Como escrever procedimentos operacionais padrão claros e eficazes; O Guia Prático com Modelos

Toda organização precisa de um conjunto de regras para orientar seus membros. Procedimentos operacionais padrão (POPs) são estabelecidos para este fim. Os POPs são uma parte essencial de qualquer negócio e são necessários para garantir a qualidade e a consistência das operações organizacionais em meio à correria do trabalho diário.

Este post irá ajudá-lo a escrever os procedimentos operacionais padrão da sua organização de forma eficaz e torná-los parte de sua abordagem de gerenciamento do dia-a-dia. Explica e inclui,

• O que são SOP
• Diferentes formatos de SOP
• Como escrever SOPs e melhores práticas
• Modelos de SOP editáveis

O que são procedimentos operacionais padrão

Os procedimentos operacionais padrão são um conjunto de orientações escritas sobre como executar com precisão atividades ou processos importantes, rotineiros ou repetitivos em uma organização.

Eles explicam como as atividades devem ser executadas para facilitar a conformidade com os requisitos técnicos e do sistema de qualidade e para apoiar a qualidade dos dados.

Os POPs são tipicamente específicos para a organização para a qual foram escritos e os auxiliam na manutenção de seus processos de garantia e controle de qualidade. Eles também ajudam as organizações a garantir que cumpram as regulamentações governamentais e mantenham a consistência na qualidade e integridade dos produtos e serviços que oferecem.

POPs,

• São documentos multifuncionais
• Representar o fluxo de trabalho em todas as funções
• São iniciados através de um mapa de processo
• Responda à pergunta 'quem faz o quê?'
• São escritos em voz ativa

Termos como protocolos, planilhas, instruções de trabalho e procedimentos operacionais de laboratório também são usados ​​em vez de procedimentos operacionais padrão.

Importância dos Procedimentos Operacionais Padrão

Quase todas as atividades, desde a limpeza de uma máquina de produção até a realização de um processo crítico, podem ser documentadas por meio de procedimentos operacionais padrão. Eles ajudam,

• Melhorar o desempenho dos negócios fornecendo proteção, saúde, meio ambiente e informações operacionais necessárias para realizar com sucesso os processos de negócios individuais
• Garantir a segurança e a qualidade dos produtos e serviços
• Garantir a conformidade com os padrões, regulamentos e diretrizes relevantes
• Remova as variações nos procedimentos e processos realizados por diferentes funcionários em diferentes locais ou fábricas, ajudando assim a manter a consistência
• Servir como uma base sólida para treinamento e integração de novos funcionários
• Permitir o controle de processos e, por sua vez, permitir oportunidades de melhoria contínua
• Facilite a comunicação aprimorada
• Servir como listas de verificação para ajudar os inspetores com procedimentos de auditoria
• Reconstruir sistemas operacionais em novas configurações

Tipos de SOP | Formatos de Procedimento Operacional Padrão

Embora as organizações possam usar um formato preferencial ou personalizado para escrever seus procedimentos operacionais padrão, existem alguns tipos de formatos SOP que são amplamente utilizados por organizações.

Formato da lista de verificação

Isso assume a forma de uma lista de tarefas onde as diferentes tarefas a serem executadas são descritas. Isso é adequado para equipes menores ou indivíduos que não precisam de instruções detalhadas.

Formato passo a passo

Esse formato usa listas com marcadores ou numeradas para apresentar as diretrizes do SOP. Esse formato é mais adequado para procedimentos ou processos rotineiros, diretos e fáceis de seguir.

Formato hierárquico

Semelhante ao formato passo a passo, o formato hierárquico também explica os procedimentos passo a passo. No entanto, nesse formato, as subetapas são adicionadas em cada etapa principal como listas com marcadores ou numeradas para destacar as informações adicionais necessárias. Este formato é mais adequado para procedimentos complexos com muitas informações.

