Você foi encarregado de gerenciar a instância do HubSpot da sua empresa? Isso é um grande trabalho. E começa com a organização e simplificação do seu portal.

Manter sua conta do HubSpot limpa é a chave para o gerenciamento bem-sucedido do HubSpot.

Se você herdou uma conta existente, pode ser difícil saber por onde começar. Com tanta interconectividade entre landing pages, CTAs, links, imagens e muito mais, puxar um thread antes do outro pode causar links quebrados e experiências ruins para o usuário.

Neste artigo, discutimos por que ter uma estratégia de organização clara é fundamental para o crescimento escalável com a HubSpot e a ordem correta para limpar seus ativos da HubSpot.

Veja mais sobre o pedido ideal e as etapas exatas abaixo. Ou, pule para essa seção agora.

Por que preciso manter meus ativos da HubSpot limpos?

Se você está lendo esta postagem, é provável que já tenha um pouco de confusão na sua instância do HubSpot. Sejam mais de 50 cópias do seu logotipo no HubSpot Files ou dezenas de modelos de página de destino clonados em seu Design Manager, um portal confuso e desorganizado causa dores de cabeça.

Por que um portal confuso dificulta o gerenciamento do HubSpot:

• Problemas de marca - Quando sua equipe escolhe modelos antigos para e-mails, páginas de destino e muito mais, você pode estar causando pesadelos de marca - ou conformidade - para sua empresa.
• Problemas de dimensionamento - Se você tiver apenas uma cópia do seu logotipo, é fácil substituir esse arquivo em qualquer lugar quando você passar por um redesenho. Por outro lado, se você tiver centenas de logotipos em diferentes tamanhos, variações e locais, poderá passar horas e horas substituindo conteúdo que poderia levar 15 segundos para substituir. Isso também se aplica a outras áreas globais, como cabeçalhos, rodapés, menus do site, módulos padrão e muito mais.
• Perda de tempo, dinheiro e esforço - Classificar centenas de arquivos, modelos e módulos não é — como você sabe — um uso estratégico do seu tempo. Se você não encontrar o que está procurando imediatamente, pode acabar terceirizando ou projetando um novo.

Qual é o maior desafio ao organizar seu portal HubSpot Marketing?

Tudo no seu portal HubSpot está conectado. Essa é parte da razão pela qual o uso do HubSpot é tão essencial para fechar o ciclo da estratégia de marketing da sua empresa.

Mas também pode tornar a limpeza de ativos muito complicada.

No minuto em que um contato é carregado, eles podem ser alimentados por meio de mídias sociais, e-mail, postagens em blogs e várias páginas do site. O logotipo que você carrega nas Configurações do site é o logotipo que eles verão em seu site e em todos os e-mails que você enviar do HubSpot. O rodapé usado em sua home page Global Group pode aparecer em mais de 50 outras páginas.

Isso significa que você não pode simplesmente fazer login e começar a excluir o conteúdo. Especialmente se o seu portal estiver ativo por mais de dois anos ou se você tiver vários funcionários trabalhando no HubSpot.

A exclusão de um logotipo pode excluir todos os logotipos usados ​​no site. Assim como a exclusão de um contato pode excluir todo o seu histórico em seu CRM integrado.

Como manter seu portal de marketing organizado

O primeiro e mais importante passo é determinar uma convenção de nomenclatura para o seu conteúdo. As convenções de nomenclatura tornam seu conteúdo pesquisável e mais fácil de organizar.

Como desenvolver uma convenção de nomenclatura de conteúdo da HubSpot

Aqui estão alguns exemplos de diretrizes de convenção de nomenclatura que você pode usar para seu conteúdo de marketing no HubSpot.

