O que são Atas de Reunião (MoM)? Software e modelos para MoM
Publicados: 2024-01-10Resumo: Ao criar atas de reuniões, você pode documentar os tópicos discutidos, resumir pontos importantes da reunião e destacar as principais conclusões. Vamos descobrir mais sobre o MOM e como você pode criar um.
Reuniões produtivas são cruciais para a colaboração, mas lembrar de todos os detalhes discutidos na reunião pode ser difícil. É por isso que você precisa criar uma ata da reunião para documentar cada detalhe dela. Neste artigo, aprenderemos sobre o MOM e como você pode criar um. Mas primeiro, vamos aprender o que é exatamente o MOM.
Índice
O que são Atas de Reunião (MoM)?
MOM normalmente significa “Ata de Reunião”. Refere-se a um registro formal por escrito de discussões, decisões e itens de ação que ocorrem durante uma reunião.
O MOM é essencial para documentar os pontos discutidos durante uma reunião, atribuir responsabilidades e servir de referência aos participantes. Inclui os principais pontos de discussão, todos os participantes e a resolução da reunião.
Importância das atas da reunião
A Ata de Reunião (MOM) desempenha um papel essencial na eficiência organizacional e na comunicação. Ao documentar discussões, decisões e itens de ação, o MOM serve como um ponto de referência crucial, garantindo clareza e compreensão entre os participantes.
O MOM funciona como um arquivo histórico, capturando a evolução de ideias e estratégias ao longo do tempo.
Além de facilitar a comunicação ao compartilhar informações importantes com membros ausentes da equipe, o MOM contribui para um planejamento e desenvolvimento de estratégia mais eficazes.
Quando você deve fazer a mamãe?
MOM pode ser usado nos seguintes casos:
- Registrando as conclusões e objetivos de uma reunião
- Criando o resumo da reunião para quem não compareceu à reunião
- Mantê-lo como um documento legal em caso de reuniões formais
- Manter um documento de referência para ser usado na reunião futura
Etapas envolvidas na criação do MOM
Ao criar atas de reunião, você precisa listar a agenda da reunião, a lista de participantes e o MOM existente. Você também precisa anotar quem está ausente e presente na reunião. Vamos ver uma enumeração detalhada de todas as etapas que você precisa seguir para criar um MOM:
- Preparação: Reúna os detalhes necessários como agenda, lista de participantes e MOM anterior. Além disso, configure um modelo para gravação.
- Presença: Anote os detalhes dos participantes presentes e ausentes. Marque todos os convidados ou participantes notáveis.
- Revisão da agenda: analise a agenda da reunião, garantindo que cada item seja abordado.
- Detalhes da discussão: registre pontos-chave, decisões e itens de ação usando uma linguagem concisa.
- Atribuir responsabilidades: Atribua claramente itens de ação a indivíduos com prazos.
- Esclarecimentos: inclua quaisquer esclarecimentos feitos durante a reunião para contextualizar.
- Encerramento: Confirme a conclusão da reunião e anote quaisquer requisitos de acompanhamento.
- Revisão e aprovação: compartilhe o MOM para revisão e obtenha as aprovações necessárias.
- Distribuição: Distribua o MOM final aos participantes e partes interessadas relevantes imediatamente.
Benefícios de fazer uma MÃE
Atas de Reunião (MOM) oferecem benefícios cruciais. Eles fornecem um registro documentado de discussões, decisões e itens de ação, garantindo clareza e responsabilidade. Aqui estão alguns outros benefícios de criar um MOM:
- Documentação: Eles fornecem um registro formal de discussões, decisões e itens de ação durante uma reunião.
- Referência: A ata serve de referência para os participantes relembrarem o que foi discutido e quais tarefas foram atribuídas.
- Responsabilidade: Eles atribuem responsabilidades documentando itens de ação e prazos, promovendo a responsabilidade entre os participantes.
- Comunicação: O MOM facilita a comunicação compartilhando informações importantes com aqueles que não puderam comparecer à reunião.
- Planeamento: Ajudam no planeamento futuro, resumindo discussões e resultados passados, ajudando a moldar ações e estratégias futuras.
