15 ideias de organização de estoque: não perca o controle de seu estoque

É difícil manter-se organizado. Sem uma estratégia de organização intencional, os corredores do armazém ficam confusos, as mesas ficam bagunçadas e os espaços de estoque ficam caóticos.

Nas empresas de comércio eletrônico, saber onde está seu inventário e como acessá-lo rapidamente é a diferença entre lucratividade e perda de dinheiro.

Se você usa muitos chapéus, provavelmente passa a maior parte de seus dias apagando incêndios. Mas se você deseja que seu negócio funcione como uma máquina bem lubrificada, ser proativo em relação à sua organização de estoque é fundamental.

Para ajudá-lo a acompanhar seu inventário, reunimos uma lista de ideias de organização de inventário.

15 Ideias de Organização de Inventário

1. Receba mercadorias de forma eficaz
2. Acesse sua capacidade de armazenamento
3. Use prateleiras e prateleiras
4. Use a análise ABC para classificar o inventário
5. Rotule tudo
6. Use estoque de segurança
7. Implemente uma solução de gerenciamento de inventário digital
8. Verifique seus níveis de estoque regularmente
9. Criar procedimentos operacionais padrão (SOPs) documentados
10. Mantenha seus funcionários treinados em seus SOPs
11. Use o gerenciamento de estoque “just-in-time”
12. Limpe e mantenha regularmente o seu armazém
13. Altere seu layout para ser mais eficiente
14. Use a contagem cíclica para manter os níveis de estoque precisos
15. Implemente um sistema de digitalização

1. Receba mercadorias de forma eficaz

Receber estoque pode ser um processo caótico, especialmente se você não estiver preparado para isso. Ter um sistema em vigor ajudará você a se manter organizado e atualizado.

É aqui que começa muita desorganização:

“Ah, vou colocar esse palete aqui, e vou lidar com isso mais tarde.”

“Eu não preciso desembalar isso; eles provavelmente não vão vender por um tempo de qualquer maneira.”

Após várias semanas desses atalhos em seu fluxo de trabalho de recebimento, você acordará e perceberá que tem um espaço de estoque completamente desorganizado e ineficiente.

Assim que seu inventário chegar, reserve um tempo para recebê-lo adequadamente e guardá-lo corretamente. Isso vai lhe poupar dores de cabeça a longo prazo.

Isso geralmente inclui, mas não se limita a:

1. Desembalagem total de todo o inventário
2. Inspecionando o inventário quanto a danos
3. Digitalizando-o em seu software de gerenciamento de inventário
4. Classificando e categorizando adequadamente em seu armazém/espaço de armazenamento de estoque

Se você não tiver um espaço de inventário designado, agora é a hora de criá-lo. Isso não precisa ser um depósito ou mesmo uma sala enorme, apenas um lugar onde você pode facilmente acompanhar seu estoque.

2. Avalie sua capacidade de armazenamento

Então, digamos que sua empresa está indo muito bem – você está construindo uma base de clientes leais e mal consegue acompanhar os pedidos.

Tudo parece ótimo até você perceber que não pode estocar materiais suficientes em seu espaço de inventário para atender a todos os seus pedidos.

Dependendo do tamanho do seu inventário, você precisará alugar ou comprar espaço de armazenamento adicional. Para pequenas empresas com estoque limitado, pode ser uma única estante em seu escritório ou garagem. Para empresas maiores, isso pode significar adquirir um armazém inteiro.

Antes de tomar qualquer decisão de compra, você também deve levar em consideração a rapidez com que seu estoque gira.

Por exemplo, se você vender perecíveis ou itens sazonais, precisará considerar uma taxa de rotatividade de estoque mais alta e planejar seu espaço de armazenamento de acordo.

Se você não tiver certeza de quanto espaço de inventário você precisa, há algumas coisas que você pode fazer para obter uma estimativa:

• Verifique seus dados de vendas do ano passado para ver quanto estoque você passou. Isso lhe dará uma boa ideia de quanto espaço você precisa para armazenar seu inventário.
• Olhe para o seu software de gerenciamento de inventário para ver quanto inventário você tem disponível no momento. Isso o ajudará a determinar se você precisa de mais ou menos espaço de armazenamento.
• Pergunte a si mesmo com que rapidez você deseja atender aos pedidos. Se você precisar de estoque rapidamente, poderá precisar de mais espaço de armazenamento para manter um estoque maior à mão.

