Excel de gerenciamento de estoque: prós, contras e dicas

Muitas pessoas têm uma relação de amor e ódio com o Excel, o poderoso software de planilhas da Microsoft.

Apesar disso, ninguém pode negar suas capacidades como um item básico em quase todos os setores, especialmente empresas de comércio eletrônico de médio porte que procuram uma maneira rápida de rastrear o estoque.

As empresas de médio porte geralmente se encontram em uma situação desafiadora. Eles são grandes demais para rastreamento de inventário manual, mas não estão prontos para um software de gerenciamento de inventário completo.

O Microsoft Excel serve como uma ponte ideal entre essas opções.

Implemente as estratégias deste post e veja seu gerenciamento de estoque se destacar (veja o que fizemos lá) a novos patamares.

Vamos mergulhar.

Como fazer gestão de estoque no Excel

A beleza do Excel é sua flexibilidade. Você pode tornar seu rastreamento de inventário tão simples ou complexo quanto precisar.

Você pode começar com algo tão rudimentar como quantidades de itens ou construir um sistema massivo de várias planilhas com cálculos automatizados, especificações detalhadas de produtos, rastreamento da cadeia de suprimentos, análise de vendas e pontos de reabastecimento preditivos.

Você também pode usar as habilidades computacionais do Excel para rastrear métricas críticas, como quantidade em estoque, custos de compra, valor do estoque e quantidade em novo pedido.

Dito isso, construir do zero exigirá muito trabalho. É por isso que recomendamos o uso de modelos de gerenciamento de inventário para começar (especialmente se você não for experiente em Excel).

Criar (ou pegar emprestado) uma planilha de gerenciamento de estoque

Se você está pronto para usar o Excel como sua ferramenta de gerenciamento de inventário, a próxima etapa envolve encontrar a planilha certa para você.

A boa notícia é que você tem opções. Se você deseja criar o seu próprio do zero ou encontrar um modelo perfeito, as soluções de que você precisa estão disponíveis.

Aqui estão algumas opções:

Crie sua própria planilha

Construir sua planilha do zero é uma opção viável se você já for um assistente de planilha. A perspectiva de construí-lo você mesmo pode até parecer divertida para você (sem julgamento, prometemos).

Ao adotar essa abordagem, você obterá exatamente o que deseja e precisa, porque o personalizará para atender aos seus desafios específicos de inventário.

O custo do tempo é compensado pelos benefícios de ter uma planilha em conformidade com os requisitos de gerenciamento de estoque da sua empresa.

Mas criar uma planilha do Excel do zero pode consumir muito tempo, especialmente se você não estiver familiarizado com a lógica e as fórmulas do Excel. Isso pode estar fora de questão para os empresários que mal se mantêm à tona.

Além disso, seu conhecimento de Excel pode ser um fator limitante no que você pode alcançar em sua planilha.

Afinal, você não sabe o que não sabe.

Se você não entender a funcionalidade do Excel, talvez não perceba que existem soluções mais eficientes para seus desafios de rastreamento de estoque.

Para um excelente passo a passo, confira este tutorial:

Use um modelo gratuito da Microsoft

Se criar uma planilha de gerenciamento de inventário do Excel a partir do zero parece além de você (ou não é o melhor uso do seu tempo), você sempre pode optar por um modelo de inventário do Excel – e existem muitos ótimos por aí.

A Microsoft oferece vários modelos do Excel para uma ampla gama de necessidades. Se você abrir o Excel e pesquisar por “inventário”, encontrará exemplos pré-projetados que atendem aos seus requisitos.

Você também pode verificar a biblioteca de modelos oficial da Microsoft para ver o que é possível.

Este modelo gratuito é um dos nossos favoritos, que não apenas gerencia a quantidade de estoque, mas também serve como um modelo de controle de estoque de estoque, usando fórmulas para lembrá-lo dos próximos pontos de reabastecimento.

Encontre um modelo de gerenciamento de inventário de terceiros

Se você não encontrar o que deseja na coleção de modelos do Excel, não entre em pânico. Há um mundo inteiro de modelos online gerados por usuários.

Por exemplo, este site oferece vários modelos de inventário para ordens de compra, listas de produtos, rastreamento de dados de inventário e muito mais.

Essas planilhas geralmente são mais complexas do que suas contrapartes gratuitas. Muitos oferecem funcionalidade equivalente ao software de gerenciamento de inventário na categoria de gerenciamento de inventário, apenas menos alguns dos principais recursos desses programas.

OBSERVAÇÃO: se você preferir trabalhar com o Planilhas Google, poderá usar muitos desses modelos em ambas as plataformas. Também existem muitos modelos de rastreamento de inventário criados especificamente para o Planilhas.

Prós e contras da planilha de inventário do Excel

Antes de encerrarmos esta seção, vamos discutir os prós e os contras de usar o Excel para gerenciamento de estoque.

PRÓS

CUSTO

Com opções gratuitas disponíveis no Excel e online, não é difícil criar um modelo de gerenciamento de estoque sem estourar seu orçamento.

