Qual é o papel dos sistemas de informação na gestão de recursos humanos?

Publicados: 2022-09-01

Os sistemas de informação de recursos humanos são uma ferramenta eficaz utilizada pela grande maioria das organizações modernas. Na era da tecnologia moderna, é difícil imaginar a gestão de RH sem suporte de TI. O grau de adaptação desses sistemas a uma organização depende de seu tamanho, da complexidade de seus processos, de sua abordagem ao uso de ferramentas modernas e de seus recursos e capital. A implantação de sistemas de TI ou a modernização dos existentes exige não apenas desembolsos financeiros, mas também mudanças organizacionais, de pessoal e mentais, além do conhecimento do programa. Portanto, antes de decidir implementar tal software, analise e prepare-se para as mudanças necessárias.

Sistemas de informação na gestão de recursos humanos – índice:

Elementos de sistemas de informação
Usabilidade de sistemas de informação em RH
Benefícios do uso de sistemas de informação
Resumo

Elementos de sistemas de informação

Um sistema de informação é uma parte da tecnologia da informação (TI) que usa ferramentas de computador. Para que um sistema seja referido como TI, ele deve consistir em hardware de computador, software, telecomunicações e funcionários.

Hardware é um conjunto de equipamentos técnicos que possibilitam a transmissão, recepção e processamento de informações. O hardware consiste em equipamentos como dispositivos de entrada (teclado, leitores, mouse), dispositivos de saída (monitores, impressoras, scanners), processadores e memória. Devido ao rápido desenvolvimento de soluções de TI modernas, o hardware está em constante mudança e se torna obsoleto muito rapidamente. O hardware mais conveniente e popular usado na gestão de pessoal é um computador pessoal (laptop) e um smartphone.

Software é uma coleção de programas, instruções, interfaces implementadas e dados integrados que permitem o processamento de dados para a finalidade especificada pelo usuário. Utilizando o software, são construídas ferramentas básicas como diversos bancos de dados, funcionando como coleções de dados inter-relacionados. O banco de dados de funcionários inclui todas as informações sobre funcionários, o banco de dados modelo permite a simulação das consequências das decisões e avaliação dos funcionários. A base de conhecimento, por sua vez, permite a gestão do conhecimento, o estudo do comportamento dos funcionários e a implementação de programas de treinamento.

As telecomunicações envolvem conectar o trabalho de vários computadores e terminais. Os computadores podem ser conectados em nível regional, nacional ou global. Tal solução permite a criação de organizações virtuais e a implementação de trabalho remoto. A telecomunicações funciona com base em redes telefônicas, de fibra óptica, mas também sem fio e até de satélite.

Os funcionários são o elemento mais importante e valioso do sistema de informação. A equipe que opera o sistema é composta por programadores, arquitetos, gerentes e usuários. Para que o sistema funcione de forma eficaz, é necessário treinar e introduzir os funcionários em novas tarefas. As pequenas empresas costumam usar suporte técnico externo. As maiores empregam especialistas em TI para supervisionar a operação e a modernização contínua do sistema.

Usabilidade de sistemas de informação em RH

Antes de decidir usar um sistema de informação, faça uma análise da organização e, em particular, das necessidades dos funcionários responsáveis pela política de GRH. Responda à pergunta se e em que medida o sistema facilitará seu trabalho e se as atividades implementadas serão mais eficazes. Também será útil realizar um cálculo econômico para uma situação específica. Vale lembrar que a utilidade dos sistemas de informação depende do papel e do lugar do departamento de gestão de recursos humanos na estrutura da empresa.

Benefícios do uso de sistemas de informação

Os sistemas de informação de recursos humanos disponíveis no mercado diferem em termos de funcionalidade. No entanto, são suas características únicas que influenciam sua implementação e uso. A implementação adequada do HRIS tem vários benefícios mensuráveis, como

Poupança. O retorno do investimento é de longo prazo, mas depois de algum tempo os resultados financeiros da implementação do sistema são visíveis. O sistema centralizado permite integrar processos menores em um, o que leva a um aumento significativo na eficiência do trabalho. O módulo de desenvolvimento profissional reduz os custos logísticos associados à organização da formação.
Comunicação melhorada . O banco de dados centralizado reduz o chamado “ruído de comunicação”, fornecendo um conjunto imutável de informações para todos os funcionários da organização. Reduzir os erros causados pelo trabalho com dados incorretos também reduz os custos e elimina as decisões erradas.
Analisando e reportando. As funções de compilação, ordenação e interpretação permitem analisar os dados de forma simples e rápida, e a informação obtida não está sujeita a erros. O acesso rápido aos relatórios permite que os gerentes tomem decisões de pessoal mais precisas.
Produtividade aumentada. As funções do sistema agilizam o trabalho relacionado, por exemplo, ao rastreamento de cartões de ponto ou à análise de retenção e rotatividade de funcionários. Sistemas de informação avançados automatizam as tarefas mais tediosas.

Sistemas de informação - resumo

A informação para a gestão de recursos humanos, que é processada no sistema de informação, é especialmente importante. Graças a essa base de conhecimento específica, é possível gerenciar efetivamente o pessoal por meio de planejamento, organização, liderança e controle adequados.

As informações sobre a organização e seu ambiente determinam a tomada de decisões corretas sobre a contratação de pessoal. O crescente número de problemas de gestão de recursos humanos nos últimos tempos torna a implementação de um sistema de gestão de TI uma das condições chave para o sucesso nesta área. O uso adequado do sistema pode ser um dos fatores mais importantes para a vantagem competitiva de uma empresa.