Depois de ter uma boa ideia de quanto espaço de estoque você precisa, é hora de começar a comprar opções de armazenamento.

3. Use prateleiras e prateleiras

Depois de ter seu espaço de inventário, é hora de começar a pensar em como você vai armazenar tudo.

O mais importante é garantir que seu inventário seja facilmente acessível.

Isso significa usar prateleiras e prateleiras que permitem que você veja rapidamente o que você tem em estoque e alcance os itens rapidamente quando precisar atender um pedido.

Há algumas coisas a ter em mente ao escolher racks e estantes para seu inventário:

• Tamanho – Certifique-se de que os racks e prateleiras sejam grandes o suficiente para conter seu inventário. Você não quer que os itens caiam ou fiquem muito apertados.
• Capacidade de peso – Se você tiver estoque pesado, verifique se as prateleiras e prateleiras podem suportar o peso.
• Facilidade de montagem – A menos que você tenha alguém que possa montar os racks e prateleiras para você, escolha algo que seja fácil de montar.

Depois de ter seus racks e prateleiras no lugar, é hora de começar a organizar seu inventário dentro do seu espaço de armazenamento.

4. Use a análise ABC para classificar o inventário

Um dos métodos de organização de estoque mais populares é a análise de estoque ABC .

Esse método categoriza o inventário com base na importância dele para o seu negócio.

Por exemplo, o estoque essencial para sua empresa seria considerado estoque "A", enquanto o estoque não tão importante seria considerado estoque "C".

Veja como funciona:

• Um inventário – Este é o inventário essencial para o seu negócio. Isso pode incluir itens de alto preço ou alta demanda.
• Inventário B – Este é o inventário que é importante para o seu negócio, mas não tão essencial quanto o inventário A. Isso pode incluir itens com preços mais baixos ou demanda mais baixa.
• Inventário C – Este é o inventário que não é tão importante para o seu negócio. Isso pode incluir itens de baixo preço ou baixa demanda.

Depois de categorizar seu inventário, você pode começar a organizá-lo em seu espaço de armazenamento.

Por exemplo, você pode querer manter um inventário mais próximo da frente do seu espaço para que seja fácil encontrá-lo e alcançá-lo. Da mesma forma, você pode querer manter o estoque C em prateleiras mais altas, para que fique fora do caminho.

A chave é encontrar um sistema que funcione para você e sua empresa.

Existem alguns outros métodos de organização de estoque que você pode usar, mas a análise ABC é um bom ponto de partida.

Depois de organizar seu inventário, é hora de começar a pensar em como você vai acompanhar tudo.

5. Rotule tudo

Uma das melhores maneiras de acompanhar o estoque é rotular tudo.

Isso pode parecer muito trabalho, mas vale a pena a longo prazo.

Rotular o inventário ajuda você a se manter organizado e facilita a localização de itens quando você precisa deles.

Existem algumas maneiras diferentes de rotular o inventário:

• Use um sistema de rotulagem – Existem muitos tipos diferentes de sistemas de rotulagem de estoque que você pode usar. Isso pode incluir codificação por cores, códigos de barras ou numeração.
• Use rótulos – Você pode comprar rótulos especificamente para inventário. Essas etiquetas geralmente têm adesivo, para que você possa anexá-las a recipientes de armazenamento, prateleiras ou itens de estoque.
• Use software de inventário – Alguns programas de software de inventário têm recursos de rotulagem integrados. Isso pode facilitar a rotulagem e o rastreamento do inventário.

Não importa qual método você use, certifique-se de rotular cada item em seu inventário. Isso inclui recipientes de armazenamento, prateleiras e itens de inventário individuais.

Se você tiver muito estoque, considere contratar alguém para ajudá-lo no processo de rotulagem.

Para obter mais práticas recomendadas de rotulagem de armazém , leia nossa postagem de blog relacionada.

