8 benefícios que uma agência pode colher com o Marketing Client Reporting!

“Aproxime-se mais do que nunca de seus clientes. Tão perto que você diz a eles o que eles precisam bem antes que eles mesmos percebam.” - Steve Jobs

Verdade isso!

Mas, um único erro de planilha em uma célula pode somar milhões de dólares, um CEO demitido e outras calamidades?

Infelizmente, sim.

E já que estamos na alegre e velha Inglaterra, lembram-se dos Jogos Olímpicos de Londres 2012 e como foi difícil conseguir ingressos para vários eventos? Embora certamente parte do problema tenha sido a alta demanda que geralmente acompanha qualquer Olimpíada, parte disso também foi um erro de planilha. O Comitê Olímpico exagerou em alguns eventos de natação. Eles disseram que o erro ocorreu quando um membro da equipe cometeu um único erro ao pressionar uma tecla e digitou '20.000' em uma planilha em vez do número correto de 10.000 tickets restantes. O erro foi descoberto quando eles reconciliaram o número de ingressos vendidos com os layouts finais e as configurações de assentos para os locais e perceberam que teriam milhares de participantes insatisfeitos, a maioria dos quais havia comprado seus ingressos com meses de antecedência. Eles tiveram que entrar em contato com os detentores de ingressos e tentar aplacá-los com assentos em outros locais. É claro que por que eles tinham essa variável crítica sob controles tão frouxos é outra questão de investigação.

Surpreendentemente, tarefas aparentemente simples ainda são feitas da maneira mais tediosa possível. Uma ferramenta popular, mas frustrante, usada regularmente para relatórios de clientes de marketing ainda é a planilha clássica do Excel.

Você pode ser um gerente de equipamentos responsável por rastrear os ativos de sua empresa que atualizou do uso de caneta e papel para o controle de equipamentos com o Excel. Você pode até estar usando um modelo de gerenciamento de ativos pronto, que pode funcionar bem no início até você começar a perceber suas limitações. Cheio de boas intenções, você pode decidir começar do zero, apenas para inevitavelmente começar a encontrar os mesmos problemas novamente.

O uso do Excel nos dias de hoje pode ser justificado porque é facilmente disponível e aparentemente barato e fácil de usar, mas esses motivos resistem às muitas desvantagens?

I. 6 razões para trocar planilhas do Excel por uma ferramenta de relatório mais eficaz e moderna
uma

1. Acima de tudo, o Excel não é confiável

• A precisão é difícil, e o aumento da probabilidade de erros de dados é quase inevitável com grandes quantidades de informações ou quando ocorrem ações prontas para uso (como mover a localização de um ativo, por exemplo).
• A falta de validação do Excel e possíveis erros de copiar e colar tornam mais fácil cometer erros.
• Tempo precioso é desperdiçado validando e rastreando dados.
• Pode ser extremamente desafiador identificar e corrigir erros, especialmente com grandes volumes de dados.
• Uma pane no computador, uma falha de hardware ou um vírus podem atrapalhar todo o seu trabalho árduo e atrasá-lo como se não fosse da conta de ninguém.

2. Sem dados de ativos em tempo real

• Manter sua planilha atualizada muitas vezes é um aborrecimento.
• Não há trilha de auditoria, o que torna difícil manter sua contagem real de ativos e dados sincronizados, especialmente quando mais de uma pessoa tem acesso ao arquivo.
• Tempo desnecessário é desperdiçado atualizando planilhas para evitar esse problema.

3. Acesso de usuário limitado

• Funciona bem até que mais de 1 pessoa comece a usá-lo ou editá-lo.
• Apenas 1 pessoa pode editar as planilhas por vez, e fazer isso no conforto de seu próprio telefone geralmente não é um dado adquirido.
• Depois que a planilha é copiada, o caos e a confusão horríveis geralmente acontecem.
• Não existe um sistema para nos dizer quem mudou o quê e quando. Assim, qualquer um pode ser culpado pelo seu erro (não, isso não deveria ser uma vantagem).

