IPA x RPA x BPA: Qual é a opção de automação certa para sua empresa?

Automação de processos de negócios (BPA), automação de processos robóticos (RPA) e automação de processos inteligentes (IPA) são palavras-chave que se enquadram na equipe mais ampla - gerenciamento de processos de negócios (BPM). O conceito de BPM gira em torno da melhoria dos processos de negócios por meio de auditorias, modelagem de cenários, monitoramento e otimização contínua. Seu resultado pode envolver digitalização e automação, mas, em geral, as atividades de BPM são centradas no ser humano.

Por outro lado, os sistemas BPA, RPA e IPA envolvem algum nível de automação. Sua complexidade pode variar desde a coleta de dados na infraestrutura de TI de uma empresa e serviços de terceiros até a reposição de estoque com base em dados de vendas históricos e em tempo real. No entanto, as pessoas de negócios geralmente entendem errado o IPA versus RPA versus BPA, o que pode causar confusão ao avaliar as opções de automação para sua empresa.

Neste artigo, investigaremos as principais diferenças e semelhanças entre as soluções IPA, BPA e RPA, analisaremos os fatores de adoção da automação nos negócios e forneceremos dicas de especialistas para escolher opções de automação viáveis ​​para sua organização.

BPA vs. RPA vs. IPA: qual a diferença?

IPA vs. RPA vs. BPA: principais diferenças. Fonte da imagem: personalizado (Grupo ITRex)

Entendendo a automação de processos de negócios

Sendo o primeiro passo para a automação empresarial, a automação de processos de negócios depende de software de prateleira ou sob medida, orientado por programação “se-então” e integração de API.

Esses sistemas conectam outros aplicativos dentro da infraestrutura de TI de uma empresa e facilitam a movimentação de dados entre ERP, CRM, DMS e soluções de gerenciamento de projetos.

O software BPA simplifica o trabalho mundano, como gerenciamento de contas de clientes, integração de funcionários, geração de relatórios e eProcurement.

Por exemplo, um departamento de RH que não aproveita a automação de processos de negócios precisa agendar entrevistas com candidatos por telefone, encaminhar manualmente seus papéis pelos departamentos associados, garantir a revisão de documentos por meio de acompanhamentos e integrar novos funcionários.

Com o BPA, o candidato pode simplesmente preencher um formulário online, que é encaminhado automaticamente para as unidades de RH, contabilidade e jurídica da empresa, eliminando a duplicidade de papéis. Durante o processo de revisão, os candidatos são mantidos informados graças às notificações automáticas. E se o candidato for contratado, o processo de integração, facilitado por um sistema de gerenciamento de aprendizado corporativo, levará apenas algumas horas em vez de vários dias.

Sua empresa deve considerar investir em automação de processos de negócios se seu trabalho envolver:

• Agregação de dados em toda a infraestrutura de TI
• Amplo suporte de helpdesk
• Participação dos funcionários e acompanhamento do tempo do projeto
• Operações de compras frequentes
• Fluxos de trabalho de aprovação em vários níveis

Entendendo a automação de processos robóticos

O objetivo da automação de processos robóticos é tornar as tarefas repetitivas menos trabalhosas para os humanos. A tecnologia depende de bots de software que imitam a atividade humana no nível da interface do usuário, fazendo login e interagindo com sistemas de software da maneira que seus funcionários fariam.

O RPA funciona apenas com dados estruturados, que podem ser facilmente organizados em tabelas. Assim, os bots de RPA procuram informações específicas em locais indicados pelos engenheiros de RPA. A menos que tenham sido aprimoradas com recursos de inteligência artificial, as ferramentas de RPA não podem fazer julgamentos sobre os dados que usam ou os processos que reformulam.

Os especialistas consideram a RPA uma forma rápida e não invasiva de automação que não interrompe os processos de negócios da sua empresa nem exige uma revisão completa da infraestrutura de TI. No entanto, seu projeto de RPA pode facilmente dar errado, se você não alinhar suas equipes de negócios e de TI ou selecionar os processos errados para automação. Faz todo o sentido explorar a automação de processos robóticos se seus funcionários:

• Lide com grandes volumes de dados estruturados
• Execute operações de copiar e colar com frequência
• Lidar com processos envolvendo várias partes interessadas
• Gere grandes quantidades de relatórios

Automação de processos de negócios versus automação de processos robóticos

A principal diferença entre RPA e BPA surge da própria natureza das tecnologias de automação. Embora a automação de processos de negócios não elimine o humano de um processo, as ferramentas avançadas de RPA podem automatizar totalmente até 70% das tarefas em setores com uso intensivo de documentos.