6. Use estoque de segurança

Estoque de segurança é um termo para estoque que é mantido à mão em caso de emergências. Pode ser o estoque necessário para atender aos pedidos ou o estoque necessário para manter a produção funcionando sem problemas.

Quanto estoque de segurança você deve ter? Não há uma resposta única para essa pergunta, pois a quantidade de estoque de segurança necessária varia de acordo com o seu negócio. No entanto, uma boa fórmula de estoque de segurança dirá que você tem estoque suficiente para cobrir pelo menos duas semanas de demanda. Isso ajudará você a evitar interrupções no fornecimento em caso de emergência.

Ao ter estoque de segurança em mãos, você pode evitar quaisquer problemas de estoque que possam surgir. Isso ajudará você a manter seus negócios funcionando sem problemas e evitar interrupções.

Calcular seu estoque de segurança pode ser um pouco complicado, mas com alguma orientação e paciência, qualquer um pode fazê-lo.

7. Implemente uma solução de gerenciamento de inventário digital

Se você deseja levar seu gerenciamento de inventário para o próximo nível, considere implementar uma solução de gerenciamento de inventário digital.

Um IMS pode ajudá-lo a rastrear seu inventário em tempo real, para que você sempre saiba o que tem em estoque. Além disso, ele pode automatizar muitas das tarefas tediosas associadas ao gerenciamento de estoque, como reordenar produtos e gerar relatórios.

Por exemplo, o software de gerenciamento de inventário SkuVault oferece muitos recursos que podem ajudá-lo a gerenciar seu inventário com mais eficiência, como:

• Acompanhamento de estoque em tempo real
• Reordenação automática
• Gerando relatórios
• Suporte multicanal
• Integrações com todos os outros aplicativos de negócios de missão crítica

Você pode conseguir gerenciar seu inventário com planilhas manuais por um tempo, mas se quiser se manter organizado e expandir seus negócios, uma solução de gerenciamento de inventário é essencial.

Para saber mais sobre como o SkuVault ajuda a aumentar os negócios rentáveis ​​e automatizados, confira nossa página de recursos .

8. Verifique seus níveis de estoque regularmente

Depois de classificar e rotular seu inventário, é importante verificar seus níveis de inventário regularmente. Isso ajudará você a manter o controle do estoque e evitar quaisquer problemas que possam surgir.

Existem algumas maneiras diferentes de verificar os níveis de estoque:

• Pessoalmente – Se você tiver um estoque pequeno, poderá contar fisicamente os níveis de estoque. Este é o método mais preciso, mas pode ser demorado se você tiver muito estoque.
• Planilhas – Outra opção para acompanhar os níveis de estoque é usar planilhas. Isso pode ser feito manualmente ou por meio de software de inventário.
• Software de inventário – De longe, o método mais eficiente para rastrear os níveis de inventário é usar o software de inventário. Isso permitirá que você acompanhe o estoque em tempo real e seja alertado quando os níveis de estoque estiverem baixos. O software também é essencial para empresas que enviam muitos SKUs ou gerenciam vários armazéns. 9. Criar procedimentos operacionais padrão (SOPs) documentados

Se você deseja que seu gerenciamento de estoque funcione como uma máquina bem lubrificada, é importante ter procedimentos operacionais padrão (SOPs) documentados. SOPs são instruções passo a passo para executar uma tarefa repetível.

Você deve ter SOPs para:

• Recebimento de estoque – Quando o estoque chega ao seu depósito, é importante ter um processo para recebê-lo e inspecioná-lo.
• Armazenando estoque – Você deve ter procedimentos específicos para como o estoque é armazenado em seu depósito. Isso inclui onde os itens são armazenados e como eles são rotulados.
• Separando o estoque – Quando um pedido chega, você precisa ter um processo para separar o estoque e prepará-lo para o envio.
• Inventário de envio – Finalmente, você deve ter procedimentos implementados para enviar o estoque para os clientes. Isso inclui pedidos de embalagem e impressão de etiquetas.

