar com uma papelada interminável e processos contabilísticos complexos para gerir as suas finanças. Devido a isso, as organizações estão se voltando para ferramentas de contabilidade robustas, e um software que se destaca na multidão é o Zoho Books.

Zoho Books oferece uma solução abrangente para empresas que buscam aumentar a eficiência e a precisão em suas práticas contábeis. Desde a configuração de modelos de fatura personalizados até a geração de relatórios financeiros criteriosos, isso pode realmente mudar a maneira como você lida com seu faturamento.

Neste artigo, falaremos sobre os prós e contras desta ferramenta, seus recursos e um guia passo a passo sobre como usar o Zoho Books para agilizar suas operações financeiras.

Vamos lá!

O que é Zoho Books?

Zoho Books é um software de contabilidade desenvolvido pela Zoho Corporation. É uma ferramenta baseada em nuvem projetada para ajudar as empresas a gerenciar suas finanças com eficiência.

É uma solução completa para lidar com todas as suas tarefas contábeis, desde a criação de faturamento e gerenciamento de despesas até a reconciliação bancária e geração de relatórios. Veremos como usar o software de contabilidade Zoho posteriormente neste blog.

Quais são os recursos do Zoho Books?

Zoho Books oferece vários recursos para gerar cotações, gerenciar estoque, pedidos de venda e compra, gerar relatórios financeiros, etc. Aqui estão os recursos que este software de contabilidade oferece:

1. Geração de faturamento e cotações: com o Zoho Books, você pode criar facilmente faturas e cotações com aparência profissional. Com este software de contabilidade você também pode enviá-lo aos seus clientes e receber o pagamento com mais rapidez.
2. Despesas e contas: você pode fazer upload de todas as suas contas para registrar e acompanhar despesas e se manter organizado. Você pode ver para onde está indo todo o seu dinheiro.
3. Banco: pode conectar e reconciliar seus extratos bancários com apenas alguns cliques. Busque suas transações, classifique-as e reconcilie-as rapidamente. Ele também oferece suporte ao PayPal, para que todas as transações feitas através da sua conta do PayPal possam ser obtidas facilmente.
4. Acompanhamento de projetos: ajudará você a controlar o tempo e as despesas dos projetos. Gere horas faturáveis ​​e faturas com base no trabalho do projeto e pague o valor exato.
5. Pedido de venda e compra: Envie pedidos de suas vendas e comunique-se com seus fornecedores com faturas de vendas e compras personalizadas.
6. GST: Com o Zoho Books, você não precisa se preocupar com impostos sobre bens e serviços. Conheça sua responsabilidade e retorno total e pague seus impostos imediatamente dentro da plataforma.
7. Faturamento eletrônico: conecte o Zoho Books ao seu IRP (Portal de registro de faturas) facilmente e gere faturas sem erros em segundos.
8. Trilha de auditoria: muitas vezes você é solicitado a verificar e rastrear seus livros contábeis em busca de quaisquer alterações. Com o Zoho Books, você pode rastrear e manter facilmente quaisquer alterações feitas em seus livros contábeis.
9. Automação: Automatize tarefas repetitivas, como envio de faturas recorrentes, categorização de despesas, cobrança automática de cartão, etc.
10. Documentos: Armazene todos os seus documentos necessários, como faturas, contas, pedidos de vendas ou compras, ITR e muito mais online e anexe-os às transações necessárias.
11. Portal do Fornecedor: Ofereça ao seu fornecedor um portal próprio para gerenciar tudo, desde transações e pedidos até extratos. Proporcionará maior transparência e um sentimento de confiança entre ambas as partes.
12. Integração: Zoho Books pode ser integrado a várias plataformas, como gateways de pagamento online, aplicativos Zoho, Google Suite, Slack, Zapier e muitas outras ferramentas de CRM importantes. Além disso, você também obterá a API do Zoho Books para integração ao seu fluxo de trabalho.
13. Aplicativo móvel: Zoho Books oferece aplicativos móveis para dispositivos Android e iOS. Você pode gerenciar, rastrear e analisar todas as operações financeiras em qualquer lugar com os aplicativos móveis Zoho Books.

Planos de preços do Zoho Books em detalhes

Antes de verificar como usar os livros Zoho para contabilidade, vamos verificar os planos de preços. Zoho Books é uma ferramenta orientada para conformidade que oferece interface de usuário simples e um sistema de suporte confiável. Existem dois tipos de planos que a Zoho Books oferece: um plano é “Para você começar”, outro é “Plano para suas necessidades exclusivas”.