A maioria das pequenas empresas opera com margens estreitas e pouco lucro (especialmente inicialmente). O Excel pode ajudá-lo a gerenciar seu inventário sem gastar muito.

COSTUMIZAÇÃO

Uma das coisas que os defensores do Excel adoram no software é que você pode (com bastante inteligência e suor) fazer o software fazer quase tudo.

Esse nível de personalização significa que as empresas podem criar uma ferramenta de rastreamento de estoque totalmente adequada às suas necessidades, presumivelmente sem fazer grandes concessões.

COMUM

As planilhas do Excel são fáceis de compartilhar com outros membros da equipe em sua organização. Você pode compartilhá-los através do Dropbox e outras plataformas, salvá-los na nuvem, usar o Google Sheets, etc.

Isso significa que sua planilha pode ser acessada pelos membros da equipe em qualquer lugar, a qualquer momento.

Obviamente, nenhuma solução é 100% perfeita e o Excel não é exceção. Aqui estão alguns dos contras que você deve saber antes de selecionar esta solução para suas necessidades de gerenciamento de estoque.

CONTRAS

COMPLICAÇÕES

A maioria das planilhas do Excel começa como documentos gerenciáveis.

No entanto, à medida que sua empresa e seu inventário crescem, suas planilhas também aumentam.

Todos nós já vimos as planilhas pesadas que executam mais de 100 colunas na parte superior e milhares de células de profundidade.

Essas folhas são pesadelos tornados realidade, documentos capazes de sufocar seu computador toda vez que você tenta carregar um.

O inchaço é um problema que qualquer pessoa que usa o Excel para gerenciamento de estoque terá que enfrentar em algum momento. Mais cedo ou mais tarde, as planilhas se tornam grandes demais para serem úteis.

TEMPO

Criar uma planilha, inserir fórmulas e adicionar dados leva tempo. Manter a planilha é mais uma perda de tempo. Todas essas horas se somam.

O software de gerenciamento de estoque automatiza muitos processos de gerenciamento de estoque para seus usuários após o lançamento inicial do software. O Excel requer uma abordagem mais prática.

Haverá momentos em que essas horas poderiam ser melhor gastas em outro lugar.

DADOS

Se você já trabalhou em uma planilha gigantesca onde várias pessoas têm o poder de alterar o documento, provavelmente já experimentou perda de dados.

Acidentes acontecem, pessoas cometem erros e planilhas podem ser bestas complicadas. O problema com o Excel é que, às vezes, quando esses erros ocorrem, não há uma maneira fácil de desfazê-los.

Isso pode atrapalhar seus dados. Às vezes, você nem vai perceber até muito mais tarde.

ERROS

Ao contrário do software de inventário, que atualiza códigos de barras e varreduras de RFID em tempo real para que seus números de inventário sejam precisos até o segundo, o Excel requer muito trabalho manual na forma de entrada de dados.

E como qualquer pessoa que trabalha com entrada de dados sabe, o erro humano é algo muito real.

O elemento humano constante envolvido no uso do Excel significa que os erros de inventário são mais prováveis ​​com essa abordagem do que com o software de gerenciamento de inventário.

SEM RASTREAMENTO EM TEMPO REAL

Nós tocamos nisso no ponto anterior, mas vale a pena repetir aqui. O Excel requer entrada de dados humanos na planilha de controle de estoque.

Isso significa que a planilha é atualizada apenas quando alguém se dá ao trabalho de corrigir o documento. Isso pode levar a problemas.

O software de gerenciamento de estoque atualiza seu estoque em tempo real, sem a necessidade de entrada de dados. O software rastreia a ação sempre que um código de barras ou RFID é escaneado. Isso significa que você estará sempre atualizado sobre seus níveis de estoque. Também reduz o risco de erros de inventário.

Isso é conhecido como sistema de estoque perpétuo e é uma das melhores maneiras pelas quais as empresas baseadas em estoque podem economizar tempo e aumentar a eficiência.

Dicas para obter sucesso com o gerenciamento de inventário do Excel

Se você utiliza o Excel para suas necessidades de gerenciamento de estoque, existem maneiras de superar muitos dos contras listados na seção anterior.

O Excel requer mais manutenção prática do que o software de gerenciamento de estoque, mas você pode fazê-lo funcionar implementando algumas práticas recomendadas básicas.

Aqui estão alguns dos mais comuns para rastrear.

Auditoria diária

Discutimos como o erro humano é uma preocupação real com planilhas do Excel. Uma forma de combater esse problema é realizando auditorias diárias.

Ao utilizar auditorias agendadas regularmente, você pode detectar problemas antes que eles se agravem com o tempo.

As auditorias diárias podem ser uma tarefa irreal, dependendo do tamanho da sua empresa. Se for esse o caso, considere as contagens de ciclo, nas quais você compara seus números físicos com os números da planilha de forma rotativa.

Outra solução é rastrear seu estoque em papel e em uma planilha.

Isso parece um trabalho duplo (porque é), mas fornecerá uma contagem diária para comparar com sua planilha e detectar discrepâncias.

