Tarefas e responsabilidades mais importantes do gerente de projeto | #25 Introdução ao gerenciamento de projetos

Os gerentes de projeto (PMs) são como CEOs em menor escala, pensando estrategicamente sobre o projeto em andamento e colocando-o na perspectiva das atividades de toda a organização. Suas tarefas são interdisciplinares. Embora não tenham de ser especialistas na gestão do negócio ou na área a que o projeto diz respeito, devem ter um conhecimento geral dos mesmos. Embora seja sobre o especialista que faz parte da equipe do projeto que vai propor a melhor solução, o Gerente de Projeto deve entender porque aquela solução é a melhor. Então, quais são as principais tarefas e responsabilidades do Gerente de Projeto?

Tarefas e responsabilidades do Gerente de Projeto – sumário:

1. Introdução
2. Planejamento e organização
3. Preparação do orçamento
4. Monitoramento do projeto
5. Apoiando a equipe
6. Comunicação com as partes interessadas
7. Resumo
8. Confira nosso software para gerenciamento de projetos

Introdução

O gerente de projetos não gerencia pessoas, mas o projeto. Portanto, ele deve sempre ter em mente que a equipe é formada por especialistas que fazem seu trabalho da melhor maneira possível. O trabalho do PM é facilitar a implementação dessas atividades e orientá-las. O MP deve, portanto:

• Evite o microgerenciamento – instruir os membros da equipe sobre como realizar suas tarefas,
• Deixe a liberdade de escolher como resolver problemas,
• Gerencie a responsabilidade – combine o escopo das tarefas com as capacidades de cada membro da equipe.

Porém, quais tarefas fazem parte das responsabilidades do Gerente de Projetos?

Planejamento e organização

O gerenciamento de tempo em um projeto consiste em tarefas, incluindo planejamento e organização da execução de tarefas. O planejamento é uma parte do ciclo de vida do projeto, que, embora em proporções diferentes, é parte integrante de cada etapa do projeto. Mas como é o planejamento no dia a dia do Gerente de Projetos, ou seja, do lado prático?

O aspecto crucial do planejamento é o uso eficiente do software de gerenciamento de projetos. Primeiro, isso inclui compilar uma lista de tarefas a serem executadas e priorizá-las. Relacionado a esta última tarefa está o segundo dever fundamental do PM – organizar o trabalho.

Envolve não apenas selecionar as tarefas mais urgentes a serem executadas, mas também garantir que elas sejam realizadas no prazo e que todos os membros da equipe tenham a mesma carga de trabalho possível. Isso evitará gargalos. Essa organização inadequada do trabalho da equipe faz com que uma pessoa seja responsável por um número excessivo de tarefas. O acúmulo de responsabilidades faz com que o trabalho de outros membros da equipe seja interrompido e o andamento do projeto desacelera ou até mesmo para.

Certifique-se de ajustar a complexidade do programa que você está usando ou variar as aplicações de suas funções de acordo com as especificidades do projeto em questão. Afinal, o número de possibilidades nem sempre significa melhor gestão. Recomendamos manter os princípios do Lean e adotar apenas aquelas funções que melhorem as capacidades da equipe ou forneçam os dados necessários para avaliar o andamento do projeto. Embora dados bem apresentados possam seduzir as partes interessadas, não vale a pena gastar muito tempo coletando-os se for apenas para servir a esse propósito.

Preparação do orçamento

O Gerente de Projeto define o orçamento durante a fase de planejamento do projeto. É referido no PMBOK como:

“A estimativa aprovada para o projeto ou qualquer componente da estrutura analítica do projeto ou qualquer atividade programada.” (A estimativa aprovada para o projeto ou qualquer componente da estrutura analítica do projeto (WBS) ou qualquer atividade programada.)