Os SOPs são essenciais para manter seu gerenciamento de estoque organizado e funcionando sem problemas. Ao ter SOPs em vigor, você pode ter certeza de que todos os seus funcionários estão “tocando a mesma música”, por assim dizer.

10. Mantenha seus funcionários treinados em seus POPs

Uma coisa é ter SOPs em vigor, mas outra coisa é garantir que seus funcionários sejam treinados sobre eles.

Se você deseja que seu gerenciamento de estoque funcione sem problemas, é importante manter seus funcionários atualizados sobre seus procedimentos.

Existem algumas maneiras diferentes de treinar funcionários em seus SOPs de gerenciamento de inventário:

• Treinamento presencial – A maneira mais eficaz de treinar funcionários em SOPs de gerenciamento de estoque é fazê-lo pessoalmente. Isso permite que você analise os procedimentos passo a passo e responda a quaisquer perguntas que os funcionários possam ter.
• Treinamento em vídeo – Se você não pode treinar os funcionários pessoalmente, outra opção é criar vídeos de treinamento. Essa é uma boa opção se você tiver funcionários em locais diferentes ou se quiser consultar os vídeos de treinamento a qualquer momento.
• Instruções escritas – Outra opção para treinar funcionários em POPs de gerenciamento de estoque é fornecer instruções escritas. Esta é uma boa opção se seus procedimentos forem relativamente simples ou se você tiver funcionários que são melhores em seguir instruções escritas.

Não importa como você escolha treinar seus funcionários, é importante que eles estejam atualizados sobre seus procedimentos de gerenciamento de estoque.

Ao manter seus funcionários treinados, você pode ter certeza de que seu gerenciamento de estoque funcionará sem problemas.

11. Use o gerenciamento de estoque just-in-time

O gerenciamento de estoque just-in-time é uma estratégia de estoque que envolve apenas solicitar o estoque conforme necessário.

Essa pode ser uma boa opção para empresas que não têm muito espaço de armazenamento ou que desejam economizar nos custos de estoque.

A principal desvantagem do gerenciamento de estoque just-in-time é que ele pode levar à escassez de estoque se seus fornecedores não conseguirem acompanhar sua demanda.

No geral, o gerenciamento de estoque just-in-time é uma boa opção para empresas que desejam economizar nos custos de estoque.

12. Limpe e mantenha seu armazém regularmente

Para manter seu estoque organizado, é importante limpar e manter seu armazém regularmente.

A limpeza e manutenção do seu armazém irão ajudá-lo a:

• Encontre o inventário com mais facilidade
• Evite que o inventário seja danificado
• Mantenha seus funcionários seguros

Algumas coisas que você deve fazer para limpar e manter seu armazém incluem:

• Varrer e esfregar o chão
• Limpando as superfícies
• Organizando o estoque nas prateleiras
• Tirando o lixo

Ao limpar e manter regularmente seu armazém, você pode ajudar a manter seu estoque organizado e em boas condições.

13. Altere seu layout para ser mais eficiente

Se você perceber que seu gerenciamento de estoque não é tão eficiente quanto poderia ser, uma opção é alterar seu layout.

Um layout mais eficiente pode ajudá-lo a:

• Encontre o inventário mais rapidamente
• Evite que o inventário se perca
• Aproveite melhor o seu espaço

Algumas coisas que você pode fazer para alterar seu layout incluem:

• Colocar o inventário mais perto da porta ou da área de processamento para facilitar o acesso
• Organizando o inventário por tipo (lembre-se do método de classificação ABC!)
• Criando mais espaço para itens de alta demanda

14. Use a contagem cíclica para manter os níveis de estoque precisos

Se você odeia auditoria, você não está sozinho. No entanto, as auditorias de inventário não precisam significar encerrar todas as operações por 12 horas enquanto você verifica miseravelmente cada item.

A contagem cíclica pode ser um caminho melhor para o seu negócio. A contagem cíclica é um método de auditoria de estoque em que o estoque é contado de forma rotativa, em vez de tudo de uma vez.

