Dicas sobre como escrever um e-mail de acompanhamento para o cliente após a cotação [com modelos]

Navegar em um acordo de vendas é como navegar no campo minado que está namorando. Um representante de vendas pode colocar tudo em conversa doce, flertar e agitar os cílios… apenas para que o cliente não responda. Em vez de chorar, tomar sorvete na banheira; dê uma olhada no livro do NetHunt e descubra o que fazer a seguir!

Quanto tempo devo esperar antes de entrar em contato com um cliente para o qual fiz uma oferta?

Uma boa pergunta, mas infelizmente não é a correta. Com tantos fatores conflitantes afetando por que um lead não respondeu à sua cotação, essa pergunta não é profunda o suficiente. Eles podem precisar de tempo para pensar, podem precisar esperar pela aprovação, podem ter derramado chá no teclado ou podem simplesmente ter excluído seu e-mail. A lista continua e continua....

Em vez disso, você deve se perguntar como acompanhar um cliente que já foi cotado com um preço. Depois de uma auto-reflexão, você deve abrir seu laptop e ir direto para nethunt.com para descobrir as respostas.

Neste artigo, você aprenderá:

Infelizmente, estes são os 11 mandamentos de um e-mail de acompanhamento de cotação eficaz e muitos modelos de acompanhamento encantadores no final do artigo para você usar.

Dicas para acompanhamentos após a cotação

Automatize com CRM

Antes de entrarmos na teoria dos acompanhamentos sem resposta, devemos estabelecer os aspectos práticos. Você pode automatizar todo o processo de acompanhamento com um CRM de automação de vendas; desde a criação do modelo, até a mala direta, até um gatilho de tempo definido para quando o email é enviado. É fácil de configurar em um construtor de fluxo de trabalho intuitivo e só tornará sua vida mais fácil. Aqui está como.

1. Se você ainda não o fez, inscreva-se para uma avaliação gratuita do NetHunt CRM. Nossa equipe de sucesso do cliente é adorável, pronta e esperando para oferecer uma demonstração gratuita do produto. Eles aprenderão tudo sobre o seu negócio e lhe dirão exatamente como nosso sistema versátil o ajuda a atingir metas e alcançar o crescimento.

2. Clique na guia Workflows na barra lateral esquerda do Gmail ou do aplicativo de desktop do NetHunt. Você será recebido pelo nosso organizador construtor de fluxo de trabalho, onde a mágica do acompanhamento automático acontece.

3. Escolha seu gatilho inicial. Isso acionará seu fluxo de trabalho e o acompanhamento será enviado sempre que essa condição for atendida. Aperte ADD A STARTING TRIGGER, que será sempre o mesmo nesta situação. Queremos que nosso e-mail seja enviado quando um negócio for movido de Apresentação para Negociação em nosso pipeline. Normalmente, é quando teremos feito nossa oferta ao cliente.

4 . Passo a passo, é hora de construir seu fluxo de trabalho. Depois de escolher nosso gatilho inicial, precisamos dar o primeiro passo. Nesse caso, a primeira ação é esperar. Emocionante, nós sabemos. Após três dias, daremos aos nossos construtores de fluxo de trabalho a escolha, dividindo-o em três ramificações. A Filial A executa a ação para encerrar o fluxo de trabalho quando recebemos uma resposta - não precisamos fazer o acompanhamento.

A Filial B é nossa sequência de acompanhamento. Após três dias, um e-mail é enviado automaticamente para lembrar o destinatário sobre nossa oferta. Novamente, vamos esperar mais três dias antes de dividir o caminho do fluxo de trabalho novamente. Se um e-mail for finalmente recebido, encerraremos o fluxo de trabalho. Caso contrário, enviaremos “Outro acompanhamento rápido” para ver se podemos obter uma resposta. Se não… Parece que vamos desistir.

5. Clique em 'Ativar' no canto superior direito do construtor de fluxo de trabalho e seu fluxo de trabalho está pronto para ser usado!

Faça sua lição de casa

Três palavras para enviar um arrepio nostálgico na espinha de qualquer um. Meu palpite é que você enviou sua cotação para um cliente em potencial que conhece muito bem e com quem teve mais de uma conversa. No entanto, como acontece com qualquer coisa em vendas, você precisa colocar mais para obter o resultado desejado. Felizmente, fazer sua lição de casa não significa Biologia, Geografia ou Deus me livre... Álgebra. No mundo das vendas, dever de casa significa pesquisa e faz sentido.

Fazer a lição de casa significa...

• encontrar os chefões de uma empresa e abrir uma linha direta com eles;
• descobrir quais fatores podem influenciar o processo decisório de uma empresa e quais informações elas podem precisar para tomar essa decisão ;
• e, em seguida, ajustando sua mensagem para adequá-la;
• finalmente, significa fazer perguntas de acompanhamento para obter mais informações que possam beneficiar seus negócios no futuro.

