Condições de pagamento da fatura

Como proprietário de uma empresa, você pode determinar as condições de pagamento por conta própria. No entanto, existem algumas regras que você precisa seguir ao defini-las. Se você esquecer de incluir um prazo de pagamento em sua fatura, o destinatário de tal documento terá que pagá-lo dentro do prazo legal, dependendo do país onde você administra sua empresa. Portanto, é melhor especificá-lo. Quais são as condições de pagamento mais comuns? Existem limitações? Você pode saber mais sobre isso no artigo a seguir.

Condições de pagamento da fatura – índice:

1. Condições de pagamento comuns
2. Por que é uma boa ideia definir um prazo de pagamento no início da cooperação?
3. Por que as grandes empresas precisam de prazos de pagamento mais longos?
4. Por que os prazos de pagamento longos afetam o seu negócio?
5. Como incentivar seus contratados a pagar suas faturas rapidamente?

Condições de pagamento comuns

Embora você tenha muita flexibilidade para definir as condições de pagamento de suas faturas, vale a pena verificar como os outros o fazem. Quais são os prazos de pagamento mais comuns na prática? Aqui estão os mais populares:

• 7 dias,
• 14 dias,
• 30 dias,
• 60 dias,
• 90 dias.

Em alguns países, o prazo legal de pagamento é de 30 dias. É o caso, por exemplo, dos Estados Unidos, onde as faturas emitidas por freelancers devem ser pagas em até 30 dias. Da mesma forma, no Reino Unido, o prazo de pagamento padrão é de 30 dias após o recebimento de uma fatura, entrega de mercadorias ou prestação de serviços.

Por outro lado, em alguns países europeus, um prazo de pagamento recomendado para transações assimétricas, ou seja, transações em que as partes diferem em tamanho, é de 60 dias. A exceção são as transações com entidades públicas, que devem pagar a fatura em até 30 dias. No entanto, nada impede a definição de um prazo de pagamento mais curto, por exemplo, 21 ou 14 dias. Quando você deve informar o seu contratante sobre o prazo de pagamento escolhido?

Por que é uma boa ideia definir um prazo de pagamento no início da cooperação?

Você deve lembrar que questões como datas de pagamento devem ser determinadas ao assinar um contrato ou aceitar um pedido. Por quê? Se você não tiver definido uma data de pagamento antes de fazer um pedido, seu contratante espera receber uma fatura com um prazo legal de pagamento. Se você faturar com um prazo menor, eles terão o direito de serem surpreendidos. Isso não refletirá bem em você, especialmente porque o pagamento da fatura após a data de vencimento pode resultar em juros.

Portanto, é melhor ser claro ao aceitar um pedido. Será suficiente se, na correspondência de e-mail ligada ao estabelecimento dos detalhes do pedido, você mencionar que pretende emitir uma fatura com, por exemplo, um prazo de pagamento de 14 dias. Nesse caso, o seu contratante terá conhecimento de ter recebido um documento seu, que deverá pagar no prazo indicado. Dessa forma, você passará a impressão de que é um profissional que cuida de todos os detalhes da transação.

Por que as grandes empresas precisam de prazos de pagamento mais longos?

Se você trabalha como freelancer ou administra uma pequena empresa, provavelmente não recebe muitas faturas. O caminho desde o recebimento de uma fatura até o pagamento é bastante curto, principalmente quando você usa um software de contabilidade que facilita o controle de custos. Você pode verificar facilmente se fez pedidos de bens e serviços listados na fatura. Depois é só fazer uma transferência no seu banco e pronto.

Parece completamente diferente em grandes organizações. Lá, uma fatura precisa passar por dois ou mais departamentos antes de finalmente ser paga. Por que isso está acontecendo? As faturas vão para a secretaria ou departamento administrativo, onde são aceitas e registradas. Em seguida, são encaminhados ao departamento de contabilidade, mas isso não significa um pagamento imediato. Dependendo dos procedimentos adotados em uma determinada empresa, pode ser necessário verificar quem encomendou bens ou serviços, se o valor está de acordo com o pedido assinado e se o prazo de pagamento ou outros dados indicados na fatura estão corretos. Tais tarefas podem ser feitas por pessoas completamente diferentes.

Posteriormente, a fatura é enviada para pagamento. Note-se que a assinatura da pessoa autorizada a aprovar o pagamento ainda é necessária para processar a transferência. Isso é demorado, então você deve levar isso em consideração ao cooperar com grandes empresas. No entanto, ao determinar o prazo ideal de pagamento da fatura para ambas as partes, lembre-se de que ir a extremos pode ser desfavorável. Você também deve manter suas próprias necessidades em mente.

Por que os prazos de pagamento longos afetam o seu negócio?

Ao configurar um prazo de pagamento muito longo, você credita seu contratante. Enquanto aguarda o pagamento, o seu cliente já pode beneficiar dos bens ou serviços que forneceu. Se eles lhe pagassem imediatamente, você poderia gastar o dinheiro e se beneficiar dele. Isso é especialmente importante se você tiver problemas de liquidez. Nesse caso, é melhor que você concorde com prazos de pagamento mais curtos.

Se você faturar alguém com um prazo de pagamento muito longo, como 90 dias, e ficar sem dinheiro nesse momento, talvez seja necessário fazer um empréstimo bancário. Isso envolverá custos adicionais que você poderia ter evitado se os tivesse faturado com um período de pagamento mais curto. Se alguém o convencer de que um prazo de pagamento mais longo não deve ser problemático, você sempre pode tentar reverter a situação. Como fazer isso? Você pode oferecer um pré-pagamento por seus serviços em troca de um pequeno desconto. Esta pode ser uma solução muito melhor do que fazer um empréstimo caro.

Como incentivar seus contratados a pagar suas faturas rapidamente?

Se o prazo de pagamento for contado a partir da data de recebimento da fatura pelo contratante, uma fatura enviada eletronicamente ajudará a obter um pagamento mais rápido. Neste caso, você não precisa esperar que um carteiro o entregue ao seu cliente. Além disso, se o destinatário dos seus bens ou serviços utiliza um sistema de CRM, uma fatura eletrónica pode facilitar o seu trabalho, graças ao qual pode esperar um pagamento mais rápido.

Há mais alguma coisa que você possa fazer para acelerar o processo? Por exemplo, você pode oferecer um desconto para um pagamento mais rápido. Obviamente, você tem que calcular o valor do desconto para não perder com isso. Além disso, você pode avisar seu contratante que, se ele não pagar a fatura em dia, você adicionará juros por atraso no pagamento. De qualquer forma, defina um prazo de pagamento mutuamente benéfico e monitore se seu cliente o cumpriu. Com nosso aplicativo de faturamento gratuito, você pode definir lembretes para pagamentos futuros e, com apenas um clique, verificar o valor devido e as datas de vencimento.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook e Twitter.

Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

Ver todas as postagens