Existem alguns benefícios da contagem de ciclos:

• É menos disruptivo para as operações de negócios, pois você conta apenas uma pequena seção de estoque por vez
• Ajuda a identificar discrepâncias de inventário mais rapidamente
• Isso pode ser feito com mais frequência, o que significa que os níveis de estoque são mais precisos
• As tarefas de contagem podem ser alternadas entre os funcionários, diminuindo a carga e adicionando uma camada de responsabilidade

Se você está procurando uma maneira de melhorar seu gerenciamento de estoque, a contagem cíclica pode ser uma boa opção para você.

15. Implemente um sistema de digitalização

Outra maneira de melhorar o gerenciamento de estoque é implementar um sistema de digitalização. A verificação do inventário pode ajudá-lo a:

• Acompanhe os níveis de estoque em tempo real
• Evite que o inventário se perca
• Facilite a localização do inventário

Algumas coisas que você deve considerar ao implementar um sistema de varredura incluem:

• O tipo de scanner que você vai precisar
• Sua tecnologia de digitalização de escolha (mais sobre isso abaixo)
• O software de gerenciamento de estoque que você usará
• Como você treinará seus funcionários para usar o sistema

Os benefícios da digitalização são numerosos, incluindo a redução do erro humano, a capacidade de rastrear o inventário em tempo real e o aumento da precisão.

Os dois sistemas de digitalização mais populares são os códigos de barras e as etiquetas RFID.

O código de barras é o uso de códigos ópticos constituídos por linhas e pontos que são digitalizados por um scanner de código de barras, que converte a imagem em dados digitais. Esses dados podem ser usados ​​para rastrear o estoque, bem como outras informações sobre o produto.

Os benefícios do uso de códigos de barras são muitos, incluindo a capacidade de rastrear níveis de estoque, informações sobre produtos e muito mais. Os códigos de barras também podem ser usados ​​para automatizar os processos de gerenciamento de estoque.

As etiquetas RFID são semelhantes aos códigos de barras, mas usam ondas de rádio para se comunicar com um scanner. Isso permite que uma gama muito maior de dados seja armazenada na etiqueta, bem como a capacidade de escanear materiais, como caixas e paletes.

Perguntas frequentes sobre organização de inventário

Como você organiza sua lista de inventário?

Existem algumas opções para organizar listas de inventário, incluindo:

• Como organizar o inventário por tipo
• Como organizar o inventário por local
• Organização do inventário por classificação ABC

O método escolhido dependerá das necessidades do seu negócio. Por exemplo, se você tiver muito estoque, organizá-lo por tipo pode ser a melhor opção. Ou, se você tiver estoque em vários locais, organizá-lo por local pode ser a melhor maneira de acompanhar tudo.

Com que frequência você deve auditar seu inventário?

A frequência das auditorias de inventário dependerá das necessidades da sua empresa. No entanto, a maioria das empresas opta por auditar seu estoque anualmente.

Como mencionado acima, a contagem cíclica é um método de auditoria de estoque em que o estoque é contado de forma rotativa, em vez de tudo de uma vez. Isso significa que o inventário pode ser auditado com mais frequência, o que pode ajudar a garantir a precisão.

Como mantenho meu armazém organizado?

Se você seguir todas as dicas mencionadas acima, provavelmente terá o armazém mais organizado de todos os tempos. No entanto, se você puder escolher apenas alguns, aqui estão os mais importantes:

• Use o software de gerenciamento de estoque para rastrear os níveis de estoque e as informações do produto.
• Implemente um sistema de verificação para verificar o inventário e evitar que ele se perca.
• Treine seus funcionários sobre como usar o sistema de gerenciamento de estoque e o sistema de digitalização.
• Audite seu inventário regularmente, como anualmente ou mensalmente.

Pensamentos finais

Organizar o inventário pode parecer uma tarefa assustadora, mas não precisa ser. Seguindo as dicas mencionadas acima, você pode criar um sistema de gestão de estoque que funcione para o seu negócio.

E não sinta que precisa implementar todos eles hoje. Comece com os mais importantes mencionados acima e leve-os um de cada vez.

Quando você estiver pronto para otimizar seu gerenciamento de inventário, adoraríamos conversar sobre como o SkuVault pode ajudá-lo a parar de apagar incêndios e começar a crescer (sem todas as dores de cabeça).

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