Importância das Ferramentas de Gerenciamento de Projetos de Engenharia de Software

Publicados: 2023-01-24

Resumo: Desenvolva software de forma mais estruturada utilizando Project Management Tool. Descubra por que você deve mudar para um software de gerenciamento de projetos e abandonar suas planilhas regulares. Selecionamos um estudo de caso interessante para você entender a importância desse software.

O desenvolvimento de software é um processo longo que envolve várias etapas, profissionais e até equipes. Mas gerenciar tudo cabe a apenas um gerente de projeto que precisa criar cronogramas de projetos, alocar tarefas, gerenciar finanças, gerar relatórios e fazer muito mais.

Fazer tudo isso manualmente ou apenas em uma planilha leva a ineficiências nos processos, entregas atrasadas de projetos e gastos de recursos não controlados. No entanto, a implementação de ferramentas de gerenciamento de projetos de engenharia de software pode ajudar os engenheiros de software e outros associados a gerenciar suas equipes, orçamentos e entregas de projetos.

Vamos verificar por que você precisa de uma ferramenta de gerenciamento de projetos no desenvolvimento de software e como pode usá-la para maximizar sua produção.

Índice

O que são ferramentas de gerenciamento de projetos de engenharia de software?

As ferramentas de gerenciamento de projeto de engenharia de software permitem que os gerentes de projeto planejem, programem, aloquem recursos com eficácia e acompanhem o progresso de um projeto para desenvolver software e executar projetos da Web.

Por que a ferramenta de gerenciamento de projetos é importante no desenvolvimento de software?

Aqui estão algumas funções importantes de uma ferramenta de gerenciamento de projetos para desenvolvimento de software:

Gerenciamento de Tarefas

Realize suas tarefas mais rapidamente criando, atribuindo e definindo as respectivas datas de vencimento usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto podem até rastrear o tempo dos desenvolvedores em uma tarefa específica, criar listas de verificação para eles, definir cronogramas, automatizar tarefas recorrentes e muito mais. Além disso, os gerentes de projeto também podem adicionar tags e criar seções ilimitadas para organizar tarefas de acordo com seus estágios no processo de desenvolvimento de software. Por exemplo, os usuários podem criar colunas de tarefas em quadros Kanban para testes, rastreamento de bugs, design, etc.

Planejamento de recursos

Os líderes de equipe podem planejar seus recursos humanos e outros ativos estrategicamente para maximizar a produtividade e criar soluções inovadoras. Eles podem usar visualizações estilo Gantt para entender quais funcionários já estão ocupados com alguns projetos e quem está pronto para assumir mais tarefas. Assim, os gerentes de projeto podem atribuir novas tarefas usando a funcionalidade do agendador de arrastar e soltar.

Rastreamento de tempo

Os engenheiros de software seniores podem rastrear o tempo de registro de cada engenheiro individual em uma tarefa específica com um rastreador de tempo de início e fim, quadros de horários preditivos ou exibição de calendário. Você pode acompanhar quanto tempo passou em cada estágio, que inclui a criação de maquetes de design de software, PRD, teste, integração e lançamento final. Na verdade, os líderes de equipe também podem gerar quadros de horários detalhados e personalizados com seus campos e métricas preferidos, como fase, horas faturáveis e não faturáveis, resumo, status, cargo etc.

Orçamentação do Projeto

Os gerentes de projeto podem definir orçamentos ou projetos individuais que envolvam custos únicos e recorrentes usando diferentes modelos de cobrança. De acordo com o cronograma do projeto definido, os chefes do projeto podem fazer uma estimativa das horas de trabalho faturáveis, ferramentas e custos de integração e outros custos diversos para criar uma estimativa de orçamento geral para o projeto.

Gestão de fluxo de trabalho

Engenheiros de software sênior podem criar e otimizar fluxos de trabalho usando software de gerenciamento de projetos . O software permite que você veja visualmente seus processos e seu progresso com o status da tarefa até o momento. Você pode usar quadros Kanban para obter mais clareza e entender quais tarefas estão concluídas, em andamento e pendentes. Além disso, o recurso de gerenciamento de fluxo de trabalho também pode ser usado com eficiência para definir a responsabilidade da tarefa.

