Auditoria logística: o que é e por que você precisa de uma?

A logística é uma parte vital do setor de comércio eletrônico, por isso é importante avaliar todas as partes móveis para garantir que seus processos sejam tão eficientes e econômicos quanto possível. Uma maneira de fazer isso é realizar uma auditoria logística. Ao avaliar regularmente as instalações, a eficiência do controle de estoque e a otimização das rotas de transporte, você pode identificar diversas formas de melhorar a logística que podem beneficiar seu negócio e seus clientes.

Neste artigo vamos detalhar tudo o que você precisa saber sobre como realizar uma auditoria logística – o que são, por que você precisa de uma e como montá-la.

O que é uma auditoria logística?

Uma auditoria logística é uma avaliação interna dos processos logísticos de uma empresa. Ele foi projetado para identificar quaisquer deficiências, problemas e oportunidades de economia de custos. Às vezes também é chamada de auditoria da cadeia de suprimentos. A auditoria examina rotas de transporte, gestão de estoques, eficiência de armazéns, processamento de pedidos, gestão de riscos, tecnologia e vários outros processos relacionados à logística e à cadeia de suprimentos.

Ao otimizar estas áreas, as empresas podem melhorar a eficiência da sua cadeia de abastecimento, reduzir custos, melhorar a qualidade do serviço e garantir a conformidade com os regulamentos. Além disso, as auditorias logísticas consideram cada vez mais a sustentabilidade ambiental, visando reduzir o impacto ambiental das operações logísticas. O objetivo final de uma auditoria da cadeia de abastecimento é aumentar a vantagem competitiva da organização no mercado.

Por que você deve realizar uma auditoria logística?

Conforme mencionado, o principal motivo para realizar uma auditoria logística é dar-lhe uma vantagem sobre os seus concorrentes, mas pode ter uma série de outros resultados importantes. Os muitos benefícios de realizar uma auditoria logística incluem:

Gestão de custos

As auditorias ajudam as empresas online a detectar quaisquer ineficiências e oportunidades de redução de custos na cadeia de abastecimento, o que poderia levar a poupanças substanciais no transporte, inventário e operações logísticas em geral. As oportunidades de redução de custos incluem a reavaliação de contratos de transportadoras, consolidação de remessas, atualizações tecnológicas, otimização do espaço de armazenamento, etc. A eliminação de desperdícios e ineficiências promove uma operação mais enxuta e ágil que reduzirá os custos indiretos ao longo do tempo.

Eficiência aprimorada

A simplificação de processos, a otimização de rotas de transporte e a melhoria da gestão de inventário podem resultar no aumento da eficiência operacional, na redução dos prazos de entrega e na melhoria do atendimento ao cliente. Também pode eliminar processos redundantes ou lentos e otimizar o uso de recursos como mão de obra, equipamentos e instalações de armazenamento.

Relacionamentos aprimorados com clientes e fornecedores

Ao identificar ineficiências logísticas, você pode melhorar as entregas no prazo, a precisão dos pedidos e a forma de responder às demandas dos clientes, o que levará a melhorias na satisfação geral do cliente. Uma auditoria logística também pode fornecer estratégias para construir relacionamentos mais fortes com fornecedores que podem levar a melhores preços, qualidade e confiabilidade da cadeia de abastecimento.

Conformidade regulatória

Uma auditoria pode ajudar a garantir que você e os seus fornecedores estão a seguir quaisquer regulamentos novos ou atualizados no transporte ou no comércio, para evitar penalidades ou interrupções na sua cadeia de abastecimento, mantendo ao mesmo tempo uma boa reputação no mercado. Estas são especialmente importantes para o impacto ambiental, uma vez que as auditorias logísticas modernas tendem a concentrar-se muito na sustentabilidade. Além disso, as auditorias criam uma cultura de responsabilização e transparência dentro da organização que pode promover práticas responsáveis ​​e eficientes de gestão da cadeia de abastecimento.

