Como manter um banco de dados de CRM limpo?

Ao executar um sistema de banco de dados CRM , uma tarefa geralmente desafiadora é garantir a precisão e a validade dos dados armazenados nele. Quando a manutenção de dados por uma organização não está no mesmo nível, as atividades ficam mais lentas, os relatórios se tornam imprecisos e fica difícil verificar os detalhes de cada registro manualmente porque há outras atividades importantes a serem tratadas.

Um exemplo

Vamos considerar um exemplo. Se um representante de vendas A de uma organização fizer uma ligação de vendas de acompanhamento para um cliente e descobrir que outro representante de vendas B já havia feito essa ligação, toda a situação pode ser um pouco embaraçosa para o representante A. No entanto, a questão é onde surgiu a confusão e por que exatamente o representante. A fazer essa chamada de qualquer maneira?

Agora, digamos que o representante A passou a verificar os dados e descobriu que não havia nenhum registro anterior de uma chamada feita para o contato. Em uma investigação mais aprofundada, o representante A descobre que havia uma cópia duplicada do mesmo contato atribuído ao representante de vendas B. Portanto, a conclusão, neste caso, foi que dois representantes da equipe de vendas tiveram um contato semelhante e ambos fizeram suas trabalho, fazendo a chamada de acompanhamento para o cliente.

Este é um exemplo clássico do fato de o CRM possuir dados imprecisos, por isso dificultou o processo de vendas no caso da organização mencionada acima. Como esses dados não são gerenciados, às vezes isso também pode fazer com que os contatos não sejam gerenciados e seus números de telefone ou endereços de e-mail sejam alterados.

Mantendo um conjunto de dados limpo e organizado

No exemplo mencionado acima, notamos que um caso de duplicação de dados levou a uma constrangedora ligação de acompanhamento de vendas. Além da duplicação, também pode haver uma chance de dificuldade para gerenciar a validade dos dados caso a desduplicação do CRM não seja feita.

Portanto, é necessário manter um conjunto de dados limpo, organizado e válido no banco de dados de vendas para que os dados possam ser atualizados regularmente. Caso contrário, os relatórios de vendas podem estar cheios de erros que podem levar a problemas muito maiores.

Por exemplo, digamos que uma organização só permita um desconto de 10% em seus produtos de acordo com a política, e alguns dos representantes podem não estar cientes dessa política ou podem ser descuidados com ela e inserir um desconto maior para alguns de seus ofertas.

Caso isso aconteça, haverá a necessidade de atender manualmente as exceções e acertar as coisas. Isso pode ser demorado com certeza e desnecessário também. Além disso, os representantes terão que ser rápidos em detectar os erros para que as vendas não sejam afetadas.

Assim, tudo isso se resume a um fato simples e que é a desduplicação de bancos de dados . Usar o Zoho CRM com a ajuda de um consultor de CRM pode ajudar na manutenção e limpeza do banco de dados. Algumas das maneiras eficazes de fazer isso com o Zoho CRM são mencionadas abaixo. Vamos olhar para eles um por um.

Gerenciando Registros Duplicados

O uso do Zoho CRM pode ser útil para oferecer uma solução rápida e eficaz para o problema de registros duplicados. Veremos como fazer isso de duas maneiras e um exemplo.

• Prendendo duplicatas antes de criá-las

  Quando você torna algum campo um campo exclusivo, a criação de um registro duplicado é interrompida imediatamente. Essa é uma maneira eficaz de manter um banco de dados.

Caso você tenha marcado “Endereço de e-mail” como um campo exclusivo em um módulo, o CRM pode alertá-lo para criar um novo lead com o mesmo endereço de e-mail, assim como um lead existente. Para tornar um campo único, basta selecionar a opção “Não permitir valores duplicados” nas configurações do campo.

• Mesclando os registros duplicados

  Independentemente de criar os campos exclusivos e verificar novamente os dados, ainda pode haver alguns registros duplicados no CRM. Nesse caso, a ferramenta de desduplicação do Zoho CRM pode ser usada para mesclar os dados duplicados.

Quando o usuário executa uma verificação de duplicação, o CRM pode mesclar automaticamente os registros que são as cópias exatas uns dos outros. Em caso de conflito, pode-se escolher um Registro Mestre para que as duplicatas possam ser mescladas no registro escolhido.

Além da ferramenta de desduplicação, o Zoho CRM também vem com uma opção especial “Localizar e mesclar” que duplica recursos. Você pode usar a opção Find and Merge Duplicates caso saiba qual registro no módulo foi duplicado e deve ser mesclado.

Por exemplo, caso você saiba que um contato chamado Sanjay tem cópias duplicadas e você deseja mesclar as cópias, você pode ir para a página de Jame e clicar em Localizar e mesclar duplicatas. Você pode selecionar os registros, definir o registro correto e mesclar as cópias duplicadas.

Validando os dados do CRM

Além de limpar a duplicação de dados, é preciso também ser proativo para garantir que o banco de dados do CRM não acumule dados indesejados. Isso também significa que se deve descobrir maneiras de validar os dados que vêm na conta do CRM.

O Zoho CRM vem com alguns recursos pelos quais você pode garantir facilmente a validade dos dados. Isso também inclui vários esforços, como implementar um processo, definir algumas restrições de acesso e enviar registros automáticos para aprovação manual.