4. O Excel pode ficar muito complexo e limitar a análise rápida de dados ou uma visão geral clara

• O que torna difícil prever a necessidade de equipamentos e a demanda do cliente.
• Com muitos dados, pode ficar complexo ver o que é relevante.
• Pode ficar muito complicado se você quiser começar a planejar o futuro.

5. É feio e chato

• Não seria ótimo dizer adeus à formatação rígida, antiquada e chata do Excel e trocá-la por uma ferramenta de relatório intuitiva e elegante? Sim vai. É facilmente acessível e sua linha do tempo bem organizada mostra instantaneamente suas prioridades para facilitar seu trabalho.
• O fato de você trabalhar apenas com texto e não conseguir animar as coisas com imagens também não ajuda.

6. Falta de segurança

• Se você tiver uma planilha do Excel em sua posse, terá acesso total aos dados contidos nela. Isso pode se tornar um grande problema quando informações confidenciais estão sendo compartilhadas interna e externamente, pois não há como proteger esses dados.

Os sistemas manuais pressionam as pessoas a estarem sempre corretas em todos os detalhes de seu trabalho. O problema é que as pessoas não são perfeitas, por mais que cada um de nós deseje ser. Com sistemas manuais, o nível de serviço depende dos indivíduos e isso exige que a gerência realize treinamentos contínuos para os funcionários para mantê-los motivados e garantir que estejam seguindo os procedimentos corretos. Pode ser muito fácil trocar detalhes acidentalmente e acabar com inconsistência na entrada de dados ou em pedidos manuscritos. Isso tem o efeito de não apenas causar problemas com o atendimento ao cliente, mas também tornar as informações incapazes de serem usadas para relatórios ou encontrar tendências com descoberta de dados. Relatar e verificar se os dados são robustos pode ser oportuno e caro.

Geralmente, essa é uma área em que dinheiro significativo pode ser economizado pela automação.

É preciso mais esforço e espaço físico para controlar documentos em papel, encontrar informações e manter os detalhes seguros. Quando erros são cometidos ou alterações ou correções são necessárias, muitas vezes uma transação manual deve ser completamente refeita em vez de apenas atualizada. Com sistemas manuais ou parcialmente automatizados, as informações geralmente precisam ser anotadas e copiadas ou inseridas mais de uma vez.

A sistematização pode reduzir a quantidade de duplicação da entrada de dados.

Outro impacto dos sistemas manuais está no atendimento ao cliente. As consultas dos clientes podem ser difíceis de responder, pois as informações são armazenadas em locais diferentes e podem até exigir que você encontre a pessoa certa antes de poder responder. Isso não é bom se eles saem para almoçar ou trabalham apenas meio período.

Em poucas palavras

• Informações desatualizadas tornam seu Excel inútil.
• Erros = tempo perdido + dinheiro desperdiçado + úlceras desnecessárias.
• Hora de atualizar, liberar todo o estresse do Excel e ser eficiente!

II. Pare de perder tempo. Automatizar

Automação de relatórios

O que é isso?

A automação de relatórios é o processo de agendamento de um relatório existente (que alguém produz atualmente em algum nível de frequência) para atualizar automaticamente e ser entregue a locais específicos em um intervalo regular específico.

Por que devemos automatizar os relatórios?

Como profissional de marketing, você tem muitas coisas melhores a fazer do que passar horas na frente do computador passando por várias fontes de dados, dragando dados relevantes, combinando-os, atualizando um arquivo (geralmente uma planilha do Excel) e depois distribuindo esse arquivo para vários usuários da empresa. Essa é a principal razão pela qual as empresas optam por automatizar os relatórios: para economizar tempo.

Aqui estão cinco benefícios que a automação de relatórios pode trazer para sua agência:

A. Reduza as tarefas manuais demoradas

Não importa quão habilidosos sejam seus funcionários, é preciso muito tempo e paciência para inserir dados e executar relatórios. Esse tempo pode ser usado com mais eficiência enquanto o software de automação de gráficos permite que você conclua tarefas como atualizar seus relatórios por onda, região ou marca em questão de segundos.

