Como escrever uma proposta de projeto: 8 dicas e diretrizes de especialistas

Dizem que você não tem uma segunda chance de causar uma primeira impressão, o que não poderia ser mais verdadeiro ao escrever uma proposta de projeto.

As partes interessadas do projeto não veem quem você é desde o início; eles só veem o que você apresenta na Proposta.Portanto, seu objetivo é fazer com que eles vejam o que você quer que eles vejam – um projeto bem pensado, com todos os detalhes considerados, no qual vale a pena investir tempo e dinheiro.

Vamos adivinhar o que está passando pela sua cabeça agora: Como escrever uma proposta de projeto que encante os stakeholders?

Fácil!

Você só precisa usar modelos de apresentação de proposta de projeto projetados por especialistas na área.

Com um modelo de proposta de projeto de uma página bem elaborado, você pode facilitar todo o processo para você e sua equipe.

O design deslumbrante está pronto, todas as regras de proposta de projeto são mantidas e você só precisa preencher as informações necessárias para ter a proposta dos seus sonhos pronta em pouco tempo .

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O que é uma proposta de projeto? Conceitos Chave Definidos

Uma proposta de projeto é um documento formal escrito para fornecer ao público informações detalhadas sobre um projeto.Ele deve delinear o propósito do projeto, suas metas, entregas, orçamento e cronograma de entrega.Em outras palavras, o esboço da proposta do projeto deve incluir todos os detalhes que possam interessar às partes interessadas.

Os objetivos da apresentação da proposta do projeto podem diferir com base no escopo e na escala do projeto. Pode ser uma proposta de marketing para lançar uma nova linha de produtos ou um plano de negócios interno para otimizar processos. Independentemente do que seja, uma proposta de projeto deve ser clara, concisa e entregar as informações necessárias para ajudar a tomar decisões bem informadas.

As intenções mais comuns de uma proposta de projeto de redação incluem as seguintes .

• Obter financiamento externo para patrocinar o projeto
• Obtenha a aprovação da alta administração para obter os recursos e suporte necessários
• Interesse potenciais investidores e partes interessadas no projeto
• Geralmente, crie entusiasmo em torno do projeto

Não importa o propósito, algumas abordagens e regras comuns se aplicam a todas as propostas de projeto para garantir que sejam bem elaboradas e eficazes. Vejamos os principais tipos de propostas.

Proposta de Projeto Solicitada

O exemplo de proposta de projeto mais formal é enviado em resposta à solicitação formal de proposta (RFP) do cliente . Normalmente, é quando os proprietários do projeto estão interessados ​​em serviços ou produtos específicos de determinadas partes e desejam ver o que os fornecedores em potencial oferecem.

Se você construir uma proposta de projeto solicitada, esteja preparado para competir com outros licitantes. Nesse caso, o esboço da proposta do seu projeto deve ser muito atraente, pronto para se destacar e causar impacto. Você deve pensar em como tornar sua Proposta única para obter a vantagem que precisa da concorrência, pois haverá uma comparação detalhada das propostas.

Proposta de Projeto Não Solicitada

No caso de propostas de projetos não solicitadas, não há solicitação formal do proprietário do projeto.Por exemplo, você pode decidir participar da licitação de um determinado projeto e enviar sua proposta de projeto mesmo sem uma solicitação específica.

Em comparação com o exemplo de proposta de projeto anterior, este é menos competitivo, pois não há comparação direta dos licitantes.

No entanto, você ainda precisa garantir que sua proposta seja atraente e visualmente agradável, pois você deseja causar uma ótima impressão e receber a aprovação do cliente. Propostas de projetos não solicitadas também têm “regras mais flexíveis” em relação a esboço e formato, pois você não precisa considerar requisitos rígidos do cliente.

Proposta Informal de Projeto

Freqüentemente, seu cliente pode encaminhá-lo com uma solicitação informal para enviar a ele uma proposta de projeto.Isso pode se referir a casos em que você negocia com um cliente em potencial e ele se interessa por mais detalhes sobre a oferta que você pode fornecer.

Nesse caso, você pode elaborar uma proposta de projeto menos formal, que pode até ser apresentada como uma breve apresentação ou um documento de uma página organizado de forma livre. Aqui, seu principal objetivo é ser informativo e detalhado o suficiente para que você esteja na mesma página sobre todos os detalhes e responsabilidades do projeto.

Proposta de Projeto de Renovação

Digamos que um projeto já foi concluído e o cliente está voltando para mais com um pedido para renovar seu projeto, ou você deseja consultar um antigo e gentil parceiro com uma oferta especial para retornar e colaborar.