1. Zoho Books planeja para você começar

• Padrão: Este é um plano básico para começar a gerenciar suas finanças online. Este plano inclui no máximo 3 usuários, um GSTIN e geração de 5.000 contas por mês. O plano começa em INR 749/mês por organização.
• Profissional: Com o plano profissional, você pode obter recursos de gerenciamento comercial e contábil. Você pode adicionar no máximo 5 usuários, 2 GSTINs e gerar 10 mil contas por mês. O plano começa em INR 1.499/mês por organização.
• Premium: Este plano é a opção ideal para empresas que buscam recursos customizáveis, colaborativos e de automação. Você pode adicionar no máximo 10 usuários, 3 GSTINs e gerar 25.000 contas por mês. O plano começa em INR 2.999/mês por organização.

2. Planos do Zoho Books para suas necessidades exclusivas

• Elite: Este plano é uma boa opção para organizações que necessitam de recursos avançados de gerenciamento de estoque. Este plano inclui 15 usuários, 3 GSTINs e 100.000 contas por mês. O plano começa em INR 4.999/mês por organização.
• Ultimate: O plano Ultimate é para organizações maiores que buscam tomar decisões contábeis baseadas em dados. Você pode adicionar 25 usuários, 3 GSTINs e gerar 100.000 faturas todos os meses. Este plano custará INR 7.999/mês por organização.

Interface do Zoho Books

Zoho Books possui uma interface limpa e intuitiva para simplificar sua experiência contábil. Aqui está uma análise de sua interface:

• Painel: A opção painel oferece uma visão geral rápida de seus dados financeiros. Inclui tabelas e gráficos que resumem as principais métricas, como receitas, despesas e lucro.
• Contatos: Na seção Contatos, você pode gerenciar informações relacionadas aos seus contatos comerciais. Você pode adicionar, editar e organizar detalhes de contato aqui. Contatos como clientes, fornecedores e outras empresas com as quais você trabalha.
• Item: Aqui você pode gerenciar seu estoque ou lista de produtos e serviços.
• Bancos: conecte suas contas bancárias, cartões e gerencie suas transações financeiras. Você também pode acompanhar suas receitas e despesas.
• Vendas: Vendas é a seção onde você lida com todos os aspectos do processo de vendas. Esta seção inclui recursos para criar, enviar e gerenciar faturas.
• Compras: O módulo Compras é focado no gerenciamento de despesas e compras. Você pode acompanhar contas e despesas. Isso ajuda você a monitorar e controlar suas despesas comerciais.
• Contadores: Com esta opção, você pode adicionar ou colaborar com seu contador para cuidar da declaração de impostos, auditoria e conformidade de sua organização.
• Quadro de horários: O módulo Quadro de horários é usado para monitorar as horas de trabalho dos funcionários. Isso é essencial para as empresas calcularem as horas faturáveis.
• Relatórios: A seção Relatórios oferece vários relatórios financeiros para ajudá-lo a analisar e compreender o desempenho do seu negócio. Isso pode incluir demonstrações de lucros e perdas, balanços, relatórios de fluxo de caixa e muito mais.

Como usar o Zoho Books?

Você pode usar o Zoho Books para criar e enviar faturas, registrar despesas, gerenciar fornecedores, gerar relatórios comerciais e muito mais. Mas antes de usar este software, você precisa criar uma conta para implementar o Zoho Books em suas operações comerciais.

Visite o site oficial (https://www.zoho.com/in/books/) e inscreva-se para criar uma conta. Você pode optar por qualquer plano ou começar com um teste gratuito de 14 dias. Vamos dar uma olhada em como usar o Zoho Books para diferentes finalidades.

1. Como usar o Zoho Books para criar e enviar faturas?

Para criar e enviar faturas, acesse seu painel e acesse a barra de menu à esquerda. Clique no menu Vendas e siga estas etapas abaixo:

• Clique no botão Vendas e uma nova aba será aberta
• Agora clique no botão Criação Rápida no módulo Fatura
• Preencha todos os detalhes como nome do cliente, número da fatura e data na página Nova fatura
• Selecione o item que deseja incluir
• Carregue qualquer documento necessário que deseja anexar à fatura (opcional)
• Clique na opção Salvar e Enviar e pronto

2. Como gerenciar fornecedores?

Você pode adicionar ou remover um fornecedor facilmente com o Zoho Books. Para fazer isso, siga as etapas abaixo:

• Clique no botão Criação Rápida no módulo Contato
• Selecione Todos os contatos no menu suspenso para filtrar fornecedores e contatos
• Você pode adicionar novos clientes aqui clicando no botão + Novo no topo da página
• Clique em um contato específico para ver os detalhes. Ele exibirá todas as transações e uma visão geral desse contato ou fornecedor específico.
• Para excluir ou remover qualquer fornecedor, selecione a opção Mais no canto superior direito e clique em Excluir

Como usar o Zoho Books para registrar despesas e contas?

