10 maneiras ineficientes de as empresas gerenciarem seu estoque (e como evitá-las)

À primeira vista, é difícil ver exatamente como o gerenciamento de estoque contribui para o sucesso de um negócio.

Claro, é importante - mas isso realmente tem um efeito tão significativo em seus resultados?

Aqui está um exemplo concreto de como o bom (ou mau) gerenciamento de estoque afeta diretamente a receita.

De acordo com um estudo de 2019 , 34% das empresas enviam com atraso porque vendem produtos que na verdade não têm.

Não há nada mais frustrante para um cliente do que um cenário de falta de estoque e nada mais prejudicial à fidelidade do cliente e ao valor vitalício.

Além disso, 46% dos armazéns citam o erro humano como o maior problema no gerenciamento de seu produto disponível.

É 2022, e a tecnologia está mais acessível e poderosa do que nunca. Ainda assim, muitas organizações estão cometendo erros básicos que envolvem desnecessariamente seus recursos.

Por outro lado, estar ciente e entender esses erros – combinado com a vontade de corrigi-los antes que se transformem em problemas sérios – pode mudar e ajudar no resultado.

Neste post, falaremos sobre algumas maneiras altamente ineficientes pelas quais as empresas lidam com seus estoques e como corrigi-los (e evitá-los).

Por que a eficiência do gerenciamento de estoque é importante?

Um sistema de gerenciamento de estoque eficiente permite estimar corretamente quanto estoque você precisa com base em sua atividade de vendas.

Dessa forma, você pode receber pedidos com confiança, limitando faltas de estoque, excesso de estoque e registros imprecisos.

Além disso, o gerenciamento de estoque adequado permite atender pedidos recebidos ou abertos a tempo e, como um subproduto feliz, aumenta os lucros.

A seguir estão mais alguns benefícios do gerenciamento de estoque eficiente.

Uma boa gestão de estoque economiza dinheiro

Compreender seus níveis de estoque permite determinar quanto você tem (e onde está armazenando). Dessa forma, você pode manter estoque suficiente para atender pedidos sem desperdiçar dinheiro em excesso de produto.

Além de economizar dinheiro em seu próprio estoque, a economia real de bons processos de gerenciamento de estoque vem da economia na folha de pagamento.

Ao usar um IMS como o SkuVault para automatizar tarefas redundantes, você pode eliminar o movimento e o desperdício de tempo de sua equipe.

Quando sua logística funciona sem problemas, seu fluxo de caixa aumenta

Gerenciar seu estoque corretamente permite que você compre estoque que vende rapidamente, o que melhora a movimentação de dinheiro dentro e fora do seu negócio.

A eficiência do estoque está diretamente ligada à satisfação do cliente

A satisfação do cliente é essencial para administrar um negócio próspero. De acordo com um estudo da Salesforce , 81% dos clientes satisfeitos dizem que são mais propensos a interagir com sua empresa no futuro após uma experiência positiva do cliente.

Uma das estratégias mais simples e melhores para manter os clientes retornando é garantir que eles recebam seus pedidos no prazo.

Eu sei, não é exatamente uma ideia radical. Mas quando você está escalando uma grande operação de comércio eletrônico com dezenas de partes móveis, é muito mais fácil falar do que fazer.

Manter-se atualizado sobre como você gerencia seu inventário ajuda bastante a melhorar a eficiência geral de sua empresa – o que segue bem para o nosso próximo ponto.

Como a eficiência beneficia seu negócio?

Há toneladas de benefícios para a eficiência dos negócios. Por exemplo, a eficiência em seu negócio irá:

• Melhore sua produtividade enquanto melhora as tarefas administrativas de trabalho intensivo.
• Minimize seus custos operacionais, permitindo que você tenha mais dinheiro de reserva para outras necessidades críticas de negócios.
• Permitir que você atenda pedidos maiores, o que significa mais receita e um melhor lucro.
• Permitir que você atenda aos pedidos dos clientes rapidamente sem contratar funcionários temporários ou comprar mais equipamentos para atender à demanda.
• Oferecer a você uma melhor oportunidade de escalar seus negócios e se aventurar em novos mercados.
• Promova uma competição saudável enquanto outras empresas tentam competir com você.

