Gerenciando funcionários remotos: desafios, ferramentas e práticas recomendadas para produtividade

Você está enfrentando desafios com o gerenciamento de funcionários remotos?

Se você tem uma força de trabalho remota há anos ou teve que se ajustar aos bloqueios do COVID-19 - gerenciar funcionários remotos traz desafios.

Se você foi forçado a mudar a estrutura da sua empresa rapidamente e ter pessoas trabalhando em casa, está enfrentando desafios imprevistos. Mas, uma equipe remota também traz grandes possibilidades e potencial.

Especialistas argumentam que o trabalho remoto é um futuro inevitável. À medida que mais e mais empresas ficam online, os trabalhos remotos se tornam mais acessíveis.

De 2003 a 2018, o trabalho remoto cresceu 140% – quase 10 vezes mais rápido que o restante da força de trabalho. E isso antes que as tendências atuais sejam levadas em consideração. Após os bloqueios, ainda mais pessoas continuarão trabalhando remotamente.

Como a demanda por funcionários remotos já está aumentando, por que não analisar as possibilidades imediatamente? Embarcar na tendência cedo lhe dá uma vantagem.

Além disso, uma equipe remota é à prova de pandemia. Dan Lok administra seus negócios quase exclusivamente online. Por causa disso, seu negócio foi capaz de funcionar sem problemas quando os estados iniciaram os bloqueios.

Enquanto outras empresas enfrentavam dificuldades, a equipe de Dan Lok conseguiu seguir em frente. Aprenda com seu exemplo e comece a gerenciar funcionários remotos hoje, para garantir a segurança caso algo assim aconteça novamente.

Encontre nossas principais dicas sobre como gerenciar funcionários remotos abaixo.

Desafios comuns do gerenciamento de funcionários remotos

Dois desafios mais comuns para gerenciar trabalhadores remotos são comunicação e falsas expectativas.

A comunicação com trabalhadores remotos é um ato de equilíbrio. Você quer que eles possam se comunicar com você e com a equipe, apesar da ausência de proximidade física.

Em um escritório, é fácil esbarrar um no outro ou ter um momento de bate-papo bebendo água. Os trabalhadores remotos, no entanto, estão por conta própria. Então, sentir-se conectado com toda a equipe pode ser um desafio.

Ao mesmo tempo, você também não quer sobrecarregá-los com e-mails e reuniões diárias. Muita ênfase na comunicação pode realmente diminuir a produtividade de seus funcionários remotos. Os e-mails facilmente têm precedência sobre as tarefas e os bate-papos por vídeo interrompem o fluxo de trabalho.

Essa é a dificuldade de equilibrar a comunicação ao gerenciar uma equipe remota: você não quer que eles se sintam fechados, mas também não quer colocar em risco sua produtividade.

Expectativas erradas em relação aos funcionários remotos

O segundo desafio que você pode enfrentar são as expectativas equivocadas. Esperar demais ou a coisa errada pode diminuir a produtividade de seus funcionários.

Por um lado, você não quer esperar que sua equipe remota funcione da mesma maneira que uma equipe física. Não espere que eles trabalhem estritamente das 9 às 5.

O trabalho remoto é ótimo porque permite que seus funcionários trabalhem no horário desejado. Se eles sabem que são mais produtivos à noite, deixe-os trabalhar à noite. Contanto que eles atendam às datas de vencimento e aos critérios que você concordou, não há problema com isso.

A segunda expectativa desafiadora que muitos trabalhadores remotos enfrentam é manter a disponibilidade. Horários flexíveis são fáceis de confundir com disponibilidade constante. Mas os funcionários remotos precisam descansar, assim como os funcionários regulares.

Fique longe de microgerenciar suas equipes remotas. O microgerenciamento faz com que os funcionários se sintam observados e pode diminuir sua produtividade.

Isso é especialmente verdadeiro para funcionários que precisam fazer login em sistemas que rastreiam seu tempo de trabalho. O tempo gasto trabalhando não é o melhor indicador de produtividade.