B. Melhorar a precisão

A automação de relatórios elimina tarefas repetitivas e propensas a erros, como entrada manual de dados, garantindo a precisão exata dos dados, economizando tempo na execução e verificação de relatórios.

C. Adicione criatividade e análise

As agências muitas vezes não têm tempo livre ou pessoal disponível para flexibilidade, criatividade ou para adicionar insights aos projetos. Os usuários do software de automação de relatórios utilizaram o tempo que economizaram com a automação de gráficos para adicionar detalhes, análises e insights extras aos seus projetos.

D. Gerenciar cargas de trabalho pesadas e trazer mais negócios

Cargas de trabalho imprevisíveis dificultam o gerenciamento eficiente de períodos de relatórios ocupados. Além disso, o retorno do relatório nem sempre é tão rápido quanto seus clientes gostariam. Com gráficos automatizados, o dinheiro e o tempo que você economiza podem permitir que você não apenas mantenha seus clientes existentes satisfeitos, mas também faça mais negócios sem adicionar mais recursos.

E. Aumente as margens de lucro.

As ferramentas certas de pesquisa de mercado simplificam sua carga de trabalho e permitem expandir seus serviços. As empresas que usam software de automação de relatórios provaram repetidamente que a tecnologia pode ser aproveitada para aumentar as margens de lucro e melhorar a eficiência. Ao automatizar seus relatórios, você está optando por fornecer aos seus clientes relatórios rápidos, precisos e visualmente atraentes em uma fração do tempo. E todos nós sabemos que não há desvantagem em clientes satisfeitos.

III. Reportar é uma prioridade para sua agência de marketing digital? Deveria ser!

O que é mais poderoso?

• Enviando um e-mail que diz “Obrigado por conversar comigo hoje. Avise-me quando estiver pronto para falar mais sobre essa campanha de marketing!”

OU

• Envio de um relatório personalizado que detalha áreas específicas onde um cliente em potencial pode começar a ganhar mais dinheiro.

A resposta é óbvia.

Você sabe que está criando valor para o seu cliente nas redes sociais. Não apenas diga a eles – mostre-lhes os números. Se você trabalha em uma agência, sabe que a fidelidade do cliente pode ser passageira – você precisa continuar constantemente se provando tanto para clientes em potencial quanto para clientes existentes.

Há uma coisa que as agências digitais sabem – não é apenas o que você fez que importa, são os resultados que você pode provar.

Os relatórios constituem uma parte crucial do relacionamento de uma agência de marketing digital com seus clientes. As agências devem demonstrar continuamente valor, provar seu trabalho (e valor) repetidamente para demonstrar como suas ações ajudaram as empresas a serem bem-sucedidas. Para isso, os membros da sua agência devem não só saber fazer bem o seu trabalho, mas também como mostrar aos clientes os resultados do seu trabalho. Preparar relatórios regularmente ajudará a construir relacionamentos, educar os clientes, dar o devido crédito aos seus esforços e mostrar transparência.

Neste post, abordaremos a importância de relatórios regulares e os benefícios que ele oferece, não apenas para os clientes, mas também para a agência.

Aqui estão 8 razões pelas quais os relatórios são cruciais para seus clientes e sua equipe.

A. Relatórios bem organizados promovem o relacionamento com o cliente

Produzir o melhor trabalho de marketing digital do mundo não serve para nada se sua agência não conseguir comunicar claramente aos clientes as tarefas que você está realizando e os resultados que está alcançando. Como regra geral, especialmente no início de um relacionamento, você deseja se comunicar em excesso com os clientes, para garantir que eles estejam cientes de tudo em que você está trabalhando. Os relatórios oferecem uma oportunidade de comunicação programada regularmente, envolvendo não apenas dados para revisão, mas também uma chance de contato com um cliente em um nível mais aprofundado.