Iniciativas de sustentabilidade

Uma auditoria logística pode ajudar as empresas de comércio eletrónico a identificar formas de reduzir a sua pegada de carbono e alinhar-se melhor com os objetivos de responsabilidade social corporativa. Cerca de um terço dos consumidores gastará 24% mais em produtos que afirmam ser sustentáveis, pelo que uma auditoria é uma boa forma de identificar formas significativas de implementar uma logística sustentável.

Atualizações tecnológicas

As operações logísticas modernas dependem fortemente de tecnologia – rastreamento em tempo real, robôs, APIs, automação, etc. As auditorias podem recomendar melhorias de tecnologia e software para melhorar a visibilidade dos dados, a automação e a visibilidade geral da cadeia de suprimentos.

Mitigação de riscos

A identificação de vulnerabilidades e riscos na cadeia de abastecimento permite que as organizações implementem estratégias de mitigação de riscos, garantindo a continuidade dos negócios durante interrupções.

Tomada de decisões e estratégia baseadas em dados

As auditorias fornecem dados e insights valiosos que podem informar decisões estratégicas e melhorias contínuas na gestão da cadeia de abastecimento. Os resultados de uma auditoria logística podem ajudar as organizações a desenvolver planos estratégicos de longo prazo para otimizar continuamente a sua cadeia de abastecimento e permanecerem competitivas.

Tipos de auditorias logísticas

Existem dois tipos de auditoria logística; uma auditoria logística externa ou uma auditoria logística interna. Ambos se concentram em diferentes áreas da gestão logística.

• As auditorias de logística interna ajudam as empresas a avaliar a saúde e a qualidade dos seus processos e sistemas internos da cadeia de abastecimento. Isso inclui dados técnicos, pessoal, instalações, etc.
• As auditorias externas de logística ajudam as empresas online a identificar quaisquer áreas de risco potencial, implementar garantia de qualidade no local e melhorar a comunicação com os fornecedores. A logística externa inclui o armazenamento, transporte e entrega de mercadorias ao seu destino final.

Embora algumas empresas tenham controlo total sobre as suas cadeias de abastecimento, muitas optam por serviços 3PL ou utilizam centros de distribuição que gerem o armazenamento, a recolha, a embalagem e o envio em seu nome. Como resultado, as empresas online só podem controlar e auditar os processos logísticos dentro do seu âmbito e influência.

As auditorias também podem ser realizadas em áreas específicas da logística, como auditorias de transporte, auditorias de contratos, auditorias de inventário ou auditorias de conformidade no local de trabalho. Essas auditorias se concentrarão em áreas específicas que a empresa deseja avaliar e fornecerão recomendações de melhoria.

Quais são as características de uma auditoria logística?

Idealmente, as auditorias logísticas devem ser realizadas anualmente para se manter atualizado com as atualizações tecnológicas e de processos nesta indústria em ritmo acelerado. Idealmente, deve ser preenchido por indivíduos imparciais ou por uma empresa terceirizada para garantir uma avaliação objetiva. Uma auditoria geralmente consistirá do seguinte:

