Gerenciando a Sala de Conferência Virtual: Dicas para o Sucesso

Como gerente de contas de uma agência de marketing que trabalha remotamente do meu escritório em casa, as reuniões virtuais tornaram-se uma maneira essencial, econômica e conveniente de interagir com meus clientes e colegas, muitos dos quais estão espalhados por todo o país. Ao permitir a participação de qualquer local geográfico (com uma conexão WiFi estável, é claro), não é nenhum segredo que a realização de reuniões reduz drasticamente as despesas de viagens de negócios – já que os custos de voos, acomodações e refeições são totalmente eliminados.

E quem não quer cortar gastos desnecessários, não é mesmo?

Mas o que você não pode esperar é que as reuniões virtuais também podem promover uma força de trabalho mais produtiva e inclusiva! De fato, estudos mostram que funcionários remotos que aproveitam reuniões virtuais podem ser até 13% mais eficazes.

Dito isto, nem todo compartilhamento de tela ou teleconferência está configurado para o sucesso. Sem a estrutura e orientação corretas, uma reunião virtual pode rapidamente dar errado (talvez, algo um pouco assim...).

Para maximizar a experiência da sala de conferência virtual para cada um dos participantes da reunião e melhorar a eficácia geral da sessão, aqui estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas:

Escolher a tecnologia certa é fundamental.

Skype for Business, Zoom, GoToMeeting e WebEx são excelentes plataformas colaborativas de videoconferência virtual que permitem que os participantes compartilhem documentos, conversem e gravem a reunião. Algumas soluções também oferecem opções de personalização que você pode usar para marcar a sala de reuniões com o logotipo e as cores da sua empresa. Além disso, se você estiver realmente procurando por uma plataforma de entrega de eventos virtuais elegante, profissional e confiável, existem algumas no mercado que oferecem soluções autogerenciadas para suas necessidades de conferência interna ou externa, webinar, educação e treinamento. Sem dúvida, podemos esperar que, à medida que o 'local de trabalho virtual' se tornar cada vez mais popular, o número de ferramentas de comunicação e software disponível cresça em conjunto.

Dicas úteis:

• Se você estiver usando uma nova plataforma, a prática leva à perfeição! Não se esqueça de revisar e brincar com os vários recursos, funções e navegação antes de entrar ao vivo.
• Como o anfitrião da reunião, seja sempre o primeiro na chamada. Reserve alguns minutos no início de cada reunião para que os novos participantes baixem qualquer software necessário para ingressar em sua reunião ou para resolver quaisquer bugs de tecnologia ou problemas de conectividade que possam estar enfrentando. Isso pode acontecer com o melhor de nós!

Reunião pré-trabalho é essencial.

Criar e enviar uma agenda de reunião definida e detalhada (com bastante antecedência!) ajudará a manter os participantes focados e focados na tarefa. Certifique-se de anexar a agenda ao enviar o convite da reunião que se integra ao calendário do participante. Se algum pré-trabalho ou revisão de documentos precisar ser concluído antes da reunião, deixe isso explícito em sua mensagem. Nada mata o ímpeto de uma reunião mais rápido do que a falta de participação porque ninguém fez o dever de casa.

Outra boa regra a seguir é evitar a apresentação de novos dados durante a reunião. Mais uma vez, é melhor enviar documentos importantes com vários dias de antecedência e pedir aos participantes que revisem todos os materiais antes da reunião, para que possam estar totalmente envolvidos no conteúdo e preparados para participar da conversa.

Dicas úteis:

• Ao criar sua agenda, certifique-se de abordar tópicos importantes no início da reunião, quando os níveis de energia de todos estiverem altos.
• Mantenha as reuniões com um número razoável de participantes para que todos possam se sentir valorizados e tenham a chance de contribuir sem se sentirem apressados.

Começando a reunião.  

Ao se preparar para iniciar sua reunião virtual, certifique-se de eliminar qualquer ruído ambiente. Reitero que se acontecer de você ser o anfitrião da reunião, você deve ser o primeiro a assinar ou discar na sala de reunião. Isso lhe dá a oportunidade de dar as boas-vindas aos membros à medida que eles se juntam e fazem apresentações formais. Lembre-se de que alguns participantes podem estar ingressando a partir de seus telefones celulares e só podem ser identificados na interface da sua plataforma como Chamador nº 1 ou pelo próprio número de telefone.

Dicas úteis:

• Peça aos membros que digam seu nome antes de falar, mesmo que já tenham falado anteriormente na reunião. Especialmente quando há muitos participantes na chamada ou você está conversando com pessoas pela primeira vez, é fácil confundir um orador com outro.
• Para manter os participantes do telefone engajados (e reafirmar que sua opinião é importante), peça sua opinião ou resposta primeiro ao fazer uma pergunta ao grupo. Além disso, você não os deixará acidentalmente fora do circuito!

Facilitando o encontro.

Um dos desafios mais comuns das reuniões virtuais é manter os membros ativamente engajados. Sim, estamos todos super ocupados às vezes, e uma reunião virtual estagnada pode fazer com que os participantes se 'silenciem' e realizem outras tarefas durante a reunião - verificar seus e-mails, mensagens de texto, os últimos resultados esportivos, Instagram etc.

Você pode combater essa escuta passiva pedindo aos membros que NÃO se silenciem (desde que também estejam em um espaço silencioso) e até mesmo incentivando os membros a participar por meio de vídeo.

Dicas úteis:

• Outra maneira de manter os participantes da reunião engajados é aproveitar as ferramentas e os recursos da plataforma. Além de convidar o compartilhamento verbal de ideias, peça aos participantes para digitar perguntas ou respostas no painel de bate-papo, atribuir tarefas aos membros ou utilizar pesquisas interativas. Uma meta apropriada é ter 80% de sua reunião interativa e 20% dela exigir participação passiva.

Isso é um embrulho!

Antes de terminar uma reunião, sempre reserve alguns minutos para resumir o que foi abordado. Todos se sentirão melhor com o tempo que passam em uma ligação se houver um sentimento mútuo de realização.

Talvez o mais importante seja atribuir as próximas etapas – ou quaisquer itens de ação que precisem ser atendidos pelos membros da chamada. Se possível, defina a data e a hora da próxima reunião enquanto todos ainda estão presentes. E, finalmente, após a reunião, certifique-se de enviar notas a todos os participantes, recapitulando os mesmos itens de ação e fornecendo mais instruções.

Recurso útil:

• Para obter dicas mais práticas que você pode usar para fortalecer o desempenho de suas equipes virtuais, confira este livro: Liderando equipes virtuais eficazes: superando o tempo e a distância para alcançar resultados excepcionais , escrito pela diretora da Guided Insights, Nancy Settle-Murphy. É incrível!

Tem alguma outra sugestão para aproveitar ao máximo suas reuniões virtuais? Sinta-se à vontade para nos informar nos comentários abaixo.