O Guia Fácil para Desenvolver um Plano de Ação Eficaz

Planejando transformar sua visão em realidade? E qual é a sua melhor maneira de evitar desafios e problemas durante essa jornada? Um plano de ação sólido.

Delineamos 6 etapas explicando como escrever um plano de ação. Depois de se familiarizar com eles, vá em frente e use os modelos editáveis ​​abaixo para começar a planejar imediatamente.

O que é um Plano de Ação

Um plano de ação é uma lista de verificação para as etapas ou tarefas que você precisa concluir para atingir as metas que definiu.

É uma parte essencial do processo de planejamento estratégico e ajuda a melhorar o planejamento do trabalho em equipe. Não apenas no gerenciamento de projetos, mas os planos de ação podem ser usados ​​por indivíduos para preparar uma estratégia para atingir seus próprios objetivos pessoais.

Os componentes de um plano de ação incluem

• Uma descrição bem definida do objetivo a ser alcançado
• Tarefas/etapas que precisam ser realizadas para atingir a meta
• Pessoas que se encarregarão de realizar cada tarefa
• Quando essas tarefas serão concluídas (prazos e marcos)
• Recursos necessários para completar as tarefas
• Medidas para avaliar o progresso

O que é ótimo em ter tudo listado em um local é que fica mais fácil acompanhar o progresso e planejar as coisas com eficiência.

Um plano de ação não é algo imutável. À medida que sua organização cresce e as circunstâncias ao redor mudam, você terá que revisitar e fazer ajustes para atender às necessidades mais recentes.

Por que você precisa de um plano de ação

Às vezes, as empresas não gastam muito tempo desenvolvendo um plano de ação antes de uma iniciativa, o que, na maioria dos casos, leva ao fracasso. Se você ainda não ouviu, “falhar em planejar é planejar falhar” disse Benjamin Franklin supostamente uma vez.

O planejamento ajuda você a se preparar para os obstáculos à frente e mantê-lo no caminho certo. E com um plano de ação eficaz, você pode aumentar sua produtividade e manter o foco.

Aqui estão alguns benefícios de um plano de ação que você deve conhecer;

• Dá-lhe uma direção clara. Como um plano de ação destaca exatamente quais etapas devem ser tomadas e quando devem ser concluídas, você saberá exatamente o que precisa fazer.
• Ter seus objetivos escritos e planejados em etapas lhe dará uma razão para permanecer motivado e comprometido durante todo o projeto.
• Com um plano de ação, você pode acompanhar seu progresso em direção ao seu objetivo.
• Como você está listando todas as etapas que precisa concluir em seu plano de ação, isso o ajudará a priorizar suas tarefas com base no esforço e no impacto.

Como escrever um plano de ação. Melhores Práticas

Ao que parece, criar um plano de ação parece bastante fácil. Mas há vários passos importantes que você precisa seguir com cautela para tirar o melhor proveito disso. Veja como escrever um plano de ação explicado em 6 etapas fáceis.

Passo 1: Defina seu objetivo final

Se você não tem clareza sobre o que quer fazer e o que deseja alcançar, está se preparando para o fracasso.

Planejando uma nova iniciativa? Comece definindo onde você está e onde você quer estar.

Resolvendo um problema? Analise a situação e explore possíveis soluções antes de priorizá-las.

Em seguida, anote seu objetivo. E antes de passar para a próxima etapa, execute sua meta pelos critérios SMART. Ou em outras palavras, certifique-se de que

• Específico – bem definido e claro
• Mensurável – inclua indicadores mensuráveis ​​para acompanhar o progresso
• Atingível - realista e alcançável dentro dos recursos, tempo, dinheiro, experiência, etc. que você tem
• Relevante – alinhe-se com seus outros objetivos
• Oportuna – tem uma data de término

Use esta planilha de metas SMART para simplificar esse processo. Compartilhe-o com outras pessoas para obter sua opinião também.

E consulte nosso guia fácil para o processo de definição de metas para saber mais sobre como definir e planejar suas metas.

Passo 2: Liste os passos a serem seguidos

O objetivo é claro. O que exatamente você deve fazer para perceber isso?

Crie um modelo aproximado para listar todas as tarefas a serem executadas, datas de vencimento e pessoas responsáveis.

É importante garantir que toda a equipe esteja envolvida nesse processo e tenha acesso ao documento. Desta forma, todos estarão cientes de seus papéis e responsabilidades no projeto.

Certifique-se de que cada tarefa esteja claramente definida e seja atingível. Se você se deparar com tarefas maiores e mais complexas, divida-as em tarefas menores que sejam mais fáceis de executar e gerenciar.

Dicas: Use um modelo de Matriz RACI para esclarecer as funções e responsabilidades do projeto e planejar projetos

Etapa 3: priorize tarefas e adicione prazos

É hora de reorganizar a lista priorizando as tarefas. Algumas etapas podem ser priorizadas, pois podem estar bloqueando outras subetapas.

Adicione prazos e certifique-se de que eles sejam realistas. Consultar o responsável por sua realização para entender sua capacidade antes de decidir sobre prazos.

Etapa 4: definir marcos

Os marcos podem ser considerados mini-objetivos que levam ao objetivo principal no final. A vantagem de adicionar marcos é que eles dão aos membros da equipe a expectativa de algo e os ajudam a permanecer motivados, mesmo que a data final esteja longe.

Comece a partir do objetivo final e trabalhe de volta à medida que define os marcos. Lembre-se de não manter muito pouco ou muito tempo entre o marco que você definiu. É uma prática recomendada espaçar os marcos com duas semanas de intervalo.

Passo 5: Identifique os recursos necessários

Antes de iniciar seu projeto, é crucial garantir que você tenha todos os recursos necessários à mão para concluir as tarefas. E se eles não estiverem disponíveis no momento, você precisa primeiro fazer um plano para adquiri-los.

Isso também deve incluir seu orçamento. Você pode atribuir uma coluna do seu plano de ação para marcar o custo de cada tarefa, se houver.

Passo 6: Visualize seu plano de ação

O objetivo desta etapa é criar algo que todos possam entender de relance e que possa ser compartilhado com todos.

Se o seu plano de ação vem na forma de um fluxograma, gráfico de Gantt ou tabela, certifique-se de que ele comunique claramente os elementos que identificamos até agora – tarefas, proprietários de tarefas, prazos, recursos, etc.

Este documento deve ser facilmente acessível a todos e deve ser editável.

Etapa 7: monitorar, avaliar e atualizar

Aloque algum tempo para avaliar o progresso que você fez com sua equipe.

Você pode marcar as tarefas concluídas como concluídas neste plano de ação final, chamando a atenção para como você progrediu em direção à meta.

Isso também trará as tarefas pendentes ou atrasadas, caso em que você precisa descobrir o motivo e encontrar soluções adequadas. E, em seguida, atualize o plano de ação de acordo.

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Mais dicas sobre como criar um plano de ação?

Um plano de ação é projetado para guiar seu caminho para atingir seus objetivos. Ele transforma sua visão em metas e etapas acionáveis. E isso ajuda você a manter o foco e a motivação.

Desde um funcionário individual em uma organização até departamentos maiores podem fazer uso de planos de ação para orientar seu caminho para a conclusão de seus objetivos.

Talvez você esteja prestes a criar seu primeiro plano de ação ou já seja um profissional em escrevê-los. De qualquer forma, gostaríamos de ouvir suas opiniões sobre como escrever um plano de ação. Compartilhe-os conosco na seção de comentários abaixo.