Digitalize e gerencie dados de funcionários perfeitamente com software de RH

Os profissionais de recursos humanos lidam com muitos dados de funcionários relacionados a recrutamento, integração, desempenho, desenvolvimento de carreira, detalhes de seguros e assim por diante. Lidar adequadamente com todos esses tipos de dados não é uma tarefa fácil.

Além disso, esses tipos de dados são de natureza sensível e o acesso não autorizado a eles pode prejudicar a integridade de seus funcionários. Portanto, é importante gerenciar os dados dos seus funcionários de forma eficaz para mantê-los seguros e garantir que estejam facilmente disponíveis quando necessário.

Neste artigo, você aprenderá mais sobre o gerenciamento de banco de dados de funcionários e as formas necessárias que podem ajudá-lo a lidar com os dados de seus funcionários.

O que é gerenciamento de dados de funcionários?

O gerenciamento do banco de dados de funcionários envolve a organização, armazenamento e manutenção sistemática de informações relacionadas aos funcionários de uma organização. Isso inclui vários aspectos, como detalhes pessoais, histórico de emprego, registros de desempenho, informações sobre folha de pagamento, inscrição em benefícios e certificações de treinamento.

Benefícios do gerenciamento de banco de dados de funcionários

Manter um banco de dados atualizado de seus funcionários pode fornecer vários benefícios, como automatizar a entrada de dados, identificar possíveis problemas com os dados dos funcionários, manter a conformidade com os regulamentos, etc.

Vejamos mais alguns benefícios do gerenciamento do banco de dados de funcionários.

• Manutenção eficiente de registros : permite o armazenamento organizado de informações de funcionários, como detalhes de contato, histórico de empregos e avaliações de desempenho.
• Processos de RH simplificados : o acesso a dados centralizados simplifica tarefas como processamento de folha de pagamento, gerenciamento de licenças e análises de desempenho, aumentando a eficiência de RH.
• Conformidade e requisitos legais : ajuda a garantir a conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas, mantendo registros precisos de contratos, certificações e treinamento de funcionários.
• Comunicação aprimorada : facilita a comunicação eficaz dentro da organização, fornecendo informações de contato atualizadas e permitindo comunicação direcionada para anúncios ou atualizações de políticas.
• Segurança aprimorada : controles de acesso e medidas de criptografia protegem dados confidenciais de funcionários, reduzindo o risco de acesso não autorizado ou violações de dados.
• Gestão de Desempenho : Permite o acompanhamento das métricas de desempenho dos funcionários, facilitando avaliações de desempenho, estabelecimento de metas e planejamento de desenvolvimento de carreira.

10 maneiras de digitalizar e gerenciar o banco de dados de funcionários de maneira inteligente

Para gerenciar o banco de dados de seus funcionários com eficiência, você pode categorizar os dados de seus funcionários e criptografá-los para segurança. Além disso, você também pode precisar reformular suas estratégias de tratamento de dados para gerenciar o fluxo de dados dos funcionários em sua organização.

Aqui estão as principais maneiras que você pode considerar para digitalizar e gerenciar o banco de dados de seus funcionários:

1. Acesse e audite seus dados regularmente

Acesse os dados armazenados em seu departamento de RH com cuidado. Você deve verificar que tipo de dados possui e quão relevantes eles são para sua organização. Ao compreender os tipos de dados, você será capaz de organizá-los e armazená-los. Além disso, você também pode excluir o banco de dados que não é tão relevante para seus funcionários e organização.

2. Categorize os dados de seus funcionários

É importante categorizar seus dados para organizá-los e classificá-los facilmente. Você pode usar várias métricas para categorizar dados como informações pessoais, dados de presença, detalhes da folha de pagamento, etc. Categorizar diferentes tipos de dados permite que você acesse rapidamente os dados e economize um tempo valioso que de outra forma seria desperdiçado na descoberta de arquivos dispersos.

3. Limite o acesso aos dados dos funcionários

Certos tipos de dados de funcionários, como registros médicos, são confidenciais e só podem ser acessados ​​por uma pessoa autorizada. Por isso, é necessário criar uma estrutura adequada para definir quem pode acessar esses dados.

Nesse caso, você pode usar o software HRMS para colocar as senhas e implementar métodos de autenticação multifatorial para proteção de dados.

4. Remodelar métodos de tratamento de dados

Para remodelar seus métodos ou técnicas de tratamento de dados, você precisa primeiro obter clareza sobre as leis e regulamentos existentes relativos ao tratamento de dados dos funcionários. Depois disso, você pode avaliar seus métodos de tratamento de dados e identificar se eles precisam ser modificados ou não.

Depois de avaliado, você pode fazer alterações em seus métodos de tratamento de dados, como alterar permissões baseadas em funções, realizar avaliações regulares de risco de dados, implementar planos de resposta a incidentes, etc.

5. Incorpore um software de gerenciamento de banco de dados de funcionários

Manter os registros de dados do funcionário manualmente pode levar a erros de dados e aumentar as chances de roubo de dados. Com a ajuda de um software de gerenciamento de dados, você pode registrar e rastrear automaticamente todos os dados dos funcionários em um só lugar. Isso torna mais fácil o acesso aos dados de qualquer lugar e a qualquer hora.