Nesse caso, você deve criar uma Proposta de Projeto de Renovação, idealmente mostrando o que foi melhorado desde a última vez, quais novas ideias você tem a oferecer e por que seu projeto ainda é relevante para esse cliente em particular.

As propostas de projetos de renovação geralmente são baseadas no esboço da proposta de projeto anterior com o cliente para manter alguma consistência e deixar as partes confortáveis ​​umas com as outras.

Proposta de Projeto de Continuação

Provavelmente, esta pode ser considerada uma das propostas de projeto “mais fáceis”, pois quase não há concorrência aqui e o cliente já o conhece bem. Além disso, não há necessidade de convencer alguém a iniciar uma nova colaboração, pois você já tem uma parceria estabelecida e a prolonga.

As propostas de projetos de continuação são usadas quando uma fase do projeto se aproxima do fim e você é solicitado a fazer uma nova proposta por um período adicional .Nesse caso, você deve adaptar o antigo esboço da proposta do projeto e adicionar novos entregáveis.

Proposta Suplementar de Projeto

Mesmo que o esboço da proposta de projeto anterior já tenha sido aprovado e as partes interessadas necessárias tenham colaborado, você ainda pode se encontrar em uma situação em que precisa adicionar algo novo.

Por exemplo, você pode sentir a necessidade de escrever uma proposta de projeto solicitando investimento adicional ou mais envolvimento das partes interessadas com base nos novos requisitos. Nesse caso, você deve redigir uma proposta de projeto suplementar explicando por que são necessários recursos adicionais e quais melhorias eles podem trazer.

A ideia principal aqui é mostrar ao cliente que sua Proposta ainda é relevante e que você precisa de mais ajuda e suporte para obter um melhor resultado do projeto.

8 etapas obrigatórias sobre como escrever uma proposta de projeto

Escrever propostas de projetos agora é uma tarefa simples, graças à abundância de modelos, formatos e amostras prontos na web .Você não precisa mais reinventar a roda e perder tempo elaborando um design profissional, pensando no layout do texto, etc.

Renderforest – uma plataforma de design tudo-em-um que fornecemodelos de propostas de projetos para qualquer setor.Não importa o que você precisa, em qual área de negócios você está trabalhando e quais termos e condições você deve considerar, a Renderforest o protege!

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Mas antes de escolher o modelo certo, você deve conhecer alguns princípios cruciais para escrever uma proposta de projeto. Aqui está a lista completa de etapas que você deve seguir para escrever uma proposta de projeto que trará resultados.

1. Preparando-se para a Escrita

A pesquisa adequada é o herói desconhecido de qualquer proposta bem-sucedida. Pode ser uma das partes invisíveis do processo, mas é uma das mais importantes. Assim como você precisa estabelecer uma base adequada para o edifício antes de começar a construí-lo, você precisa fazer uma pesquisa sólida sobre o projeto antes de começar a escrever uma proposta. Caso contrário, não importa quantos atributos você adicione à base fraca no futuro, isso não trará nenhum sucesso.

Portanto, reserve tempo suficiente para pesquisar o projeto em todos os aspectos.Não pare até ter 100% de certeza de que entendeu claramente o que é necessário.

Além disso, determine quem são os benfeitores do projeto e qual é a melhor maneira de mostrar o valor do seu projeto a eles.

Se essas etapas forem concluídas com sucesso, as metas e os objetivos do projeto serão definidos e você entenderá melhor como o projeto deve ser no final.

Portanto, dê à sua mente o tempo necessário para pesquisar e passar para o processo de escrita real quando o esqueleto estiver pronto.

2. Elaboração de um resumo executivo atraente

Chegando agora a uma tarefa árdua – transmitir o significado, a profundidade e as nuances do projeto em um breve resumo executivo. Quando você faz uma pesquisa extensa e seu cérebro está cheio de centenas de detalhes do projeto, dá trabalho resumir todas essas informações em poucas frases.

No entanto, o resumo executivo é um padrão e um componente crucial do esboço de uma proposta de projeto, portanto, você deve dominar a arte de escrevê-lo.

O sumário executivo é uma sinopse concisa mas informativa do projeto .Geralmente contém as seguintes seções.

• O problema que você tenta resolver
• Os recursos que você precisa para resolvê-lo
• A metodologia que você usa para resolver o problema
• O resultado esperado do seu projeto e como você medirá seu sucesso, etc.

