HubSpot Sales: 6 ferramentas de produtividade de vendas que economizam tempo e você não pode viver sem

Sua equipe de vendas é uma parte crítica do seu mecanismo de receita. Eles trazem o dinheiro na porta, então você precisa garantir que eles tenham as ferramentas e os processos para torná-los o mais eficientes e eficazes possível. De acordo com a SEC Solutions, o tempo gasto pelos representantes de vendas em atividades não relacionadas a vendas (administração, etc.) aumentou 21% em relação a cinco anos atrás!

É fácil ver o impacto de agilizar a parte administrativa das vendas e automatizar o máximo possível. Representantes de vendas mais produtivos podem levar a mais tempo fazendo a parte estratégica das vendas e a uma maior probabilidade de fechar negócios. O CRM da HubSpot é uma ferramenta gratuita que permite gerenciar seus contatos e relacionamentos. Mas adicione o HubSpot Sales ao mix e você terá ferramentas valiosas para economizar tempo que aumentarão a produtividade de sua equipe de vendas e o colocarão no caminho para atingir suas metas.

1. Modelos

Como vendedor, muitas vezes escrevo os mesmos e-mails repetidamente. Por exemplo, com cada prospect qualificado, oferecemos uma avaliação do site e enviamos por e-mail as instruções sobre como nos adicionar ao Google Analytics e ao HubSpot.

Antes de começar a usar o HubSpot como nosso CRM, eu acessava um documento onde salvava as instruções ou pesquisava no meu e-mail a última vez que enviei as informações para alguém. Depois eu copiava o texto, colava em um novo e-mail, fazia os ajustes e depois enviava. Com o HubSpot, consegui salvar essas informações como um modelo de email.

Agora, no momento em que encerro uma ligação com um cliente em potencial, abro meu e-mail, seleciono um modelo da minha lista de modelos e pronto! Ele preenche o e-mail, personaliza o conteúdo (primeiro nome, empresa, minha assinatura — de quantas maneiras você quiser personalizá-lo) e me permite adicionar ou ajustar rapidamente qualquer coisa para esse cliente em potencial específico. O envio desses e-mails passou de 3 a 5 minutos para 30 segundos. Multiplique essa quantidade de tempo por todos os e-mails que você envia repetidamente e isso economiza muito tempo!

Talvez haja e-mails que você não envia com frequência, mas eles explicam um aspecto particularmente complexo do seu produto ou serviço. Isso também seria um ótimo modelo, porque você não precisa se lembrar dos detalhes ou como o redigiu da última vez. Configure-o como um modelo e pronto!

Pense sobre... aqueles e-mails que você envia para acompanhar uma consulta, após uma demonstração, quando você envia uma proposta, etc. Configure modelos e ganhe tempo no seu dia.

Os vendedores passam 21% do dia escrevendo e-mails e apenas um terço do dia conversando com clientes em potencial.

2. Fragmentos

Conforme discutimos acima, os modelos permitem que você salve e-mails enviados regularmente, mas pode haver declarações que você faz com frequência ou perguntas que responde com frequência que são incluídas em seus e-mails de diferentes maneiras e em momentos diferentes. Esses anúncios devem ser capturados como snippets.

Serei honesto... originalmente eu desprezava trechos. Mas então, um dia, enviei vários e-mails de vendas diferentes, todos com a mesma última linha: "Se você quiser agendar um horário, há um link para o meu calendário na minha assinatura. Sinta-se à vontade para olhar para ele e selecionar um horário que funciona para você. Ou, se for mais fácil, e você quiser me enviar horários abertos em sua agenda, posso enviar um convite."

No momento em que digitei pela terceira vez, pensei "isto é um trecho". Então eu criei #time, e agora quando envio emails eu simplesmente digito #time no meu email e o snippet aparece!

Os snippets podem ter até 500 caracteres, podem ser formatados com listas ordenadas e não ordenadas, negrito, cor do texto, realces, alinhamento, tamanho da fonte, tipo, itálico e sublinhado. E Snippets podem até incluir um link.

Pense em... saudações que você usa, perguntas frequentes que você responde, formas comuns de fechar seu e-mail, o que você diz quando envia um folheto, etc.

Setenta e nove por cento dos executivos de vendas concordam que um dos principais fatores para atingir as metas é melhorar a produtividade dos representantes de vendas.

3. Sequências

Você tem um conjunto realmente bem definido de etapas de acompanhamento e engajamento que você toma em seu processo de vendas? Economize tempo automatizando-os através da ferramenta Sequências.

Trabalhando em conjunto com templates, as sequências permitem que você defina a linha do tempo para enviar vários e-mails de acompanhamento sem precisar lembrar quando cada um deve ser enviado. O que é particularmente útil é que, se alguém responder, será automaticamente removido da sequência. O melhor de tudo é que você pode inscrever alguém em uma sequência diretamente da sua caixa de entrada e tem a oportunidade de personalizar todos os e-mails antes que eles sejam enviados.

Mas espere, tem mais! As sequências são úteis para mais do que apenas enviar e-mails. Você também pode automatizar tarefas usando sequências.