- Alinhamento: As atas garantem que todos os participantes tenham um entendimento compartilhado sobre o que foi discutido e decidido, reduzindo mal-entendidos.
O que incluir na ata da reunião?
Quando se trata de redigir uma ata de reunião, há vários elementos que você precisa incluir no documento: Aqui estão alguns elementos essenciais do MOM:
- Data e hora da reunião
- Lista de participantes e suas funções
- Objetivos ou metas da reunião
- Agenda da reunião e temas discutidos
- Ações a serem tomadas e decisões tomadas
- Próximas etapas e cronograma para acompanhamento
- Assinaturas e iniciais dos participantes para validação
Escrever atas de reuniões (melhores práticas)
Para que a ata da reunião seja eficaz, você deve registrar a data, a hora e o número de participantes. Em seguida, você precisa adicionar detalhes sobre a próxima reunião.
- Crie um esboço da reunião com antecedência: Para tornar a reunião mais frutífera, é melhor criar um esboço da reunião junto com todos os pontos que serão discutidos na reunião. Isso ajudará a evitar confusão no início da reunião e garantirá que os participantes cumpram a agenda válida.
- Anote o objetivo da reunião: Durante esse período, tente anotar o objetivo da reunião e o que se espera que seja alcançado nela. Estas notas serão úteis para aqueles que não puderam participar da reunião
- Decida a data da próxima reunião: Se você estiver fazendo anotações da reunião, é igualmente essencial incluir quando será realizada a próxima reunião em relação ao tema discutido. Isso fornecerá aos participantes uma orientação sobre quanto tempo eles precisam para concluir as tarefas atribuídas. Além disso, decidir a data da próxima reunião também ajudará a priorizar suas tarefas.
- Use IA para criar o resumo da reunião: Se você for responsável por criar notas na reunião, poderá usar uma ferramenta de transcrição de reunião. Com essa ferramenta, todas as gravações, transcrições e resumos das ligações ficam vinculados à reunião e ao calendário, para que tudo fique em um só lugar.
- Utilize a agenda para acompanhar os pontos-chave da reunião: Após a reunião, você pode usar a agenda da reunião para acompanhar os resultados. Ao usar uma agenda como orientação geral, você poderá medir seu progresso em direção às metas estabelecidas.
Modelos para criação de atas de reuniões
- Modelo formal de conselho MoM
- Exemplo de reunião informal MoM
- Modelo MoM de reunião de diretoria
- Modelo MoM de reunião do conselho de SaaS de David Sacks
- Reunião Mensal de Gestão
- Modelo de planejamento de sprint
- Modelo de reunião individual
Para criar atas de reuniões rapidamente, você pode usar modelos pré-configurados. Os modelos MOM podem variar de atas formais de reuniões do conselho a atas mensais de gerenciamento, atas de reuniões informais, planejamento de sprint, reuniões SaaS e assim por diante. Cada um desses modelos é fornecido abaixo para agilizar seu procedimento MOM.
