Como o software de gerenciamento de visitantes ajuda a garantir a segurança corporativa

Garantir a segurança nos locais de trabalho, incluindo escritórios e ambientes corporativos, é extremamente importante. A segurança no local de trabalho tem dois aspectos principais: a segurança digital, que protege dados importantes contra ameaças cibernéticas, e a segurança física, que protege as instalações, os funcionários e os visitantes. Ambos são cruciais para o bom funcionamento e crescimento de uma organização.

Ao considerar maneiras de aumentar a segurança em um ambiente de escritório, o foco se volta para a adoção de medidas que gerenciem e monitorem efetivamente todas as pessoas que entram e saem. O progresso tecnológico introduziu ferramentas inovadoras, uma das quais é o software de gestão de visitantes.

Este software permite acompanhar as pessoas que visitam as instalações, garantindo a entrada apenas de pessoas autorizadas, para efeitos de segurança de todos os presentes no edifício. A incorporação desses serviços avançados de segurança corporativa é vital para salvaguardar o local de trabalho, tornando-o um espaço mais seguro e protegido para todos os envolvidos, incluindo empresas de segurança corporativa e segurança de alianças corporativas.

O que é software de gerenciamento de visitantes?

O software de gerenciamento de visitantes é uma ferramenta especializada que automatiza e supervisiona o processo de registro, monitoramento e rastreamento de indivíduos que visitam um edifício ou organização. Este software opera com programas e equipamentos exclusivos, como quiosques ou tablets, para coletar dados dos visitantes e gerar crachás de visitantes.

O principal objetivo deste software é garantir a segurança. Ele faz isso identificando quem está entrando ou saindo de uma instalação, ou reconhecendo e avaliando os visitantes com base em protocolos de segurança, e evitando o acesso não autorizado.

Reforçando as medidas de segurança tanto para visitantes como para colaboradores, App Vizitor , facilitando o registo de visitantes sem contacto e a gestão de assiduidade dos colaboradores. Sua integração perfeita se alinha bem com as necessidades das empresas de segurança corporativa, promovendo um ambiente seguro e protegido dentro das instalações corporativas. Implementar essa segurança corporativa avançada é realmente importante para a segurança do local de trabalho.

Tipos de software de gerenciamento de visitantes

Existem diferentes tipos de soluções de software de gerenciamento de visitantes adaptadas para diversas necessidades dos setores:

• Sistemas básicos de login digital de visitantes: Os sistemas básicos de login digital de visitantes digitalizam as atividades dos visitantes, substituindo os tradicionais diários de bordo em papel, e operam dentro das instalações, permitindo que as empresas capturem informações dos visitantes e emitam crachás digitais centralmente. Embora simples, eles carecem de recursos avançados.
• Soluções baseadas em nuvem: Oferecendo autorregistro por meio de plataformas online ou aplicativos móveis, esses sistemas simplificam a coleta de dados usando tecnologia em nuvem. Eles são benéficos para organizações com vários locais e trabalhadores remotos, garantindo acessibilidade de qualquer lugar.
• Sistemas Integrados: Representa outro tipo, colaborando com medidas de controle de acesso e segurança física existentes. Ao combinar recursos baseados em nuvem e métodos de login sem toque, como códigos QR ou reconhecimento facial, os sistemas integrados gerenciam com eficiência os visitantes e o acesso, ao mesmo tempo que fornecem informações valiosas sobre o comportamento dos visitantes.
• Sistemas de quiosque de autoatendimento: proporcionando uma experiência de check-in independente ao visitante por meio de telas sensíveis ao toque fáceis de usar, esses quiosques permitem captura de fotos, digitalização de identidade e impressão de crachás no local, contribuindo para o avanço das medidas de segurança corporativa. Os sistemas de quiosques de autoatendimento reduzem a carga de trabalho de recepção e garantem um processo seguro de rastreamento de visitantes.
• Sistemas Biométricos: Sistemas avançados que empregam métodos de identificação biométrica, como reconhecimento facial e leitura de impressões digitais, para check-ins seguros e simplificados. Esses métodos aumentam a segurança e agilizam os processos de verificação de visitantes.
• Sistemas baseados em aplicativos móveis e na Web: Oferecendo processos simples de check-in por meio de aplicativos móveis pessoais ou portais da web, esses sistemas suportam pré-registro e registro de visitantes em massa. Eles agilizam os procedimentos de check-in e contribuem para uma gestão eficiente dos visitantes.

Como o software de gerenciamento de visitantes ajuda a garantir a segurança corporativa?

No mundo de hoje, muitas pessoas, incluindo funcionários, visitantes e fornecedores, entram e saem das instalações corporativas todos os dias. Este fluxo de indivíduos apresenta certos riscos que as empresas precisam de enfrentar.

Embora a maioria das empresas possua câmeras de segurança e alarmes, muitas vezes ignoram a importância de aumentar a segurança na recepção, que atua como a primeira linha de defesa. A atualização para um sistema de gestão de visitantes contribui significativamente para garantir a segurança dos espaços corporativos.

O software de gerenciamento de visitantes contribui significativamente para manter a segurança corporativa, empregando vários recursos destinados a proteger as instalações e gerenciar as interações dos visitantes.

