Principais erros na folha de pagamento e como evitá-los

O gerenciamento da folha de pagamento é essencial para o bom funcionamento de qualquer negócio. No entanto, o gerenciamento da folha de pagamento requer atenção cuidadosa para evitar possíveis erros na folha de pagamento. Estes erros de cálculo não só resultam na insatisfação dos funcionários ou no baixo moral dos funcionários, mas também no incumprimento das regulamentações fiscais e laborais que podem incorrer em pesadas penalidades. Mesmo uma pequena discrepância numérica nos cálculos da folha de pagamento pode causar sérios problemas.

Além disso, estes erros podem afectar fortemente os lucros da empresa, especialmente durante crises económicas como a Grande Recessão. Nessas conjunturas, atrair, reter e motivar talentos de alto nível torna-se notavelmente um desafio.

O aspecto crítico da gestão eficiente da folha de pagamento alinha-se não apenas com a satisfação dos funcionários, mas também influencia profundamente a lucratividade geral e a sustentação de uma organização.

Quais são os 8 principais erros da folha de pagamento e como evitá-los?

• Prazos de folha de pagamento perdidos

A falta de prazos de folha de pagamento pode resultar em graves repercussões financeiras para uma empresa. Erros comuns na folha de pagamento, como multas por atraso, multas e insatisfação dos funcionários, surgem devido a atrasos nos pagamentos. O não cumprimento de cronogramas de pagamento consistentes também pode levar à perda de confiança entre os funcionários e violar os requisitos de frequência de pagamento exigidos pelo estado.

Solução: Os sistemas de folha de pagamento oferecem lembretes de prazos fiscais, automatizam configurações de pagamento e auxiliam no cumprimento de um cronograma de pagamento consistente. A utilização de software de folha de pagamento como o SkizzleHR, que vem com funcionalidades de calendário e recursos de pagamento automatizados, garante pagamentos pontuais e cumprimento dos prazos fiscais. Isto reduz os encargos administrativos e evita sanções.

• Erros de cálculo de pagamento

Erros comuns na folha de pagamento, como cálculo incorreto de salários, bônus ou subsídios, podem resultar em pagamentos excessivos ou insuficientes, o que pode causar insatisfação entre os funcionários. Erros na folha de pagamento em pagamentos variáveis ​​ou incrementos baseados em dados de avaliação de desempenho podem afetar a produtividade.

Solução: Para mitigar erros de cálculo, use um sistema de gerenciamento de folha de pagamento que valide as taxas de impostos, calcule com precisão o pagamento de horas extras e garanta precisão nos cálculos dos componentes salariais. No entanto, o software de folha de pagamento agiliza os cálculos, reduz o erro humano e atualiza automaticamente as estruturas salariais, garantindo pagamentos precisos e corrigindo erros na folha de pagamento.

• Não manter registros limpos da folha de pagamento

Registros de folha de pagamento imprecisos ou mal mantidos aumentam o risco de ações judiciais, penalidades governamentais e caos organizacional. O não cumprimento das políticas da empresa e da lei sobre erros na folha de pagamento amplifica esses riscos.

Solução: O software de folha de pagamento auxilia na correção de erros de folha de pagamento em ferramentas básicas PAYE e mantém registros precisos. Isso inclui a integração de software de cronometragem, armazenamento baseado em nuvem e funcionalidades de depósito direto. Essas ferramentas garantem a manutenção precisa de registros, mantêm a conformidade com os regulamentos e minimizam erros na folha de pagamento, simplificando o processo geral.

• Erros de cálculo de impostos

Erros nos cálculos de impostos, especialmente a falta de atualização das taxas de imposto ou de consideração de isenções, podem violar a lei sobre erros na folha de pagamento. Tais imprecisões levam a pagamentos incorretos e podem resultar em possíveis penalidades.

Solução: Manter-se atualizado sobre as mudanças nas taxas de impostos e utilizar um sistema robusto de folha de pagamento como o SkizzleHR ajuda significativamente na preparação precisa de impostos. Esta plataforma avançada reduz o risco de imprecisões ao automatizar cálculos complexos. Também considera diversas regulamentações tributárias em vários locais para garantir deduções precisas e alinhadas com as regulamentações governamentais.

• Classificação incorreta de funcionários

Os empregadores continuam cometendo erros na folha de pagamento ao classificar erroneamente os funcionários, seja como isentos de horas extras ou como contratados independentes. Esta classificação incorreta apresenta riscos jurídicos e necessita de ajustes retroativos.

Solução: contratar serviços de gerenciamento de folha de pagamento confiáveis ​​ou empresas de leasing para empreiteiros ajuda na classificação precisa dos trabalhadores. Isto mitiga os riscos de classificação incorreta e garante o cumprimento das leis trabalhistas, reduzindo complicações legais e penalidades associadas causadas por erros do empregador na classificação da folha de pagamento.

• Confusão entre funcionários isentos e não isentos

A distinção incorreta entre funcionários isentos e não isentos leva a questões relacionadas com salários e potenciais multas relacionadas com a FLSA.

Solução: Compreender a diferença entre funcionários isentos e não isentos de acordo com as diretrizes da FLSA é crucial. A classificação precisa dos funcionários garante o compliance e evita complicações jurídicas, evitando multas e penalidades.

• Atraso no fornecimento de formulários fiscais aos funcionários

O não fornecimento de formulários fiscais dentro dos prazos pode violar a lei sobre erros na folha de pagamento, resultando em penalidades e dificultando a declaração de impostos dos funcionários.

Solução: Para corrigir erros na folha de pagamento, as empresas empregam portais de autoatendimento e malas diretas automatizadas que, por sua vez, facilitam a distribuição oportuna de formulários fiscais. Isso garante que os funcionários recebam os formulários necessários antes dos prazos de entrega de declarações individuais, minimizando penalidades e mantendo a conformidade.

• Processo de folha de pagamento deficiente

Outro erro na folha de pagamento envolve processos ineficientes de folha de pagamento. Pode levar a ambientes de trabalho negativos que muitas vezes afetam a retenção de funcionários e a reputação empresarial.

Solução: Avaliar os processos de folha de pagamento existentes e adotar sistemas modernos de folha de pagamento aumenta a retenção de talentos, atrai novos talentos e reduz custos operacionais. Essa abordagem garante uma operação de folha de pagamento mais tranquila, com uma cultura positiva no local de trabalho e a reputação geral da empresa.

Conclusão

No tratamento da folha de pagamento, os erros nem sempre podem ser totalmente evitados, mas o seu impacto pode ser reduzido. Independentemente do tamanho da empresa, um planejamento meticuloso e ferramentas apropriadas podem mitigar os riscos associados ao gerenciamento da remuneração dos funcionários. Compreender os erros predominantes na folha de pagamento serve como base para se proteger contra possíveis contratempos, garantindo operações de folha de pagamento mais tranquilas.

É mais sensato evitar erros na folha de pagamento antecipadamente do que corrigi-los posteriormente, durante o processamento da folha de pagamento. Ao identificar estes erros comuns na folha de pagamento, as empresas investem sabiamente no refinamento dos seus processos de folha de pagamento.

Softwares como o SkizzleHR reduzem erros na folha de pagamento e envolvem a correção de erros na folha de pagamento em ferramentas básicas do PAYE. Ao reconhecer erros na folha de pagamento e tomar medidas proativas, o SkizzleHR não apenas garante operações de folha de pagamento mais tranquilas, mas também influencia positivamente o espectro organizacional mais amplo.