O que é roteamento de leads: o guia definitivo para distribuição de leads

O roteamento de leads é uma parte indispensável de qualquer estratégia de vendas bem-sucedida. É um processo que garante que cada lead seja combinado com o representante de vendas certo, aumentando a eficiência, melhorando os tempos de resposta e, por fim, gerando conversões.

Desde a compreensão dos diferentes métodos de roteamento de leads até a implementação de práticas recomendadas e a superação de desafios comuns, abordamos tudo neste artigo.

Mas lembre-se, a verdadeira mágica acontece quando você coloca esse conhecimento em ação. É aí que entra o NetHunt CRM. Com seus recursos automatizados de roteamento (distribuição) de leads, ele pode ajudá-lo a automatizar e otimizar seu processo de roteamento de leads, garantindo respostas rápidas e adequadas a cada lead.

Portanto, sem mais delongas, vamos começar sua jornada para o roteamento de leads!

O que é roteamento de leads?

O roteamento de leads, também conhecido como atribuição de leads ou distribuição de leads, é um aspecto crucial de qualquer processo de vendas.

Envolve a distribuição de leads recebidos entre os representantes de vendas, garantindo que a pessoa mais adequada lide com cada lead. Esse processo pode ser tão simples quanto atribuir leads uniformemente entre todos os gerentes, um por um, ou tão sofisticado quanto usar sistemas automatizados de roteamento de leads que consideram vários fatores, como setor, território, tamanho potencial do negócio e muito mais.

Aqui estão algumas maneiras diferentes pelas quais o roteamento de leads geralmente é tratado…

• A distribuição round-robin é uma das formas mais simples de roteamento automatizado de leads. Os leads são distribuídos uniformemente entre os representantes de vendas de forma rotativa.
• A distribuição geográfica é um método em que os leads são atribuídos com base na localização física do lead.
• A distribuição específica do setor é quando os leads são roteados com base no setor ao qual pertencem.
• A distribuição baseada em pontuação de lead envolve a atribuição de leads com base em sua pontuação de lead. A pontuação do lead é um valor numérico que representa a probabilidade do lead se converter em um cliente.
• A distribuição do tamanho potencial do negócio é quando os leads são atribuídos com base no tamanho potencial do negócio. Para aumentar as chances de conversão, é melhor que os gerentes com maior senioridade trabalhem com negócios de alto valor.
• A distribuição específica do produto ou serviço é quando os leads são roteados com base no produto ou serviço específico em que estão interessados.
• A distribuição baseada em regras personalizadas envolve a criação de regras personalizadas para atribuição de leads. Essas regras podem ser baseadas em uma combinação de diferentes fatores, como origem do lead, comportamento do lead, nível de engajamento do lead, etc.
• O roteamento de leads por disponibilidade envolve a atribuição de leads a gerentes livres com base em quem está disponível no momento. Essa regra é ideal para equipes com alto fluxo de leads ou solicitações, como equipes de suporte ao cliente.

Ao implementar essas práticas recomendadas de roteamento de leads, você pode aprimorar seu processo de distribuição de leads, melhorar os tempos de resposta e, por fim, aumentar suas taxas de conversão.

Lembre-se, a chave para o roteamento de leads bem-sucedido é encontrar o equilíbrio certo entre automação e personalização. Com a abordagem certa e o conteúdo certo, você pode estabelecer relacionamentos comerciais bem-sucedidos e manter contato contínuo com clientes novos e existentes.

Benefícios do roteamento de leads: Por que o roteamento de leads é importante para as equipes de vendas e marketing?

O roteamento de leads pode trazer uma transformação profunda na maneira como você gerencia seus leads. Aqui estão alguns dos principais benefícios do roteamento de leads…

Aumenta o tempo de resposta

No mundo acelerado das vendas, cada segundo conta. O roteamento de leads permite que sua empresa responda a leads rapidamente, atribuindo leads automaticamente e com base em condições predefinidas. Isso aumenta significativamente a chance de conversão.

Uma pesquisa relata que responder em um minuto pode aumentar as conversões de leads em até 391%.

Com o roteamento automatizado de leads, você também pode configurar notificações automatizadas para os gerentes responsáveis ​​assim que receberem um novo lead para responder prontamente. Isso é apenas no caso de você não ter automatizado o contato inicial também.