Muitas responsabilidades estão sobre seus ombros nesta seção, pois essa é a primeira parte que os leitores verão ao abrir a proposta do projeto. Portanto, ele tem a tarefa de fisgar os proprietários de projetos e prometer a eles algo extraordinário que os deixará interessados ​​em uma exploração mais aprofundada de documentos.

Você pode até considerar escrever o resumo executivo no final, depois que toda a sua proposta de projeto estiver concluída.Dessa forma, você pode ver toda a imagem e resumir toda a ideia em um parágrafo com mais precisão.

3. Descrevendo o Escopo do Projeto

Descendo ao âmago da questão, você deve começar a revelar mais detalhes sobre o projeto. Comece com o histórico do projeto, que é uma explicação detalhada da razão por trás do projeto, o estado atual do problema para o qual este projeto pretende resolver, etc.

Por exemplo, se pretende realizar uma campanha de conscientização social sobre a importância da água limpa, você deve mencionar que tipo de problema é e por que a conscientização é importante para resolvê-lo. Você também pode incluir estatísticas sobre o estado atual de escassez ou qualidade da água na área que seu projeto terá como alvo.

Além de cobrir o estado atual do problema, o escopo do projeto deve incluir o seguinte.

• Quem contribuiu para o problema antes e quais são as conquistas dos projetos anteriores?
• Por que as tentativas anteriores não foram bem-sucedidas?
• Quais são as lacunas que você vai preencher com o seu projeto?
• Quais são os métodos que você vai usar que serão mais eficazes do que os anteriores?

Você também deve incluir uma descrição detalhada das ferramentas e métodos que usará para concluir o projeto. Aqui, uma estrutura de divisão de trabalho estabelecida (WBS) pode ajudar significativamente.

4. Delineando os Objetivos do Projeto

Bem, ao escrever uma proposta de projeto até este ponto, você já falou o suficiente sobre o projeto e por que ele é importante.

Mas deve haver uma seção detalhada para os objetivos do projeto – não uma visão geral abstrata do que você deseja alcançar, mas os pontos exatos que você precisa alcançar.

Nesse sentido, a amplamente popular metodologia SMART é bastante útil.É a sigla em inglês paraSpecific, Measurable, Attainable, Relevant e Time-bound .Vamos espalhar a luz em cada um desses pontos.

• Objetivosespecíficos significam que você não escreve algo como “melhorar a qualidade de vida”.Em vez disso, seus objetivos devem ser concretos, como “reduzir a contaminação da água em 15% em 6 meses na área mencionada”. Veja a diferença? A segunda opção é cristalina.
• Metasmensuráveis ​​indicam que você precisa ser capaz de acompanhar o progresso com indicadores claros.Se você escrever metas claras como no exemplo acima, elas se tornarão automaticamente rastreáveis ​​e mensuráveis. Além disso, você deve ter métricas claras que ajudarão as partes interessadas a rastrear se o projeto está no caminho certo ou não – você faz o que disse ou não?
• O que queremos dizer com metasatingíveis ?Simples. As metas devem ser realistas, alcançáveis ​​e refletir a quantidade de recursos disponíveis para o projeto. Objetivos realistas significam que não há metas mirabolantes. Então, ao invés de reduzir a contaminação da água em 50% em 6 meses, escolha um mais realista para evocar confiança e confiança em seu projeto.
• Os objetivosrelevantes são aqueles que estão diretamente relacionados com as metas do projeto.Às vezes pode ser fácil sair do caminho e começar a perseguir objetivos que não estão diretamente relacionados ao projeto.
• Por fim, os objetivos com limite detempo têm prazos rígidos, portanto, as partes interessadas do projeto, especialmente os investidores, sentem-se confiantes de que você está trabalhando duro no projeto e tem um cronograma claro para o lançamento.

5. Apresentando uma solução

Tantas conversas sobre por que o projeto é importante e qual questão não pode ficar sem solução. Então, qual deve ser seu próximo passo ao escrever uma proposta de projeto? Sim, soluções; na verdade, qual é a promessa do seu projeto principal?

A seção de soluções pode ser mais curta que as anteriores, mas deve ser impressionante e honesta .Voltando ao estágio de pesquisa do projeto, você deve ter uma ideia clara de quais etapas você precisa seguir para chegar ao resultado desejado. Se não houver um plano claro que você sinta que pode levar ao sucesso, pense novamente se você deve lançar o projeto.

