Guia Visual para Melhorar o Desempenho Organizacional

O objetivo de toda organização é atingir seu nível máximo de desempenho com eficiência. Se você tiver as ferramentas e técnicas necessárias para identificar problemas de desempenho, isolar as causas-raiz, melhorar processos e fornecer as intervenções corretas de desempenho dos funcionários, isso poderá ser feito de maneira econômica.

É isso que visamos neste post ao tentar apresentar a você diversas técnicas visuais que podem ser utilizadas para melhorar o desempenho organizacional.

Ferramentas de solução de problemas

Resolver problemas em um ambiente corporativo leva mais tempo do que em qualquer outra situação. Desde encontrar o problema até implementar a solução e monitorar o resultado, você pode precisar de uma abordagem sistemática. As seguintes técnicas visuais irão ajudá-lo a simplificar este processo de enrolamento.

Diagramas de Inter-relacionamento

O que é isso

Um diagrama de inter-relação visualiza as relações de causa e efeito que existem dentro de um conjunto de problemas. Se você está tentando descobrir a relação causal por trás de um problema, esta ferramenta pode ajudá-lo.

Como fazer isso

Passo 1: O primeiro passo é identificar o problema que está retardando o progresso de sua organização, processos etc. O problema deve vir no topo do diagrama; para realçá-lo, você pode exibi-lo em uma cor diferente ou em um tamanho maior.

Etapa 2: faça um brainstorming dos motivos que você acha que podem estar causando o problema identificado anteriormente.

Passo 3: Analise as causas que você identificou e descubra a relação de causa e efeito entre elas. Ligue causas e efeitos com setas. Se a influência da causa no efeito for mais forte, destaque-a tornando a seta mais escura. E se o relacionamento for mais fraco, você pode descrevê-lo com uma linha pontilhada.

Passo 4: O próximo passo é analisar quais são as causas-raiz. Se uma causa específica tiver várias setas apontando para ela, você poderá considerá-la um motivo importante para o seu problema. E se houver um item que tenha muitas setas apontando para ele, então é um resultado chave. Depois de conhecer esses detalhes, será muito mais fácil encontrar uma solução.

Análise de causa raiz

O que é isso

A análise de causa raiz é outra ferramenta usada para identificar a causa raiz de um problema. Ele ajuda você a chegar ao fundo de um problema e encontrar soluções permanentes.

Como fazer isso

Existem várias ferramentas disponíveis para realizar uma análise de causa raiz e elas são

5 Porquês

A análise dos 5 porquês é bastante fácil de fazer. Depois de definir seu problema, pergunte à sua equipe por que ele está ocorrendo. Faça com que eles justifiquem. Pergunte por que mais quatro vezes enquanto você se aprofunda e analisa a causa. Você pode usar um modelo de diagrama de 5 porquês como o abaixo para registrar as informações para referência rápida.

Diagrama espinha de peixe (diagrama de Ishikawa/diagrama de causas e efeitos)

Consulte nosso Guia definitivo para diagramas de espinha de peixe para aprender tudo o que você precisa saber sobre o tipo de diagrama. Quando estiver pronto, você pode usar um modelo de diagrama de espinha de peixe como o abaixo para realizar sua análise de causa raiz.

Diagramas de afinidade

O que é isso

Um diagrama de afinidade é uma técnica de brainstorming usada para organizar um grande número de informações/dados agrupando ideias semelhantes ou relacionadas sob um tema. E é uma ótima maneira de explorar um problema de forma colaborativa com uma equipe.

Como fazer isso

Passo 1: Defina o problema para o qual você precisa encontrar uma solução. Se você tiver uma declaração clara do problema (ou seja, como podemos acelerar nossos projetos), seria mais fácil para sua equipe sugerir ideias.

Passo 2: Faça com que sua equipe pense e tenha ideias para resolver o problema. Eles podem apresentar suas próprias ideias ou conversar entre si e apresentar ideias em grupo.

Etapa 3: Categorize ou agrupe suas ideias para facilitar a análise. Você pode usar um diagrama de inter-relação, diagrama de espinha de peixe ou a análise dos 5 porquês para encontrar as causas-raiz do problema que você está analisando aqui.