Outras características distintivas BPA vs. RPA incluem:

Arquitetura tecnológica. Para funcionar de forma eficaz, as ferramentas BPA devem ser integradas aos sistemas de TI da sua empresa e serviços de terceiros no nível de back-end. A automação de processos robóticos combina interações de API e interface do usuário, atuando como um complemento ao seu software corporativo.

Nível de automação. A automação de processos de negócios depende de funcionários para validar e percorrer informações em uma organização. Por exemplo, quando as soluções BPA detectam dados ausentes em um sistema de TI, elas sinalizam um erro e notificam um especialista humano. Pelo contrário, os bots de RPA tentariam obter os dados ausentes por conta própria.

Custos do desenvolvimento. Em comparação com as soluções de automação de processos de negócios, cujo custo pode variar entre US$ 10.000 e US$ 100.000 para um sistema de software de nível intermediário, as ferramentas de RPA apresentam custos de implementação mais baixos.

Entendendo a automação inteligente de processos

A automação inteligente de processos combina a funcionalidade BPA e os bots RPA com diferentes subconjuntos de inteligência artificial, como visão computacional, processamento de linguagem natural e aprendizado de máquina.

A tecnologia IPA baseia-se no conceito de aprendizagem por transferência, o que significa que as empresas podem usar algoritmos treinados em tarefas específicas para outros trabalhos relacionados.

As soluções IPA ajudam as empresas a realizar análises de dados e automatizar a tomada de decisões em uma única unidade de negócios ou em toda a empresa.

Embora os funcionários humanos precisem monitorar o desempenho dos sistemas IPA nos estágios iniciais da implantação da automação inteligente, a precisão e a autonomia dos algoritmos de IA aumentam com o tempo.

A equipe da ITRex normalmente incentiva os clientes a tentarem a automação inteligente de processos nos casos em que:

• Uma organização produz grandes quantidades de dados não estruturados
• Seus fluxos de trabalho são intensivos em conhecimento (pense em avaliações de crédito)
• Os funcionários de uma empresa precisam revisar constantemente os dados em busca de inconsistências e possíveis fraudes

Automação de processos inteligente versus automação de processos robóticos

Como a automação de processos robóticos difere da automação inteligente?

As diferenças entre RPA e IPA podem ser resumidas nas três características essenciais:

• Ao contrário das ferramentas de RPA, as soluções de automação com inteligência artificial podem analisar dados não estruturados, como texto simples, imagens, vídeos, postagens de mídia social e leituras de sensores – ou traduzi-los em formatos adequados para automação de processos robóticos
• Os sistemas de automação de processos robóticos assumem tarefas independentes, enquanto os sistemas IPA podem orquestrar processos inteiros
• Embora alguns bots de RPA exibam capacidades cognitivas limitadas, sua lógica é estipulada por engenheiros de software. Sistemas de IA totalmente treinados, por outro lado, podem consumir novos dados e se tornar mais inteligentes com pouco ou nenhum envolvimento de sua equipe de TI interna ou consultores terceirizados

Por que sua empresa deve navegar pelo dilema BPA x RPA x IPA o mais rápido possível

Ao adotar tecnologias de automação em departamentos específicos ou em toda a organização, as empresas podem evitar a rotatividade de funcionários, cortar custos operacionais e superar os concorrentes.

Sessenta e seis por cento das empresas pesquisadas pela McKinsey em 2020 estavam testando soluções para automatizar processos de negócios, enquanto 31% dos entrevistados tinham pelo menos uma função de negócios totalmente automatizada.

Sem surpresa, o debate sobre IPA versus RPA versus BPA agora está mais acalorado do que nunca. O crescente interesse nas tecnologias de gerenciamento de processos de negócios é alimentado por vários fatores:

A mania da transformação digital. A pandemia do COVID-19 e os bloqueios que se seguiram se tornaram o maior estímulo à digitalização da história moderna. Hoje, as grandes empresas implantam mais de 175 aplicativos diferentes, enquanto as empresas menores se contentam com 73 aplicativos em média. E dado que os gastos com TI podem ultrapassar US$ 2 trilhões este ano somente nos EUA, o boom digital não mostra sinais de desaceleração.

