Como gerenciar efetivamente o trabalho em equipes domésticas

Alguns meses atrás, as coisas eram muito diferentes. Fazer parte de uma equipe que trabalha a semana inteira em casa, nem foi pensado. Mas nesta nova realidade criada pela infeliz disseminação do COVID-19, isso se tornou comum.

No entanto, trabalhar em casa já era tendência entre muitas organizações antes mesmo do início da era da quarentena. Muitas equipes têm praticado isso de forma eficaz, ao mesmo tempo em que aliviam com sucesso os muitos desafios inerentes às equipes que trabalham em casa.

Neste guia, discutiremos

• alguns desses desafios comuns de gerenciamento de funcionários remotos que você já pode ter encontrado
• práticas recomendadas que você pode seguir para ficar no topo do seu jogo

Desafios de gerenciar uma equipe que trabalha em casa

Há muitos desafios quando se trata de gerenciar uma equipe, e quando essa equipe está espalhada pelo continente ou pelo mundo, fica ainda mais difícil liderá-los.

Identificar primeiro o que afeta negativamente o desempenho de sua equipe remota o aproximará de encontrar a solução que procura.

Ao gerenciar funcionários remotos, você deve ter se deparado com vários desses desafios,

• Falta de interação pessoal. Enquanto os gerentes se preocupam com o fato de os funcionários não trabalharem com a mesma eficiência que poderiam ter feito sob sua supervisão, os próprios funcionários lutam sem o apoio de suas cabeças. Isso também levará a dificuldades na construção de confiança entre os membros da equipe.

• Diferentes fusos horários que levam a dificuldades de agendamento. Uma reunião que você deseja agendar pela manhã pode afetar a pausa para o almoço de um dos membros de sua equipe.

• Falta de acesso a informações, incluindo recursos, documentos, etc. Ao trabalhar no mesmo local, você pode se virar e pedir a seus colegas de trabalho o que precisar. Mas ao trabalhar em casa, é um cenário totalmente diferente.

• Distrações em casa. A menos que você viva sozinho, você será interrompido muitas vezes pelos outros moradores de sua casa. Isso pode ter um impacto negativo na sua produtividade. Ao mesmo tempo, a falta de interação social fará com que os funcionários se sintam isolados.

• Se sua equipe é composta por pessoas de todo o mundo, você também pode enfrentar barreiras culturais e linguísticas.

• Cultivar a cultura da sua empresa também pode sofrer com o tempo. A cultura da empresa é promovida naturalmente em um escritório, mas pode não ser o mesmo para uma equipe que trabalha em casa.

Práticas recomendadas para gerenciar equipes de trabalho em casa

Vamos dar uma olhada em algumas práticas recomendadas que ajudarão você a superar efetivamente os desafios que discutimos acima.

Use ferramentas adequadas e defina diretrizes

Em um ambiente de escritório, você sempre pode reunir sua equipe e conversar sobre coisas e fazer planos.

Não é tão fácil fazer isso com uma equipe que trabalha em casa. Mas, ao integrar o conjunto certo de ferramentas ao seu fluxo de trabalho, você pode garantir que a equipe esteja na mesma página, mesmo que você não esteja no mesmo local.

As ferramentas nas quais você precisa investir incluem,

• Ferramentas de bate-papo e videoconferência para comunicação. Há muitas opções que você pode escolher; Slack, Zoom, Skype, etc., para citar alguns. E é importante fornecer uma variedade de ferramentas para promover a comunicação entre os membros da equipe durante o horário comercial e não comercial.
• Ferramentas de gerenciamento de projetos/tarefas para acompanhar o desempenho.
• Ferramentas de edição e compartilhamento de documentos/arquivos como Google Docs e OneDrive. Armazenar todos os arquivos em um local o tornará facilmente acessível a todos.
• Plataformas de colaboração visual para replicar o quadro branco do seu escritório. Um software de tela online como o Creately pode ajudar a planejar seu Sprint, fazer brainstorming, colaborar em wireframes de produtos ou analisar processos em tempo real.

Aqui está uma lista expandida de mais ferramentas para comunicação e colaboração para equipes WFH.

Tão importante quanto selecionar as ferramentas certas é estabelecer regras básicas sobre como e quando usá-las. Esclarecê-los antecipadamente economizará tempo e confusão. Por exemplo,

• Esteja sempre disponível em sua plataforma de bate-papo quando estiver trabalhando e, se estiver se afastando, notifique outras pessoas.
• Ative o vídeo quando estiver participando de uma reunião online ou tendo uma reunião de check-in diária.
• Divida as tarefas individuais na plataforma de gerenciamento de projetos e estime-as por horas.

