Trabalho híbrido – como liderar uma equipa com sucesso? | #31 Introdução ao gerenciamento de projetos

Independentemente da forma como vemos o trabalho híbrido, muitas vezes nos deparamos com um desafio – como gerenciar uma equipe quando algumas pessoas estão no escritório e outras trabalham remotamente, e suas proporções mudam constantemente.

Trabalho híbrido – sumário:

1. Introdução
2. Comunicação em uma equipe híbrida
3. Troca efetiva de informações
4. Apoio técnico ao trabalho da equipa
5. Manter laços
6. Resumo

Introdução

Gerenciar uma equipe de projeto que trabalha em modo híbrido é mais difícil do que trabalhar exclusivamente remotamente ou no local. Afinal, como supervisionar quando alguns membros da equipe trabalham no escritório e outros remotamente?

O gerente de projeto enfrenta vários desafios importantes. Esses incluem:

• definir as regras de comunicação na equipe
• garantir uma troca de informações tranquila
• suporte tecnológico para pessoas fora do escritório
• mantendo laços.

Comunicação em uma equipe híbrida

Para trabalhar efetivamente em um modelo híbrido, você precisa definir as regras de comunicação. Quando não basta se aproximar para pedir a opinião de quem trabalha na mesa vizinha sobre o seu trabalho, vale a pena providenciar o uso de diferentes ferramentas para fins específicos. Por exemplo, você pode enviar uma pergunta curta pelo chat, usar o e-mail para assuntos mais elaborados e fazer uma videoconferência para discutir temas complexos que exigem o envolvimento de várias pessoas.

Com uma nova equipe, também é uma boa ideia garantir que todos saibam:

• Quais são as responsabilidades de cada pessoa,
• Como entrar em contato com outros membros da equipe e
• Quais são as expectativas para a frequência da comunicação?

Para isso, você pode empregar status em uma sala de bate-papo da empresa ou criar um quadro de contatos em uma ferramenta de gerenciamento de projetos . Também vale a pena discutir brevemente o tema da comunicação durante uma das reuniões do projeto.

Troca efetiva de informações

Definidas as regras de comunicação, é hora de pensar em seu conteúdo. É uma boa ideia garantir que as informações sejam compartilhadas e que todos na equipe tenham acesso aos recursos para realizar seu trabalho.

Com um software dedicado, como o Firmbee, você pode resolver facilmente os seguintes problemas:

• atribuição de tarefas,
• troca de informações sobre o status atual do projeto,
• definir datas para reuniões de projeto ou
• compartilhar os resultados do monitoramento do projeto.

O gerente de projeto deve garantir que as informações estejam disponíveis para todos, independentemente de onde trabalhem. Isso é especialmente verdadeiro para quem trabalha com arquivos compartilhados, que, ao trabalhar no local, podem ter sido armazenados em servidores que impedem o uso remoto. Você pode precisar pensar em soluções de nuvem ou agendar as tarefas que executa.

Apoio técnico ao trabalho da equipa

Um aspecto fundamental para uma operação bem-sucedida no modelo híbrido é estabelecer as condições técnicas para uma operação ininterrupta. Os básicos são:

• internet de alta velocidade
• computador ou notebook e
• software necessário para fazer seu trabalho.

O Gerente de Projeto deve garantir que todos os funcionários que trabalham remotamente tenham as ferramentas, equipamentos e acesso adequados à rede da empresa.

Manter laços

A manutenção do relacionamento dentro da equipe é muitas vezes negligenciada, mas tão importante quanto o suporte técnico e a comunicação diretamente relacionada à execução do projeto. No entanto, no modelo híbrido, os funcionários presentes no escritório não têm tempo para construir contatos interpessoais.

Quando a maior parte do trabalho é remota ao visitar a sede da empresa, cada participante do projeto agenda reuniões individualmente. Às vezes acontece que ao longo do dia eles se reúnem com todos os colegas e especialistas externos envolvidos nas tarefas. Com isso, não sobra tempo para conhecer a equipe, que trabalha junta na sede da empresa apenas na teoria.

É por isso que os riscos associados ao trabalho híbrido são:

• a dissolução das equipes,
• reduzindo o senso de propriedade da equipe do projeto e
• falta de comprometimento emocional com a empresa.

Não são apenas aqueles que trabalham remotamente que podem se sentir isolados do resto da equipe. É por isso que é tão importante cuidar de um bom ambiente enquanto trabalhamos juntos. Um remédio para os males do “híbrido” pode envolver reuniões regulares de projeto em grupo complementadas por conversas individuais com funcionários.

Resumo

Liderar uma equipe de projeto que trabalha de forma híbrida exige que o Gerente de Projeto defina regras de comunicação e garanta uma troca tranquila de informações. Também é fundamental manter os vínculos da equipe, disponibilizando tempo e espaço para reuniões tanto no ambiente digital quanto no escritório.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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