6. Criptografe os dados dos funcionários

As violações de dados podem ocorrer a qualquer momento devido ao aumento dos crimes cibernéticos, por isso é importante que você tome medidas eficazes para proteger seus dados. Para isso, você pode criptografar os arquivos de dados dos seus funcionários e garantir que apenas usuários autorizados possam acessá-los.

7. Treine a equipe para lidar com os dados com cuidado

A equipe de RH e todos os membros que acessam os dados do funcionário devem ser treinados nas leis aplicáveis, nos resultados de violação de dados e na má gestão de dados. Isso os ajudará a lidar com segurança com os dados dos funcionários.

Além disso, mantenha a equipe atualizada sobre as leis trabalhistas vigentes para manter a conformidade legal no armazenamento de seus dados.

8. Crie um plano de resposta para violação de dados

É importante desenvolver um plano abrangente de resposta a incidentes para gerir eficazmente as violações de dados e os incidentes de segurança. Além disso, também garantirá que seus funcionários conheçam as etapas que precisam seguir quando houver uma violação de dados.

9. Implementar medidas de segurança cibernética

Para manter os dados dos seus funcionários protegidos contra violações, você pode usar um software de gerenciamento de banco de dados de funcionários. Com este software, você pode implementar várias medidas de segurança cibernética, como criptografia e firewalls, para manter seus dados protegidos.

10. Mantenha a conformidade com a privacidade de dados

Manter-se atualizado com as regulamentações de privacidade de dados, como GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) e CCPA (Lei de Privacidade do Consumidor da Califórnia), é importante para garantir que você processe os dados dos funcionários de acordo com as regulamentações exigidas.

O software de gerenciamento de banco de dados de funcionários ajuda a garantir que seus dados permaneçam em conformidade com os regulamentos.

Tipos de dados para armazenar em um sistema de gerenciamento de banco de dados de funcionários

Um sistema de gerenciamento de banco de dados de funcionários serve como um repositório central para armazenar e gerenciar todas as informações importantes dos funcionários. Os dados específicos armazenados podem variar dependendo do tamanho da organização, do setor e dos requisitos legais.

No entanto, alguns tipos comuns de dados normalmente encontrados em um EDMS incluem:

• Informações pessoais : envolvem informações básicas sobre um funcionário, como detalhes de currículo, verificações de antecedentes, documentos de rescisão, registros de promoção, etc.
• Informações da folha de pagamento : os dados da folha de pagamento são confidenciais e compartilhados de maneira limitada. Pode incluir formulários W-4, formulários W-2, dados bancários, solicitações de credores para verificação de funcionários, etc.
• Informações médicas : Este tipo de informação inclui detalhes de um funcionário sobre testes de drogas, dados relacionados à Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA), dados da Covid-19, etc.
• Informações demográficas : nos detalhes demográficos, são registrados dados como sexo, raça, idade, situação de deficiência, etnia, etc. Esses dados só devem ser coletados quando necessário e informarão que tipo de pessoa você tem em sua força de trabalho.
• Dados de emprego : neste tipo de dados, a empresa mantém um registro das experiências anteriores de um funcionário, incentivos de contratação, contratos de trabalho, documentos legais, etc. Os dados de emprego também incluem políticas de licença e dados bancários de um funcionário.
• Dados de desempenho : a maioria das organizações avalia regularmente o desempenho de seus funcionários. Portanto, eles armazenam dados de funcionários com base em diversas métricas de RH para avaliar o desempenho e definir uma referência de desempenho.

Dicas ao lidar com conjunto de dados de funcionários

Ao lidar com o conjunto de dados do seu funcionário, certifique-se de seguir os regulamentos e categorizar os dados do seu funcionário de forma eficaz. Você também deve criar um plano de resposta a incidentes para lidar com casos de violação de dados.

Aqui estão as dicas a seguir enquanto você gerencia seus dados adequadamente:

• Cumpra os regulamentos relevantes de privacidade de dados durante a coleta, armazenamento e uso de dados.
• Evite coletar informações pessoais excessivas que não sejam essenciais para as funções de RH.
• Realize auditorias periódicas para reconhecer inconsistências ou tentativas de acesso não autorizado no conjunto de dados.
• Implemente medidas de segurança como controles de acesso, criptografia e backups regulares para proteger informações confidenciais dos funcionários.
• Descarte os dados seguindo o procedimento adequado de remoção de dados para evitar qualquer vazamento de dados.

Conclusão

Gerenciar dados de funcionários pode ser uma tarefa complexa e demorada. No entanto, ao implementar um software de RH robusto, você pode transformar esse processo em uma experiência contínua e eficiente. Com segurança de dados aprimorada, manutenção precisa de registros e insights de dados valiosos, você pode tomar decisões informadas para promover uma força de trabalho próspera e engajada.

Gerenciamento de banco de dados de funcionários: perguntas frequentes