Ferramentas de Melhoria de Processos

Quando se trata de redução de custos, melhorias de serviço, aumento de produtividade e melhorias de qualidade, a melhoria do processo é a chave. As seguintes ferramentas visuais que estamos prestes a analisar irão ajudá-lo em seus projetos de melhoria de processos.

Diagramas de tartaruga

O que é isso

Os diagramas de tartaruga são uma ferramenta de qualidade que visualiza os elementos de um processo, como quem está envolvido, entradas, saídas, recursos, etc. Ajuda a entender o processo do ponto de vista gerencial e da força de trabalho.

Como fazer isso

Veja como preencher cada caixa do diagrama da tartaruga

Entradas – Aqui você deve mencionar todas as entradas ou recursos como documentos, informações, materiais que você precisará para realizar o processo.

Saídas – Quais são os resultados finais do seu processo? Isso pode incluir o produto final, documentos e registros.

Quem está envolvido – Nesta seção, você deve mencionar os donos do processo e os recursos humanos necessários para concluir o processo.

Com o quê – Aqui você precisa listar os recursos não humanos necessários para realizar o processo

Processo/ Como é feito – É aqui que você adiciona referências a documentos que informam às pessoas como realizar cada etapa

Medidas – Mencione os indicadores de desempenho que o ajudarão a determinar se o processo é um sucesso ou um fracasso

Para obter uma lista abrangente de técnicas de melhoria de processo que abrangem as ferramentas Lean e Six Sigma, consulte nosso Guia Fácil para Metodologias de Melhoria de Processo .

Ferramentas de Planejamento Estratégico

O planejamento estratégico é sua melhor aposta em uma vantagem competitiva e melhor desempenho organizacional. As ferramentas de planejamento estratégico a seguir adotam uma abordagem visual e ajudam a formar e implementar estratégias de forma eficaz.

Planejamento de cenário

O que é isso

O planejamento de cenários é uma ferramenta que você pode usar para fazer suposições sobre o futuro e como seu ambiente organizacional mudará de acordo. Basicamente, com o planejamento de cenários, você pode imaginar diferentes realidades que seu negócio pode enfrentar no futuro. Isso o ajudará a encontrar respostas para enfrentar com sucesso cada realidade alternativa.

Como fazer isso

Para obter um guia detalhado sobre como realizar um exercício de planejamento de cenário, consulte este artigo.

Passo 1: Identifique as forças motrizes do seu negócio, como as mudanças na economia, tecnologia, etc. Esteja atento às mudanças internas que também podem ter impacto na sua empresa. Leve em consideração todos os fatores, incluindo aqueles que você acha que podem afetar o crescimento de sua empresa, e liste-os.

Etapa 2: Quais incertezas têm o impacto mais severo em sua empresa? Escolha duas incertezas que você acha que terão o impacto mais sério em sua empresa.

Etapa 3: Forme uma matriz com as 2 incertezas como eixo e direcionadores de negócios. Com a matriz, você pode criar quatro cenários plausíveis que o ajudarão na tomada de decisões sobre o futuro do seu negócio.

Etapa 4: Finalmente, você e sua equipe podem discutir como devem responder a cada um desses cenários.

Análise SOAR

O que é isso

SOAR significa Forças, Oportunidades, Aspirações e Resultados. É uma estrutura de planejamento estratégico que ajuda uma organização a se concentrar no que está fazendo bem, no que deve ser melhorado e no que as partes interessadas estão mais interessadas.

Como fazer isso

Etapa 1: Ao escolher sua equipe para a sessão de brainstorming, certifique-se de que eles venham de departamentos diferentes e tenham habilidades e experiências diferentes, para que você possa considerar uma variedade de perspectivas.

Passo 2: Crie um questionário ou um guia para consultar ao questionar os participantes durante a sessão.

Passo 3: Junto com a equipe, tente descobrir as condições positivas que contribuíram para o sucesso de sua empresa no passado. Identificar aspirações e resultados desejados para um futuro de sucesso.

Etapa 4: Identifique áreas de oportunidade e escreva declarações de metas para cada uma. Além disso, determine medidas que ajudarão a acompanhar o sucesso da organização.