Tipo de conteúdo	Convenção de nomenclatura sugerida	Exemplo
Campanhas	Nome da campanha - Data de início da campanha	Campanha de Leads de Fabricação - 1º trimestre de 2020
Páginas de destino, criar fluxos de trabalho	Nome da campanha - Nome do conteúdo - Ano de publicação	Campanha de Leads de Fabricação - A Lista de Verificação de Eficiência da Linha de Montagem Final - 2020
Nutrir e-mails	Nome da campanha de nutrição (ou fluxo de trabalho) - e-mail # em sequência	Nutrição de Cold Leads - E-mail #2
Listas, fluxos de trabalho internos, e-mails de marketing únicos	Nome altamente descritivo - Considere adicionar data	Boletim de Fabricação - Maio de 2021
Modelos, Módulos e Pastas no Gerenciador de Design	Nome da página - Ano	Página inicial - 2020
Padrões globais, regionais ou de idioma	Código do país - Indicador de idioma - Nome do conteúdo	EUA - PT - Campanha de Leads de Fabricação - 3º trimestre de 2020

Essa convenção de nomenclatura foi projetada especificamente para permitir uma pesquisa fácil em cada ferramenta. Encontrar seus ativos mais rapidamente torna sua vida muito mais fácil daqui a 6 a 12 meses.

Práticas recomendadas para carregar e nomear arquivos no HubSpot

Ao fazer upload de imagens, arquivos, PDFs, vídeos, etc. no HubSpot, a melhor opção é dar ao seu arquivo um nome altamente descritivo. Se o seu arquivo de imagem estiver assim: GettyImage291830 — você deve levar alguns minutos extras para renomear esse arquivo.

Daqui a seis meses, você pode estar procurando por aquela imagem incrível de uma jovem enviando mensagens de texto em seu telefone - mas você nunca a encontrará se tiver um nome completamente não relacionado.

Além disso, pode não ser aconselhável adicionar um ano aos nomes dos arquivos – especialmente para o conteúdo que você deseja que seja perene.

Digamos que você filme um webinar realmente incrível em 2020 que será relevante nos próximos anos. Se "2020" aparecer no nome do arquivo, quando alguém baixar o vídeo em 2022, ele aparecerá instantaneamente datado.

DICA PRO: Recomendamos fortemente a criação de um Guia de Padrões da HubSpot que descreva claramente quais são seus padrões de organização. Isso garantirá que todos na empresa saibam como manter o portal organizado.

Use as pastas do HubSpot para gerenciamento de conteúdo

As pastas estão disponíveis para várias áreas-chave do HubSpot, incluindo páginas do site, páginas de destino, e-mails, fluxos de trabalho e muito mais. As pastas podem ajudá-lo:

• Organize seu conteúdo por importância ou por processos-chave: por exemplo, você pode querer manter todos os seus fluxos de trabalho automatizados de back-end críticos em uma pasta. Você também pode querer todas as suas notificações internas automatizadas em uma pasta.
• Organize seu conteúdo por campanha: para que você possa ver tudo o que tem ao vivo para uma determinada oferta ou campanha em um só lugar
• Organize seu conteúdo por país, região ou propriedade: para que você possa definir permissões de chave para determinados segmentos de conteúdo em segundos.

DICA PRO: O arquivamento de conteúdo é uma ótima maneira de mover o conteúdo que você não está usando – mas ainda não está pronto para excluir – de suas principais áreas de conteúdo. No entanto, é altamente recomendável adicionar a convenção de nomenclatura [ARCHIVED] no início do nome do seu conteúdo interno.

Por quê? Mais tarde, quando você for excluir arquivos, módulos, etc., você poderá ver se eles aparecem no conteúdo ao vivo ou arquivado, tendo o termo "arquivado" no nome do seu conteúdo.

A melhor maneira de gerenciar seu portal HubSpot

Se você recebeu a tarefa de reorganizar o portal HubSpot da sua empresa, não entre em pânico. Temos a ordem de operações ideal para abordar a sua limpeza e gestão a longo prazo. Ao seguir essas etapas, você pode garantir que não derrube uma campanha inteira simplesmente arquivando um e-mail.

Como revisar e limpar seus ativos do HubSpot Marketing

1. Gerenciamento de banco de dados de contato

Recomendamos começar com uma limpeza do banco de dados de contatos porque a maioria dos clientes da HubSpot é cobrada por quantos contatos estão disponíveis em seu sistema.

