Resumo do modelo Creately: junho, semana 2

Na semana passada, compartilhamos modelos personalizados para quem está envolvido em planejamento de eventos, gerenciamento de produtos, aconselhamento de carreira, antropologia cultural e treinamento de produtividade pessoal.

Esta semana, preparamos cinco novos modelos personalizados especificamente para designers de UX, gerentes de produto, gerentes de projeto, líderes de equipe, criadores de conteúdo, controladores de qualidade, instrutores profissionais e consultores.

Se você estiver interessado em explorar modelos adicionais, recomendamos que visite nossa comunidade de diagramas, onde você pode encontrar uma extensa coleção de centenas de modelos que atendem a uma ampla gama de casos de uso organizacional.

Os modelos desta semana incluem:

• Tela Lean UX
• modelo pré mortem
• Modelo de repositório de conteúdo
• Matriz de risco
• Modelo de workshop eficaz

Tela Lean UX

O canvas Lean UX é uma ferramenta visual usada no campo do design de experiência do usuário (UX) para facilitar a criação colaborativa e a comunicação de conceitos de produtos. É normalmente utilizado por designers de UX, gerentes de produto e equipes multifuncionais que trabalham em um ambiente ágil e iterativo.

O uso de um modelo de tela Lean UX pode ajudar a simplificar o processo de design e alinhar os membros da equipe nos objetivos do projeto e na abordagem centrada no usuário.

Aqui está um guia simples sobre como usar um modelo de tela Lean UX em cinco etapas fáceis:

1. Defina o problema: Identifique e enquadre claramente o problema que pretende resolver, considerando as necessidades do usuário e os objetivos de negócios.
2. Identifique as personas dos usuários-alvo: defina os principais usuários-alvo para o seu produto e crie personas de usuários que representem suas características, comportamentos e objetivos.
3. Mapeie a jornada do usuário: visualize a experiência do usuário mapeando sua jornada desde a primeira interação até atingir seus objetivos, incluindo pontos de contato, emoções e pontos problemáticos.
4. Gere ideias de soluções: Faça um brainstorming de possíveis soluções para resolver o problema definido e atender às necessidades do usuário, incentivando diversas perspectivas dos membros da equipe.
5. Formule hipóteses e valide: crie hipóteses sobre as soluções geradas e projete experimentos para testar essas suposições com os usuários, concentrando-se em ciclos iterativos de feedback, aprendizado e refinamento.

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Modelo pré-morte

O modelo pré-mortem é uma ferramenta estratégica usada por gerentes de projeto, líderes de equipe e tomadores de decisão para antecipar e mitigar possíveis riscos ou falhas antes que ocorram. É particularmente valioso durante a fase de planejamento de um projeto ou iniciativa.

Veja como usar o modelo pré-mortem em cinco etapas fáceis:

1. Prepare o cenário: reúna a equipe do projeto ou as partes interessadas relevantes e explique o propósito do exercício pré-mortem. Enfatize a importância de identificar riscos e falhas potenciais para evitar que eles aconteçam.
2. Imagine o fracasso: peça aos participantes para imaginar que o projeto já falhou ou encontrou problemas significativos. Dê a eles um cronograma específico, como seis meses ou um ano no futuro. Incentive-os a pensar de forma ampla e criativa sobre todas as possíveis razões para o fracasso.
3. Faça um brainstorm de riscos e causas: Forneça a cada participante notas adesivas ou uma plataforma digital onde eles possam anotar individualmente os riscos e as causas que acreditam que possam contribuir para a falha. Dê a eles um determinado período de tempo para gerar o máximo de ideias possível. Lembre-os de se concentrar em riscos específicos em vez de generalidades.
4. Compartilhe e agrupe ideias: Faça com que cada participante compartilhe suas ideias uma a uma, permitindo discussões e esclarecimentos, se necessário. À medida que as ideias são compartilhadas, agrupe riscos e causas semelhantes ou relacionados. Esta etapa ajuda a identificar temas comuns e priorizar riscos potenciais.
5. Estratégias de mitigação: Depois que todas as ideias forem compartilhadas e agrupadas, mude o foco para o desenvolvimento de estratégias para mitigar ou prevenir os riscos e causas identificados. Incentive a equipe a debater ações proativas, planos de contingência ou medidas de mitigação de risco que possam ser implementadas para minimizar a probabilidade ou o impacto dos riscos identificados.

Usando um modelo pre-ortem, as equipes de projeto podem identificar proativamente riscos e falhas potenciais, permitindo-lhes desenvolver estratégias e planos de contingência para prevenir ou minimizar seu impacto. Este exercício promove uma abordagem com visão de futuro e aprimora o planejamento geral do projeto e os processos de gerenciamento de riscos.

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Modelo de repositório de conteúdo

O modelo de repositório de conteúdo é uma ferramenta comumente usada por gerentes de conteúdo, profissionais de marketing digital e equipes editoriais para organizar e gerenciar seus ativos de conteúdo com eficiência. Ele fornece um local centralizado para armazenar, categorizar e acessar conteúdo para vários canais e plataformas.