Impulsiona o crescimento dos negócios

O roteamento de leads impulsiona o crescimento dos negócios, melhorando drasticamente a eficiência das vendas. Ao encaminhar leads importantes para vendedores experientes e deixar os leads mais frios para uma sequência automatizada, você garantirá que todos os leads prioritários sejam tratados com mais eficiência.

Melhora a organização de leads

O roteamento de leads mantém os leads organizados. Ele permite segmentar e classificar leads com base em diversos fatores, tornando todo o processo de vendas mais eficiente. Isso significa que seus representantes de vendas sabem com o que vão lidar antes mesmo de abrir o cartão do cliente potencial.

Melhora o desempenho de vendas e a utilização de recursos

Por meio do roteamento de leads, os leads são sempre atribuídos a representantes de vendas que possuem o conhecimento necessário. Isso garante que negócios importantes sejam tratados por vendedores experientes que estão a par dos processos, desafios e expectativas de clientes em potencial, garantindo que eles lidem com apresentações e negociações com profissionalismo.

Garante a precisão dos dados

O roteamento de leads permite que as empresas coletem e analisem dados de leads com mais precisão. Buyers personas e critérios de qualificação de leads claramente definidos melhoram a inteligência de vendas. Isso faz com que seus representantes de vendas tenham acesso a informações precisas e atualizadas que os ajudam a fechar negócios.

Leia mais: 8 razões pelas quais os dados do seu cliente não estão limpos

As 7 regras de roteamento de leads mais comuns

1. Roteamento de leads por local

Essa regra é particularmente eficaz para equipes de vendas que visam várias regiões geográficas com representantes específicos atribuídos a áreas específicas.

Quando um lead chega de um determinado território, ele é encaminhado para o responsável por aquela região. Por exemplo, se você for uma empresa global de software, os leads da Europa seriam atribuídos à sua equipe de vendas europeia. Isso garante que seus representantes…

• Entenda o mercado local
• Pode fornecer uma abordagem personalizada
• Estão familiarizados com as necessidades específicas do território

No entanto, essa abordagem pode levar a uma distribuição de leads desigual se determinados territórios gerarem mais leads do que outros.

2. Roteamento de leads por hierarquia da empresa

O roteamento hierárquico é frequentemente usado por equipes de vendas voltadas para empresas de nível empresarial. Se você tiver um lead de uma empresa pertencente a uma empresa-mãe com a qual já lida, o mesmo representante de vendas deve lidar com as duas contas. Isso mantém a continuidade e alavanca os relacionamentos existentes.

Por outro lado, esse método pode limitar as oportunidades de outros representantes de vendas construírem relacionamentos com novas contas.

3. Roteamento de leads por caso de uso

Essa regra direciona leads qualificados a representantes que são especialistas em um caso de uso específico do produto. Por exemplo, equipes diferentes, como marketing e contabilidade, podem usar seu produto. Atribuir leads da contabilidade a representantes de vendas especializados nos casos de uso de seu produto que envolvem contabilidade. Isso garante que…

• Seus leads são tratados por representantes que entendem suas necessidades específicas
• Especialistas de campo enfrentam desafios
• Os leads recebem as informações mais relevantes

Essa abordagem exige que seus representantes de vendas tenham uma compreensão profunda de diferentes setores, casos de uso de produtos e personas de compradores, o que pode exigir treinamento extensivo. Isso pode gerar custos extras, ao contrário das outras regras desta lista.

4. Roteamento de leads por valor do negócio

Os leads são encaminhados com base no valor potencial do negócio. Leads de maior valor são atribuídos a representantes mais experientes, maximizando sua capacidade de fechar novas receitas.

Por exemplo, se um lead indicar que precisa de 100 licenças de seu software, ele será designado a um representante experiente que tenha habilidade para lidar com grandes negócios.

Além disso, você pode deixar alguns dos negócios com um valor mais baixo para sequências automáticas de e-mail, bem como leads com grandes chances de conversão por conta própria.

No entanto, essa regra de roteamento de leads tem uma desvantagem negativa. Limita as oportunidades de melhoria do representante de vendas menos experiente. Funcionários limitados podem decidir deixar sua empresa devido à falta de motivação.

5. Roteamento de leads por pontuação de lead

A pontuação de leads é um processo em que os leads obtêm uma pontuação atribuída a eles com base nos critérios do negócio. Os critérios populares de pontuação de leads incluem…

• Localização geográfica
• Fonte de chumbo
• Tamanho da empresa principal

Os leads com pontuação mais alta podem ser encaminhados para representantes mais experientes, enquanto os leads com pontuação mais baixa podem ser atribuídos a representantes mais novos.

