O guia definitivo para trabalhar em casa da maneira certa

Quão difícil isso pode ser? Você pode pensar.

Você está em casa. Você tem seu laptop. A conexão Wi-Fi está funcionando bem. Você está vestindo seus pijamas. Você pode comer à sua mesa, o que quiser e quando quiser.

É confortável, relaxante e seu chefe não pode pairar sobre seus ombros observando cada movimento seu. Então você pode até tirar esses poucos minutos para preencher aquele quiz do Buzzfeed, porque às vezes é gratificante saber qual personagem da Disney você é com base em suas preferências de fast food.

Mas você ainda tem que trabalhar. Obtenha o último código escrito e a postagem do blog revisada. No final do dia, você não quer que o trabalho se acumule.

Se você está procrastinando e se sente improdutivo ao trabalhar em casa, aqui estão algumas práticas eficazes que você e sua equipe podem seguir para dar o pontapé inicial.

Apenas começando? Veja como se preparar

Quando você está em teletrabalho, é importante que você esteja bem preparado. Mesmo que pareça que não há muito o que fazer, existem alguns passos que você precisa seguir para se manter produtivo ao longo do dia.

Configure sua estação de trabalho

Quer manter as coisas produtivas? Então você precisa do seu próprio espaço livre de distrações, uma estação de trabalho.

A ideia de digitar em seu laptop enquanto está deitado na cama ou sentado no sofá enquanto a TV está ligada pode ser tentadora. Mas isso não funcionará se seu objetivo for ser produtivo.

Uma estação de trabalho com uma mesa adequada e uma cadeira onde você possa guardar seu laptop e trabalhar criará a atmosfera necessária para manter o foco.

Não precisa necessariamente ser um home office dedicado em algum canto da sua casa, mas um lugar que o ajude a se preparar mentalmente e se concentrar em seu trabalho, evitando as comoções em outras partes da casa, será suficiente.

Dica: Finja que você está realmente indo trabalhar. Faça todas as coisas que você faria se estivesse realmente indo para o escritório. Defina um alarme, acorde cedo, faça café, use roupas decentes (não pijamas), etc.

Se houver muitos ruídos que o interrompem, considere usar ou comprar fones de ouvido com cancelamento de ruído.

Coloque sua tecnologia em ordem

A razão pela qual o trabalho em casa prospera é a tecnologia. Sem isso, nada disso seria possível.

Por isso, é importante ter tudo o que você precisa em ordem. Por exemplo, se o seu trabalho exigir um monitor além da tela do seu laptop, talvez seja necessário considerar a compra de um.

Dica: Crie o hábito de levar seu laptop e carregador para casa quando sair depois do trabalho. Dessa forma, caso ocorra uma emergência que o impeça de ir trabalhar no dia seguinte, você poderá trabalhar em casa.

Também é essencial que você tenha instalado todos os aplicativos relevantes que sua equipe usa em seu dispositivo. Se você estiver usando seu dispositivo pessoal em vez do fornecido pelo seu escritório, verifique se todo o software necessário para realizar seu trabalho também está instalado lá.

E o mais importante, você precisa de uma conexão de internet que funcione, que não interrompa de vez em quando e reduza a velocidade do seu progresso. Fique mais perto do WiFi, pois os dispositivos que estão longe dele tendem a consumir largura de banda.

Estabeleça o Horário de Trabalho

Você pode sentir que tem todo o tempo do mundo para fazer esse relatório quando está trabalhando em casa.

E você também pode ficar tentado a adiar o trabalho porque tudo que você tem é tempo (agora que você não precisa ir e voltar entre seu escritório e casa, você pode trabalhar nisso hoje à noite, amanhã de manhã ou quando quiser!) .

Mas é importante que você tenha clareza sobre as horas de trabalho e as horas de folga. Às vezes, a linha entre o trabalho e o tempo pessoal pode ficar embaçada quando você está trabalhando remotamente, então você precisa manter uma rotina. Tente começar e terminar o trabalho no mesmo horário todos os dias para começar.

Dica: Programe seu dia como faria normalmente no escritório. Se você estiver trabalhando em um trabalho das 9h às 17h, comece e termine seu turno de WFH na mesma hora.

Se você estiver trabalhando com uma equipe, talvez já tenha um período de tempo padrão em que todos estejam online e trabalhando. Portanto, é importante agendar intervalos e notificar a todos quando você estiver ausente.

Se você estiver usando uma plataforma de comunicação como o Slack, poderá marcar sua disponibilidade com um status que pode ser personalizado para sua organização.

Proteja-se ao trabalhar remotamente

Embora você esteja em casa e as chances de se envolver em um acidente sejam muito baixas, você pode ficar inseguro de muitas outras maneiras.

Para começar, é provável que você seja vítima de malware e roubo de identidade ou de um golpe na Internet.

É importante que você tenha instalado o software de segurança necessário em seus dispositivos para proteger seus dados online.

Veja como você pode se proteger ao trabalhar remotamente.

Como colaborar com uma equipe

Mesmo se você for um freelancer, às vezes pode ter que colaborar com um cliente ou grupo de clientes. Como tal, é importante aprimorar seu jogo de colaboração ao trabalhar remotamente.

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Documente as Diretrizes e Melhores Práticas para Trabalhar Remotamente

Para ser produtivo como uma equipe, é importante ter diretrizes claras e melhores práticas que todos devem aderir e seguir.