A chave aqui é que encontrar problemas cedo é importante. Como as contagens estão fora por períodos mais longos, os problemas crescem e se agravam.

Atualizar imediatamente

Uma das maiores causas de erro humano com planilhas do Excel acontece quando há atrasos na atualização da planilha.

Aqui está um cenário em que isso acontece.

Por qualquer motivo, seu gerente de estoque tem um problema que os impede de alterar a planilha conforme o estoque muda.

Eles notam as mudanças, mas o trabalho acontece e essas mudanças são esquecidas. Agora seu inventário está desativado. Esse erro de inventário pode durar anos se você não estiver fazendo auditorias diárias.

Pode haver mais erros. A próxima coisa que você sabe é que todo o seu inventário está errado.

A chave para evitar esses erros é atualizar sua planilha do Excel imediatamente sempre que ocorrer uma alteração no estoque.

Sabemos que o trabalho pode ser agitado, o que pode ser desafiador, mas erros de inventário tornam o trabalho ainda mais agitado e desafiador. Melhor fazer o trabalho agora e evitar problemas depois.

Armazenar backups na nuvem

Sua planilha de inventário do Excel é um dos documentos mais importantes do seu negócio. Como tal, você precisa ter certeza de que é feito backup. Como mencionado anteriormente, erros do Excel acontecem e, às vezes, dados vitais são perdidos.

Ao realizar backups na nuvem regularmente, você pode diminuir o impacto desses erros, garantindo uma cópia recente para a qual reverter no caso de uma catástrofe inesperada.

Esteja preparado. Erros acontecerão.

Consolidar dados para relatórios mensais

Uma das grandes falhas do Excel é que ele torna a análise de dados históricos um desafio. Podemos combater esse problema garantindo que você consolide seus dados regularmente para relatórios mais fáceis.

Ao pegar as informações de sua planilha do Excel e transferi-las para outros formatos (quadros, tabelas, gráficos etc.), você pode identificar tendências e problemas ao longo do tempo. Isso pode impactar positivamente seus resultados.

Analisar dados e resultados

Os dados são ótimos, mas são inúteis se você coletar dados e não os utilizar para tomar decisões.

Com uma planilha do Excel, você terá uma ampla gama de dados disponíveis (e se estiver seguindo o último ponto, terá compilado esses dados em formatos fáceis de entender). Use essas informações para informar sua tomada de decisão e prever resultados.

Um dos objetivos do gerenciamento de estoque é ser capaz de prever tendências e resultados. Use essas informações para ajudá-lo no processo.

Atualize para uma solução SaaS conforme necessário

O Excel pode ser uma excelente ponte entre o inventário manual e o software de gerenciamento de inventário. No entanto, à medida que sua empresa cresce, chegará o dia em que o Excel não será mais viável como ferramenta de gerenciamento de estoque.

Embora o gerenciamento de inventário por meio de uma série de planilhas seja totalmente possível, não é o processo de gerenciamento de inventário mais escalável (ou mais fácil).

O Microsoft Excel é poderoso (especialmente quando combinado com modelos pré-construídos do Excel), mas, no final das contas, ainda é apenas um programa generalista criado para muitos aplicativos.

Além disso, um documento do Excel geralmente não é dinâmico; requer manutenção constante.

Como uma pequena empresa nova em folha, isso pode ser aceitável. Mas à medida que você cresce e deseja simplificar os processos de inventário, é imprescindível atualizar para um software de gerenciamento de inventário dedicado.

Quando esse dia chegar, entenda que as soluções de software estão disponíveis para ajudá-lo a levar seu gerenciamento de estoque para o próximo nível. Melhor ainda, muitas dessas soluções oferecem um nível de funcionalidade com o qual você só pode sonhar com planilhas.

Não espere quando seu tempo com o Excel chegar ao fim. Abrace o próximo passo. A mudança pode ser assustadora, mas o software de gerenciamento de inventário certo pode ajudá-lo a alcançar novos patamares.

Transparência instantânea do inventário

Implemente um IMS para obter maior controle de estoque e perdas de envio menos dispendiosas.

Download

Pensamentos finais

O Excel pode não ser o software favorito de todos, mas é difícil negar sua versatilidade.

Se você é uma empresa de médio porte que cresceu além do controle manual de seu inventário, mas ainda não está pronta para mergulhar no mundo do software de gerenciamento de inventário, o Excel é uma solução legítima.

Se você deseja criar sua própria planilha de inventário personalizada ou baixar um modelo, existem soluções aqui que atendem a todas as necessidades. É apenas uma questão de decidir o que você precisa e encontrar a melhor planilha do Excel.

Como qualquer sistema, o Excel não é perfeito. Seguir as práticas recomendadas neste artigo pode ajudá-lo a evitar possíveis armadilhas ao assumir o controle de seu inventário.

E, quando estiver pronto para levar seus processos de gerenciamento de estoque para o próximo nível, considere investir em uma plataforma dedicada como o SkuVault. Confie em nós; o tempo, a eficiência e a economia de custo valerão a pena.

Faça um tour guiado de 2 minutos pelo produto da plataforma SkuVault para saber mais.