Práticas ineficientes de gerenciamento de estoque

Agora que você sabe por que ter um bom sistema de gerenciamento de estoque é crucial, vamos analisar 11 erros que as empresas cometem ao gerenciar seu estoque e como evitá-los.

Falta de planejamento adequado

Há mais no gerenciamento de estoque do que verificar quanto estoque você ainda tem. Você também precisa gerenciar sua cadeia de suprimentos, fornecimento, armazenamento, fluxo de entrada e logística reversa (devoluções).

O gerenciamento de estoque é um processo inter-relacionado que envolve vários bits e peças que devem se mover juntos sem problemas.

Se uma parte vacilar, todo o processo desmorona. A falta de uma estratégia sólida de gerenciamento de estoque pode resultar em vendas perdidas, atrasos desnecessários e estoque danificado, especialmente em negócios sazonais.

Por exemplo, uma loja de presentes que não encomenda mercadorias com antecedência para a temporada de Natal pode ficar sem itens essenciais durante um período crucial de vendas.

Outro erro de planejamento é não eliminar produtos antigos ou lentos para criar espaço para novas mercadorias.

(Para saber mais sobre como segmentar seus SKUs, confira nosso guia detalhado sobre Análise de estoque ABC .)

Como corrigi-lo

Desenvolva uma estratégia robusta de gerenciamento de estoque que funcione para o seu negócio e invista em uma plataforma de software para ajudá-lo a gerenciá-lo e eliminar o erro humano. Quando estiver pronto, confira nossos guias sobre o tópico abaixo:

• 10 práticas eficazes de gerenciamento de estoque para comércio eletrônico
• As 8 principais estratégias eficientes de gerenciamento de estoque para reduzir custos
• 15 principais técnicas e práticas recomendadas para gerenciamento de inventário de comércio eletrônico

Falha de comunicação e má coordenação

A gestão de estoque adequada deve ser uma responsabilidade coletiva. Uma máquina de logística bem oleada é um organismo verdadeiramente simbiótico. Se uma peça falhar, toda a base do seu negócio está sujeita ao efeito chicote .

Você deve coordenar entre fornecedores, gerentes de armazém, vendedores, transportadores e praticamente todos que lidam com estoque em sua organização.

Uma boa comunicação entre todas as partes é absolutamente essencial para fazer este trabalho.

Ainda assim, muitas equipes de gerenciamento de estoque sofrem com a falta de comunicação e a falta de coordenação causadas por fornecedores e fornecedores.

Como corrigi-lo

Trabalhe com fornecedores e vendedores confiáveis. Verifique todos na cadeia de suprimentos para evitar conflitos de gerenciamento de estoque no futuro. Você pode, por exemplo, pesquisar o histórico de um fornecedor ou fornecedor para ver se ele se encaixa ou até mesmo pedir referências.

Em seguida, mapeie visualmente seu pipeline de logística, desde seus fornecedores até seus usuários finais. Este diagrama irá ajudá-lo a reconhecer quaisquer gargalos que estão sobrecarregando seus negócios.

Falha ao monitorar o estoque

Outro erro que as empresas cometem com o gerenciamento de estoque é não monitorar os níveis de estoque.

Como proprietário de uma empresa, você espera que todas as partes interessadas em suas operações de estoque façam sua parte para garantir níveis de estoque sustentáveis.

Ainda assim, isso não garante que problemas não ocorram. E quando isso acontece, você pode não ter tempo para salvar a situação antes que ela piore.

Como corrigi-lo

Implemente um processo confiável de rastreamento e monitoramento de estoque. Dessa forma, você detecta e resolve qualquer processo prontamente.

Investir em software de gerenciamento de estoque é a melhor maneira de rastrear e monitorar seus níveis de estoque.

Não confie em planilhas ou gráficos de papel para isso - lembre-se da estatística acima sobre erro humano?

Uma boa solução garantirá que você sempre tenha uma visão abrangente do seu estoque, desde a chegada da mercadoria até o ponto de venda.

Previsão imprecisa

A capacidade de executar operações eficientes de gerenciamento de estoque também depende de quão bem você pode prever suas tendências de estoque.

O uso de dados e previsões imprecisos torna seu plano ineficaz.