Você deve remover regularmente contatos que tenham:

• Cancelou a inscrição de todo o conteúdo de e-mail (ou marcou você como spam)
• Devolução definitiva do seu portal (ou devolução global - o que significa que eles foram devolvidos definitivamente do portal de outro usuário da HubSpot)

Você também pode considerar a remoção regular de contatos que:

• Não esteve ativo por 2-3x mais do que o seu ciclo de vendas mais longo. Esses contatos são altamente desengajados e provavelmente não serão reengajados. Aqui está um ótimo artigo sobre a importância de filtrar e-mails cinzas no HubSpot.
• Não se encaixe na(s) sua(s) persona(s) de comprador-alvo – por exemplo, se o tamanho da empresa for muito pequeno, se for um fornecedor ou tentar vender algo para você, se estiver procurando um emprego etc.

Antes de excluir contatos, considere as seguintes implicações de perda de dados:

• Dados de envio de formulário
• Informações de visita ao site
• Listar dados de membros (por exemplo, informações sobre eles fazerem parte de listas estáticas)
• Dados de integrações (por exemplo, Salesforce, Wistia, GoToWebinar, SurveyMonkey)
• Dados de transição do estágio do ciclo de vida
• Informações sobre a conclusão de eventos personalizados

No entanto, manter contatos para os quais você não pode comercializar – na maioria das vezes) é um desperdício de espaço em seu portal. A menos que você esteja executando IA de pontuação de leads avançada e precise manter contatos perdidos fechados para fins de relatório, recomendamos limpar seu portal de contatos "inutilizáveis" em intervalos regulares.

A desduplicação de contatos e empresas é uma ótima maneira de economizar espaço e garantir a integridade dos dados. Aqui está um guia sobre como auditar e desduplicar contatos.

Observação importante antes de passar para a etapa 2: Embora a limpeza de suas propriedades de contato seja tecnicamente a etapa 9 deste artigo, é altamente recomendável auditar suas propriedades antes de prosseguir. Identifique duplicatas de propriedade, propriedades que não serão mais usadas e aquelas que devem e não devem ser usadas em formulários, fluxos de trabalho e integrações. Acompanhe isso em uma planilha ou documento separado. Isso garantirá que você esteja preparado para o sucesso nas etapas a seguir. E tornará a exclusão de propriedades quando você chegar à etapa 9 muito mais fácil.

2. Revise suas integrações do HubSpot

Agora que seu banco de dados de contatos está limpo e você tem uma boa ideia de quais propriedades estão ficando e saindo , certifique-se de reservar um tempo para revisar suas integrações. Passe algum tempo revisando:

• Quais integrações estão ativas no momento?
• Como os dados estão fluindo entre os sistemas?
• É isso que voce quer? O que pode ser desligado ou removido?
• Você tem uma conta no Zapier? Quais Zaps estão ao vivo?

Se você utiliza a integração HubSpot > Salesforce, é hora de revisar:

• Sua lista de inclusão do Salesforce
• Suas configurações de sincronização do Salesforce ou CRM

3. Limpe suas páginas de destino e site da HubSpot

É muito importante que você comece limpando seus ativos de marketing maiores antes de passar para os menores, como formulários e e-mails de acompanhamento. Você nunca quer que alguém chegue a uma página com ativos quebrados. A melhor maneira de evitar isso é começar de cima e trabalhar para baixo.

Exclua (ou arquive) o conteúdo que não está mais agregando valor ao seu negócio. Este artigo mostra como avaliar o desempenho da sua página para que você possa tomar decisões estratégicas sobre o que manter e o que remover.

Observação importante: como mencionamos acima, se você arquivar seu conteúdo, tente adicionar a convenção de nomenclatura [ARCHIVED] no início do nome do seu conteúdo interno. Isso economizará muito tempo e esforço mais tarde.

