O Guia Fácil para Planejamento de Recursos Humanos com Ferramentas e Modelos

Não é nenhum segredo que a chave para o bom funcionamento contínuo de uma organização são seus funcionários – bem, o tipo certo de funcionários habilidosos fazendo seu trabalho direito. E a maneira de conseguir esse tipo de funcionário trabalhando em sua organização só pode ser possível por meio de um planejamento adequado de recursos humanos.

Neste post, simplificamos o processo de recursos humanos para você, orientando-o em cada uma de suas etapas. Use os modelos fornecidos para agilizar ainda mais seu processo de planejamento.

O que é Planejamento de Recursos Humanos

O planejamento de recursos humanos é o processo pelo qual as organizações avaliam os recursos humanos atuais, prevêem requisitos ou necessidades futuras, identificam as lacunas e elaboram um plano para preenchê-las.

Basicamente, o planejamento de recursos humanos, também conhecido como planejamento da força de trabalho e planejamento da mão de obra, ajuda a garantir que você tenha o número certo de pessoas com habilidades relevantes no tipo certo de cargo no momento certo.

Importância do planejamento de recursos humanos

O planejamento de recursos humanos desempenha um papel importante para garantir que as habilidades necessárias sejam disponibilizadas para a organização sempre que necessário para atingir seus objetivos estratégicos. Além disso, existem várias razões mais importantes pelas quais o planejamento de recursos humanos é crucial para uma organização.

• Ajuda a garantir que a mão de obra existente esteja sendo usada de maneira ideal
• Apoia o alcance das metas e objetivos estratégicos da organização, garantindo que o tipo certo de pessoas seja contratado para atender a demanda de mão de obra em tempo hábil
• Fornece informações necessárias para realizar outras funções de RH, como recrutamento, seleção, promoção, treinamento e desenvolvimento, etc. e define as políticas de RH
• Ajuda a organização a se adaptar às mudanças no ambiente causadas pela concorrência, tecnologia, políticas governamentais, etc., que podem resultar na necessidade de novos funcionários, novas habilidades etc.
• Ajuda a identificar os requisitos de mão de obra necessários para implementar com sucesso os planos de expansão e diversificação
• Também ajuda a antecipar deficiências ou excedentes de mão de obra e tomar as medidas necessárias para lidar com a situação
• Ajuda a desenvolver planos de carreira para funcionários individuais e determinar o treinamento e o desenvolvimento de que eles precisam

4 Etapas no Processo de Planejamento de Recursos Humanos

Existem 4 grandes etapas envolvidas no processo de planejamento de recursos humanos.

Passo 1: Identifique a oferta atual de recursos humanos

O processo de planejamento começa analisando o pool de mão de obra atual. Identifique os pontos fortes e fracos da sua organização em relação ao número de funcionários, suas habilidades, experiências, qualificações, cargos, níveis de desempenho, idade, benefícios, níveis salariais, idiomas falados, emprego anterior, etc.

Existem várias maneiras de realizar esta etapa.

• Consulte as avaliações de desempenho anteriores
• Reúna dados do seu sistema de informações de recursos humanos
• Converse com os chefes de departamento para ter uma ideia sobre os funcionários que trabalham com eles
• Pergunte aos próprios funcionários com um questionário
• Faça com que os funcionários façam uma autoavaliação de si mesmos com uma análise SWOT

Depois de coletar uma abundância de informações sobre os funcionários atuais, transfira-as para um relatório de inventário de habilidades. Um modelo visual para um inventário de habilidades que é mais fácil de consultar e entender é fornecido abaixo.

Etapa 2: prever a demanda futura de recursos humanos

Esta etapa exige que você entenda primeiro os objetivos futuros da organização, pois eles teriam um impacto significativo nas futuras demandas de recursos humanos.

Antes de determinar as necessidades futuras, você também precisa considerar fatores como taxas de rotatividade de funcionários, tendências de mercado ou do setor, avanços tecnológicos que ajudarão a automatizar processos, aposentadorias, promoções, demissões etc.

Passo 3: Analise a lacuna entre oferta e demanda de mão de obra

Agora que você esclareceu quais habilidades estão disponíveis em seu inventário e quais serão necessárias para o futuro, você pode ver claramente as lacunas que existem.

A oferta atual de funcionários na organização pode ajudar a atender às necessidades futuras?

Você terá que oferecer programas de treinamento e desenvolvimento para atualizar os funcionários atuais para atender aos objetivos da empresa?

Se isso não for suficiente, você terá que recrutar novos funcionários com conjuntos de habilidades relevantes para atender à demanda por mão de obra no futuro.

É importante que você mantenha o equilíbrio entre demanda e oferta no planejamento de recursos humanos.