Comunique-se e envolva-se constantemente com sua equipe

A comunicação regular com seus funcionários é uma maneira eficaz de garantir que eles possam confiar em você e consultá-lo. É também uma ótima oportunidade para aprender sobre suas preocupações, dúvidas e sugestões.

Você pode ter encontros individuais diários ou semanais, reuniões de equipe ou simplesmente enviar uma mensagem em sua plataforma de bate-papo pedindo uma atualização sobre o que eles estão trabalhando.

Informe sua equipe quando você estará disponível e a melhor maneira de abordá-lo. Se ocorrer uma emergência durante a madrugada, ter seu número de celular compartilhado com sua equipe irá ajudá-los a ligar para você ou enviar uma mensagem instantânea.

Além disso, incentive os membros da equipe a usar um canal público para suas conversas relacionadas ao trabalho. Isso permitirá que você monitore o que está acontecendo e ofereça ajuda quando necessário.

Aqui estão mais algumas práticas recomendadas de comunicação que as equipes que trabalham em casa devem seguir.

Preocupe-se com fusos horários diferentes

Quando toda a equipe está espalhada por diferentes locais, você precisa estar mais consciente dos diferentes fusos horários em que eles vivem.

• Ao agendar reuniões, verifique com todos e sua agenda e selecione um horário com o qual todos se sintam confortáveis.
• Documente os principais pontos discutidos durante suas reuniões para que você possa compartilhá-los com os membros da equipe que não puderam estar presentes durante a discussão.

• Você também pode ir além e gravar sua reunião para eles verem mais tarde ou informá-los sobre o que foi discutido, com um a um no dia seguinte.

Gaste um esforço extra na colaboração e na formação de equipes

Duas coisas que as equipes que trabalham em casa tendem a faltar são confiança e espírito de equipe. Sem eles, uma equipe não poderá confiar uns nos outros e florescer em seus relacionamentos.

Embora o uso das ferramentas certas forneça à sua equipe a plataforma para colaborar uns com os outros, você ainda precisa encontrar mais maneiras de ajudar sua equipe a se unir.

• Comece definindo claramente as funções e responsabilidades e as relações de subordinação dentro da equipe. Uma equipe bem estruturada, ciente de onde pertence e a quem se reporta pode evitar confusões e aumentar a cooperação.

• Incentive os membros da equipe a interagir uns com os outros além do trabalho. Eles podem ter um grupo no Facebook ou um canal separado no Slack para conversas divertidas que teriam enquanto almoçavam ou ficavam perto do bebedouro se estivessem no escritório. É uma maneira eficaz de fazer com que os funcionários remotos se conheçam em um nível pessoal, o que refletirá positivamente na união da equipe.
• Deixe alguns minutos no início de uma reunião para uma conversa casual.
• Organize atividades virtuais de team building sempre que puder. Eles são fundamentais para promover a felicidade dos funcionários e aumentar sua produtividade. Aqui estão algumas atividades baratas de criação de equipes virtuais que você pode experimentar imediatamente.

Seja claro sobre expectativas e objetivos

Se você deseja os resultados que procura, seja claro sobre eles para sua equipe. Definir expectativas claras e definir as metas antecipadamente o ajudará a fazer isso mais rapidamente.

Começar com

• Defina metas claras para todos semanalmente, mensalmente ou trimestralmente e discuta seu plano de ação.

• Dê frequentemente o seu feedback sobre o desempenho dos funcionários. Além disso, faça disso uma oportunidade para ouvir suas expectativas também.
• Envolva-se com sua equipe regularmente, oferecendo-lhes apoio emocional, especialmente se estiverem lutando contra a ansiedade e o estresse.
• Defina diretrizes claras sobre o que você espera de sua equipe (ou seja, deseja que todos os e-mails sejam respondidos em 24 horas). Documente-os e armazene-os em um local central facilmente acessível a todos.
• Reconheça e celebre as vitórias dos funcionários para mantê-los motivados.

Tem mais dicas sobre como gerenciar funcionários remotos?

As melhores práticas que discutimos são baratas e podem ser implementadas imediatamente para garantir resultados eficazes. Quer adicionar mais dicas à lista? Deixe um comentário abaixo.

Você e sua equipe começaram a trabalhar em casa recentemente? Aqui está o guia prático para trabalhar em casa em equipe, cobrindo tudo o que você precisa saber para se manter eficaz e eficiente.