Análise do PASTLE

O que é isso

A análise PESTLE ajuda a identificar e analisar os principais fatores externos ou as forças macro que afetam uma organização. Durante uma análise PESTLE, você deve examinar e identificar mudanças em cada uma das seguintes áreas.

Fatores políticos

O impacto do governo ou das políticas governamentais na sua empresa ou setor.

Fatores ECONOMICOS

Como a economia e seu desempenho podem impactar sua organização ou seu setor? Os detalhes que você pode precisar analisar incluem taxas de emprego, custos de matérias-primas, taxas de juros etc.

Fatores sociais

Examinar os fatores sociais ajuda você a entender melhor as necessidades e desejos de seus clientes. Por exemplo, mudanças de atitude, mudanças culturais, níveis educacionais etc.

Fatores tecnológicos

Como o avanço tecnológico impactaria o crescimento da sua empresa e do setor?

Fatores legais

Você precisa estar ciente dos territórios legais em que opera. E fique atento a qualquer mudança na legislação e como isso afetaria suas operações comerciais.

Fatores Ambientais

Nesta seção, você precisa listar como as mudanças no meio ambiente, como mudanças climáticas, poluição, etc., afetariam o crescimento de sua empresa.

Para obter mais ferramentas de planejamento estratégico de marketing, consulte nossa lista definitiva de ferramentas de planejamento estratégico de marketing.

Ferramentas de Melhoria do Desempenho do Funcionário

Uma organização só pode avançar se for apoiada por uma equipe forte de funcionários com bom desempenho. Aqui estão algumas ferramentas que você pode usar para desenvolver sua equipe e orientar e treinar seus funcionários para ajudá-los a melhorar sua produtividade e desempenho.

Modelo de 9 caixas

O que é isso

O modelo de 9 caixas é uma ótima ferramenta para planejamento e desenvolvimento de sucessão. A ideia por trás da matriz é que, ao descobrir como todos os funcionários se encaixam na grade, a empresa pode entender onde cada funcionário pertence e como eles devem se posicionar durante as mudanças organizacionais que ocorrerão no futuro.

O eixo X da grade acompanha o desempenho geral atual e o eixo Y ilustra o potencial dos funcionários.

Como usá-lo

Passo 1: Comece definindo os critérios e o padrão para cada caixa. Se você tiver isso esclarecido, é mais fácil categorizar cada funcionário

Passo 2: Coloque cada funcionário em sua respectiva caixa. Para ajudá-lo com o exercício, tenha seus perfis de funcionários com você.

Etapa 3: Reúna-se e planeje a progressão de seu funcionário em intervalos regulares. Isso ajudará você a ver como eles se desenvolveram e quais ações você precisa tomar para aumentar ainda mais sua equipe.

Modelo CRESCER

O que é isso

O modelo GROW é uma ferramenta útil para estruturar suas sessões de coaching ou mentoring de funcionários. Isso ajuda a pessoa a esclarecer o que ela quer alcançar e como ela vai conseguir.

Como usá-lo

Passo 1: (Objetivo) O primeiro passo é definir o objetivo que você deseja alcançar ao final da sessão de coaching. As metas aqui podem ser metas, resultados de desempenho etc. Ao definir metas, é importante aderir aos critérios SMART.

Passo 2: (Realidade) O próximo passo é analisar e ter uma ideia sobre o estado atual em que o trainee se encontra. O coach pode ajudar seu cliente a fazer uma autoavaliação com uma análise SWOT pessoal e identificar seus pontos fortes, fracos também como ameaças e oportunidades. No final desta etapa, os obstáculos devem ser listados.

Etapa 3: (Opções) Quais são as soluções disponíveis para superar os obstáculos que você identificou anteriormente? Faça um brainstorming de todas as possibilidades com o trainee.

Etapa 4: (Vontade) Nesta etapa, uma das soluções é selecionada e um plano de ações é traçado. A responsabilidade do coach a partir de agora é motivar seu cliente a seguir o plano até que a meta seja alcançada.

Quais técnicas você usa para melhorar o desempenho organizacional

Neste guia, adotamos uma abordagem diferente – visual – para melhorar o desempenho organizacional e esperamos que isso ajude você a aumentar a eficácia da sua organização e a produtividade dos funcionários.

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