Vamos ficar com o exemplo da loja de presentes. A empresa sabe que a época do Natal é a época movimentada. Mas essa informação não ajuda a loja a determinar quanto produto precisará encomendar para atender à demanda.

Inversamente, se a loja tiver dados históricos baseados em vendas de Natal anteriores, ela pode fazer uma estimativa inteligente de quanto estoque será suficiente para a temporada.

Como corrigi-lo

Invista em uma solução confiável de dados e análises para ajudá-lo a coletar informações precisas para uma previsão precisa.

Por exemplo, o Relatório de Reabastecimento do SkuVault gera uma visão detalhada dos níveis de estoque em uma ampla variedade de dimensões. Esteja você vendendo on-line ou off-line, seu histórico de vendas de cada canal é afunilado em um único relatório.

Não assar na margem para erros ou contratempos imprevistos

Todos nós temos esse amigo. Eles inserem um destino em seu GPS e iniciam seu trajeto para chegar exatamente quando um compromisso começa, sem deixar tempo para tráfego, acidentes ou bloqueios de estradas.

Claro, sabemos que a vida raramente funciona dessa maneira. Mesmo com os melhores planos, as coisas dão errado (e as coisas dão errado com bastante frequência no mundo do gerenciamento de estoque).

Acidentes, desastres naturais e condições climáticas severas podem interromper suas operações de inventário.

Tudo o que você precisa fazer é ligar o noticiário para ver um exemplo da vida real. A escassez de semicondutores que começou em torno dos bloqueios do COVID-19 ainda está tendo efeitos sísmicos no mercado.

Pior ainda, você não pode prever essas interrupções, mesmo com as soluções mais avançadas de previsão e análise.

Como corrigi-lo

Sua melhor defesa contra elementos imprevistos e incontroláveis ​​é implementar medidas extras de precaução e margem em todos os seus processos.

Isso pode significar seguro contra desastres naturais, produto extra para redundâncias ou vários fabricantes e fornecedores que podem atuar como redundâncias em caso de falha logística.

Não ficar por dentro das verificações de estoque

Poucas empresas verificam seu estoque todos os dias. Verificações de estoque aleatórias ou infrequentes podem levar a perdas substanciais de lucro se você estiver administrando uma grande organização com muitas mercadorias.

Não tem que ser assim, no entanto.

Como corrigi-lo

Agende auditorias de estoque frequentes para minimizar perdas e aumentar a eficiência em suas operações. O inventário regular permite identificar uma discrepância antes que ela saia do controle.

Além de reduzir as perdas, as verificações regulares de estoque aumentam a visibilidade e clareza dos níveis de estoque.

As auditorias de estoque têm uma má reputação, mas não precisam ser pesadelos. Confira nosso guia sobre auditoria de inventário para se aprofundar.

Confiando na coleta manual de dados

Não há uma maneira fácil de dizer isso - você está perdendo dinheiro se ainda estiver usando planilhas do Excel ou papel e caneta para controlar o estoque.

A documentação manual é trabalhosa, lenta e incrivelmente propensa a erros. Além disso, desperdiça os recursos de sua organização e impede que sua equipe se concentre em outras áreas que podem ajudar a expandir seus negócios.

Sem mencionar que a reconciliação de dados de inventário em um único repositório é uma dor séria e requer muito trabalho manual – trabalho que você provavelmente não quer perder tempo fazendo (ou pagando).

Como corrigi-lo

Automação e tecnologia são seus amigos aqui.

Você pode economizar quantias significativas de dinheiro investindo em software de gerenciamento de estoque baseado em nuvem que automatiza a leitura de código de barras, valores de estoque e informações de vendas.

Pontos únicos de falha e silos de conhecimento

A maioria das organizações que usam automação para gerenciar seu inventário enfrenta um problema comum – a falta de conhecimento sobre como realmente aproveitar essas ferramentas de automação.

Isso se traduz em pedidos atrasados ​​e remessas atrasadas quando apenas uma ou duas pessoas sabem como operar o sistema.

Na teoria dos sistemas, isso é chamado de “ponto único de falha”. Em outras palavras, se um desses funcionários sair, todo o conhecimento sai com eles.