Esse método depende muito da precisão do seu sistema de pontuação de leads. Se o sistema de pontuação não for preciso ou abrangente, pode levar a um roteamento de leads ineficaz.

6. Roteamento de leads por disponibilidade

Esta regra é sobre quem está disponível.

Os leads são encaminhados para o próximo representante disponível, garantindo um tempo de resposta rápido. Essa regra é simples, mas eficaz, especialmente para empresas em que a velocidade para liderar é crucial.

Essa abordagem não considera os conhecimentos ou habilidades específicos de seus representantes de vendas, impactando potencialmente a qualidade do gerenciamento de leads. Por exemplo, se um representante de vendas menos experiente receber uma venda complexa atribuída a ele, é provável que ele forneça um atendimento ao cliente pior do que um representante mais experiente.

7. Roteamento de leads por interesse de produto ou serviço

Esta regra é particularmente útil para empresas com uma ampla gama de produtos ou serviços.

Os leads são encaminhados com base no produto ou serviço específico em que estão interessados. Por exemplo, se um lead demonstrar interesse em sua ferramenta de marketing por e-mail, ele deve ser encaminhado para um representante especializado nesse produto. Isso garante que…

• Seus representantes podem fornecer informações detalhadas e relevantes aos leads
• Os leads são combinados com especialistas em produtos
• As informações fornecidas estão alinhadas com o interesse do lead

No entanto, essa abordagem requer um profundo conhecimento de diferentes produtos ou serviços, o que pode exigir treinamento extensivo.

Práticas recomendadas de roteamento de leads: como rotear leads com eficiência

Como acima, nenhuma regra de roteamento de leads é perfeita. Simplesmente escolher um e aderir a ele não é a melhor opção.

Aqui estão as melhores práticas de roteamento de leads, ajudando a rotear leads de forma mais eficaz, minimizando as desvantagens do roteamento de leads.

1. Atribua apenas um gerente por lead

É altamente recomendável atribuir um novo lead a um único representante de vendas. Ter vários representantes de vendas atribuídos a um único negócio pode resultar em problemas de comunicação, confusão geral e possíveis conflitos entre os representantes de vendas.

Por exemplo, quando um lead do Reino Unido é gerado, ele não deve ser atribuído apenas à equipe dentro do território do Reino Unido, mas apenas a um dos membros da equipe.

2. Emparelhe leads com funcionários apropriados

Cada representante de vendas tem seus próprios pontos fortes.

Alguns podem ser particularmente bem-sucedidos na conversão de leads em um determinado setor, enquanto outros podem ter talento para lidar com leads de cargos específicos. Ao identificar esses pontos fortes e corresponder os leads de acordo, você aumenta a probabilidade de conversão e aumenta suas receitas.

Lembre-se, não se trata apenas da indústria e do cargo. Aqui estão algumas coisas a considerar…

• O desempenho anterior do representante com leads semelhantes
• A experiência do representante de vendas com o desafio que um lead está enfrentando
• O estilo de comunicação do representante de vendas e como ele se alinha com as preferências do lead
• A proficiência técnica do representante de vendas no caso de um lead estar enfrentando desafios altamente técnicos
• Sua compreensão das necessidades específicas de um lead

3. Crie um procedimento de reatribuição detalhado

Às vezes, no mundo dinâmico do SaaS, um representante de vendas pode estar muito ocupado para atender a um novo lead. Nesse caso, o novo lead deve ser redirecionado para um representante de vendas com mais tempo disponível. Para que o processo de recolocação seja justo e, sobretudo, eficaz, ele precisa ser uniforme. Defina os seguintes critérios...

• Que quantidade de tempo deve ser considerada “muito longa”?
• Como os leads devem ser reatribuídos? Para qualquer representante de vendas disponível? Ou aleatoriamente em uma base round-robin?

Atenha-se a esses critérios para cada lead, garantindo uma experiência tranquila.

4. Garanta uma integração tecnológica robusta

Na era digital de hoje, os leads podem ser capturados de várias fontes e encaminhados aos gerentes de qualquer uma dessas fontes. Portanto, é importante garantir que as outras ferramentas que você usa diariamente para vendas possam interagir umas com as outras e criar uma experiência de vendas perfeita. Isso pode ser alcançado integrando sua pilha de tecnologia (como discadores VoIP, mídia social e mensageiros) com um sistema de CRM.