Etapa 4: desenvolver e implementar o plano para atender às lacunas

Em seguida, vem o desenvolvimento de um plano de ação.

Se houver déficit de funcionários, você pode gastar seus esforços na contratação de novos funcionários, treinamento dos existentes, terceirização ou transferências interdepartamentais.

Por outro lado, se houver excesso de funcionários, talvez seja necessário considerar demissões, esquemas de aposentadoria voluntária, transferências, etc.

Uma vez que um plano é elaborado, ele deve ser integrado à estratégia geral da organização. E é importante monitorar o plano e avaliar sua eficácia ao longo do tempo.

Ferramentas de planejamento de recursos humanos

Você pode usar essas ferramentas nas diferentes etapas do processo de planejamento da força de trabalho. Eles podem ajudá-lo a analisar a capacidade de sua equipe atual e determinar necessidades futuras. Os modelos fornecidos são editáveis ​​online; basta clicar no modelo para editá-lo online.

Análise SWOT

SWOT significa forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Ele pode ser usado como uma ferramenta de autoavaliação por funcionários individuais ou como uma ferramenta estratégica para avaliar o estado atual da organização.

Os pontos fortes e fracos são os fatores internos. Por exemplo, um ponto forte de sua organização pode ser a presença de funcionários qualificados, mas um ponto fraco pode ser o número insuficiente de funcionários qualificados.

Oportunidades e ameaças são fatores externos. Por exemplo, a disponibilidade de funcionários qualificados no mercado pode ser uma grande oportunidade para você se estiver contratando. Por outro lado, seu concorrente roubando seus funcionários com melhores salários pode representar uma ameaça para você.

A análise SWOT é uma das ferramentas mais populares usadas durante uma análise de situação. Algumas outras ferramentas de análise de situação que você pode usar com o planejamento de mão de obra estão descritas em nosso guia para análise de situação.

Organograma

Um organograma é uma representação visual da hierarquia/estrutura de uma organização. Também destaca as relações de subordinação entre os funcionários, suas funções e responsabilidades. No planejamento de recursos humanos, ele pode ser usado de várias maneiras,

• Para registrar informações sobre funções, responsabilidades, habilidades, experiências, etc. dos funcionários atuais. Você também pode adicionar informações adicionais, como qualificações educacionais e dados demográficos. Isso ajudará você a identificar rapidamente o pessoal certo para o trabalho.
• Para criar um roteiro das necessidades de pessoal. Você também pode marcar deficiências e excedentes trabalhistas no organograma da sua empresa.

Matriz RACI

Este é um gráfico que os gerentes de projeto usam para atribuir funções e responsabilidades a tarefas em um projeto. Ele destaca quem deve ser responsável, responsável, consultado e informado durante um projeto.

9 Grade de Caixa

A grade de 9 caixas, também conhecida como matriz de desempenho-potencial, é amplamente utilizada no desenvolvimento de funcionários e no planejamento de sucessão. Ele ajuda a avaliar seus funcionários existentes em relação ao desempenho atual e ao desempenho potencial futuro.

Classificar seus funcionários com a ajuda da grade de 9 caixas ajuda a identificar funcionários fortes e aqueles que estão ficando para trás.

Planejamento de cenário

Existem muitos cenários, como avanços tecnológicos, desastres naturais, mudanças políticas ou econômicas que podem alterar drasticamente a direção futura de sua empresa. Normalmente, você pode não vê-los chegando ou planejar para eles.

Ao incorporar o planejamento de cenários em seu processo de planejamento estratégico, você pode identificar esses diferentes cenários futuros, discutir como eles afetarão sua organização e tomar medidas de precaução.

Você pode incorporar o planejamento de cenários com o planejamento de recursos humanos examinando cenários que envolvem suas futuras necessidades de mão de obra em mudança.

Consulte nosso recurso sobre planejamento de cenários para conhecer essa ferramenta com mais detalhes.

Tabela de substituição

Este é um diagrama que é semelhante ao organograma. Ele é usado para identificar potenciais candidatos que podem substituir um funcionário que está se aposentando, transferindo, etc. Gráficos de substituição individual podem ser desenvolvidos para cada posição significativa em uma empresa, juntamente com possíveis substituições.

Alguma dica para melhorar o planejamento de recursos humanos?

Neste post, abordamos basicamente tudo o que você precisa saber sobre planejamento de recursos humanos, especialmente se você for um novato. E acreditamos que os modelos fornecidos ajudarão você a iniciar seu projeto.

Já é especialista em planejamento de força de trabalho? Compartilhe as dicas sobre ferramentas e processos pelos quais você jura na seção de comentários abaixo.