Gestão de equipas digitais | Digitalizando seu negócio #6

Recentemente, a construção de equipes digitais está se tornando cada vez mais importante, o que contribui para um aumento significativo na eficiência do trabalho e facilita a comunicação entre os funcionários. Graças à digitalização, gerenciar equipes se torna menos complicado, mais rápido e mais preciso. Ele permite que as empresas monitorem melhor o progresso dos funcionários, o que é fundamental para tomar decisões informadas. Leia.

Gerenciando equipes digitais – sumário:

1. Introdução
2. Por que construir equipes digitais?
3. Como escolher ferramentas para gestão de times digitais?
4. Ferramentas práticas de gerenciamento de equipe
5. Construindo equipes digitais
6. Medindo o desempenho das equipes digitais
7. Resumo

Introdução

Na era da evolução digital, a gestão de equipes está passando por uma grande transformação . Os métodos tradicionais de gestão, baseados apenas em reuniões e conversas presenciais, estão sendo substituídos por soluções tecnológicas mais avançadas e flexíveis. Neste artigo, vamos discutir os principais aspectos da gestão de equipes digitais e ferramentas práticas que podem apoiar essa transformação.

Por que construir equipes digitais?

A digitalização traz muitos benefícios para a organização. Primeiro, melhora a eficiência do trabalho ao simplificar os processos de comunicação, planejamento e controle. Além disso, as ferramentas digitais ajudam a monitorar melhor o desempenho do trabalho e fornecem dados valiosos para análise. Por fim, permitem que as empresas se tornem mais competitivas no mercado.

Muitos empresários associam ferramentas para gerenciar equipes digitais apenas com trabalho remoto e baseado em computador . No entanto, existem várias plataformas que ajudam a melhorar a eficiência do trabalho em equipe, tanto no escritório quanto em casa e em campo.

Como escolher ferramentas para gestão de times digitais?

Ao gerenciar equipes digitais, é importante focar nas necessidades reais da empresa e nas funções de software correspondentes. É melhor começar fazendo uma análise de necessidades, ou seja, respondendo às seguintes perguntas:

• Vamos precisar do recurso de rastreamento de tempo?
• Estaremos usando arquivos compartilhados?
• O software deve ser executado em dispositivos móveis ou computadores?
• Vamos precisar de um painel de gerenciamento para o proprietário ou gerente da empresa ou um espaço de trabalho compartilhado será suficiente?

As respostas nos permitirão escolher o programa certo ou conjunto de aplicativos cooperativos. É importante considerar a digitalização da gestão da equipe nas seguintes áreas:

• Comunicação – ferramentas modernas de comunicação, como chat em grupo e aplicativos de videoconferência, permitem uma comunicação rápida e eficaz da equipe. Segundo relatório da TechRepublic (2021), 95% das empresas já as utilizam,
• Compartilhamento de arquivos – soluções em nuvem para compartilhamento de arquivos e colaboração remota são usadas por 76% das empresas atualmente. Mesmo que todos trabalhem no mesmo prédio, é muito mais rápido e fácil enviar uma mensagem ou colaborar em um quadro Miro (https://miro.com/) ou Mural (www.mural.co) compartilhado, em vez de ficar em um quadro branco em uma sala de conferências,
• Segurança – o uso de uma VPN permite que as pessoas que trabalham em casa compartilhem arquivos e troquem informações confidenciais com segurança, e é por isso que 54% das empresas estão aproveitando essa solução,
• Planejamento – calendários digitais e agendadores de tarefas facilitam a organização do trabalho e o acompanhamento do andamento e dos prazos, por exemplo, em quadros Kanban ou nas exibições de marcos e roteiros,
• Delegar tarefas – com o software de gerenciamento de projetos é mais fácil atribuir tarefas a membros individuais e monitorar seu progresso.
• Controle – graças às ferramentas digitais, os gestores podem acompanhar o desempenho da equipe em tempo real e tomar decisões com base em dados confiáveis.

Ferramentas práticas de gerenciamento de equipe

Existem diversas ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado. Vamos dar uma olhada nos mais populares, especialmente porque oferecem planos gratuitos:

• Trello – é uma plataforma de gerenciamento de projetos que permite criar quadros de tarefas, atribuí-los a membros individuais da equipe e monitorar o progresso, disponível em computadores e dispositivos móveis,
• Asana – é um sistema de gerenciamento de tarefas e projetos mais avançado que oferece uma gama de recursos para simplificar o planejamento, acompanhamento e colaboração em equipe, disponível em computadores e dispositivos móveis,
• Slack – é um aplicativo de mensagens instantâneas da moda para troca de informações dentro de uma equipe que se integra a outras ferramentas como Trello e Asana, disponíveis em computadores e dispositivos móveis,
• Firmbee – é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos disponível em PCs que permite usar o controle de tempo, visualizar projetos em quadros Kanban e colaborar com sua equipe e freelancers.