Em geral, recomendamos redirecionar o conteúdo arquivado/excluído para uma página altamente relevante como alternativa. Especialmente se você promoveu a página fortemente nas redes sociais, por e-mail ou se tem CTAs apontando para o conteúdo.

Considere onde suas ofertas aparecem em seu site e em outros conteúdos ao vivo.

Talvez seja necessário remover as referências à sua página de destino de:

• Central de recursos do seu site
• Seu menu de navegação ou rodapé
• Barra lateral do seu blog
• Suas campanhas ou e-mails de nutrição
• Suas páginas principais

DICA PRO: Ao arquivar ou excluir páginas de destino, você também pode considerar excluir ou arquivar o e-mail de acompanhamento que foi adicionado diretamente ao editor da página de destino. Isso economizará seu tempo na etapa 7, limpeza de e-mail.

4. Consolide seus CTAs da HubSpot

A próxima limpeza dos CTAs é fundamental porque você não deseja direcionar seus visitantes para conteúdo que não está mais ativo. Se você usou uma convenção de nomenclatura desde o início, será fácil identificar CTAs que apontam para seu conteúdo.

No painel do seu CTA, a coluna "Locais" destacará quantos lugares seu CTA aparece e onde.

No exemplo abaixo, nosso CTA aparece em 56 lugares. Podemos excluir este CTA (que o retirará de todo o conteúdo). Isso pode ser arriscado se você usou texto para chamar o CTA. Se você tiver um conteúdo relacionado, podemos redesenhar o CTA existente e atualizar o URL. Isso irá atualizá-lo em todos os 56 locais.

Como alternativa, para uma experiência de usuário mais precisa, você pode navegar para todos os 56 locais e remover/substituir os CTAs completamente.

5. Limpe seus formulários do HubSpot

Agora que você sabe qual conteúdo permanece ativo e qual está arquivado, você pode limpar seus formulários. Remova formulários que não aparecem em nenhum conteúdo ao vivo. Você poderá ver se eles aparecem apenas em conteúdo arquivado devido à convenção de nomenclatura que você adicionou na etapa 3.

Para simplificar sua revisão, tente organizar seu painel de formulários por quantas páginas o formulário aparece:

NOTA: Esta exibição não mostrará se o formulário foi incorporado em páginas externas (não HubSpot).

DICA PRO: Enquanto estiver auditando formulários, você também pode procurar oportunidades para implementar uma boa estratégia de formulários, como adicionar perfis progressivos, adicionar consentimento GDPR, mapear suas solicitações de campo para o valor da oferta e muito mais.

Certifique-se de revisar seus formulários "pop-up" também e remova todos os formulários que estão promovendo conteúdo que você não está mais oferecendo da limpeza da sua página de destino.

6. Simplifique seus fluxos de trabalho do HubSpot

Os fluxos de trabalho devem ser limpos antes dos emails para que você saiba qual conteúdo de nutrição você não está mais mantendo. Isso facilita a remoção de e-mails como próxima etapa.

Para limpar seus fluxos de trabalho do HubSpot, recomendamos organizar seu painel de fluxo de trabalho por:

• Inscrito ativo - isso mostrará quais fluxos de trabalho atualmente têm contatos passando por eles.
• Data da última atualização - isso mostrará a última vez que alguém de sua equipe fez uma edição no fluxo de trabalho - observe que essa edição pode ser grande ou pequena, portanto, cada fluxo de trabalho ainda deve ser revisado
• Data de criação - para ver quando o fluxo de trabalho original foi criado.

Use esses filtros para priorizar sua revisão. Se houver 1.000 contatos atualmente inscritos em um fluxo de trabalho criado em 2014 , é provável que o conteúdo esteja extremamente desatualizado. Considere pausar fluxos de nutrição realmente antigos até que você possa revisar o conteúdo e garantir que eles estejam funcionando.

Revise, desative ou exclua metodicamente a geração de leads ou os fluxos de trabalho que não atendem mais à sua estratégia de marketing.

DICA PRO : Você também pode considerar arquivar ou excluir os e-mails associados aos fluxos de trabalho que você remove para tornar a próxima etapa muito mais fácil.