Desde o início, você deve estabelecer expectativas para a entrega de relatórios regulares. Muitas vezes, os prazos mensais funcionam bem para garantir que você esteja analisando dados significativos o suficiente e estabelecendo um horário regular para tocar a base. No entanto, os relatórios semanais podem funcionar bem para clientes maiores que veem grandes volumes de tráfego e precisam ajustar as campanhas com mais frequência. Relatórios trimestrais podem funcionar bem para clientes menores com campanhas de baixo volume. Com o tempo, os relatórios devem se adaptar às preocupações de cada cliente em particular. Por exemplo, se você achar que seu cliente se concentra muito em obter conversões, inclua dados de conversões em seus relatórios.

Os clientes vão gostar de ver relatórios que são mais do que apenas modelos enlatados e que foram personalizados para seus objetivos de marketing e negócios. Para simplificar essa personalização, você pode usar o ReportGarden para desenvolver relatórios com modelos personalizados para cada cliente. Isso ajudará a garantir a consistência de cada relatório. Os modelos provavelmente mudarão com o tempo à medida que você adiciona ou remove componentes de marketing e aborda novas preocupações para seus clientes.

B. Os relatórios iluminam os clientes

Muitos clientes entram em um relacionamento de agência com pouco ou nenhum entendimento de análise da web – é por isso que eles contrataram você. Deixá-los interpretar os dados por conta própria resultará em confusão. Parte do seu trabalho como agência de marketing digital é educar os clientes sobre como entender as métricas online. Não assuma que eles entendem todos os dados que você planeja apresentar em um relatório; ensiná-los a interpretar as informações. Por exemplo, explique como os cliques e as impressões diferem, como a taxa de conversão se relaciona com suas metas de negócios.

Esse processo de educação pode acontecer por meio de explicações escritas que você fornece em seus relatórios, bem como por meio de comunicação verbal com os clientes. Se você disser a eles que as conversões de email marketing aumentaram, explique por que essa informação é importante. Explique que uma determinada peça de marketing por e-mail gerou um alto volume de tráfego e leads que os contataram pelo site. Mostre-lhes o pico de tráfego e o resultado.

Por exemplo, o widget ReportGarden abaixo mostra as conversões por tempo, divididas por conversões nos meses de julho e agosto. O mês de agosto mostra uma taxa de conversão um pouco melhor quando comparado ao mês de julho. Isso demonstra que o conteúdo de agosto funcionou melhor para levar as pessoas a converter no site.

Os relatórios devem ser continuamente esclarecidos, ficando mais detalhados à medida que seu cliente se torna mais sofisticado. Por exemplo, quando você souber que seu cliente entende a diferença entre cliques e impressões, não será necessário incluir explicações sobre essas métricas em seu próximo relatório.

Os clientes apreciarão a sensação de que fazem parte do seu processo enquanto você explica o que significam as métricas e como está adaptando as campanhas com base nessas métricas. Por exemplo, você pode explicar como está otimizando as campanhas do Google AdWords para atingir um custo desejado por aquisição de lead, em vez de se concentrar estritamente no custo por clique, para que seu cliente saiba a métrica certa para se concentrar.

C. O relatório convida o envolvimento do cliente

Da mesma forma que as marcas fidelizam convidando os fãs para participar da criação de conteúdo, as agências podem fidelizar os clientes envolvendo as marcas no processo analítico. Claro, alguns representantes da marca vão querer que você cuide de todo o trabalho, e outros vão querer microgerenciar. Trata-se de encontrar a maneira certa de envolver seus clientes para obter o máximo de sua presença nas mídias sociais.

D. As agências integram os relatórios como parte de um processo para ajudar os clientes a ver o progresso

Todas as agências querem manter seus clientes satisfeitos e demonstrar que estão alcançando o sucesso. Ter um processo de relatório formalizado que envolve um relatório quinzenal ou mensal padrão (a maioria das agências provavelmente deve ficar longe de relatórios trimestrais – muito longe; e semanal – muito frequente) torna a visão do sucesso muito clara. E se você receber perguntas sobre o progresso de um novo contato perguntando como as coisas estão indo, você pode facilmente enviar uma cópia do seu relatório mais recente.

