Como escrever uma proposta de projeto de negócios que seja aprovada

Escrever uma proposta de projeto de negócios definitivamente leva tempo e consideração cuidadosa, mas valerá a pena quando você conseguir impressionar seus investidores.

A aprovação ou financiamento do seu projeto pode depender da eficácia da sua proposta de projeto, portanto, investir esse esforço extra para aperfeiçoá-la é essencial.

Existem etapas que você pode seguir para garantir que sua proposta de negócio tenha um grande impacto nos tomadores de decisão da sua empresa e, neste post, vamos orientá-lo, explicando como escrever uma proposta de projeto passo a passo. Também são fornecidos modelos que você pode usar para escrever uma proposta de projeto vencedora.

O que é uma proposta de projeto

Vamos começar com o básico.

O que é uma proposta de projeto? É um documento que lista todos os aspectos de um projeto; seu histórico, visão, objetivos, tarefas, requisitos, proprietários, riscos associados, etc. Portanto, basicamente explica o que é seu projeto, o que você deseja alcançar com ele e como planeja executá-lo.

É uma das muitas partes cruciais da fase de planejamento do projeto. Ele apresenta cada etapa do projeto, permitindo que todos entendam o que é exigido deles, suas prioridades e o objetivo comum pelo qual devem trabalhar.

O objetivo da proposta do projeto é comunicar o valor do seu projeto a todas as partes interessadas; clientes, empregadores, investidores e convencê-los do valor do projeto.

Benefícios de uma proposta de projeto bem estruturada

• Esclarece as expectativas do projeto – requisitos do projeto e o plano de ação
• Ajuda a aumentar a viabilidade do projeto
• Oferece uma ampla visão geral do projeto, permitindo identificar problemas facilmente
• Simplifica a implementação do projeto

Diferentes tipos de propostas de projetos incluem

• Solicitado formalmente – uma proposta que é feita em resposta a uma Solicitação de Proposta (RFP) oficial. O documento de RFP geralmente descreve os requisitos das partes interessadas e, às vezes, define as instruções para preparar a proposta.
• Solicitada informalmente – esse tipo de proposta não exige RFP, o que significa que não há um documento oficial que descreva as demandas do cliente ou do stakeholder, portanto, não consiste nos detalhes específicos que uma formal costuma ter.
• Não solicitadas – esse tipo de proposta é pensada por quem as cria e não é esperada ou solicitada por ninguém, mas pode ser de muito valor para o stakeholder.
• Continuação – basicamente requer que você atualize uma proposta em andamento ou já aprovada ou lembre as partes interessadas. Você deve entrar em contato com as partes interessadas e discutir o progresso.
• Renovação – isso é escrito em apoio à renovação de um projeto que foi encerrado ou sobreviveu à sua utilidade.
• Suplementar – quando você precisa de mais recursos do que o originalmente alocado para um projeto, você pode escrever uma proposta de projeto suplementar. Seu objetivo é justificar a necessidade de recursos extras e reestimar o escopo e o cronograma do projeto.

Como escrever uma proposta de projeto

Depois de identificar o tipo de proposta de projeto que atende às suas necessidades, você pode começar a escrever sua proposta de projeto de negócios.

Antes de realmente começar a escrever a proposta do projeto, há alguns passos preliminares que você precisa seguir. Estes são:

• Identifique quem são seus stakeholders. Embora você deva ter como objetivo conquistar a atenção e o interesse de seus stakeholders com sua proposta, a melhor maneira de fazer isso é pensar como eles. Entenda quem eles são, o que eles já conhecem e o que eles preferem em termos de sua ideia. Com base em quem eles são, você pode alterar as informações incluídas e o idioma usado.
• Reúna informações sobre o problema que o projeto pretende resolver, especialmente em termos de como isso está afetando seus stakeholders e seus interesses.
• Faça uma pesquisa sobre o estado atual do problema e as possíveis soluções que já foram descobertas por quem está fora de sua empresa ou por sua própria equipe. Isso o ajudará a ajustar sua própria solução para gerar um argumento mais sólido ou determinar se vale a pena prosseguir (especialmente se as soluções encontradas por outros já foram testadas e falharam).
• Determine o impacto do projeto no sucesso de sua empresa ou como ele beneficiará suas partes interessadas. Faça o layout das métricas de sucesso da proposta e mostre os resultados, e se você encontrar algum risco envolvido, não tenha medo de trazê-lo à tona também; em qualquer caso, conhecê-los permitirá que você altere seu plano de ação para enfrentá-los.
• Especifique um cronograma e os recursos necessários para concluir o projeto. Verifique se as equipes, equipamentos e materiais necessários para realizar as tarefas do projeto estão disponíveis e os objetivos podem ser alcançados em tempo hábil. Leve em consideração os outros projetos em que sua equipe estará trabalhando, os equipamentos ou materiais que estão indisponíveis no momento e quaisquer custos extras em recursos que você terá que arcar para realizar o projeto proposto.
• Crie um esboço de sua proposta de projeto com base nas informações que você coletou. Anote os elementos principais; mais ou menos os elementos básicos devem incluir uma introdução, problema, solução, plano de ação, cronograma e recursos, e uma conclusão.