Se puder, fique longe do tempo de rastreamento. Confie em sua equipe que eles fazem o trabalho necessário. Em vez disso, crie KPIs que permitem acompanhar o desempenho deles. Os KPIs podem ser independentes do tempo que dedicam.

De fato, a maioria dos funcionários remotos é confiável e trabalha em média quatro horas a mais por semana quando comparado à força de trabalho regular.

Indicadores Chave de Performance

Os indicadores-chave de desempenho (KPIs) permitem que você e seus funcionários acompanhem o sucesso. Os KPIs são definidos por você ou pela equipe em conjunto. De qualquer forma, eles garantem que todos saibam o que têm que fazer.

Os KPIs devem ser mensuráveis ​​e permitir que seus funcionários vejam se estão no caminho certo com seu trabalho. Isso torna o desempenho do trabalho de seus funcionários mais rastreável.

Se uma pessoa repetidamente não consegue cumprir seus KPIs, pode valer a pena conversar com ela. Se uma pessoa costuma ter sucesso em termos de KPIs, pense em promovê-los.

Processo de Contratação e Procedimentos de Pagamento

Você pode evitar possíveis desafios se tiver um processo de contratação eficaz. Ao contratar funcionários, é uma boa ideia verificar se eles se qualificam para o trabalho remoto.

Essa aptidão depende de seus talentos e pontos fortes naturais. Grandes trabalhadores remotos geralmente são um pouco mais introvertidos. Eles também são detalhistas e capazes de agir de forma independente.

É claro que os extrovertidos também podem trabalhar remotamente, mas você precisa garantir o bem- estar social deles . Se eles precisam que as pessoas ao seu redor sejam felizes, o trabalho remoto pode deixá-los insatisfeitos.

Portanto, na hora de contratar, considere esses fatores. Às vezes, é uma boa ideia contratar primeiro para um cargo de meio período e colocar os funcionários em uma fase de teste. Dessa forma, ambos podem testar se sua relação de trabalho é frutífera.

Outro fator que pode remover muitos desafios no início é a remuneração. Muitos empresários pensariam que funcionários remotos são mais baratos e geralmente estão certos.

O que você quer fazer, no entanto, é pagar mais do que o padrão da indústria. Se você fizer isso, eles serão mais produtivos porque sua motivação e satisfação aumentam. Funcionários felizes trabalham mais.

Distrações em casa

Um obstáculo final quando se trata de gerenciar funcionários remotos pode ser um ambiente de distração. Isso é especialmente importante para pensar se essa pessoa está trabalhando em casa pela primeira vez.

Seus funcionários devem ter um espaço de escritório designado. Dessa forma, eles mantêm sua produtividade enquanto trabalham em casa. Este espaço deve estar livre de distrações (por exemplo, sem TV na sala).

Se eles têm outras pessoas em sua casa, isso também deve ser considerado. Seus colegas de casa entendem que trabalhar em casa ainda é trabalho? Eles tendem a interromper seu funcionário?

Pergunte sobre o ambiente deles desde o início e veja se você evita obstáculos semelhantes.

Alguns funcionários podem gostar de trabalhar em uma cafeteria ou ao ar livre. Tudo bem, mas eles devem ter um lugar para trabalhar sem distrações.

Ferramentas de comunicação

Agora que você conhece alguns dos obstáculos mais comuns para gerenciar funcionários remotos, vamos considerar as ferramentas de comunicação. Isso inclui aplicativos e sistemas de gerenciamento que permitem gerenciar equipes remotas com mais eficiência.

As ferramentas de comunicação ajudam a simplificar a comunicação ou otimizar os fluxos de trabalho. Aqui estão alguns que você deve saber.

Para comunicação por vídeo, as ferramentas mais populares são Zoom ou Skype. O Skype é totalmente gratuito. Se você tiver algum orçamento para investir, talvez prefira o Zoom, pois é uma solução mais completa para empresas.

O Zoom permite gravar reuniões, compartilhar sua tela e muito mais. É a ferramenta perfeita para trazer alguma comunicação cara a cara para sua equipe.

Para mensagens de texto, o Slack é extremamente popular entre as empresas. O Slack permite que você crie um canal para sua empresa, além de vários subcanais.