E. Relatórios mostram transparência

Ao divulgar totalmente o desempenho online, tanto o bom quanto o ruim, você ajuda a estabelecer transparência e boa fé entre sua agência e o cliente. Por exemplo, digamos que um site não tenha visto um aumento no tráfego orgânico, apesar de dois meses de envolvimento em um programa de otimização de mecanismos de pesquisa. Uma agência transparente relatará essa falta de crescimento ao cliente, ao mesmo tempo em que descreve o trabalho que foi feito e explica que o processo de impulsionar os rankings de busca orgânica leva tempo.

Por outro lado, não tenha medo de mostrar resultados positivos também. Fale sobre o trabalho que você fez que levou a grandes resultados! Se um impulso de mídia social ajudou a aumentar as inscrições para um evento, mostre ao seu cliente essa informação específica. Se uma veiculação de relações públicas em um grande site de notícias gerou leads e resultou em pessoas entrando em contato com seu cliente, mostre esses dados. Inclua uma explicação de sua estratégia, números para resultados e uma descrição do que os resultados significam para as metas de negócios do seu cliente.

F. Os relatórios incentivam os clientes a manter as metas de métricas. Os objetivos para as marcas mudam.

Talvez um novo gerenciamento assuma o controle ou seu cliente iniciante gire em uma nova direção. Essas coisas acontecem. Ter um processo de relatório formal em vigor pode ajudá-lo a provar seu valor e reter clientes “em risco”. Mas também esteja preparado para se adaptar, como atualizar e renovar seu contrato, pois sua combinação tática pode mudar. Se o cliente decidir que deseja adicionar novas métricas ao seu mix de relatórios, use isso como uma oportunidade para conversar com o cliente para garantir que todos estejam alinhados com a estratégia.

G. O relatório meticuloso busca crédito genuíno

Quando um cliente se inscreve para um retentor de marketing digital, o trabalho prometido pode abranger vários canais: pesquisa paga, publicidade gráfica, otimização de mecanismos de pesquisa, gerenciamento de mídia social e email marketing. Seu cliente pode ver um aumento nas vendas depois de começar a trabalhar com sua agência, mas pode não saber necessariamente se essas vendas podem ou não ser atribuídas aos esforços de sua agência – ou mesmo de qual esforço da agência.

Um relatório de marketing digital deve detalhar o desempenho de cada canal, descrevendo os resultados de tráfego, engajamento e conversão. Por exemplo, o relatório pode mostrar que mais de 80% das conversões vieram especificamente da conversão assinada e, portanto, o cliente sabe atribuir valor a esse programa de pesquisa assinado. Certifique-se de considerar todas as fontes associadas aos seus esforços de marketing para ajudar seu cliente a ver o efeito da campanha completa. Além disso, reserve um tempo para interpretar os dados para que seu cliente os entenda. Esse tipo de abordagem de relatório é muito benéfico para o cliente e trará a você uma apreciação genuína do cliente.

O exemplo abaixo, criado pelo ReportGarden, mostra as inscrições de conversão por hora. Aqui, podemos mostrar ao cliente que a maioria das conversões está registrada, com as conversões pagas em segundo lugar.

H. A reportagem pode ser a melhor amiga para agências e clientes

Inclua “tudo o que você diria a um cliente pessoalmente” em seus relatórios. Claro, eles podem não lê-los no segundo em que chegam à caixa de entrada, mas isso garante que seus comentários estejam lá sempre que o cliente os ler. Muitos que são novos no marketing digital acham que relatórios de métricas dão muito trabalho. Mas na verdade não é tão difícil e, de fato, é mais trabalhoso não relatar métricas e ter que embaralhar os relatórios no último minuto. Os relatórios formalizados resolvem isso e muito mais, portanto, se você é novo nisso, eduque-se e comece a desenvolver um processo hoje. Em última análise, uma abordagem super abrangente de relatórios pode se tornar a melhor amiga para clientes e agências.