Elaborar um orçamento e controlar os gastos de um projeto não é uma tarefa fácil. Apesar das despesas meticulosamente planejadas, mudanças serão necessárias para quase todos os projetos implementados. Portanto, um orçamento de projeto bem planejado pressupõe um mínimo de 10 a 15% para despesas imprevistas. 20% de todos os custos são considerados um limite seguro, mas há projetos em que as mudanças orçamentárias são ainda maiores.

Para evitar desvios excessivos das despesas planejadas, é necessário não apenas planejar habilmente levando em consideração as despesas mais prováveis. O PM também deve dedicar atenção considerável ao monitoramento de gastos em um projeto em andamento para reagir a tempo, por exemplo, a mudanças de preços .

Monitoramento do projeto

Outro importante conjunto de responsabilidades do gerente de projeto é o monitoramento do projeto. Isso nos permite abordar os riscos com sabedoria, antecipar e responder proativamente às mudanças.

No entanto, o monitoramento não é apenas rastrear riscos emergentes. As responsabilidades do Gerente de Projeto para monitorar o projeto também incluem:

• Manter estatísticas sobre o andamento das tarefas,
• A taxa de execução orçamentária,
• Controle e otimização do fluxo de trabalho.

O objetivo de todas as responsabilidades de monitoramento do Gerente de Projeto é otimizar as atividades para que o projeto seja executado conforme planejado, bem como aprender como os processos repetitivos em muitos projetos são executados e alterados.

Apoiando a equipe

As responsabilidades dos Gestores de Projeto passam por formar uma equipa, organizar e coordenar o seu trabalho, mas também acabar com a cooperação com quem não desempenha as suas funções de forma satisfatória.

Ao formar uma equipe, o GP deve certificar-se de que seus membros juntos tenham todas as habilidades necessárias para atingir o objetivo do projeto. Mas também certifique-se de que haja uma divisão clara de responsabilidades e transparência dentro da equipe.

Lembre-se de que os gerentes de projeto não precisam, e nem podem, ser especialistas na área representada por cada participante do projeto. Eles são responsáveis ​​por apoiar os especialistas em seu trabalho e garantir que o método de implementação do projeto seja compreendido e eficaz e que o fluxo de trabalho da equipe seja otimizado.

Comunicação com as partes interessadas

Outra área de tarefas executadas pelo Gerente de Projeto é a comunicação com as partes interessadas. Uma tarefa fundamental é selecionar a informação a transmitir às pessoas certas no momento certo – ou seja, otimizar os canais de comunicação, bem como assegurar que todos os stakeholders compreendem as mensagens que lhes são transmitidas relativamente ao projeto. Isso pode ser particularmente importante no caso de tarefas tecnicamente complexas ou altamente especializadas relevantes para o projeto geral.

É o PM que realiza reuniões periódicas com as partes interessadas e elabora relatórios. Às vezes, eles estão na forma de e-mails curtos e, às vezes, são documentos de várias páginas contendo dados e análises detalhadas.

Tenha em mente que o papel representativo do PM nem sempre é agradável. Especialmente no momento em que eles têm que comunicar informações negativas sobre o projeto para as partes interessadas. É quando habilidades interpessoais bem desenvolvidas serão muito úteis.

Resumo

O Gerente de Projetos é a pessoa responsável por planejar, coordenar e supervisionar a execução dos projetos. Suas principais tarefas incluem:

• Criar um plano de implementação do projeto e organizar a execução das tarefas,
• Determinar o orçamento do projeto,
• Monitoramento – de despesas, riscos e problemas potenciais,
• Organização do trabalho da equipe do projeto
• Comunicação e relatórios das partes interessadas

O Gerente de Projeto deve, portanto, ter uma ampla gama de competências – tanto especializadas quanto interpessoais. Ele também deve se familiarizar com as metodologias de gerenciamento de projetos, como Waterfall, Agile e Scrum.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
14. Para que serve a visão do projeto?
15. Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem?
16. Fase de iniciação do projeto - no que prestar atenção?
17. O domínio do planejamento no gerenciamento de projetos
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