Se sua equipe for grande, você poderá criar esses subcanais para cada subequipe. Evite que toda a equipe receba spam com mensagens desnecessárias.

As mensagens de texto geralmente são mais rápidas que o e-mail; a comunicação por e-mail por si só pode desacelerar todo o fluxo de trabalho.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Embora a maioria dos proprietários de empresas esteja ciente das ferramentas de comunicação, o software de gerenciamento de projetos e os extras geralmente são esquecidos.

Sem as ferramentas que suportam o fluxo de trabalho, a produtividade diminui. As pessoas não sabem o que devem fazer, ou onde está o projeto.

Vamos supor, por exemplo, que você administra um negócio de vídeo e cinema. Você precisa de pessoas especializadas em cinema, design gráfico, redação e muito mais.

Se não houver fluxo de trabalho ou processo em vigor, o editor não saberá quando editar o próximo vídeo; a pessoa que filma pode não ter ideia de onde enviar o vídeo e o que deve acontecer a seguir.

Ferramentas como Asana, Basecamp, ClickUp ou Float ajudam você a manter um processo claro e simplificado. Tudo está acontecendo em um só lugar e seus funcionários sabem onde verificar suas próximas tarefas.

Uma ferramenta simples como essa pode ter um impacto imenso na produtividade de sua força de trabalho.

Ferramentas para colaboração

Finalmente, você quer ter certeza de que as ferramentas que você usa permitem que seus funcionários colaborem. Criar colaboração em equipe pode ser um desafio ao gerenciar funcionários remotos. Todos eles podem acabar trabalhando independentemente um do outro.

Mas, quando os funcionários cooperam, isso pode levar a novas ideias criativas. Para uma equipe remota, ferramentas como o Google Documents, que permitem que várias pessoas trabalhem em um documento ou planilha, podem ser úteis.

Seja qual for a sua escolha, certifique-se de que é uma ferramenta que permite edição ao vivo, para que o trabalho em equipe real possa ocorrer.

Melhores Práticas

Agora você obteve informações sobre desafios comuns e ferramentas úteis para gerenciar funcionários remotos. Mas quais são algumas das práticas recomendadas com as quais você e sua equipe remota podem aprender?

Siga essas práticas para evitar naturalmente desafios e contratempos, além de garantir o bem-estar produtivo de seus funcionários.

Equipes remotas infelizes se esgotam rapidamente, trabalham de forma improdutiva e custam dinheiro. É por isso que é uma boa ideia dar uma olhada em sistemas e ideias que comprovadamente funcionam.

Cultura e visão empresarial

A raiz de uma equipe remota de sucesso é a cultura do seu negócio. Cada empresa ou negócio tem uma certa cultura. Mas a cultura não acontece por acaso: ela é moldada por você, como líder, e por cada membro da equipe.

Para gerenciar funcionários remotos com sucesso, você deseja uma cultura de propriedade e responsabilidade. Se cada membro da equipe estiver ciente de sua responsabilidade e se responsabilizar, não há necessidade de você microgerenciar.

Isso é o que cria confiança. Quando a gerência é muito controladora, os funcionários se sentem desencorajados e menos criativos.

As empresas bem-sucedidas tratam seus funcionários com confiança e cuidado, e não como uma mercadoria.

Como mencionamos anteriormente, dê aos seus funcionários remotos a chance de trabalhar nos termos deles. Não imponha um determinado período de tempo quando eles não puderem ser produtivos durante esses períodos.

Criar uma cultura positiva e nutritiva com trabalhadores remotos geralmente é fácil. Isso ocorre porque as equipes remotas geralmente são mais felizes, mais satisfeitas e tendem a amar o que fazem.

Além disso, você também deseja comunicar sua visão de negócios com clareza. Seus funcionários devem saber por que estão fazendo o que são solicitados a fazer. Melhor cenário – seus objetivos pessoais estão alinhados com seu objetivo geral para a empresa.

Reuniões recorrentes e estruturadas

Já abordamos os desafios da comunicação remota. Uma ótima maneira de agilizar a comunicação é fazer videoconferências recorrentes.