4. Como tornar o relatório do seu cliente de marketing uma brisa!

Onde o Excel brilha na preparação e visualização de dados, leva muito tempo para prepará-lo e também precisa ser enviado manualmente. E, é claro, se você não se sentir à vontade para mexer no Excel com grandes volumes de dados de marketing ou simplesmente não tiver tempo, o ReportGarden pode ser de grande ajuda. ReportGarden é uma ferramenta de relatórios de PPC e Adwords que permite automatizar o trabalho de mineração de dados de marketing para obter informações importantes sobre sua campanha. Você pode experimentar a ferramenta gratuitamente!

Este infográfico mostra claramente as etapas necessárias a serem seguidas durante a criação de relatórios de clientes de marketing no ReportGarden.

Para acessar os vários modelos de relatórios de clientes de marketing disponíveis no ReportGarden, você precisa se inscrever no ReportGarden e criar sua conta. E também vincule sua conta a esta conta.

V. Os 5 principais motivos pelos quais o ReportGarden pode tornar seus relatórios de clientes muito mais fáceis

A. Mostre o ROI em tempo real

Você está acostumado a demonstrar o ROI com relatórios periódicos de clientes que são retrospectivos e levam muito tempo e esforço para compilar. Com o ReportGarden, você pode fornecer aos seus clientes acesso transparente às métricas mais importantes para eles, quando e onde quiserem. Isso aumentará o valor real e percebido e aumentará a confiança.

B. Economize dias de esforço substituindo os processos de relatórios manuais por processos automatizados

Sua equipe passa inúmeras horas por mês reunindo manualmente dados de várias fontes e compilando relatórios de clientes.

A parceria com o ReportGarden permite automatizar todo esse processo. Forneça painéis de desempenho interativos em tempo real ou envie relatórios de painel em PDF com o apertar de um botão. Você economizará tempo e proporcionará uma melhor experiência ao cliente.

Na verdade, nossos parceiros adoram tanto os painéis ReportGarden que os usam também para seus relatórios internos.

C. Impressione seus clientes e melhore seu desempenho com painéis que integram todos os dados de sua campanha

Com o ReportGarden, os parceiros das agências têm liberdade e flexibilidade para conectar seus painéis a uma ampla variedade de fontes de dados em tempo real, para que você não precise ir a dez lugares para obter uma resposta (e seus clientes também não) .

Você também terá a capacidade de agregar ou 'combinar' fluxos de dados para ver insights em seus painéis instantaneamente, o que o ajudará a otimizar continuamente as campanhas integradas.

ReportGarden suporta integrações de painel com Google Adwords, Google Analytics, Facebook, Twitter, Mail Chimp, Bing Ads, Twilio e muito mais. Também é possível conectar seus painéis aos seus próprios bancos de dados e servidores.

D. Altere a aparência dos painéis de seus clientes para refletir e promover sua marca

Os painéis de parceiros da agência e os relatórios gerados pelo ReportGarden são totalmente personalizáveis. Adicione seu logotipo e slogans ao seu painel e relatórios de painel automatizados ou refine a aparência de seus painéis em um nível mais granular com CSS personalizado.

E. Gerencie todos os seus clientes em uma única conta de painel

Como parceiro da agência ReportGarden, você obtém acesso ao nosso hub de gerenciamento de painéis. Isso permite que você gerencie várias contas de clientes em um único local. Mais importante, permite que cada um de seus clientes tenha seu próprio painel.

• Configure contas de clientes com apenas alguns cliques
• Gerenciar direitos de acesso a painéis
• Configurar contas de demonstração para clientes em potencial

As agências de marketing digital precisam colocar relatórios de clientes de marketing de qualidade na frente e no centro de todos os seus esforços. Sem relatórios adequados, seu trabalho significa pouco para seus clientes. Criar e revisar relatórios regularmente ajudará a construir confiança com os clientes, levando a relacionamentos duradouros e mutuamente benéficos.