Modelo formal de ata de reunião do conselho
| Ligue para fazer o pedido Facilitado pelo 'Presidente do Conselho' • [Facilitador da reunião] convocou para ordenar a reunião regular da [Organização] às [hora] em [data] em [local]. Chamada A secretária fez uma chamada. Estiveram presentes as seguintes pessoas: • Secretário • Gerente Sênior • Facilitador de Reuniões Aprovação de minuta Antes que qualquer negócio oficial possa ser conduzido, o conselho deve aprovar a ata da última reunião. • [Secretário] leu a ata da última reunião. A ata foi aprovada. Problemas em aberto Itens que o conselho já discutiu anteriormente e estão prontos para aprovação formal. Novo negócio Esses itens podem ser votados, alterados, apresentados, transferidos para consideração da comissão ou adiados. Adiamento Depois de todas as questões em aberto e novos negócios terem sido discutidos e documentados, o facilitador da reunião encerrará a reunião do conselho. • [Facilitador da reunião] encerrou a reunião às [hora do término da reunião]. Envio e aprovação de atas O redator da ata deverá submeter a ata para aprovação do Presidente do Conselho ou do facilitador da reunião. • Ata enviada por: [Nome] • Ata aprovada por: [Nome] |
Exemplo de ata de reunião informal
| Ligue para fazer o pedido Uma reunião da [organização] foi realizada em [local] em [data]. Participantes • Os membros votantes presentes incluíram: • Os convidados presentes incluíram: • Membros não presentes incluem: Aprovação de minuta • Uma moção para aprovar a ata da reunião anterior em [data] foi apresentada por [nome] e apoiada por [nome]. Relatórios • [Nome do relatório] foi apresentado por [nome do apresentador]. • [Nome do relatório] foi apresentado por [nome do apresentador]. Movimentos principais • Moção: Movida por [nome] e apoiada por [declarar a moção aqui]. A moção [aprovada ou reprovada] com [número] a favor e [número] contra. Adiamento • [Nome do proponente] propôs que a reunião fosse encerrada, e isso foi acordado em [momento do encerramento]. • Secretário: • Data de aprovação: |
Modelo de ata de reunião do conselho
| Detalhes da reunião Observe o tipo, data e hora da reunião. • Nome da reunião: • Data: • Tempo: Chamada Observe os participantes da reunião. • Presidente: • Secretário: • Presidentes: • Diretores ausentes: • Outros convidados ou funcionários presentes: Negócio antigo Principais atas de reunião e decisões da última reunião do conselho. • Aprovação da ata da reunião anterior • Itens de ação não resolvidos de reuniões anteriores do conselho Novo negócio Inclua relatórios de executivos, comitês ou outros diretores do conselho. • Item 1 da agenda • Ponto 2 da agenda • Ponto 3 da agenda Etapas da ação Fechando Encerre a reunião do conselho documentando as seguintes informações: • Data e hora da próxima reunião do conselho • O momento em que a reunião é encerrada • Aprovação do secretário: • Aprovação do Presidente/Presidente: |
Modelo de reunião do conselho de SaaS de David Sacks
| • Atualização do CEO [30 minutos] Vitórias, desafios, aprendizados e KPIs. • Atualização de vendas [30 minutos] ARR, negócios, fechados, objeções e previsão • Atualizações departamentais [20 minutos] Roadmap de produtos e atualizações de outros departamentos. • Finanças [10-20 minutos] Margem bruta, planos financeiros e despesas operacionais. • Equipe [10-20 minutos] Quais áreas têm maior necessidade de novas contratações? • Assuntos Administrativos [5-10 minutos] Assuntos domésticos e administrativos • Itens de ação O que saiu desta reunião? |
Reuniões Mensais de Gestão
| Reunião Mensal de Gestão Revise métricas/KPIs Acompanhe o progresso em métricas e metas versus resultados reais. Em que ponto estamos do plano? Por que? Atualização da empresa Compartilhe atualizações importantes e forneça um “Estado da União”. Mesa Redonda de Líderes de Departamento/Equipe Mantenha todos atualizados, busque eficiência e ajudem uns aos outros a serem desbloqueados. Nome • Vitórias recentes • Prioridades atuais • Alguma coisa em que você esteja preso? Desenvolvimento Profissional (Opcional) Melhore os resultados do seu negócio a longo prazo através de uma aprendizagem interativa ou experiência de formação de equipes. Sessão de resolução de problemas Escolha um desafio ou área de prioridade. • Apresentação sobre o desafio • Discussão aberta para entender melhor o desafio e encontrar soluções • Atribua as próximas etapas Próximos passos @name Tarefa até DUE-DATE |
Modelo de planejamento de sprint
