Como usar as lições aprendidas de forma eficaz para evitar o fracasso do projeto

Cada projeto é um aprendizado. As falhas nos alertam para não cometer os mesmos erros novamente. Os sucessos nos guiam para navegar efetivamente em nossos projetos atuais e futuros. Um processo adequado para capturar essas falhas, vitórias e áreas de melhoria são necessários para o gerenciamento de projetos bem-sucedido. É isso que o método de lições aprendidas do projeto faz.

Neste post, vamos explorar como evitar falhas de projeto de forma eficaz usando as lições aprendidas. Os modelos fornecidos ao longo do post são editáveis ​​online. Use-os para seguir em frente com suas tarefas.

O que são as Lições Aprendidas do Projeto?

As lições aprendidas são as experiências-chave – positivas e negativas – coletadas ao longo do ciclo de vida de um projeto, bem como na sua conclusão. Refletindo sobre esse conhecimento e compreensão, você pode converter o que aprendeu em ações necessárias para melhorar os sistemas e processos atuais e garantir o sucesso de projetos futuros.

Para algumas organizações, as lições aprendidas no gerenciamento de projetos são um processo informal em que discutem e documentam as experiências do projeto durante a fase de encerramento. Outras organizações realizam uma sessão de lições aprendidas no final de cada fase de um projeto. Gerentes de projeto, membros de equipe de projeto e líderes de equipe podem participar da sessão de lições aprendidas para revisar os relatórios e tomar decisões sobre como converter os insights obtidos em ações.

As sessões de lições aprendidas podem ser conduzidas em diferentes fases do projeto com base em sua complexidade; no final de cada fase, na conclusão do projeto, ou em tempo real à medida que acontece.

Por que as lições aprendidas devem ser parte integrante do gerenciamento de projetos

Ter as lições aprendidas documentadas e compartilhadas em toda a organização ajuda a evitar e reduzir as chances de falha. Também ajuda a criar melhores práticas que podem ser incorporadas em empreendimentos futuros.

A realização de sessões de lições aprendidas também ajuda a construir a confiança entre os membros da equipe; permitir que eles compartilhem sua própria perspectiva sobre o que deu certo e errado durante o projeto fará com que eles se sintam mais envolvidos e os encorajem a apoiar mais o processo de gerenciamento do projeto.

Em última análise, as lições aprendidas podem ter um impacto real nos processos da empresa e na maneira como as equipes operam.

O processo de lições aprendidas

O processo de lições aprendidas inclui cinco etapas. Eles visam coletar lições importantes aprendidas durante o projeto dos participantes da reunião e determinar como aplicar com sucesso esse conhecimento para alcançar melhores resultados em projetos futuros. Os passos são,

Etapa 1: identificar as lições aprendidas

Comece revisando o que deu certo e o que não deu tão certo durante o projeto que você acabou de concluir e o que precisa ser melhorado. Isso deve ser feito durante a sessão de lições aprendidas com a participação das principais partes interessadas do projeto.

• Em preparação para a sessão, o facilitador deve enviar uma pesquisa aos participantes. Deve incluir questões específicas relacionadas aos diferentes aspectos do projeto (ou seja, gerenciamento de projetos, recursos, comunicação, requisitos, etc.). Igualmente importante é obter o feedback deles sobre o que funcionou, o que não funcionou e o que deve ser melhorado. Responder à pesquisa não apenas ajudará os participantes a se prepararem melhor para a sessão, mas as próprias respostas ajudarão a orientar a discussão entre eles.
• Resuma os resultados da pesquisa e analise-os junto com outros relatórios importantes durante a sessão para identificar falhas e vitórias do projeto. Recomendações para futuras melhorias do projeto devem ser discernidas ao final do mesmo.

Você pode usar um gráfico semelhante ao abaixo para registrar o feedback e os pontos-chave discutidos durante a sessão.

Etapa 2: documentar as lições aprendidas

A próxima etapa do processo é documentar os resultados com um relatório detalhado. Deve incluir o feedback do participante sobre os pontos fortes e fracos do projeto e recomendações para melhoria.