Ao limpar outros fluxos de trabalho, como notificações automatizadas, configurações de back-end, soluções alternativas e muito mais , é importante dedicar um tempo para entender a interconectividade de tudo. Mapear seus fluxos de trabalho em papel ou em um quadro branco às vezes ajuda.

Em caso de dúvida, tente entender o que você precisa realizar e simplifique a partir daí.

Em alguns casos, também recomendamos começar completamente do zero.

Trabalhar com um instrutor certificado da HubSpot pode ajudá-lo a tomar decisões informadas sobre como simplificar e simplificar fluxos de trabalho complexos. Se o seu instinto está lhe dizendo que deveria ser mais fácil – provavelmente pode ser!

7. Limpe seus e-mails do HubSpot

Agora que você limpou suas ofertas, CTAs e fluxos de trabalho, você pode avançar e começar a extrair ervas daninhas de sua ferramenta de e-mail.

Primeiro, filtre sua ferramenta de e-mail por tipo de e-mail = Automatizado. Isso mostrará todos os e-mails que estão sendo disparados em segundo plano.

Em seguida, tente organizar sua visualização pela data da "última atualização"

Isso deve lhe dar uma ideia bem forte de e-mails que não foram editados em algum tempo, mas ainda estão ativos em algum lugar. Comece a excluir ou arquivar e-mails que não estão mais conectados ao conteúdo ao vivo.

Agora é um bom momento para revisar todos os e-mails de "acompanhamento" - os e-mails enviados após o envio de um formulário de página de destino - para quaisquer e-mails que você possa ter perdido na limpeza da página de destino.

Também recomendamos revisar os e-mails em sua pasta de rascunho:

Se você tiver rascunhos que foram iniciados semanas (ou até anos) atrás - limpe todos eles!

Você pode querer manter seus e-mails em lote e regulares como estão. Eles contêm atividades de engajamento de e-mail que podem ser importantes para seus relatórios no futuro.

8. Organize seu gerenciador de arquivos e gerenciador de design

Agora que você decidiu qual conteúdo fica e o que vai, é hora de limpar seus arquivos e modelos não utilizados.

Dependendo do volume de conteúdo que você tem nessas duas áreas, esse pode ser o aspecto mais demorado da sua limpeza. Especialmente se suas imagens e módulos não tiverem um bom nome. Você pode considerar terceirizar essa limpeza. Mas recomendamos fortemente:

• Removendo arquivos e modelos que não estão mais em uso
• Renomeando arquivos e modelos existentes seguindo sua convenção de nomenclatura
• Mover seus arquivos e modelos para pastas estratégicas que ajudarão você a localizar conteúdo rapidamente
• Substituindo arquivos antigos e desatualizados por novos onde eles aparecem ao vivo

8. Limpeza de propriedade da HubSpot

Agora que seu marketing está em melhor forma, é hora de auditar alguns de seus materiais de back-end. Será mais fácil identificar quais propriedades são usadas ativamente agora que seus formulários foram limpos.

Antes de começar, é uma boa prática exportar todo o seu histórico de propriedade e importá-lo para o gerenciador de arquivos para mantê-lo seguro. Isso garante a integridade dos dados caso você exclua algo que se torne crítico no futuro. A maneira mais fácil de fazer isso é:

1. Faça uma lista de todos os contatos
2. Selecione para exportar
3. Selecione todas as propriedades
4. Exportar como CSV
5. Adicione aos arquivos do HubSpot para proteção

Depois de ter sua exportação, é hora de remover suas propriedades não utilizadas. Em seguida, mescle propriedades altamente relacionadas para obter o máximo valor do seu banco de dados.

NOTA: Você não pode remover as propriedades padrão do HubSpot neste momento. Mas você pode torná-los indisponíveis em formulários. Mais sobre isso abaixo.

