Como escrever um caso de negócios atraente? | #35 Introdução ao gerenciamento de projetos

A justificativa de negócio, ou business case, é um dos principais documentos preparados por um Gerente de Projeto. Afinal, convencerá as partes interessadas e, em última análise, determinará se o projeto receberá apoio, financiamento e será implementado. Como, então, escrever um caso de negócios tão convincente?

Como escrever um caso de negócios atraente? - índice:

1. Introdução
2. Por que seguir este projeto? Defina claramente a necessidade do negócio
3. O que faremos? Descreva o escopo do projeto
4. Como vamos trabalhar? Delinear o cronograma
5. Quanto vai custar? Prepare uma análise de custo-benefício
6. O objetivo vale o esforço? Aliste os resultados desejados
7. Resumo

Introdução

A definição de business case no último PMBOK é muito ampla. Ele diz o seguinte:

“Um caso de negócios é uma proposta de valor para um projeto proposto que pode incluir benefícios financeiros e não financeiros.”

A partir de uma explicação tão curta, é difícil deduzir como preparar um documento que seja convincente para as partes interessadas. Então, que tipo de caso de negócios escrever para o projeto planejado?

O caso de negócios requer clareza máxima. Portanto, uma ótima ideia para começar é tentar explicar como se estivesse falando para uma criança – real ou imaginária – sobre o que será nosso empreendimento. Por que queremos fazer o projeto e o que queremos fazer? Como vamos realizá-lo e para quem é o nosso alvo?

Por que vale a pena prosseguir com esse projeto? Defina claramente a necessidade do negócio

O primeiro passo para um bom caso de negócios é definir claramente a necessidade que o propósito do projeto atende e o benefício comercial para a organização. Em outras palavras, é uma resposta à pergunta de por que implementar o projeto.

Para respondê-las, precisamos nos preparar:

• requisitos comerciais preliminares,
• informações detalhadas sobre metas e objetivos,
• um esboço do estado futuro da organização que se beneficiou ao atingir a meta.

O gerente de projeto inserirá os detalhes da necessidade comercial no termo de abertura do projeto após a aprovação inicial das partes interessadas e a decisão de mover o projeto para a fase de planejamento.

O que faremos? Descreva o escopo do projeto

O próximo passo é apresentar o escopo do projeto. A justificativa para isso deve vincular de forma compreensível as tarefas planejadas para executar com a necessidade do negócio. Dessa forma, explica por que vale a pena prosseguir com o projeto. Você precisa convencer as partes interessadas de que a necessidade do negócio vale o investimento e é urgente, tão abordada neste momento.

De referir ainda, as soluções técnicas e inovações que pretendemos utilizar. Se adotarmos soluções avançadas e aparelhos ou softwares especializados, nosso raciocínio ganhará clareza quando explicarmos os conceitos básicos e evitarmos jargões.

Como vamos trabalhar? Delinear o cronograma

Agora, é hora de traçar o cronograma de trabalho do projeto. Você deve mencionar os marcos aqui, descrevendo em uma ou duas frases os resultados esperados. Isso permitirá que as partes interessadas entendam não apenas o escopo, mas também como o projeto será implementado. Também dará uma ideia imediata do tamanho da equipe e do tempo necessário para alcançar os primeiros resultados do nosso projeto.

Quanto vai custar? Prepare uma análise de custo-benefício

Fornecer uma análise de custos permite que as partes interessadas tomem uma decisão sobre o financiamento do projeto. Deve apresentar com a maior precisão possível:

• o valor total – com base em uma análise sólida dos custos e recursos necessários associados ao projeto,
• subvalores por marcos ou anos, se estiver implementando um projeto de longo prazo.

Embora o caso de negócios exija apenas valores gerais, você precisará de dados financeiros detalhados e análises em estágios posteriores do ciclo de vida do projeto. Portanto, vale a pena preparar estimativas logo no início, para que as partes interessadas saibam que o gerente de projeto está familiarizado com os custos de implementação do projeto.

O objetivo vale o esforço? Aliste os resultados desejados

A etapa final é colocar os resultados desejados do projeto. Esta é uma visão concisa do estado futuro, descrevendo claramente os benefícios para cada grupo de partes interessadas. Você deve mantê-lo:

• conciso,
• sem jargões,
• com visuais contendo dados e resultados desejados,
• realista.

Tenha em mente as implicações relativas ao último ponto, pois as atividades da equipe do projeto estarão sob escrutínio durante a implementação e serão comparadas com os resultados desejados do projeto. Se forem ambiciosos, mas suficientemente cautelosos, você os atenderá com segurança e o projeto permanecerá alinhado com as necessidades e produzirá os resultados pretendidos.

Resumo

Um caso de negócios atraente deve incluir: uma necessidade de negócios claramente definida, escopo do projeto, cronograma, análise de custo-benefício e resultado desejado.

Apresentar um caso de negócios comunica efetivamente o valor do projeto às partes interessadas. Como afirma o PMBOK, “os resultados desejados devem ser claramente descritos, avaliados iterativamente e atualizados ao longo do projeto”. Portanto, os gerentes de projeto devem avaliar regularmente o projeto de uma perspectiva de caso de negócios ao longo do projeto. Dessa forma, eles podem garantir mais facilmente que ele permaneça alinhado com as necessidades e se mova em direção à meta acordada com as partes interessadas.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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