Mas como você está aqui, provavelmente é porque você está equipado com os métodos e conhecimentos certos para fazer o trabalho. Então, o que deve ser incluído nesta seção?

• Uma declaração de visão é o mapa que irá guiá-lo através do projeto.Ele resume para onde sua equipe está indo, por que e como. Uma declaração de visão clara é igualmente importante para as partes interessadas internas e externas, portanto, certifique-se de que seja escrita da maneira correta ( veja como funciona ).
• O cronograma do projeto mostra a ordem das tarefas que devem ser concluídas e o cronograma para sua conclusão.Aqui é importante ter todos os seus marcos listados. Do contrário, corre-se o risco de perder a pista certa e, consequentemente, ficar para trás no cronograma do projeto ( veja como funciona ).
• As funções e responsabilidades dos membros da equipe mostram atribuições claras para cada pessoa envolvida.Além disso, fica claro quem é o responsável pelo quê, para que todos saibam o que esperar, quando e como.
• Outros detalhes trazem mais clareza e facilitam a execução do projeto .Pode ser a lista de ferramentas de relatório que você usará ou a lista de materiais e equipamentos necessários para concluir o projeto.

6. Conduzindo uma avaliação completa das necessidades

Aproximando-se gradualmente do objetivo principal de sua Proposta – você precisa envolver os recursos necessários das partes interessadas e, claro, precisa explicar por que eles devem fazê-lo.

A realização de uma avaliação completa das necessidades é essencial para identificar os recursos necessários para o projeto e por que eles são necessários. Em primeiro lugar, é crucial garantir que você possa concluir as atividades prometidas. Além disso, é crucial incluí-lo no esboço da proposta do projeto, para que as chances de obter financiamento sejam maiores.

Ao escrever sobre avaliação de necessidades, você deve incluir o seguinte:

• O Orçamento do Projeto é uma lista abrangente de todas as despesas relacionadas ao projeto.Deve incluir pequenas e grandes compras, salários dos membros da equipe, impostos, preços dos materiais que você usará, custo de viagem se precisar comparecer a reuniões ou conferências, etc. Veja um exemplo de orçamento de projeto aqui .
• Uma divisão dos custos pode parecer igual ao orçamento do projeto, mas é uma versão mais detalhada do orçamento .Aqui, você deve incluir as razões e explicações detalhadas de por que cada recurso é necessário, onde você vai obtê-lo e quanto custará. Isso é importante porque os investidores precisam saber que seu dinheiro está sendo gasto da maneira certa.
• Por fim,um plano de alocação de recursos mostra como diferentes recursos devem ser organizados para concluir o projeto com eficiência.Em termos mais simples, é um plano que mostra como você usará os recursos que as partes interessadas fornecem para seu projeto. Aqui está uma explicação detalhada de como funciona a alocação de recursos .

7. Abordando a Gestão de Riscos

Antever o imprevisto é a missão especial de todo gestor de projetos. Ao redigir uma proposta de projeto, você deve garantir que possui um plano de contingênciaconfiável, pronto para ser usado em caso de interrupção.

Este plano deve ser incluído no esboço da proposta do projeto. Caso contrário, seu plano não parecerá confiável o suficiente para os investidores, e eles não ficarão convencidos de que você pode lidar com qualquer interrupção em tempo hábil.

Você deve pensar cuidadosamente em todos os principais riscos que podem ocorrer durante o projeto, pois não há modelos padrão para contabilização de riscos. Para identificar os riscos, você deve levar em consideração todos os possíveis fatores que podem influenciar ou inviabilizar a conclusão do seu projeto.

Além disso, você deve priorizar aqueles que têm maior probabilidade de acontecer e aqueles que são reais para prevenir e mitigar. Você também deve mostrar na proposta do projeto que possui um plano para responder a cada risco possível.

8. Escrevendo uma Conclusão Eficaz

Bem, está quase na hora de parabenizá-lo pelo trabalho bem feito! Resta uma última peça – a conclusão do projeto, que deve ser convincente o suficiente para motivar o leitor a agir.

A conclusão deve reafirmar seus pontos principais e capturar o que torna seu projeto único. Também pode ser usado para incluir alguns gráficos, relatórios, gráficos ou qualquer outro tipo de dados que suportem suas reivindicações, mas foram deixados de fora do corpo principal de sua proposta de projeto.

Estas são todas as etapas que você precisa seguir para criar um esboço de proposta de projeto vencedor. Agora que você sabe como escrever um esboço de proposta de projeto, é hora de explorar alguns esboços prontos que você pode facilmente personalizar e usar em seu projeto.