Você vai ficar pegando as peças e se apressando para entregar os pedidos a tempo. O que, é claro, afeta diretamente a receita, a aquisição de clientes e o valor da vida útil.

De acordo com uma pesquisa , 69% dos clientes têm menos probabilidade de comprar de você no futuro se você atrasar o pedido em dois dias da data de entrega prometida.

E se você acha que substituir esses clientes é fácil, talvez queira saber que o custo de adquirir um novo cliente é 25 vezes maior do que manter um existente .

Como corrigi-lo

Treine toda a sua equipe em seus processos de gerenciamento de estoque com antecedência e frequência. E faça um favor a si mesmo – escolha uma solução com uma curva de aprendizado fácil.

Procedimentos de Armazém Ineficientes

O gerenciamento de estoque é uma daquelas disciplinas que são partes cerebrais e físicas iguais. Tanto planejamento é necessário para o gerenciamento de estoque adequado e, no entanto, a borracha realmente pega a estrada no chão do armazém.

Não é incomum encontrar gerentes de depósito que não sabem como gerenciar o estoque com eficiência.

Isso pode se manifestar em um layout de armazém ineficiente, procedimentos de coleta e embalagem impraticáveis ​​ou condições de trabalho inseguras.

Como corrigi-lo

Esforce-se para fazer pequenas melhorias incrementais na eficiência do seu armazém. Por exemplo, você pode identificar mercadorias em movimento rápido e colocá-las perto da área de expedição.

Além disso, você pode armazenar produtos de alto valor em áreas de armazenamento de alta visibilidade em seu depósito para reduzir o roubo.

Sabemos que cada segundo conta no armazém. É por isso que construímos caminhos de coleta inteligentes no SkuVault que mostram aos funcionários do armazém a maneira mais eficiente de coletar produtos (e exatamente onde encontrá-los).

Superar o estoque do seu armazém

Quanto mais mercadorias você tiver, mais espaço você precisa. Isso pode não ser bom para os negócios, especialmente se o seu armazém for alugado (ou se você tiver produtos perecíveis).

Além disso, é mais caro realizar auditorias e controles de estoque abrangentes quando você tem um estoque grande, o que pode forçar você a contratar uma equipe de suporte para trabalhar em seu depósito.

Além disso, com o excesso de estoque, você corre o risco de ficar com estoque morto, seja porque não pode vendê-lo ou porque estraga (no caso de alguns consumíveis).

Lembre-se de fidget spinners? Essa tendência morreu tão rápido quanto surgiu e, sem dúvida, deixou várias empresas ambiciosas de comércio eletrônico sobrecarregadas com um estoque invendável.

Por fim, quando você tem estoque em excesso, está imobilizando capital, o que pode comprometer suas decisões de negócios, principalmente se estiver trabalhando com orçamentos apertados ou margens pequenas.

Como corrigi-lo

Embora ter estoque suficiente seja essencial para criar uma experiência positiva para o cliente, decida se o excesso de mercadorias faz sentido. Se não for, determine o que é “muito” ou “muito pouco” e encontre um equilíbrio.

Para determinar seus valores de estoque ideais, comece verificando nosso guia sobre como calcular a fórmula de estoque médio .

Então, você pode ler este post sobre o valor da redução inteligente de estoque.

A linha inferior

Uma boa gestão de estoque envolve uma ampla gama de disciplinas interconectadas e impacta diretamente a receita e a satisfação do cliente.

Tentar gerenciar o estoque com processos manuais é uma receita para desperdício de dinheiro e clientes insatisfeitos.

Aproveitar um sistema de gerenciamento de inventário (IMS) como o SkuVault para ajudá-lo a gerenciar seu inventário ajudará você a:

• Monitore e consolide o inventário e as métricas de vendas em todos os canais
• Prever tendências de pedidos
• Gere listas de opções sem papel que melhoram o tráfego do armazém e eliminam o desperdício

Mas o mais importante, o SkuVault - em conjunto com uma boa estratégia de gerenciamento de estoque - ajudará você a evitar os erros destacados neste post.

O SkuVault ajuda você a trabalhar no seu negócio e não no seu negócio. Adoraríamos mostrar a você como subir de nível para comércio eletrônico ou negócios baseados em inventário - clique no botão nesta página para agendar uma demonstração ao vivo.