Formato do fluxograma

Os fluxogramas ajudam a simplificar procedimentos operacionais padrão complexos com muitos resultados possíveis que são imprevisíveis por meio da visualização. Esse formato também destaca como cada etapa do processo está conectada entre si, delineando claramente seu fluxo para facilitar a compreensão.

Como redigir procedimentos operacionais padrão e práticas recomendadas

Etapa 1: Identifique os procedimentos a serem documentados

A primeira etapa é identificar as atividades, processos ou fluxos de trabalho para os quais você precisa escrever diretrizes.

Converse com um especialista nos processos ou funcionários individuais para descobrir as atividades que eles realizam diariamente, semanalmente ou mensalmente quase da mesma maneira. Você também tem a opção de coletar as informações necessárias aqui por meio de uma pesquisa, se for difícil conversar com eles.

Com esta lista em mãos, você pode prosseguir para destacar os processos que precisam ser padronizados.

Se o requisito for atualizar um SOP existente, revise-o e melhore-o com a ajuda de alguém que tenha treinamento adequado e experiência na realização do processo relevante.

Passo 2: Defina o objetivo

Em seguida, identifique o objetivo de criar o documento SOP. É alinhar os processos com as prioridades do negócio? Ou para garantir que os processos funcionem bem? Identificar o motivo para escrever os POPs permitirá estruturá-lo de forma mais eficaz.

No caso de um SOP existente, identifique os pontos problemáticos ou obstáculos em seus processos que estão causando atrasos e falhas e determine quais mudanças devem ser feitas para melhorá-los.

Etapa 3: escolha um formato

Há uma variedade de formatos de SOP que atendem a diferentes requisitos de negócios e processos envolvidos. Conforme discutido acima, esses formatos de SOP incluem listas de verificação, formato passo a passo, formato hierárquico e formato de fluxograma. Um desses formatos pode ser selecionado com base no tipo de informação que você deseja compartilhar.

Etapa 4: identificar os criadores e as partes interessadas

Os POPs devem ser escritos por especialistas no assunto que estejam realmente envolvidos na execução ou uso do processo.

Ao escrever procedimentos operacionais padrão para processos multitarefa, considere uma abordagem de equipe onde as experiências de vários indivíduos envolvidos podem ser utilizadas.

Além disso, executivos de nível C e líderes de gestão também podem ser envolvidos para garantir que os SOPs

• Alinhar com as prioridades de negócios de nível superior
• Possui os recursos necessários e os equipamentos a serem implementados
• São plausíveis em termos de consumo de recursos e logística

Dica: Se você confiar no proprietário da tarefa ou em um redator interno para documentar os procedimentos operacionais padrão, certifique-se de que eles tenham as habilidades técnicas de redação necessárias e um conhecimento profundo dos processos organizacionais relevantes.

Passo 5: Determine o público

Saber quem irá se referir aos POPs é essencial para escrevê-los de forma eficaz.

Os POPs devem ser escritos com detalhes suficientes para permitir que os funcionários, mesmo alguém com conhecimento e experiência limitados com o processo, reproduzam o procedimento sem supervisão.

Para determinar o nível de detalhe que deve ser incluído em um SOP, você precisa primeiro entender para quem está escrevendo. Pode ser um novo funcionário sem nenhum conhecimento prévio ou alguém que tenha realizado as atividades várias vezes. Aprender suas necessidades ajudará você a personalizar o SOP para sua compreensão,

• Concentrando-se completamente em seus deveres
• Usando a linguagem e a terminologia corretas que lhes são familiares e explicações da terminologia que são novas para eles

Dica: converse com os colaboradores que são os responsáveis ​​pela execução dos processos e conheça os desafios que enfrentam e ouça suas sugestões. Usando um espaço de trabalho visual como o Creately, você pode trazer todos para a mesma tela para facilitar a colaboração ao visualizar, editar e revisar os procedimentos operacionais padrão.

