Habilidades mais úteis do gerente de projetos | #26 Introdução ao gerenciamento de projetos

O trabalho de um Gestor de Projetos (GP) requer planeamento e organização, mas acima de tudo, flexibilidade e vigilância. É a capacidade de ver os primeiros sinais de mudança iminente e acompanhar simultaneamente muitas circunstâncias em mudança que podem tornar os esforços do PM bem-sucedidos.

Habilidades mais úteis do gerente de projetos – sumário:

1. Introdução
2. Competências universais no trabalho do Gerente de Projetos
3. Habilidades especializadas do gerente de projetos
4. Mitos sobre o papel do gerente de projetos
5. Resumo

Introdução

O conjunto ideal de habilidades do Gerente de Projetos consiste em habilidades universais, também chamadas de habilidades transferíveis, e habilidades especializadas. Sua proporção varia de acordo com o tema e o tamanho do projeto que está sendo implementado. No entanto, uma coisa permanece constante. Os gerentes de projeto usam uma ampla gama de habilidades todos os dias. Isto porque o seu trabalho é muito diversificado e permite-lhes enfrentar desafios diferentes todos os dias. Um dia está organizando e conduzindo uma reunião com as partes interessadas, enquanto no outro elabora um orçamento detalhado para o próximo marco. Então, quais habilidades são mais favoráveis?

Competências universais no trabalho do Gerente de Projetos

Para observar as habilidades universais que são úteis ao gerenciar projetos, imagine organizar uma mudança de casa. Para fazê-lo de forma eficaz, precisamos demonstrar nossa capacidade de:

• planejamento – para embalar tudo na ordem certa e coincidir a data de saída de um apartamento com a mudança para um novo local,
• organização - fazer acordos com os responsáveis ​​pela mudança, a equipe de transporte e rotular adequadamente todas as caixas e caixas de coisas,
• gestão de custos – para ver já na fase de pensar na mudança se vamos conseguir pagar o nosso imóvel de sonho, quanto vai custar mudar e mobilar o novo local,
• cooperação com os outros – as habilidades interpessoais no caso de mudança de casa serão especialmente úteis na fase de convencer amigos e familiares a ajudar, e a facilidade de comunicação certamente tornará o processo de mudança de bens mais fácil e agradável.

A lista acima é a base mais fundamental, que o Gerente de Projeto desenvolve realizando tarefas diárias e adicionando habilidades detalhadas a ela. Por exemplo, para planejamento – familiaridade com o software usado para dividir tarefas e marcos em um projeto que está iniciando. E para colaborar com outras pessoas – delegando tarefas e moderando continuamente o fluxo de trabalho da equipe.

Habilidades especializadas do gerente de projetos

No trabalho do PM, além do planejamento universal, organização, gerenciamento e colaboração, várias habilidades especializadas serão úteis. Esses incluem:

• tomando uma decisão,
• comunicando,
• flexibilidade, e
• reconhecendo e respondendo à mudança.

A capacidade de tomar decisões e assumir a responsabilidade pelas mesmas está intimamente relacionada com os momentos mais importantes do ciclo de vida do projeto, bem como com a posição de liderança que o Project Manager ocupa dentro da equipa.

Reportar, por outro lado, é uma combinação de comunicação eficiente, organização de tarefas e colaboração com outras pessoas . Um PM experiente sabe como preparar as informações destinadas às partes interessadas, o que incluir nelas, bem como como e com que frequência se comunicar com elas.

A flexibilidade ajuda a criar um estilo de comunicação adequado às partes interessadas de um projeto. Também permitirá que o gerente de projeto adapte as formas de fazer as coisas à equipe com a qual está trabalhando. Por exemplo, combinar a frequência das reuniões e a profundidade da discussão das tarefas concluídas com o nível de experiência da equipe. No entanto, a habilidade que pode determinar o sucesso ou o fracasso do GP é a flexibilidade na execução de tarefas – inclusive as repetitivas. Significa levar em consideração as circunstâncias atuais e ser capaz de ir além do esquema para alcançar os resultados esperados.

Essa habilidade está intimamente relacionada à última – a sensibilidade difícil de treinar às mudanças no ambiente. Responder à mudança se aplica a quase todas as áreas de um projeto. Um exemplo é ajustar o orçamento às mudanças de preços – isso significa detectar tendências e aproveitá-las, além de observar as expectativas e capacidades financeiras dos clientes.

Mitos sobre o papel do gerente de projetos

Existem vários mitos associados ao papel do PM. Basta olhar para sua imagem estereotipada não tão agradável. Para muitos, é a imagem de um jovem presunçoso que começou a carreira muito cedo. Ele entende perfeitamente cada detalhe do projeto, ou pelo menos está convencido disso, e aponta impiedosamente os tropeços de seus colegas.

Vamos dar uma olhada neste retrato caricaturado e prestar atenção a três mitos subjacentes.

Mito 1. O gerente de projeto tem muita experiência na organização em que gerencia o projeto.

Mito 2. O Gerente de Projeto conhece perfeitamente todas as questões envolvidas no projeto.

Mito 3. O Gerente de Projeto controla e melhora as tarefas executadas por todos os membros da equipe.

O mito 1 está relacionado à crença de que apenas uma pessoa com muita senioridade pode gerenciar projetos com eficácia. No entanto, em muitos casos, até mesmo um funcionário novato que desenvolveu habilidades funcionais transferíveis em gerenciamento de projetos pode ter um bom desempenho na função de gerente de projetos auxiliar. Isso também se aplica a pessoas que ganharam experiência em outras organizações, desde que conheçam as ferramentas e os métodos certos para se encaixar como PM.

O Mito 2 combina a noção de que o PM deve saber todos os detalhes de um projeto de cor e tem um conhecimento especializado e bem estabelecido da área do projeto. No entanto, os detalhes do projeto são armazenados por software, de forma bem ordenada. O trabalho do gerente de projeto é criar e manter essa ordem e usar as informações. O conhecimento especializado, por outro lado, é mantido pelos membros da equipe. O PM precisará de amplo conhecimento para definir a estrutura geral de como o projeto deve prosseguir e fazer as perguntas certas.

O mito 3 faz parte do estereótipo em que o PM aprimora cada detalhe das tarefas atribuídas à equipe. O microgerenciamento é um dos erros de trabalhar em equipe. No entanto, não faz parte das responsabilidades do PM!

Resumo

Habilidades universais, ou agilidade, são úteis no trabalho de um Gerente de Projeto:

• planejamento
• organização
• gestão de custos, bem como
• trabalhando com pessoas.

No entanto, as competências do gestor de projetos não são menos importantes, nomeadamente capacidade de tomada de decisão eficiente, capacidade de reporte, bem como flexibilidade e resposta eficaz à mudança.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

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6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
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