Veja como usar o modelo de repositório de conteúdo:

1. Configure o modelo: crie uma estrutura estruturada no repositório, incluindo pastas, categorias e campos de metadados, para organizar o conteúdo de maneira eficaz. Considere fatores como tipo de conteúdo, tópico, público-alvo e data de publicação.
2. Carregue e categorize o conteúdo: comece carregando ativos de conteúdo existentes no repositório. Atribua categorias, tags e metadados apropriados a cada parte do conteúdo para facilitar a pesquisa e a recuperação. Essa etapa garante que o conteúdo esteja devidamente organizado e acessível.
3. Defina permissões e níveis de acesso: determine quem pode acessar e editar o conteúdo no repositório. Estabeleça funções e permissões de usuário para manter a segurança dos dados e garantir que as pessoas certas tenham os privilégios necessários.
4. Colabore e rastreie as revisões: incentive a colaboração entre os membros da equipe com recursos como controle de versão. Rastreie revisões, comentários e feedback no repositório para manter um fluxo de trabalho transparente e agilizar o desenvolvimento de conteúdo e os processos de aprovação.
5. Pesquise e recupere conteúdo: use a funcionalidade de pesquisa do repositório para localizar conteúdo específico com base em critérios relevantes, como palavras-chave, categorias ou metadados. Certifique-se de que o repositório seja facilmente acessível e fácil de usar para descoberta e recuperação de conteúdo eficientes.

Use o modelo de repositório de conteúdo para gerenciar e organizar ativos de conteúdo com eficiência, aprimorar a colaboração entre os membros da equipe e simplificar os processos de criação e publicação de conteúdo.

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Matriz de Risco

Um modelo de matriz de risco é uma ferramenta comumente usada por gerentes de projeto, gerentes de risco e tomadores de decisão para avaliar e priorizar riscos com base em sua probabilidade e impacto. Ele fornece uma estrutura estruturada para avaliar e visualizar riscos, permitindo estratégias eficazes de gerenciamento e mitigação de riscos.

Para usar um modelo de matriz de risco, siga estas cinco etapas fáceis:

1. Configure o modelo: comece selecionando um modelo de matriz de risco que atenda às suas necessidades. Pode ser um modelo predefinido ou uma matriz em branco que você personaliza. Defina os eixos para probabilidade e impacto e defina as escalas de classificação para cada critério.
2. Identifique e avalie os riscos: Identifique os riscos potenciais associados ao seu projeto ou iniciativa. Avalie cada risco considerando sua probabilidade de ocorrência e o impacto potencial que pode ter nos objetivos do projeto. Use as escalas de classificação definidas no modelo para atribuir pontuações a cada risco.
3. Trace os riscos na matriz: Use os eixos de probabilidade e impacto no modelo para plotar cada risco identificado. A probabilidade é normalmente representada no eixo horizontal e o impacto é representado no eixo vertical. Coloque cada risco na interseção que corresponde à probabilidade avaliada e às pontuações de impacto.
4. Determine os níveis de risco: analise as posições dos riscos na matriz para determinar seus níveis de risco gerais. Normalmente, os riscos na zona de alta probabilidade e alto impacto (quadrante superior direito) são considerados de alto risco e requerem atenção imediata. Os riscos na zona de baixa probabilidade e baixo impacto (quadrante inferior esquerdo) geralmente têm prioridade mais baixa.
5. Priorizar a mitigação de riscos: Com base nos níveis de risco identificados, priorize os riscos para os esforços de mitigação. Concentre-se primeiro nas áreas de alto risco e aloque os recursos apropriados para desenvolver e implementar estratégias de mitigação. Monitore e revise a matriz regularmente para atualizar as avaliações de risco e ajustar os esforços de mitigação conforme necessário.

O modelo de matriz de risco permite que você visualize e priorize os riscos com eficácia, levando a uma tomada de decisão informada e à mitigação de risco direcionada. Ele também fornece uma estrutura clara para avaliar e gerenciar riscos ao longo do ciclo de vida do projeto, aumentando o sucesso do projeto e minimizando possíveis impactos negativos.

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Modelo de Workshop Eficaz

Um modelo de workshop eficaz é uma ferramenta estruturada usada por facilitadores, instrutores e profissionais de várias áreas para planejar e conduzir workshops produtivos. Ele fornece uma estrutura para organizar e orientar as sessões de workshop para atingir metas e resultados específicos.

Siga estas etapas para usar o modelo de workshop:

1. Defina os objetivos do workshop: Articule claramente o propósito e os resultados desejados do workshop. Identifique os objetivos específicos que pretende alcançar e os conhecimentos, habilidades ou ações que deseja que os participantes adquiram.
2. Planeje a agenda: Desenvolva uma agenda detalhada que descreva o fluxo de atividades, os tópicos a serem abordados e o tempo alocado para cada sessão. Considere incorporar uma mistura de apresentações, exercícios interativos, discussões em grupo e atividades práticas para envolver os participantes e atingir os objetivos do workshop.
3. Preparar materiais e recursos: Reúna e prepare todos os materiais, recursos e apostilas necessários para o workshop. Certifique-se de que os participantes tenham acesso a documentos, planilhas ou ferramentas relevantes que apoiem seu aprendizado e envolvimento.
4. Facilite o envolvimento e a participação: durante o workshop, use o modelo para orientar sua abordagem de facilitação. Incentive a participação ativa, colaboração em grupo e discussões abertas entre os participantes. Empregue técnicas interativas, como brainstorming, trabalho em grupo e dramatizações, para promover o envolvimento e o compartilhamento de conhecimento.
5. Avalie e colete feedback: No final do workshop, aloque tempo para coletar feedback dos participantes. Use formulários de avaliação ou pesquisas para obter suas percepções sobre o conteúdo do workshop, facilitação e experiência geral. Este feedback irá ajudá-lo a avaliar a eficácia do workshop e fazer melhorias para sessões futuras.

Ao usar um modelo de workshop eficaz, os profissionais podem estruturar e facilitar workshops envolventes e impactantes. O modelo serve como um guia para garantir que os objetivos do workshop sejam alcançados, os participantes estejam ativamente envolvidos e os resultados desejados sejam alcançados. Ele ajuda a simplificar o processo de planejamento e execução, resultando em uma experiência de workshop valiosa e bem-sucedida para todos os envolvidos.

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