Aqui está um exemplo: um lead chega e você liga para fazer a conexão inicial. Você não alcança a pessoa e deseja enviar um e-mail de acompanhamento para agendar uma reunião, mas sabe que às vezes são necessárias várias tentativas de contato. Você também quer ter certeza de se conectar com eles no LinkedIn, quer ler um artigo sobre a empresa, gosta de fazer outro telefonema três dias depois, normalmente envia uma visão geral dos serviços etc. - você entendeu . Todo esse acompanhamento padrão pode ser configurado em uma sequência para enviar e-mails, agendar tarefas específicas em horários apropriados e, geralmente, fornecer uma maneira automatizada e prática de lidar com o "trabalho ocupado" para que você possa se concentrar nos aspectos mais importantes do vendas.

Pense sobre... a série de passos que você toma para manter seu negócio na frente de alguém quando você perde um negócio para a concorrência. Você segue um conjunto diferente de etapas quando perde por falta de decisão? Você tem um processo comum que segue após uma demonstração, ao pesquisar uma empresa, ao marcar o primeiro compromisso? Todos os ótimos casos de uso para Sequências.

São necessárias, em média, 18 ligações para se conectar com um cliente em potencial.

4. Manuais

Quer garantir que todos os representantes sigam o mesmo processo, usem o mesmo script de chamada e forneçam informações após uma chamada de vendas? Ou que eles sabem quais medidas tomar e quais recursos usar para pesquisar um cliente em potencial e posicionar sua empresa de forma consistente toda vez que se envolver em uma conversa? Os manuais podem ajudá-lo a documentar tudo isso e muito mais.

A ferramenta Playbooks ajuda você a atualizar os novos contratados rapidamente e criar consistência. Mas o mais importante, eles estão disponíveis a partir do registro de contato no CRM para que todos tenham acesso a eles no local onde trabalham todos os dias.

Os playbooks podem ser configurados com uma série de etapas ou você pode configurá-los de forma que o vendedor precise inserir respostas (de sua chamada, por exemplo) para que as informações sejam salvas no contato e estejam acessíveis a todos no equipe. Existem manuais de chamadas integrados, manuais de instruções, manuais de vendas com base em contas e um número ilimitado de outros manuais, pois você pode começar do zero.

Pense em... o que você deseja padronizar e como deseja fechar o ciclo de feedback nas chamadas de vendas.

Oitenta e um por cento das empresas dizem que a produtividade melhoraria com melhores processos, habilidades ou treinamento de competências.

5. Tarefas

Sabemos que a ferramenta Sequences pode automatizar tarefas, mas com o HubSpot CRM, os vendedores podem criar e rastrear tarefas manualmente para que nada caia no esquecimento. Talvez um pouco mais abaixo no totem da empolgação, o grande diferencial aqui é que, quando um representante de vendas envia um e-mail, ele pode criar a tarefa de acompanhamento diretamente desse e-mail apenas marcando uma caixa.

Para ajudá-los a serem eficientes quando começarem a fazer o acompanhamento, as tarefas podem ser adicionadas a uma fila e o HubSpot levará você a cada registro de contato, informará a tarefa e, quando você a marcar como "concluída", levará você para a próxima tarefa e registro de contato—simples e simplificado.

Pense em... livrar-se do papel.

O representante de vendas médio realiza 94,4 atividades por dia.

6. Links de reuniões

Sim, existem outras ferramentas que permitem sincronizar seu calendário e disponibilizá-lo para as pessoas agendarem reuniões com você, mas ter isso em seu kit de ferramentas da HubSpot junto com todos os outros ótimos recursos apenas fecha o ciclo para uma vitória! Permitir que as pessoas agendem uma conversa diretamente com um representante de vendas reduz todo o tempo que vai e volta: “Você pode se encontrar às 10 na segunda-feira ou às 8 na terça? Se não me avise outra hora.”; "Desculpe, não estou livre às 8 na terça... você pode fazer 8 na quarta?" e-mails.

Não importa qual vendedor fala com o cliente em potencial? As reuniões também podem ser configuradas no formato "round robin". Conecte vários calendários e o HubSpot mostrará automaticamente todos os blocos de tempo quando alguém incluído no grupo round robin estiver disponível, dando aos clientes em potencial mais opções e ajudando a tornar a conexão mais rápida.

Pense sobre... a quantidade de tempo gasto indo e voltando tentando se conectar com alguém - e o aumento exponencial desse tempo ao tentar marcar uma reunião com três ou mais pessoas.

Um aplicativo de agendamento descobriu que o tempo de uso de uma ferramenta foi reduzido em 50%.

Os representantes de vendas são alguns dos indivíduos mais bem pagos – se não os mais bem pagos – da empresa. Eles são responsáveis ​​por impulsionar a receita que é essencial para a sobrevivência da empresa. Facilite o trabalho deles eliminando as tarefas e atividades mundanas que os impedem de fechar negócios, automatizando, modelando e sistematizando o máximo possível de seu processo de vendas.

E, sim, bebemos o kool-aid, mas vimos grandes melhorias de produtividade usando o HubSpot Sales, e não podemos imaginar vender sem ele.