Algumas empresas optam por se reunir semanalmente ou quinzenalmente; alguns até escolhem reuniões diárias. Se você decidir fazer reuniões diárias, no entanto, mantenha-as curtas para proteger o tempo de seus funcionários.

Reuniões semanais ou quinzenais geralmente funcionam melhor. Algumas empresas também fazem ligações mensais, mas esse período pode ser muito prolongado e afetar negativamente a produtividade.

Você também deseja que suas videoconferências sigam uma estrutura. Reuniões caóticas diminuem a produtividade. Se você não conseguir criar uma estrutura sozinho, use fórmulas comprovadas: reunião de nível 10, por exemplo.

Além da reunião de equipe, é uma boa ideia realizar reuniões individuais trimestrais. Essas reuniões são ótimas, pois aprofundam a comunicação com cada funcionário e permitem que você analise se eles estão tendo um bom desempenho.

Eles estão atendendo às suas expectativas, bem como aos seus próprios objetivos? Caso ocorram problemas, estes também podem ser discutidos nas reuniões trimestrais.

Prazos de comunicação

Dissemos que faz sentido permitir que seus funcionários criem seu próprio horário de trabalho. O que você quer ter, no entanto, são certos pontos de contato que todos precisam conhecer.

Por exemplo, todos têm que participar de uma reunião semanal. Ou, todos são obrigados a responder às mensagens de texto dentro de 24 horas.

Comunique o que faz sentido para você e sua empresa para seus funcionários remotos e deixe suas expectativas claras.

Também é uma boa ideia instruí-los sobre qual canal de comunicação usar para o quê. Em que casos você espera que eles usem mensagens de texto? Para quais casos eles devem usar e-mail? Eles estão autorizados a enviar-lhe uma mensagem privada?

Não há regras formais; apenas certifique-se de informar seus funcionários antecipadamente sobre como você deseja que as coisas funcionem.

Objetivos e chances de carreira

É uma armadilha comum tratar trabalhadores remotos como freelancers. Se eles fazem parte de sua equipe, trate-os como funcionários. Dê a eles chances de avançar em suas carreiras e perseguir seus objetivos pessoais.

Não os faça sentir como se estivessem presos à sua posição para sempre. Faça ligações individuais a cada ano ou meio ano e discuta como eles estão indo. Quais são seus objetivos para o próximo ano e como a equipe pode ajudar.

Trate seus funcionários com respeito e faça-os felizes. Dessa forma, você tem uma equipe leal. Funcionários leais são inestimáveis ​​porque as flutuações em sua equipe custam muito dinheiro.

Você perde tempo e dinheiro quando precisa contratar novos funcionários e treiná-los. Você ainda quer contratar novas pessoas quando necessário; novos funcionários também trazem novas ideias. Mas evite uma cultura que leve as pessoas a sair com frequência.

Consolidação de equipe

Criar uma equipe forte é especialmente difícil para empresas que funcionam remotamente. Como mencionamos anteriormente, em um espaço físico de escritório, as pessoas naturalmente esbarram umas nas outras e se comunicam.

É por isso que alguns locais de trabalho gostam de oferecer a seus funcionários remotos um bate-papo aberto. Nesse bate-papo, eles podem falar sobre o que quiserem, além do trabalho. É uma ótima maneira de substituir a conversa fiada usual que ocorreria em um escritório.

Se você planeja ter uma equipe remota a longo prazo, considere as reuniões anuais da equipe. Apenas dois ou três dias juntos por ano podem ser benéficos para toda a equipe.

Alinhe seu fluxo de trabalho com a lista de verificação de hábitos do Dragon 100

Agora, há muito o que ter em mente quando se trata de gerenciar funcionários remotos. Mas e se lhe dissermos que existe uma forma de tornar a gestão da sua equipe mais clara e transparente?

Por meio de seu conselho consultivo Dragon 100, Dan Lok está orientando outros empresários sobre como expandir. Mesmo que você não faça parte do Dragon 100, você pode acessar a Lista de Verificação de Hábitos do Dragon 100.

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