Etapas para registrar despesas com Zoho Books

• Para registrar despesas, acesse a opção Despesas na barra esquerda
• Clique em + Nova Despesa no canto superior direito ou simplesmente clique no ícone + ao lado do módulo Despesas
• Agora preencha todos os detalhes necessários como categoria, data, valor, etc.
• Você também pode fazer upload dos recibos
• Clique em Salvar

Maneiras de registrar contas com Zoho Books

• Para registrar suas contas, visite a guia Compras na barra lateral esquerda
• Em seguida, clique no botão Criação Rápida do módulo Faturas
• Agora insira os detalhes como nome, data da fatura, etc.
• Selecione os produtos para os quais você cobrou a fatura
• Anexe arquivos ou documentos que possam sustentar suas contas
• Clique no botão Salvar .

Como usar o Zoho Books para registrar pagamentos?

Gerenciando pagamentos de faturas via Zoho

• Para registrar o pagamento da fatura, vá para Vendas e depois Faturas
• Agora selecione a fatura para registrar o pagamento e a janela de detalhes da fatura será aberta
• Lá você verá uma opção Registrar pagamento na parte superior, clique nesse botão
• Agora insira todos os detalhes como valor, forma de pagamento, data de pagamento, etc.
• Você também pode adicionar informações adicionais no número de referência ou na seção Notas
• Anexe qualquer arquivo ou documento para referência, se houver
• Acerte o registro de pagamento e pronto

Pagamentos de clientes via Zoho

• Agora, para registrar os pagamentos dos clientes, visite a guia Contatos e escolha o contato da sua lista
• A janela de detalhes do contato será aberta e clique no botão Nova transação
• Ao clicar nele, um menu suspenso aparecerá e selecione Pagamentos de faturas
• Insira todos os detalhes como valor, data de pagamento, modo etc.
• Anexe o documento se necessário
• Clique no botão Salvar

Como adicionar bancos e cartões no Zoho Books?

Para vincular sua conta bancária ou cartões, vá para a seção Banco na barra lateral esquerda do seu painel e siga as instruções:

• Clique no módulo Banking e abra a aba
• Você encontrará um botão para Adicionar seu banco ou cartões de crédito no canto superior direito, clique nele
• Na barra de pesquisa, encontre seu banco. Se você não conseguir encontrar seu banco, poderá adicioná-lo manualmente
• Agora adicione todos os detalhes da sua conta e clique no botão Salvar

Como usar o Zoho Books para gerar relatórios de negócios?

Os relatórios de negócios podem ajudá-lo a descobrir o que sua empresa está fazendo e onde ela está.

• Selecione a seção Relatórios no painel de navegação
• Aqui, você pode selecionar seu intervalo de datas para os relatórios
• Agora clique no botão Executar relatório
• Seu relatório será gerado imediatamente. Você pode imprimi-lo ou exportá-lo como arquivo PDF

Como colaborar no Zoho Books?

Você pode se conectar e colaborar com os membros da sua equipe, funcionários, contadores e colegas por meio do seu painel.

• Navegue até o canto superior direito e selecione Configurações (um ícone de chave redonda)
• Clique nele e selecione Usuários no menu suspenso
• Você verá um botão Convidar usuário , clique nele
• Digite o nome, e-mail e a função do usuário
• Clique no botão Enviar

Como gerenciar projetos e planilhas de horas no Zoho Books?

Para gerenciar projetos e planilhas de horas com eficácia, siga as etapas abaixo:

• Clique no botão de menu e vá para a seção Quadro de Horários
• Na lista, você pode escolher entre Projetos ou Quadros de Horários
• No canto superior direito, selecione Log Time ou Log semanal
• Você pode visualizar suas planilhas de horas registradas como uma lista ou em um calendário.

Conclusão

Zoho Books é uma ferramenta útil para gerenciar finanças empresariais. Ele ajuda você a criar faturas, rastrear despesas e até mesmo lidar com projetos. A ferramenta é fácil de usar e seu layout limpo a torna simples para empresas de todos os tamanhos.

Com diferentes planos de preços e recursos úteis como automação e colaboração, o Zoho Books se destaca como uma solução prática para tornar o manejo financeiro mais fácil e eficiente para as empresas.