Se você fizer sua lição de casa corretamente, poderá criar um acompanhamento altamente personalizado e maximizar suas chances de pelo menos receber uma resposta.

Dica de lição de casa quente do NetHunt

O LinkedIn é o seu primeiro porto de escala quando se trata de pesquisa profissional. É um quem é quem do mundo dos negócios e, com um pouco de pesquisa, você pode encontrar a estrutura de gerenciamento de praticamente qualquer empresa que precisar.

Referencie seu e-mail anterior

Este é provavelmente óbvio, mas definitivamente importante. Quando seu cliente em potencial abre seu e-mail de acompanhamento pela primeira vez, ele pode não se lembrar do seu e-mail anterior. Na verdade, ele pode ter se perdido completamente na caixa de entrada deles, preso entre um boletim informativo de voo com desconto não aberto e uma notificação do Facebook de sua sogra. Você deve lembrar o destinatário sobre sua correspondência anterior.

Sofrendo de bloqueio de escritor? Aqui estão alguns exemplos do que você pode dizer...

Escreva uma linha de assunto matadora

De acordo com a pesquisa da Invesp, até 69% dos destinatários enviam uma mensagem para spam com base apenas em sua linha de assunto. Você tem apenas dois segundos para impressionar alguém o suficiente para que eles abram seu e-mail. Use-os com sabedoria.

Sua linha de assunto precisa ser atraente o suficiente para se destacar, mas precisa e relevante o suficiente para abordar o que precisa ser abordado.

A linha de assunto perfeita tem entre seis e dez palavras , usa vocabulário urgente e, às vezes, emojis (mas não muitos).
NÃO ESCREVA EM MAIÚSCULAS, sua taxa de abertura diminui em 30% quando você escreve. Por fim, voltando ao nosso ponto quente da lição de casa, é muito mais provável que os e-mails sejam abertos com uma pitada de personalização , como um nome, na linha de assunto.

Comprimento e tom

De muitas maneiras, escrever um acompanhamento de cotação é muito parecido com escrever um e-mail frio. Ninguém quer ler sua história de vida e planos para dominar o mundo. Esses caras estão ocupados; todos nós somos. Faça-nos um favor e mantenha-o entre 50 e 125 palavras . É importante expressar sua ideia, com certeza. Mas é tão importante manter a atenção do seu destinatário. Vá direto ao ponto.

O tom do seu e-mail precisa ser igualmente não autoindulgente. Pode variar dependendo do setor ou função em que o destinatário está, mas deve permanecer consistente em todo o mesmo email. Ele precisa ser adequado para quem você está enviando e-mails e como você os conhece pessoalmente. Se você não tiver certeza (faça sua lição de casa!), é melhor manter um tom amigável, mas formal.

Puxe o gatilho

As palavras-gatilho são palavras e frases comuns que podemos incluir em um e-mail, que comprovadamente aumentam a atenção do destinatário. Compreender e implementar gatilhos psicológicos sutis pode levar suas campanhas de e-mail a níveis totalmente novos. Ao escrever um e-mail de acompanhamento para um cliente após uma cotação, coloque alguns gatilhos para configurar seu destinatário antes de derrubá-lo do parque.

Principais dicas de gatilho do NetHunt

Tentar espremer todos esses gatilhos em seu e-mail de acompanhamento de cotação existente seria bobagem. Na verdade, isso pode levar seus e-mails a serem spam. É importante usar essas palavras onde elas se encaixam naturalmente, são relevantes e escrever sua mensagem em torno delas. O ponto principal de um gatilho psicológico é que ele passa despercebido pelo radar consciente do receptor. Eles devem ser implementados o mais sutilmente possível.

Tenha tempo ao seu lado

O melhor momento para enviar um e-mail de acompanhamento sobre uma cotação é de 3 a 5 dias após o envio do e-mail original

Encontre um bom equilíbrio. Aprecie que esta pode ser uma grande decisão para o seu destinatário, e eles podem levar algum tempo para refletir sobre isso. Se você enviar muito cedo, poderá forçá-los a tomar uma decisão muito cedo; tarde demais e você pode perdê-los para sempre. Acredite ou não, existem outras métricas a serem consideradas, como o dia da semana, a hora do dia e a hora exata no relógio. Confira…

• O melhor dia para enviar um e-mail é terça-feira, quarta -feira e quinta- feira.
• A hora do dia mais comum para as pessoas verificarem sua caixa de entrada é entre 5h e 6h.
• Um horário aleatório é melhor que um arredondado, é melhor enviar às 5h16 do que às 5h no ponto.