Exemplos de proposta de projeto simples para editar agora

Cada proposta de projeto que você precisa é armazenada na biblioteca de propostas de projeto do Renderforest .É muito fácil criar uma proposta de projeto com aparência profissional com esses modelos prontos para uso. Aqui estão alguns que você pode experimentar agora!

Modelo de Proposta Comercial

Procurando um modelo de proposta comercial profissional e moderno? Não procure mais! Nosso modelo de proposta comercial apresenta o design e o layout aplicáveis ​​a apresentações formais, nas quais a ênfase deve ser colocada no conteúdo e não no design.

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Modelo de Proposta de Projeto

Mudar para um modelo de proposta de projeto mais universal e casual que pode ser uma ótima opção para qualquer projeto. Ele possui cenas detalhadas que descrevem o histórico do seu projeto, as metas e objetivos que você definiu para ele e o cronograma e os recursos necessários para concluí-lo.

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Modelo de Proposta de Marketing

Colorido, dinâmico, detalhado – tudo o que você imagina que uma proposta de marketing moderna deve ser está contido neste modelo. Seu design marcante irá capturar a atenção de seu público potencial, enquanto seu conteúdo certamente irá convencê-los a pensar em investir em seu projeto.

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Perguntas frequentes sobre esboço da proposta de projeto

Proposta de Projeto x Termo de Abertura do Projeto

Um termo de abertura do projeto é um documento oficial que marca o início de um projeto que pode ser criado somente após a proposta do projeto ser criada e aprovada. Portanto, se a proposta do projeto é um documento persuasivo destinado a obter a aprovação do seu projeto, o termo de abertura do projeto é um documento oficial que contém os detalhes dos recursos e o cronograma necessários para a conclusão do seu projeto.

Eles são diferentes em propósito e no momento em que são criados. No entanto, ambos são documentos obrigatórios para o gerenciamento de projetos bem-sucedido e ambos contêm detalhes cruciais sobre os objetivos do projeto e outros detalhes.

Quais são os 6 tipos de propostas de projeto?

1. A Proposta Solicitada é criada em resposta a uma solicitação oficial de um cliente ou cliente em potencial.É o tipo de Proposta mais competitivo.
2. Uma Proposta não solicitada é enviada a um potencial cliente ou cliente sem sua solicitação e pode ser usada para apresentar você e seu projeto.Por exemplo, você pode usar propostas de projetos não solicitadas para se candidatar a uma subvenção pública.
3. Uma Proposta informal é uma troca de propostas entre duas partes que não possui uma estrutura oficial.É apenas para uso interno e não segue nenhum formato ou orientação específica.
4. Uma Proposta de renovação é criada para renovar a cooperação com uma parte com a qual você já tinha um acordo antes e agora deseja reiniciá-lo com um pouco de ajuste.
5. Uma Proposta de continuação é uma proposta para continuar um projeto em andamento.Geralmente é criado quando o cronograma inicialmente acordado do projeto está prestes a terminar, mas mais trabalho deve ser feito.
6. Uma Proposta suplementar é criada quando um cliente ou cliente solicita serviços ou bens adicionais para um projeto em andamento e precisa justificar as novas despesas.

Qual deve ser a duração de uma proposta de projeto?

Não é o tamanho da palavra que importa, mas quão detalhada e convincente é a sua proposta de projeto. Você não está limitado a ter uma proposta de projeto longa se a mantiver estruturada e concisa.

Os modelos de proposta de projeto da Renderforest são construídos de acordo com os princípios-chave das propostas de projeto e cobrem de forma otimizada todas as informações importantes em poucas páginas.Você pode usá-los como ponto de partida para criar sua própria proposta de projeto com rapidez e facilidade.

Principais conclusões

As propostas de projeto são a maneira formal de mostrar aos proprietários do projeto que você é a equipe perfeita para o trabalho. É um documento detalhado e bem estruturado com os objetivos do projeto, cronogramas e recursos necessários para a conclusão bem-sucedida.

Embora criar uma proposta de projeto com aparência profissional seja uma tarefa fácil com modelos prontos para uso , o conteúdo que está dentro é o que realmente conta. Você precisa ser preciso e persuasivo, considerar todos os detalhes e levar em conta todos os possíveis problemas ao escrever um esboço de proposta de projeto.

Lembre-se, seu objetivo não é apenas ganhar o projeto, mas também estabelecer a estrutura para guiá-lo até sua conclusão.

Boa sorte no oceano de propostas de projetos!

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