• Um exame abrangente dos processos logísticos: Uma auditoria logística envolve uma avaliação completa e detalhada de toda a cadeia de abastecimento e operação logística de uma organização, abrangendo vários processos.
• Seja orientado por dados: As auditorias baseiam-se em dados, métricas e KPIs (indicadores-chave de desempenho) para avaliar o desempenho e a eficiência dos processos logísticos e da cadeia de abastecimento.
• Uma abordagem personalizável: As auditorias logísticas são adaptadas às necessidades e desafios específicos de uma empresa e levam em consideração o setor, o tamanho e as características únicas da organização.
• Multidisciplinar: As auditorias envolvem frequentemente especialistas de diversas áreas; incluindo gestão de logística, transporte, compras, tecnologia, conformidade e sustentabilidade. Todas estas partes interessadas terão de abordar os aspectos relevantes do seu papel na cadeia de abastecimento.
• Identifica pontos fracos e oportunidades: Um objetivo principal de uma auditoria logística é identificar ineficiências na cadeia de abastecimento, bem como oportunidades de melhoria e otimização de custos. A auditoria também fornecerá recomendações e próximos passos viáveis ​​para melhorar as operações da cadeia de abastecimento.
• Conformidade e gestão de riscos: As auditorias logísticas abordam a conformidade regulatória e a gestão de riscos, garantindo que a organização esteja cumprindo as leis aplicáveis ​​e tenha planos de contingência em vigor em caso de interrupção.
• Melhorias de sustentabilidade: A sustentabilidade é importante para os consumidores, por isso o impacto ambiental das operações é algo que pode ser avaliado numa auditoria. O objetivo é destacar áreas onde a pegada de carbono pode ser reduzida e alinhada com as metas de sustentabilidade. As auditorias também promovem uma cultura de transparência.
• Melhoria contínua: Uma auditoria logística não é um evento único, mas parte de um processo de melhoria contínua. As organizações podem utilizar as conclusões ano após ano para orientar o desenvolvimento de planos estratégicos de longo prazo para melhorar e dimensionar as atividades da cadeia de abastecimento.

Como realizar uma auditoria logística

Na maioria das vezes, as auditorias são realizadas por um profissional imparcial especializado na realização desse tipo de auditoria logística. Dependendo do escopo e tamanho da sua empresa, as auditorias logísticas também podem ser realizadas por gerentes da cadeia de suprimentos, gerentes de controle de qualidade, engenharia logística ou alta administração.

Existem quatro partes distintas de uma auditoria logística: Preparar, executar, analisar e melhorar continuamente.

Preparar

Antes da auditoria ocorrer, as empresas precisam se preparar. Aqui estão algumas ações que as empresas podem tomar:

• Determine o objetivo da auditoria: quais são os resultados que você deseja alcançar? Você deseja examinar oportunidades de redução de custos ou

• Defina o escopo: Se você estiver envolvido em atividades logísticas de grande escala, talvez seja melhor focar em um processo ou localização geográfica específica.
• Reúna informações: Certifique-se de que todas as informações (faturas, recibos, dados do ERP, etc.) estejam facilmente acessíveis.
• Planeje o cronograma: Quanto tempo levará o processo? Poderá ser necessário examinar grandes volumes de dados, realizar entrevistas, preencher questionários, organizar visitas ao local e fazer observações. Tudo isso pode levar tempo.

Executar

O próximo passo é realizar a auditoria. Conforme mencionado, isto inclui a recolha de dados, o início da análise logística, a realização de entrevistas, o preenchimento de listas de verificação, exames de armazém, gestão de faturas, etc.

Analisar

Depois que a auditoria for realizada, a próxima etapa é relatar as descobertas e os dados e criar um plano de ação. Este plano de acção deve fazer referência ao objectivo da auditoria e fornecer recomendações para melhoria da eficiência, alterações contratuais ou medidas de redução de custos. Os resultados da auditoria podem ajudar a orientar decisões baseadas em dados sobre a direção, escala e escopo futuros da empresa.

Melhoria continua

Durante esta fase, as empresas vão querer ter certeza de que farão o acompanhamento dos resultados e agendarão quaisquer auditorias de acompanhamento. Após a conclusão da auditoria, os processos logísticos devem ser monitorados continuamente para manter a eficiência. A implementação de um ciclo de feedback também permitirá que você saiba o quão bem-sucedidos foram os resultados da auditoria. Colete e analise o feedback das partes interessadas por meio de pesquisas ou individuais para avaliar o impacto das recomendações da auditoria.

Embora possam parecer complicadas de realizar, as auditorias logísticas apresentam uma série de benefícios importantes que as empresas de comércio eletrónico de todas as dimensões podem utilizar para reduzir custos, aumentar a eficiência e ficar à frente dos concorrentes.