| Planejamento de Sprints Meta de sprint Qual é o objetivo principal deste sprint? Defina os objetivos principais abaixo. Pendências da Sprint Quais histórias de usuários correspondem ao objetivo do sprint? Compartilhe isso com sua equipe antes da reunião para que eles possam contribuir. Divida cada história de usuário em tarefas individuais. Certifique-se de que cada tarefa tenha o máximo de informações possível. Inclua métricas importantes. Épicos a serem entregues Liste os épicos que planejamos iniciar ou entregar durante este sprint. Esclarecimento do escopo do trabalho Revisite sua definição de “pronto”. Decida os critérios de aceitação usados para determinar quando cada tarefa será concluída. Certifique-se de que tudo isso esteja realisticamente alinhado com a capacidade da sua equipe. Principais riscos e preocupações Que problemas potenciais podem surgir com base na meta e no backlog do sprint? Como podemos resolvê-los? O escopo do trabalho reserva tempo suficiente para problemas inesperados? Notas e conclusões Quais foram os principais insights e pontos de discussão desta sessão de planejamento de sprint? Agir Obtenha confirmação verbal de sua equipe sobre os próximos passos a serem dados. Esclareça quem os está concluindo e quando devem ser concluídos. Anote essas informações aqui para compartilhar e atribuir. Seguir Como manteremos contato e nos manteremos atualizados sobre o progresso? Devemos agendar uma reunião de acompanhamento? |
Modelo de reunião individual
| Individual: Gerente Semanal 1:1 Pergunta introdutória Comece com uma pergunta aberta. Como foi a semana passada? O que tem funcionado bem para você ultimamente? Comemore vitórias e lições aprendidas O que realizamos desde nosso último encontro? Observe o progresso em iniciativas importantes. Como podemos ser melhores? Destaque as lições aprendidas na semana anterior. Remover obstáculos O que (se houver) está impedindo – ou retardando – seu progresso? Como podemos remover esse obstáculo? De que suporte você precisa? Planeje remover obstáculos específicos e criar itens de ação. Avaliação e feedback bidirecional Como estamos? Como podemos trabalhar juntos de forma mais eficaz? Discussão aberta Forneça tempo para discussão aberta. Há mais alguma coisa que você queira falar? Seguir Devemos agendar outro encontro individual? Revise quaisquer itens de ação decorrentes da reunião individual. Itens de ação |
Melhor software para criar atas de reunião
Você pode escolher entre softwares gratuitos e pagos disponíveis para criar MoM. Aqui estão algumas das opções mais populares que você pode considerar:
Software MOM grátis
- Google Notes: É um software gratuito que você pode usar para criar MOM, compartilhá-los, arquivar notas, etc.
- Evernote: O Evernote é gratuito para fazer e capturar notas, criar uma lista de tarefas, colaborar em notas, etc.
- EasyRetro: Com ele, você pode criar notas adesivas, compartilhá-las com colegas, criar itens de ação, anotar ideias de projetos e assim por diante.
Software MOM pago
- NTask: pode ser usado para criar e atribuir tarefas, compartilhar detalhes de tarefas com outras pessoas, planejar detalhes de projetos, conduzir reuniões, etc.
- Zipdo: Este aplicativo de notas de reunião se conecta ao calendário e cria notas colaborativas para cada reunião.
- Beenote: É um software baseado em IA que você pode usar para criar, gerenciar e organizar suas reuniões.
Conclusão
Com a ajuda das atas da reunião, torna-se extremamente fácil resumir toda a reunião em alguns pontos importantes.
Depois de ler o artigo, você terá uma ideia de por que deve criar um MOM e poderá criar um para você mesmo. Para uma abordagem mais fácil, você também pode considerar modelos para criar o MOM dependendo dos seus casos de uso.
Perguntas frequentes relacionadas às atas de reunião (moM)
- Quem é responsável pela elaboração das atas das reuniões?
O secretário da empresa é geralmente responsável pela elaboração das atas das reuniões.
- Qual é o formato da ata da reunião?
O formato básico da ata da reunião inclui o esboço das ideias-chave discutidas durante a reunião, as decisões tomadas e também as etapas que os participantes devem seguir para atingir as metas.
- Qual é o significado da ata de reunião?
Atas de reuniões são anotações feitas durante uma reunião que incluem os tópicos discutidos, detalhes dos participantes, principais conclusões e assim por diante.
- O que significa MÃE?
MOM significa Ata de Reunião de Negócios. É usado para anotar todos os detalhes importantes discutidos durante uma reunião, seu propósito e o resultado.
- Quais são os formatos de atas profissionais de reunião?
Nas atas profissionais da reunião, são incluídos detalhes dos participantes, agenda discutida, etapas futuras e muito mais.