A conclusão das etapas iniciais acima fornece uma boa vantagem inicial para escrever sua proposta de projeto de negócios. Seu próximo passo é organizar sua pesquisa em um documento coerente – uma proposta real. Veja como escrever uma proposta para um projeto do zero;

1. Escreva o resumo executivo

O sumário executivo oferece uma rápida visão geral da proposta a seguir. Não é apenas a primeira coisa que o leitor verá, mas às vezes é a única coisa que um stakeholder lerá antes de tomar uma decisão sobre a ideia proposta. Portanto, o sumário executivo deve fazer sentido para quem não o leu; para isso, deve consistir em uma sinopse de todas as seções do documento.

• Uma análise do problema
• As conclusões a que chegou
• O plano de ação recomendado

Procure manter o resumo intrigante e convincente; fazer uso de estatísticas notáveis ​​nas duas primeiras frases para despertar o interesse do leitor.

2. Defina o problema

Dê uma breve descrição do problema que seu projeto pretende resolver.

Referindo-se à pesquisa que você fez anteriormente, você pode explicar a situação atual do problema em termos do que está sendo feito dentro e fora de sua organização e por que seus stakeholders devem se preocupar com isso.

Embora você precise ser direto com sua explicação, lembre-se de usar a linguagem e os conceitos com os quais seus stakeholders mais se identificam.

03. Apresente sua solução

Agora que as partes interessadas sabem qual é o problema, é hora de explicar como seu projeto ou sua solução entram em ação. Esta seção geralmente é a parte mais detalhada da proposta do projeto e, para manter a atenção do seu leitor, você pode brincar com o uso de recursos visuais.

Esta seção deve explicar sua solução junto com como você planeja executá-la. Deve reforçar o fato de que sua decisão é apoiada por uma pesquisa adequada e completa. Esclarecer,

• A abordagem do projeto ; como a equipe será montada, as ferramentas e equipamentos que serão usados ​​e como você lidará com as mudanças durante a execução.

• Cronograma do projeto ; liste as tarefas do projeto junto com as estimativas de tempo para cada uma delas. A divisão de tarefas permitirá que você aloque sua equipe adequadamente, e você pode usar um gráfico de Gantt nesta seção para delinear claramente os recursos, tarefas e cronograma.

• Entregas do projeto ; entregas são os resultados de um projeto concluído (ou seja, produto, serviço ou um relatório detalhado). Mencione as entregas do seu projeto junto com as datas de entrega. Use uma estrutura de divisão de trabalho aqui para ajudar as partes interessadas a obter uma imagem mais clara.

Conforme necessário, você também pode incluir informações adicionais, como os riscos previstos e as etapas que você tomaria para superá-los, um plano de comunicação e marcos para ajudar a acompanhar o progresso.

Para tornar esta seção mais fácil de ler, você pode apresentar todas essas informações usando um plano de ação.

04. Descreva os custos do projeto

Esta seção se concentra no custo estimado do projeto proposto. Deve incluir um orçamento detalhado para o projeto.

O objetivo desta seção é ajudar os investidores a ter uma ideia se os custos do projeto podem caber em seus próprios orçamentos, portanto, certifique-se de que os cálculos sejam os mais precisos possíveis.

05. Conclua sua proposta

Forneça uma breve revisão de todos os pontos-chave discutidos ao longo da proposta. Como esta é a última seção, também é a última chance que você tem de convencer seus stakeholders; portanto, reforce sua solução e por que seus stakeholders devem se preocupar com ela, garantindo que o método proposto seja do melhor interesse da organização.

06. Adicione um apêndice

Esta seção é reservada para os documentos de referência, quadros, gráficos, etc. que foram referidos ao escrever a proposta do projeto.

07. Revisar e refinar

Para comprovar seu profissionalismo e conquistar seus stakeholders, você deve apresentar uma proposta de projeto sem erros.

Revise sua proposta para verificar se há erros de ortografia e erros gramaticais. Muitas vezes, um novo par de olhos ajuda a detectar erros facilmente; peça a um colega para revisar o documento ou aguarde 1-2 dias e revise-o novamente.

Modelos de proposta de projeto

Uma proposta de projeto detalhada e bem estruturada ajudará você a manter o foco e o caminho certo, oferecendo as instruções necessárias ao longo do projeto, o que certamente é melhor do que pegar coisas da memória ou conversas que você teve com sua equipe durante aquela reunião. semanas atrás.

Para facilitar para todos, você pode ter um modelo de proposta de projeto padrão que eles podem consultar ao documentar sua ideia de projeto.

A seguir estão alguns modelos de proposta de projeto que você pode compartilhar com a equipe.

Proposta de projeto de negócios de uma página

Você pode editar este modelo online e compartilhar o link com sua equipe ou as partes interessadas online para que eles também possam colaborar nele. Conecte-se com eles por meio de videoconferência no aplicativo Creately e conduza-os por cada seção da proposta. Alternativamente, usando comentários in-line, eles também podem deixar seus comentários sobre a proposta.

Modelo de proposta de projeto

Qual é o seu processo para escrever uma proposta de projeto de negócios?

A criação de uma proposta de projeto às vezes pode ser um miniprojeto em si. Usar uma lista de verificação de processo adequada ou um modelo padrão pode ajudá-lo a acelerar as coisas. Antes de escrever sua proposta de projeto, siga primeiro os passos preliminares mencionados acima. Lembre-se de seus stakeholders-alvo e crie um argumento convincente para sua proposta.

Quer compartilhar seus pensamentos sobre como escrever uma proposta para um projeto? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.