Às vezes, porém, pode ser difícil encontrar um software de gerenciamento de equipes que atenda às necessidades de uma empresa. É quando vale a pena considerar uma das opções menos populares:

• Conhecer um consultor – muitas pessoas hoje ajudam a escolher e implementar software para empresas. Um consultor experiente e independente ajudará a selecionar as soluções de acordo com o princípio “best-of-breed”, ou seja, mais adequado para resolver um problema específico em vez de atender a preferências pessoais. As soluções selecionadas dessa maneira podem ser vinculadas usando uma API (interface de programação de aplicativos) para criar um todo exclusivo adaptado às necessidades de uma empresa,
• Cooperar com uma software house – é uma solução cara que lhe dá a oportunidade de criar um software único e totalmente compatível com os requisitos de uma empresa específica sem ter que contratar uma equipe ou freelancers, além de identificar e definir as necessidades da empresa em seu próprio.

Construindo equipes digitais

As ferramentas de gerenciamento de projetos disponíveis no mercado são muito bem projetadas. Portanto, construir equipes digitais não deve exigir muito esforço dos funcionários. Assim que terminarmos de analisar as necessidades e escolher as ferramentas, é hora de começar a implementação.

É uma boa ideia começar treinando os membros da equipe para familiarizá-los com as ferramentas escolhidas e ensiná-los a usá-las. Normalmente, basta instalar um aplicativo em um dispositivo móvel ou fazer login em um navegador. O próximo passo é discutir como proceder e responder a perguntas como:

• Quem delegará tarefas e quando?
• Onde serão exibidas as notificações de novas atribuições?

Nesta fase, porém, vale a pena usar as ferramentas de forma espontânea . Assim, será mais fácil identificar possíveis problemas sem perder tempo discutindo o óbvio.

Medindo o desempenho das equipes digitais

Monitorar o progresso e coletar feedback da equipe é tão importante quanto implementar ferramentas de comunicação digital . Isso pode ser feito comparando os resultados anteriores à digitalização com os atuais, prestando atenção a indicadores de desempenho como:

• Tempo de conclusão da tarefa – que pode melhorar tremendamente, por exemplo, alterando chamadas telefônicas para funcionários móveis que trabalham no local de um cliente em mensagens contendo o endereço e a localização do GPS, bem como uma descrição de uma tarefa a ser realizada,
• Frequência de interação em equipe – pode acontecer que a troca de informações se intensifique, levando menos tempo e envolvendo apenas quem tem impacto real na resolução de um problema específico,
• Nível de satisfação do cliente – se uma equipe, por exemplo, cuida do atendimento ao cliente, a disponibilização de informações sobre os processos relacionados ao atendimento do pedido de uma pessoa em uma ferramenta digital pode ter um impacto muito positivo no relacionamento com o cliente.

Resumo

Ao investir nas ferramentas certas e implementá-las, as empresas podem se tornar mais eficientes , competitivas e melhorar a colaboração em equipe. Os principais elementos do gerenciamento de equipes digitais são comunicação, planejamento, delegação de tarefas e controle. Vale a pena dedicar algum tempo para analisar as necessidades, selecionar as ferramentas certas, treinar a equipe e medir a eficácia das soluções implementadas.

O futuro das ferramentas de gerenciamento de projetos é apoiar não apenas a eficiência dos funcionários, mas também seu bem-estar e satisfação. O desenvolvimento de tecnologias como inteligência artificial e automação, bem como a introdução de soluções de gamificação, podem ajudar a melhorar a qualidade de vida no trabalho.

As ferramentas digitais ajudarão os líderes a monitorar os níveis de satisfação e engajamento dos funcionários, bem como identificar as áreas que precisam ser melhoradas. Com soluções modernas, como horários flexíveis, escritórios remotos e plataformas de apoio ao desenvolvimento profissional , a gestão estará mais orientada para as necessidades e expectativas de cada colaborador. A personalização de ferramentas modernas pode fazer com que o bem-estar do colaborador tenha um papel fundamental no futuro da gestão de equipes, contribuindo para maior eficiência, satisfação no trabalho e retenção de talentos.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e reservas infinitas de motivação. Isso faz dele um empresário e gerente perfeito. Na procura de colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade do mundo são qualidades que mais valoriza.

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