• Envio de Registro Automático

Sendo um gerente de vendas, muitas vezes você não terá tempo para examinar e verificar cada informação que entra no banco de dados do CRM . Independentemente disso, você deve ficar de olho em alguns detalhes importantes, como a porcentagem de desconto do produto.

Caso alguém insira um desconto inaceitável, você deseja ser notificado sobre isso. O Zoho CRM vem com uma solução confiável para atender a esse requisito, onde os registros criados pela equipe de vendas podem ser enviados automaticamente para aprovação dos superiores com base em critérios personalizados.

Portanto, essa é uma maneira pela qual você pode se manter informado sobre os dados confidenciais que entram no CRM, caso isso seja motivo de preocupação. A simples configuração do processo de aprovação do workflow com critérios adequados é suficiente para o envio automático de registros para aprovação.

• Data de validade

Quando um registro é adicionado ao CRM, às vezes pode ocorrer uma situação em que você não pode preencher todos os campos do registro de uma só vez. Por exemplo, ao adicionar um lead, você pode ver um campo chamado Interessado em.

Agora, no momento, você pode não ter muita certeza, mas depois de ligar para o lead e perguntar no que ele está interessado, você poderá preencher este campo. Dessa forma, você também pode preencher uma porcentagem de desconto para um negócio depois de conversar com o gerente de vendas.

Nesse caso, você está seguindo um processo detalhado. Os detalhes só podem ser inseridos em diferentes fases do processo. Você pode se deparar com estágios como qualificação de leads, negociação, aprovação de descontos, estágio de contrato etc.

Se esta for uma situação semelhante, você pode colocar um processo no CRM e em diferentes estágios do processo, você pode ter o mandato do sistema enquanto valida as informações conforme necessário. À medida que o registro avança, o CRM solicitará que o usuário insira os detalhes no contexto correto. Quando o registro sai de um processo, você pode ter informações completas para o registro.

O Zoho CRM pode ser usado para criar um processo de negócios com a ajuda do Blueprint. Ele ajuda na concepção e execução do processo de forma sistemática. Com a ajuda do Zoho Blueprint, cada estágio em um processo e suas pessoas associadas a cada estágio podem ser definidos. Você também pode orientar suas equipes durante a execução do processo. Você também pode validar e exigir informações enquanto automatiza ações de rotina.

Personalizar campos

O Zoho CRM pode ser usado para personalizar um campo com base nas estratégias mencionadas abaixo. Vamos olhar para eles um por um.

• Informações de Vendas do Mandato :

O primeiro método é ordenar as informações de vendas importantes marcando os campos como obrigatórios. Um grande problema que vem com dados desorganizados é que muitos campos estão incompletos.

Quando você envia os documentos legais por e-mail, muitas vezes você verá que as informações da rua estão faltando na seção de endereço, o que é uma maneira ineficiente de fazer as coisas. Essa situação pode ser evitada marcando os campos como obrigatórios no Zoho CRM. Feito isso, um registro não pode ser salvo sem preencher todas as informações obrigatórias.

• Configurando o limite máximo de caracteres para campos :

Muitas vezes, você pode sentir a necessidade de preencher um campo exclusivo da sua organização. Por exemplo, um número de identificação exclusivo que vem com 10 dígitos. E se alguém digitar 9 dígitos? Caso o sistema aceite o número, os dados serão imprecisos.

Ao personalizar esse campo no Zoho CRM, você pode definir um limite máximo de caracteres permitido para campos de texto e o máximo de dígitos permitidos para campos numéricos para evitar esse problema.

Mantendo uma folha de estilo

Não há dúvida de que a automação faz muito trabalho. No entanto, também não há como negar o fato de que os esforços humanos são importantes para garantir a qualidade dos dados. Uma maneira eficaz de garantir que a entrada de dados seja fácil e consistente é introduzir convenções de nomenclatura.

Por exemplo, às vezes um país pode ser referido com nomes e formatos diferentes. O Reino Unido é conhecido como Reino Unido, Grã-Bretanha e Reino Unido. É por isso que um formato padrão de dados ajuda a gerar relatórios precisos enquanto filtra os registros com base nos critérios.

Você pode seguir uma folha de estilo com uma lista de abreviações e formatos padrão de entrada de dados para endereços, nomes de empresas, endereços de e-mail, designações, etc. possível deduplicação do banco de dados .

Usando funções para segurança

Os dados vêm de várias fontes e vários usuários os acessam ao mesmo tempo. Isso significa que a manutenção de um banco de dados de CRM limpo não é tão fácil. No entanto, uma das melhores e comprovadas práticas para realizar essa tarefa é restringir o acesso aos dados na conta do CRM.

Você pode definir as funções que o ajudarão a controlar os direitos de acesso dos usuários enquanto trabalha nos dados do CRM. Desta forma, os usuários modificarão os registros que são relevantes para eles. O acesso é limitado apenas aos responsáveis ​​por ele.

Conclusão

Certificar-se de que os dados do CRM estão limpos é responsabilidade de todos e os benefícios de fazer o mesmo incluem uma compreensão muito melhor dos clientes, além da capacidade de se comunicar de maneira eficaz.

Caso você precise de ajuda para iniciar a estratégia de limpeza e manutenção de dados de CRM, a Encaptechno é um parceiro de consultoria de CRM que pode estar ao seu serviço. Como consultores de CRM com ampla experiência, ajudamos muitas empresas a obter sucesso com soluções de tecnologia.

Entre em contato conosco hoje para que possamos limpar seus dados e criar um processo para mantê-los assim enquanto avançamos.