É altamente recomendável reservar um tempo para determinar quais propriedades devem estar disponíveis em formulários e quais não devem. Isso é especialmente importante se você tiver campos personalizados que precisa que sua equipe use em vez dos campos padrão do HubSpot. Para evitar confusão ao criar formulários, você pode decidir o que é visível nos formulários e o que não é.

Basta editar a propriedade e marcar/desmarcar a caixa que indica se o campo deve estar disponível em formulários e bots:

Tenha o cuidado de priorizar os campos que estão sendo usados ​​em suas integrações - como Salesforce ou por meio de outras integrações e APIs.

10. Outros ativos da HubSpot para revisar regularmente

Existem outras áreas do HubSpot que precisam de gerenciamento regular. Esses incluem:

• Campanhas
• Relatórios e painéis de relatórios
• Pontuação de Leads
• Usuários e permissões do HubSpot
• Sua configuração social e relatórios
• Conteúdo do Blog e Gerenciamento de Cruft
• Redirecionamentos de URL
• Configurações do GDPR

Aqui estão algumas dicas de limpeza do portal a serem lembradas:

1. Certifique-se de não excluir ou arquivar conteúdo que está sendo usado em conteúdo ao vivo em seu site. O HubSpot facilita a visualização de onde o conteúdo está sendo usado. Na maioria dos casos, você receberá um “aviso” antes de excluir o conteúdo que está sendo usado em outro lugar. Mas é sempre melhor verificar. Use estes recursos para ajudá-lo a identificar onde localizar co-dependências no HubSpot:

• Como saber se um arquivo do gerenciador de arquivos está sendo usado em outro lugar
• Como saber se um formulário é usado em uma página de destino

2. Este processo leva MUITO tempo. Se você está lidando com essa limpeza sozinho ou tem uma equipe ajudando você, saiba que esse processo leva muito tempo. Você vai querer alocar pelo menos oito horas de trabalho para cada área do HubSpot que você limpar. Você pode descobrir que esse número triplica ou quadruplica dependendo da quantidade de conteúdo que você tem em seu portal e de quão familiarizado você está com o software.

3. Acompanhe o que você faz. Mantenha uma lista com marcadores do que você completa. Esta lista irá ajudá-lo a lembrar as áreas que você já abordou, mas também pode ser usada para informar sua equipe de marketing ou gerente sobre o progresso que você fez.

Considere usar uma ferramenta gratuita como o Trello para organizar esses esforços.

4. Não há problema em arquivar. Se você está nervoso em apertar “delete” em seu conteúdo, pode haver uma boa razão para estar. A remoção de conteúdo do HubSpot — incluindo contatos, e-mails ou listas — é permanente. E a equipe de suporte técnico da HubSpot provavelmente não poderá ajudá-lo a recuperar seus dados perdidos. Em caso de dúvida, simplesmente cancele a publicação e arquive seu conteúdo. Isso permite que você mantenha dados analíticos históricos e publique novamente caso precise acessá-los no futuro.

No entanto, sua lixeira também pode se tornar complicada de gerenciar. Considere a exclusão em massa de sua pasta de arquivo após 6 a 12 meses sem uso.

5. Exporte seu histórico de contatos antes de começar. Se você tiver a tarefa de remover contatos do banco de dados, é uma boa prática exportar todo o banco de dados antes de pressionar o grande botão vermelho de exclusão. Siga estas etapas e importe o arquivo .csv para o HubSpot File Manager com uma convenção de nomenclatura como: Banco de dados de contatos do HubSpot – Todos os dados / Todos os horários – Data. Isso permitirá que você acesse suas informações de contato brutas caso precise acessá-las no futuro.

Ao longo dos anos, ajudamos em mais limpezas do HubSpot do que podemos contar. Se você tiver uma pergunta ou uma circunstância única em que possamos ajudar, envie-nos uma linha nos comentários.

Precisa trazer recursos adicionais para concluir uma limpeza do HubSpot? Oferecemos vários serviços de marketing e gerenciamento da HubSpot para nossos clientes - sinta-se à vontade para entrar em contato com nossa equipe e perguntar sobre como podemos ajudar!