Em relação ao roteamento de leads, uma estratégia de comunicação omnichannel significa ser capaz de…

• Receba leads de diferentes fontes
• Integre seus dados em seu sistema de tecnologia
• Padronize os dados de acordo com as regras da sua organização
• Distribua leads de diferentes fontes automaticamente

5. Evite sobrecarga de informações

Embora seja importante fornecer aos seus representantes de vendas informações suficientes para lidar com os leads de maneira eficaz, há uma linha tênue entre ajudá-los e sobrecarregá-los.

Fornecer detalhes não essenciais pode levar os representantes de vendas a selecionar leads e negligenciar outros, diminuindo as taxas de conversão e impactando as vendas a longo prazo.

Para evitar isso, é recomendável realizar testes regulares de variação da taxa de conversão para garantir que a escolha seletiva não esteja afetando negativamente suas taxas de conversão. O teste de variação da taxa de conversão geralmente assume a forma das seguintes etapas…

1. Defina claramente qual ação constitui uma conversão.
2. Divida seu público em grupos de controle e teste.
3. Desenvolva diferentes versões do seu site ou campanha.
4. Configure mecanismos de rastreamento para coletar dados sobre interações e conversões do usuário.
5. Permita que o teste seja executado por um período predeterminado ou até que você reúna dados suficientes.
6. Compare as taxas de conversão entre grupos usando análise estatística.
7. Determine o impacto das variações testadas nas taxas de conversão.
8. Se uma variação tiver um desempenho significativamente melhor, torne-a a opção padrão.

Como automatizar a distribuição de leads no NetHunt CRM

Criar um fluxo de trabalho de distribuição automática de leads com a ajuda do NetHunt CRM é muito fácil. Tudo o que você precisa fazer é…

1. Crie um novo fluxo de trabalho na guia "Fluxos de trabalho". Escolha seu gatilho inicial; os gatilhos iniciais podem ser baseados em qualquer um dos campos do cartão que está sendo atualizado, em uma tag que está sendo adicionada ou apenas na criação do lead.
2. Selecione a ação "Atualizar campo" no fluxo de trabalho e defina suas configurações para alterar o campo "Gerente" para "Substituir por um de".
3. Adicione todos os seus representantes de vendas à lista de vendedores aos quais o lead pode ser atribuído.
4. O fluxo de trabalho agora distribuirá esses leads entre esses representantes de vendas com base em rodízio.

Para rotear leads com base em critérios, em vez de apenas em seu sistema round-robin comum, você pode usar a variável “filtro” em seu fluxo de trabalho. Com o NetHunt CRM, você pode filtrar seus leads com base nos dados de qualquer campo do cartão do cliente. Isso significa que você pode classificar facilmente os leads por localização, setor, cargo e qualquer outro critério que desejar. Com a ajuda da variável “filtro” em seu fluxo de trabalho, você pode atribuir leads com base nesses filtros, permitindo que você atribua leads com base em suas próprias regras personalizadas de roteamento de leads.

Por exemplo, depois que um lead é criado e o campo “Indústria” é definido como “Medicina”, o lead é distribuído apenas entre representantes de vendas especializados em vendas para clientes médicos.

É assim que esse fluxo de trabalho se parece…

O roteamento de leads é uma parte indispensável de qualquer estratégia de vendas bem-sucedida. É o processo que garante que cada lead seja combinado com o representante de vendas certo, aumentando a eficiência, melhorando os tempos de resposta e, por fim, gerando conversões. Desde a compreensão dos diferentes métodos de roteamento de leads até a implementação de práticas recomendadas e a superação de desafios comuns, abordamos tudo neste guia definitivo.

A verdadeira mágica acontece quando você coloca esse conhecimento em ação. É aí que entra o NetHunt CRM. Com seus recursos automatizados de roteamento de leads, ele pode ajudá-lo a automatizar e otimizar seu processo de roteamento de leads, garantindo que nenhum lead seja esquecido.

Então, você está pronto para levar seu processo de vendas para o próximo nível? Você está pronto para transformar seus leads em clientes fiéis? Então é hora de começar sua avaliação gratuita com o NetHunt CRM.

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