Relatórios de Negócios

Os líderes de projeto podem facilmente gerar relatórios resumidos e breves em minutos usando uma ferramenta de gerenciamento de projeto. Esses relatórios podem ser usados posteriormente para análise de desempenho, previsões financeiras avançadas e simulações. Além disso, os relatórios podem ajudá-lo a comparar a lacuna entre metas definidas e alcançadas e identificar gargalos. Na verdade, os usuários também podem gerar relatórios visuais na forma de gráficos de pizza e diferentes gráficos com seus filtros e métricas personalizados.

Leitura Interessante

1. 35% dos líderes executivos de TI reconheceram a agilidade organizacional como um dos fatores mais importantes para alcançar o sucesso organizacional.

2. Estima-se que a indústria de software de gerenciamento de projetos registre um CAGR de 10,67% de 2020 a 2026.

3. Em média, 11,4% do investimento é desperdiçado apenas devido ao baixo desempenho do projeto.

Leitura sugerida: Software de gerenciamento de projetos de código aberto e gratuito (baseado na Web)

Casos de Uso da Ferramenta de Gerenciamento de Projetos no Desenvolvimento de Software

Vamos entender como um gerente de projeto pode usar de forma prática as ferramentas de gerenciamento de projetos de engenharia de software para aproveitá-las ao máximo.

Encontre as habilidades e recursos certos para atribuir tarefas

Para começar seu projeto, você precisa descobrir quais de seus desenvolvedores, codificadores e designers estão disponíveis usando o filtro de atribuição no Kanban, Scrum ou outros painéis. Além disso, os gerentes também precisam verificar quais membros de sua equipe têm o conjunto certo de habilidades para um determinado projeto, o que pode ser feito extraindo currículos cegos.

Esses currículos contêm apenas informações e habilidades profissionais dos funcionários, e não suas informações pessoais, o que leva a uma seleção mais justa de funcionários para um projeto. Por exemplo, você pode atribuir a tarefa PRD apenas a funcionários proficientes na linguagem de programação necessária. Usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode alocar todas as tarefas com informações completas e material de apoio para a pessoa certa.

Faça estimativas de lucratividade e tempo

Depois de encontrar os desenvolvedores e designers certos para o seu próximo projeto de desenvolvimento de software, você precisa fazer estimativas sobre as diferentes fases pelas quais seu projeto passará. Por exemplo, na engenharia de software, esses estágios incluiriam pesquisa, PRD, design de maquetes, testes, RFL, Live etc., dependendo do fluxo de trabalho da sua organização. O software também ajuda a fazer estimativas sobre tempo, lucratividade do projeto e muito mais.

Acompanhe a produtividade da equipe e otimize os fluxos de trabalho

O software de gerenciamento de projetos pode permitir que seus desenvolvedores registrem o tempo gasto trabalhando em uma tarefa. Isso pode ser feito facilmente clicando nos botões do cronômetro inicial e final. Além disso, esse rastreamento de tempo permite que os chefes de projeto verifiquem qual funcionário está levando quanto tempo para concluir uma tarefa e, eventualmente, conheçam seus níveis de produtividade. Com base nisso, os gerentes de projeto podem otimizar todo o fluxo de trabalho do projeto e modificar seus cronogramas, se necessário.

Trabalho em Finanças

Portanto, agora que você conhece o número necessário de horas de trabalho e outras ferramentas necessárias para concluir um projeto, também pode estimar facilmente o orçamento do projeto. Usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos, os chefes de projeto podem calcular o lucro por meio de um projeto de software específico.

Isso pode ser feito adicionando o custo de horas-homem, ferramentas e outros custos fixos e recorrentes, juntamente com a receita gerada pelo projeto. De fato, se houver mudanças nos custos, cronograma ou entregas, elas podem ser facilmente visualizadas e rastreadas usando os relatórios em tempo real e seus vários filtros.

Geração de relatórios personalizados com métricas personalizadas

Se você concluiu ou está no meio de um sprint ou de um projeto inteiro, pode facilmente se manter atualizado com o progresso mais recente usando relatórios. Os relatórios fornecerão informações em tempo real sobre a disponibilidade de seus funcionários, finanças do projeto, relatórios de vagas, etc.