Sobrecarga de informação. Para fazer seu trabalho com eficiência, os funcionários modernos precisam alternar rotineiramente entre quase duzentas aplicações! Isso, por sua vez, causa sobrecarga de informações, que custa a uma empresa com 50.000 funcionários até US$ 1 bilhão por ano!

Falta de funcionários. Enquanto a pandemia afetou vários setores, contraindo a economia dos EUA em 19,2%, a recessão afetou alguns setores mais fortemente do que outros, resultando em reduções maciças de pessoal. Por exemplo, a escassez de enfermeiros qualificados nos EUA pode chegar em breve a 1,1 milhão, enquanto as despesas trabalhistas em saúde já ultrapassaram os níveis pré-pandemia em 12%.

IPA x RPA x BPA: qual é a tecnologia de automação certa para o seu negócio?

Com o mercado global de IPA programado para atingir US$ 13,75 bilhões no próximo ano e 50% das empresas usando IA em pelo menos uma função de negócios, a automação inteligente de processos é, sem dúvida, a próxima encarnação – e uma evolução lógica – das tecnologias de automação empresarial.

Por que escolher entre BPA vs. RPA vs. IPA? Sua empresa pode usar todos eles! Fonte da imagem: fluxo de gradiente

No entanto, o caminho para a IPA completa é estritamente linear, então devemos aprender a andar antes de podermos correr.

Embora as empresas estejam cada vez mais confiantes na automação de processos de negócios, apenas 53% dos projetos corporativos de IA vão dos protótipos à produção. E embora a IA aplicada esteja no topo da lista de tendências de tecnologia da McKinsey, a automação de processos robóticos provavelmente liderará a corrida de automação empresarial nos próximos anos.

Mas há um problema.

Para dominar o cenário de automação, os sistemas RPA precisam ser capazes de lidar com processos mais longos e complexos, adquirir recursos de IA de alto nível e interagir perfeitamente com outras tecnologias de gerenciamento de processos de negócios.

Um cenário provável aqui é o surgimento de soluções de automação semântica — ou seja, agentes de software inteligentes que aprendem a realizar tarefas por meio de observações visuais, em vez de serem explicitamente programados para isso. E já vimos UiPath, Automation Anywhere e Microsoft Power Automate aprimorar suas plataformas com esses recursos.

Para navegar no cenário BPA x RPA x IPA e colher os benefícios da automação mais rapidamente, sua empresa deve:

• Avalie a natureza e a qualidade de seus dados operacionais — e o valor que eles podem oferecer
• Realize uma auditoria abrangente da infraestrutura de TI para medir a maturidade digital da sua empresa e determinar a pilha de tecnologia predominante
• Detecte fluxos de trabalho e processos que precisam de melhorias
• Realizar entrevistas em profundidade com as partes interessadas da empresa e consultores externos para avaliar a viabilidade de um piloto de automação
• Defina objetivos de automação usando os critérios SMART
• Selecione tecnologias de automação adequadas em colaboração com seu departamento de TI e/ou consultores de automação externos
• Não complique demais as coisas; por que treinar e implantar modelos de aprendizado de máquina quando sua empresa poderia fazer com vários bots de RPA?
• Estabelecer um centro de excelência em automação (COE) e elaborar uma estrutura para governança de automação, segurança e garantia de qualidade
• Crie um plano de implementação de automação abrangendo prova de conceito (POC), implantação de automação inicial, análise contínua de feedback do usuário e lançamentos graduais em outras unidades de negócios e, finalmente, em toda a empresa

Em uma nota final, vale a pena mencionar que muitas empresas resolvem o enigma IPA x RPA x BPA combinando estrategicamente as três tecnologias em vez de usar uma única opção de automação. E o fato de que a maioria das plataformas BPA e RPA estão agora se movendo ao longo da trajetória da IPA prova ainda mais nosso ponto: o futuro do gerenciamento de processos de negócios está na maior convergência dos sistemas de TI corporativos.

Você deseja automatizar tarefas repetitivas, sincronizar dados em sua infraestrutura de TI e facilitar processos de revisão e aprovação estritamente regulamentados? Nossos especialistas em IPA estão aqui para ajudar! Entre em contato com a ITRex para discutir suas necessidades de automação e escolha sabiamente entre BPA vs. RPA vs. IPA.

Originalmente publicado em https://itrexgroup.com em 13 de abril de 2022.