Etapa 6: criar um esboço do SOP

Depois que tudo estiver finalizado – o processo, os criadores, o público e o formato – comece a planejar o documento. A seguir estão os componentes típicos incluídos no documento SOP.

Os elementos de um documento SOP

• Página de rosto – é reservada para incluir as informações relevantes sobre o documento, incluindo o nome do SOP, data de criação, número de identificação exclusivo, os nomes dos redatores do documento e o departamento ou a designação dos indivíduos que implementarão o SOP.
• Índice – Se necessário, inclua um índice para facilitar a navegação de qualquer pessoa pelo documento. Este elemento é útil no caso de documentos SOP que contenham várias páginas.
• Informações preparatórias – incluem informações preliminares, como a finalidade do POP, funções e responsabilidades, recursos, materiais e equipamentos necessários e precauções de segurança.
• Metodologia e procedimentos – esta seção explica os procedimentos usando o formato SOP escolhido.
• Controle e garantia de qualidade – é aqui que as rubricas ou outros meios para medir o desempenho do funcionário em relação aos POPs são descritos.
• Referência e glossário – esta seção é reservada para listar os recursos externos que você citou no documento e explicar os termos aos quais você se referiu com mais detalhes.

Dica: acompanhe detalhes complexos com diagramas simplificados, como fluxogramas, mapas de processo ou diagramas e ilustrações de fluxo de trabalho para ajudar o leitor a compreender melhor.

Use um estilo de escrita consistente

Os POPs devem ser fáceis de entender, concisos e precisos para garantir que todos os entendam e os sigam corretamente, evitando assim riscos e desvios de qualidade e segurança. Para isso, certifique-se de que os procedimentos operacionais padrão,

• São escritos usando um formato passo a passo que é fácil de seguir
• São inequívocos e não muito complexos
• São escritos usando a voz ativa e o tempo verbal presente. Evite usar, mas implique o termo 'você'
• Não são longos e redundantes
• Aderir ao guia de estilo (ou seja, tipo de fonte, tamanho de fonte e cores usadas) usado pela organização
• Use fluxogramas para visualizar os processos sendo explicados

Etapa 7: revisar e aprovar os POPs

Os POPs escritos devem ser revisados ​​por um ou mais indivíduos que tenham conhecimento adequado, treinamento e experiência com o processo. Os revisores devem anotar e compartilhar quaisquer problemas ou preocupações que encontrarem durante a revisão do documento. Estes podem então ser corrigidos antes da aprovação.

Dica: Peça ao indivíduo que é o responsável final pela execução do processo para testar os POPs elaborados antes de finalizá-los.

Para serem eficazes, os POPs precisam permanecer atualizados. Isso implica revisá-los, atualizá-los e aprová-los regularmente sempre que os procedimentos sofrerem alterações.

Esses POPs também devem ser revisados ​​sistematicamente a cada 1-2 anos para garantir que sejam relevantes. Como prática recomendada, sempre mencione a data de revisão dos POPs que foram revisados. Caso um determinado processo não seja mais seguido, remova-o do arquivo e arquive-o.

Dica: Certifique-se de que os documentos do SOP estejam prontamente disponíveis em cópia impressa ou digital, especialmente para aqueles que estão diretamente envolvidos na execução das atividades. Crie uma biblioteca SOP com Creately; centralize todos os documentos, recursos, links e recursos visuais necessários relacionados à sua documentação SOP em um espaço de trabalho conectado único, onde você pode colaborar em tempo real por meio de videoconferência e edição síncrona.

Pronto para escrever seus próprios procedimentos operacionais padrão?

Os SOPs permitem que você use os melhores métodos de trabalho em uma empresa e crie um documento simples de práticas recomendadas que permite que todos tenham o melhor desempenho no que fazem. Neste post, cobrimos tudo, desde como escrever procedimentos operacionais padrão eficazes até modelos que você pode usar imediatamente. Siga as etapas para criar um com sucesso.

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