Alguns dos recursos oferecidos pelo aplicativo Vizitor revolucionaram a gestão de visitantes e funcionários por meio de suas soluções digitais sem toque. Ao permitir o check-in sem esforço, a assinatura digital de documentos, a impressão de crachás e o atendimento sem toque para os funcionários, aumentou a segurança e a eficiência no local de trabalho.

• Pré-registo: Quando os visitantes, especialmente os convidados VIP, planeiam a sua visita antecipadamente, registando-se previamente, o processo de check-in é simplificado e deixa uma impressão positiva duradoura. Esta abordagem cuidadosa não só agiliza a sua entrada, mas também reforça a segurança, minimizando entradas inesperadas, contribuindo para o avanço das medidas de segurança corporativa.
• Tecnologia Touchless/QR: Quando visitantes e funcionários têm a opção de fazer check-in usando métodos de login sem toque ou com código QR, isso cria uma experiência descomplicada e sem contato físico. Esta abordagem orientada para a tecnologia prioriza protocolos de segurança, garantindo ao mesmo tempo um processo de check-in conveniente, alinhando-se perfeitamente com os serviços de segurança corporativa e mantendo um ambiente seguro dentro das instalações.
• Captura de fotos ao vivo: quando os visitantes fazem check-in, um sistema de gerenciamento de visitantes tira suas fotos ao vivo. Isso ajuda a garantir que eles são quem afirmam ser, reduzindo o risco de falsificação de identidade ou fornecimento de informações falsas. Também ajuda a manter registros precisos de visitantes, úteis para investigações ou auditorias.
• Impressão de crachás: O software facilita a criação de crachás personalizados contendo detalhes e fotos dos visitantes. Isso auxilia na fácil identificação e rastreamento de visitantes nas instalações corporativas, garantindo um maior nível de segurança.

Esses recursos de segurança de alto nível são integrados ao aplicativo Vizitor, que permite a identificação e rastreamento de visitantes sem esforço nas instalações corporativas. Ele eleva os protocolos de segurança a um nível superior e garante uma experiência perfeita de gerenciamento de visitantes.

• Carteira de identidade customizável: Os visitantes podem fazer upload de suas carteiras de identidade, garantindo que a empresa tenha as informações corretas e necessárias. O armazenamento desses dados ajuda a aumentar a responsabilidade do visitante e reduz as chances de roubo de identidade.
• Assinatura Digital de Documentos: Permite que os hóspedes assinem documentos importantes digitalmente, garantindo confidencialidade e segurança para acordos sensíveis, como NDAs e isenções. Este processo de assinatura eletrônica protege as informações corporativas contra exposição.
• Acordo Personalizável: Diferentes visitantes podem precisar assinar acordos diferentes adaptados ao seu propósito. Por exemplo, um fornecedor pode assinar um acordo diferente daquele de alguém que vem para uma entrevista. Esses acordos ajudam a garantir que os visitantes cumpram políticas de segurança específicas.
• Enviar e verificar convites: os funcionários podem enviar convites, incluindo detalhes do local e do anfitrião, enquanto os visitantes recebem senhas exclusivas com seus convites. Esta abordagem organizada à gestão de entradas melhora as medidas de segurança.
• Adicionar organização: ao fazer a transição entre diferentes locais, o Visitor Pass unificado garante um processo de registro contínuo. Esse recurso oferece conveniência e consistência em vários locais, contribuindo para o avanço das medidas de segurança corporativa e melhorando a segurança geral no local de trabalho.
• Atendimento sem toque: Check-ins e check-out sem toque por meio do Visitor Pass aumentam a comodidade e a segurança dos funcionários. Esta abordagem sem toque apoia um ambiente de trabalho mais seguro.
• Notificação e aprovação do anfitrião: este recurso divide os visitantes nas categorias Convidados e Visitantes. Os visitantes convidados são pré-registrados e validados, enquanto os visitantes walk-in escolhem seu anfitrião na chegada. Os anfitriões recebem notificações e podem decidir se desejam encontrar o visitante, concedendo-lhes controle sobre as visitas.

Este processo torna-se mais cómodo e seguro através da aplicação Vizitor que permite ao anfitrião aprovar ou reprovar os seus visitantes de forma rápida e segura na entrada com mensagens e emails personalizados, de acordo com os protocolos de segurança do local.

• Alerta de permanência excessiva: se um visitante permanecer mais tempo do que o permitido, esse recurso alertará o pessoal relevante. Ajuda a prevenir violações de segurança, permitindo ações oportunas e respostas mais rápidas a potenciais incidentes de segurança.

Conclusão

O software de gerenciamento de visitantes tornou-se muito importante para o avanço da segurança corporativa em diversos setores e funções operacionais. À medida que os locais de trabalho evoluem, adotando modelos de trabalho híbridos e testemunhando um aumento de tráfego, as empresas necessitam de soluções robustas de gestão de visitantes para enfrentar eficazmente os novos desafios.

A implementação de software como o aplicativo Vizitor aumenta significativamente o nível de serviços de segurança corporativa para empresas que buscam soluções confiáveis. Com recursos personalizados para check-ins sem contato, assinatura digital de documentos e monitoramento ativo de ocupação, o Vizitor garante forte segurança de aliança corporativa, alinhando-se às necessidades das empresas modernas.