Seja um Documento do Google, uma página wiki ou um arquivo PDF compartilhado por e-mail, certifique-se de que as políticas e práticas recomendadas para trabalhar remotamente estejam claramente definidas e documentadas. Isso ajudará a manter o compromisso daqueles que estão trabalhando em casa.

Supercomunicar com sua equipe

Se você estiver na mesma sala, estará discutindo tudo, e outros que nem fazem parte da conversa podem contribuir. Mas ao trabalhar remotamente, você não tem esse luxo.

Mas você ainda pode fazê-lo funcionar.

• Você pode fazer suas perguntas, opiniões e sugestões no canal público, em vez de enviar mensagens diretas para a pessoa com quem deseja conversar. Dessa forma, outras pessoas não apenas podem ler a conversa entre você e seu colega, mas também podem participar com seus comentários.

• E sempre que possível conte com videochamadas para conversarem entre si. É o mais próximo de uma comunicação pessoal que você pode ter ao trabalhar em casa. Isso não apenas ajuda a manter viva a conexão humana, mas você poderá se expressar com mais clareza para a outra pessoa.

Dica: Certifique-se de definir um horário para reuniões regulares. Crie um evento usando uma ferramenta como o Google Agenda e envie o convite para as pessoas relevantes com pelo menos 2 horas de antecedência.

• Faça com que a equipe compartilhe o que eles estão trabalhando para o dia no canal no início. Se eles estiverem mudando para outra coisa durante o dia, eles podem notificar a equipe com uma atualização. No final do dia, todos podem compartilhar o que conseguiram e não conseguiram concluir.

• Conduza um scrum diário com uma videochamada compartilhada com a equipe ou um tópico público em sua plataforma de comunicação.

Armazenar arquivos e documentos em um local central

Incomodar seu colega a cada cinco minutos para enviar o link para um arquivo ou documento que você precisa é um assassino de produtividade.

Economizará muito tempo se todos os arquivos, documentos, ativos etc. comuns a outras pessoas em sua equipe forem armazenados em um local central facilmente acessível a todos. Uma ferramenta como o Google Drives permite que você salve tudo na nuvem, para que você possa acessar o que quiser onde quer que esteja.

Mantenha uma estrutura bem definida que facilite a localização de arquivos e pastas. Planeje melhor sua estrutura de pastas usando este diagrama abaixo.

detalhando os projetos aqui, mas o restante da equipe também pode ajudar com uma videochamada compartilhada.

Dica: Planeje o que você vai trabalhar com antecedência para ajudar a manter o foco. Ter uma agenda ou uma lista de tarefas para marcar irá motivá-lo mais a fazer as coisas durante o dia.

Ferramentas de trabalho remoto

Existem várias ferramentas que facilitam a colaboração online. No entanto, escolha-os com sabedoria, pois você pode não conseguir pagar todos eles e, mesmo que pudesse, usar muitas ferramentas dificultará o acompanhamento das coisas.

Aqui estão algumas ferramentas populares que você pode usar para colaborar com suas equipes em uma variedade de tarefas.

Para comunicar: Slack

Substitua emails longos por mensagens instantâneas com o Slack. Ele permite que você envie mensagens diretas para seus colegas de trabalho e crie canais para diferentes equipes (ou seja, Marketing) onde eles podem compartilhar mensagens e responder a tópicos. Além disso, você também pode manter o histórico de mensagens.

Você também pode usar o Slack para videoconferência.

Para colaboração visual: Creately

Creately é uma ferramenta baseada em nuvem para organizar e comunicar suas ideias, planos, estratégias, etc. usando diagramas e recursos visuais.

Usando seu recurso de colaboração em tempo real, você e sua equipe podem compartilhar ideias usando mais de 50 tipos de diagramas, incluindo diagramas UML, mapas mentais, maquetes de interface do usuário, fluxogramas etc., enquanto capturam solicitações e sugestões de alterações com comentários em linha.

Ele também se integra a outros aplicativos como Slack, Google Drive, Confluence, etc.

Para gerenciamento de arquivos: Google Drive

O Google Drive oferece um local seguro para armazenar, compartilhar e gerenciar todos os seus arquivos pessoais e comerciais. Ele se integra a todos os outros aplicativos do Google, como Google Docs e Sheets, permitindo que você mantenha todos os arquivos organizados em um local central que pode ser acessado de qualquer lugar com qualquer dispositivo.

Para gerenciamento de tarefas: Asana

A Asana ajuda as equipes a organizar, acompanhar e gerenciar suas tarefas e projetos diários. Com ele, você pode definir prioridades, atribuir tarefas e prazos, acompanhar o andamento do projeto e manter todos alinhados às metas.

Para gerenciamento de tempo e agendamento: Google Agenda

O Google Agenda pode ajudá-lo a gerenciar facilmente sua agenda durante todo o dia, notificando-o sobre as reuniões, eventos etc.

Aqui está uma lista de mais ferramentas que podem ajudá-lo a trabalhar de forma mais inteligente durante o teletrabalho.

Como trabalhar em casa? Mais alguma dica?

Com o que está acontecendo com a disseminação global do Coronavírus, mais e mais empresas estão descobrindo que trabalhar em casa é a escolha adequada. Esperamos que este guia o ajude a ser mais produtivo e eficiente na realização do trabalho.

Tem outras sugestões e dicas sobre como trabalhar em casa? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.