Quando o relatório estiver completo, compartilhe-o com as partes interessadas internas e externas relevantes do projeto. Embora você possa criar uma visão geral do relatório detalhado para a liderança, o relatório extenso pode ser enviado como um anexo para referência adicional.

Passo 3: Analise as lições aprendidas

Durante esta fase do processo, analise e organize as lições aprendidas para determinar como aplicá-las. O treinamento necessário para os funcionários e as melhorias nos processos de gerenciamento de projetos são então decididos.

Como uma etapa adicional, você pode criar um plano de ação descrevendo as etapas necessárias, partes/departamentos responsáveis, recursos e um cronograma.

Etapa 4: arquivar as lições aprendidas

Armazene todos os documentos de lições aprendidas em um local de fácil acesso, como em um drive compartilhado (ou seja, o Google Drive), tornando-os prontamente disponíveis para a equipe do projeto, bem como para outras equipes da organização e partes interessadas.

Etapa 5: recuperar as lições aprendidas

Consulte os documentos de lições aprendidas para melhorar os processos atuais do projeto. Otimize a recuperação desses documentos criando pastas para cada tipo de projeto e organizando-os adequadamente por data ou nome do projeto. Se a ferramenta que você usa para armazenar os relatórios oferecer recursos de pesquisa de palavras-chave, será muito mais fácil para qualquer pessoa recuperá-los.

Como evitar falhas no projeto com as lições aprendidas

Aqui estão algumas etapas que você pode incorporar ao processo de lições aprendidas do projeto para garantir o sucesso do projeto.

Realize sessões de lições aprendidas com frequência

Muitas coisas podem dar errado ou dar certo em um projeto, especialmente se for uma iniciativa grande e complexa. Portanto, seria bom registrar as informações-chave mais cedo, em vez de esperar até o final do projeto. Com o passar do tempo, você pode não conseguir reter informações importantes ou, no caso de não obter sucesso, as informações podem ser examinadas intencionalmente.

Tenha um processo padrão e um conjunto de ferramentas

Muitas organizações muitas vezes não conseguem capturar as lições aprendidas durante os projetos porque não têm um processo definido.

Um conjunto adequado de etapas em vigor faz com que pareça mais necessário e pode ajudar a equipe a cair na rotina de registrar as lições aprendidas durante os projetos. Da mesma forma, ter um conjunto predefinido de ferramentas para coletar as informações, armazenar os relatórios e documentos e compartilhá-los em toda a organização ajudará a agilizar ainda mais o processo.

Faça uso das lições aprendidas durante o planejamento de risco

Durante a avaliação de risco de um novo projeto, consulte os relatórios de lições aprendidas anteriores de projetos relevantes para identificar facilmente os riscos potenciais. Posteriormente, você pode avançar para o desenvolvimento de estratégias de mitigação.

Tenha uma equipe de lições aprendidas

Você pode aplicar o método de lições aprendidas – ou registrar ativamente experiências, insights e impressões em tempo real – durante todo o projeto. Esclareça como você aplicará o método e selecione uma equipe para participar e assumir um papel ativo.

Uma boa prática é incluir membros de diferentes áreas do projeto para coletar diversas perspectivas. Mantenha o número de membros da equipe entre 3 e 10.

Manter esse diário de experiências do projeto, portanto, ajudará a executar sessões de lições aprendidas mais eficazes.

Como você usaria as lições aprendidas em gerenciamento de projetos?

Definimos quais são as lições aprendidas em gerenciamento de projetos, o processo de lições aprendidas e como aplicar efetivamente o método para evitar falhas no projeto, juntamente com modelos úteis neste post.

Certifique-se de que capturar, analisar e aprender com as lições aprendidas faz parte de cada projeto que você faz. Igualmente importante é planejar o próximo conjunto de etapas para aplicar efetivamente as lições aprendidas. Esse esforço contínuo ajudará a cultivar uma cultura de melhoria contínua em sua organização.