Os usuários podem personalizar esses relatórios usando diferentes métricas, como horário agendado, tempo rastreado, custo estimado, horas de capacidade, posições etc. Além disso, os usuários também podem converter esses relatórios em formatos visuais usando gráficos de pizza, gráficos de barras e muito mais.

Vamos entender o impacto do software de gerenciamento de projetos em empresas de TI

Vamos verificar o exemplo de uma empresa de TI líder e entender o benefício obtido com a implementação de uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

A SovTech , uma empresa líder em serviços de TI na África do Sul, implementou software de gerenciamento de projetos e aumentou sua lucratividade geral com uma visão panorâmica de suas finanças relacionadas a projetos.

Quando a organização começou a crescer e atingiu um quadro de 170 pessoas com 25 grandes projetos sob seu guarda-chuva, seu gerente, Oliver, começou a enfrentar desafios ao gerenciar os processos financeiros da empresa. Naquela época, a empresa estava testemunhando um crescimento significativo, com cerca de 220 funcionários trabalhando em 40 projetos.

Desafios enfrentados pela SovTech

Fazer alterações frequentes nas planilhas diariamente, semanalmente e mensalmente
Erros frequentes de cálculo e estimativa começaram a acontecer, que demoravam horas para serem corrigidos
Fazer atualizações regulares manualmente em cada estágio de todos os responsáveis em relação ao progresso da tarefa, tempo estimado de conclusão, responsabilidade da tarefa e muito mais.
Não há clareza sobre a disponibilidade do funcionário e suas responsabilidades de tarefa
Identificar e atribuir tarefas ao profissional certo
Falta de geração de relatórios sob demanda

Enfrentar todos esses desafios com planilhas e acompanhamentos manuais estava criando o caos. Além disso, as finanças da empresa e a produtividade dos funcionários foram impactadas. Tornou-se difícil para a SovTech estabelecer e estimar a margem de lucro real do projeto e os custos gastos em suas operações e desenvolvimento. Mesmo o uso de um rastreador de tempo geral não ajudou porque só era capaz de calcular o tempo gasto em uma tarefa, mas não suas revisões, alterações ou modificações posteriores.

Leitura sugerida: Uso de software de gerenciamento de projetos na indústria da construção

Impacto após a implementação de uma ferramenta de gerenciamento de projetos

Como as planilhas da SovTech começaram a ficar mais longas e os processos se tornaram mais complicados, a empresa de TI decidiu experimentar a ferramenta de gerenciamento de projetos. A ferramenta os ajudou a simplificar processos caóticos e outras coisas que incluem:

Previsão e verificação da capacidade de tarefas para cada funcionário
Otimizando e alocando recursos de forma eficiente com uma visão de 360 graus dos painéis
Monitorando o progresso da tarefa e as alterações de custo relacionadas
Alocar efetivamente a carga de trabalho entre os recursos humanos disponíveis e qualificados
Monitorar outros fatores que podem impactar as finanças do projeto
Acompanhe como e onde o orçamento atual está sendo gasto

Tudo isso ajudou o gerente de projeto, Oliver, a entender que ele pode trabalhar com mais eficiência usando o software de gerenciamento de projetos de engenharia de software. Ele fornece a ele uma visão panorâmica de todos os processos e ele não precisa receber acompanhamento manual de ninguém.

“Para um gerente de projeto, manter-se dentro do orçamento e economizar tempo são sempre as principais prioridades e, com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, você pode ver seus dados, seus recursos, planejado versus real, acompanhar atividades e muito mais.” – Aditya Ghosh, gerente de produto

Conclusão

Construir software é um processo complexo e envolve várias tarefas e equipes que podem ser confusas e cansativas de gerenciar para o gerente de projeto. Na verdade, essa confusão também pode resultar em entregas de projetos atrasadas e orçamentos excessivos. Porém, a implementação de ferramentas de gerenciamento de projeto de engenharia de software equipará seu gerente de projeto para gerenciar, agendar, atribuir e acompanhar o progresso do projeto. Além disso, isso ajudará os líderes de equipe a garantir entregas pontuais e a permanecer dentro do orçamento.