Dica de economia de tempo do NetHunt

Em 2019, o Google adicionou um recurso de produtividade muito aguardado que permite que os usuários programem o envio de seus e-mails. Leia mais sobre esse e outros recursos, aqui!

Como alternativa, você pode automatizar seus acompanhamentos agendando-os como uma sequência de e-mails de gotejamento. O marketing por e-mail por gotejamento não apenas permite que você permaneça relevante e oportuno com sua comunicação, mas também economiza uma boa parte do seu tempo. As campanhas de gotejamento são fáceis de configurar, especialmente com o recurso 'Workflows' do NetHunt.

Defina um super CTA

Enviar follow-ups para clientes em potencial faz parte do seu pipeline de vendas, então você deve sempre se fazer a mesma pergunta: o que estou tentando alcançar aqui? Com sua cotação no e-mail anterior, seu objetivo obviamente era vender alguma coisa. O ponto de seu acompanhamento pode ser diferente e pode variar de caso para caso.

Por exemplo, você pode fornecer mais informações para inclinar a balança a seu favor, agendar uma reunião presencial para mostrar que está falando sério ou oferecer um desconto para adoçar o negócio . Seja qual for o seu objetivo, deixe-o claro. Escolha o objetivo principal do seu e-mail de acompanhamento e crie sua mensagem em torno dele.

Seu objetivo deve ser resumido na parte final do seu e-mail como um Call to Action (CTA) , uma frase curta que direciona seu cliente para a próxima ação desejada.

Dicas do Super CTA do NetHunt

Um CTA não deve ser maior do que uma frase. Mesmo que seja tão curto, há algumas coisas que você pode fazer para torná-lo pop , em vez de plop .

• Use um verbo forte e ativo : descubra, me bata, responda
• Seja claro : reserve uma demonstração gratuita e eu posso lhe mostrar as cordas!
• Use a perspectiva de primeira pessoa : você precisa ver o que podemos fazer!
• Seja entusiasmado : use um ponto de exclamação!

Prepare-se para persuadir

Então, seu lead abriu o e-mail, concordou com tudo dentro, riu um pouco e assinou um pedido de milhares de unidades para o seu produto...

Sim, e então você acordou e comeu seus flocos de milho. Esse seria um mundo perfeito. Mas, como sabemos, as vendas não são um mundo perfeito. Na verdade, é um mundo de muito trabalho duro. Você precisa estar pronto para lutar; armado com as ferramentas que você precisa para convencer seu lead de que você é a melhor opção no mercado. Na NetHunt, chamamos isso de regra PPPP … a preparação evita a persuasão ruim .

Esteja sempre preparado para persuadir por…

• Ter respostas para perguntas adicionais que seus clientes possam fazer.
• Liberando espaço em seu diário para uma sessão de demonstração ao vivo ou reunião presencial.
• Ter conteúdo extra, como postagens de blog, vídeos e guias de instruções prontos para compartilhar.

Acompanhe seus e-mails de acompanhamento

O rastreamento de e-mail é o processo de coletar dados de e-mails enviados e, em seguida, usar esses dados para tomar decisões comerciais e de marketing informadas. Ele oferece dois insights:

• Primeiro, se um destinatário abriu seu e-mail, a que horas e até em qual dispositivo o e-mail foi aberto.
• Em segundo lugar, informa aos usuários se os links e anexos em seus e-mails são clicados .

Aqui está o que parece no NetHunt, mas basicamente você pode usar qualquer software de rastreamento de e-mail disponível para obter informações de e-mail para você.

Não seja insistente

Embora encorajemos você a enviar um número razoável de acompanhamentos, é importante saber que algumas pessoas não gostam de dizer não. Você pode não ter recebido uma resposta, simplesmente por causa da aversão do destinatário ao 'não'. Não se preocupe, há muito mais pistas no mar. É melhor gastar seu tempo com um lead que quer dizer sim, do que com um que simplesmente não consegue dizer não.

Modelos de acompanhamento pós-cotação

Se você ainda tem bloqueio de escritor, nós ainda o protegemos. Na NetHunt, não paramos por nada em nossa busca sem fim para aliviar as dores eletrônicas na Internet. Reunimos cinco exemplos com base em cinco casos de uso (bastante gerais). Basta substituir os campos em negrito pelas informações da sua empresa em particular.

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#1 Quando você estiver pronto para agendar uma demonstração ao vivo para empurrá-los além da linha.

# 2 Quando você deseja aplicar alguma pressão amigável e baseada no tempo.

# 3 Quando você tem todas as respostas, mas nenhuma pergunta.

# 4 Quando você é o representante de vendas mais legal da cidade.

# 5 Quando tudo mais falhar, tente de tudo.

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