Multitarefa versus tarefa única. Qual método é melhor para sua produtividade?

Qual método garante melhor eficiência e produtividade? A capacidade de priorizar, organizar seu próprio trabalho ou planejar estrategicamente é frequentemente desejada pelos empregadores. Quando o número de responsabilidades aumenta e o supervisor espera resultados rápidos, vale a pena considerar se você obterá melhores resultados executando várias tarefas simultaneamente ou focando em apenas uma coisa por vez. Vamos descobrir!

Multitarefa vs tarefa única – sumário:

1. O que é multitarefa?
2. Tarefa única: uma alternativa à multitarefa
3. Como fazer uma única tarefa?
4. Multitarefa versus tarefa única
5. Resumo

O que é multitarefa?

A multitarefa pode ser entendida de duas maneiras. Em primeiro lugar, está associado à divisibilidade da atenção , graças à qual uma pessoa pode realizar várias tarefas ao mesmo tempo, como responder a um e-mail de um cliente durante uma reunião de equipe e conversar com colegas de trabalho. A multitarefa também pode ser equiparada à capacidade de alternar rapidamente entre tarefas individuais.

A multitarefa é eficaz? De acordo com o estudo, cujos resultados foram apresentados na publicação “Supertaskers: Profiles in Extraordinária Habilidade Multitarefa”, apenas 2,5% dos participantes realizaram várias tarefas simultaneamente com sucesso. O resto apresentou declínios significativos no desempenho.

Cynthia Kubu, neuropsicóloga, confirma que o cérebro humano é capaz de se concentrar em realizar apenas uma tarefa por vez: “Quando pensamos que estamos realizando várias tarefas ao mesmo tempo, na maioria das vezes não estamos fazendo duas coisas ao mesmo tempo. Mas, em vez disso, estamos realizando ações individuais em rápida sucessão ou troca de tarefas.”

Outro estudo, desta vez realizado por pesquisadores do Institut National de la Santé et de la Recherche Medicale (INSERM) em Paris, mostra como a multitarefa afeta o córtex pré-frontal. Ao realizar uma única tarefa, ambos os lados do córtex pré-frontal trabalham juntos. Quando várias tarefas são realizadas ao mesmo tempo, os lados do cérebro começam a funcionar de forma independente, levando a problemas de memória, resultando em desempenho inferior e aumento do número de erros.

Se executar várias tarefas simultaneamente é ineficiente, como é possível que uma pessoa possa, por exemplo, jantar, navegar nas redes sociais e ouvir rádio ao mesmo tempo? A resposta está no nível de engajamento do córtex pré-frontal – atividades que realizamos automaticamente (como caminhar) colocam menos pressão sobre ele do que, por exemplo, dirigir um carro.

Tarefa única: uma alternativa à multitarefa

O que fazer em vez de multitarefa? Bem, a tarefa única pode ser uma alternativa à multitarefa . Trata-se de concentrar-se em apenas uma tarefa de cada vez. Este método tem um impacto positivo não apenas na produtividade, mas também no corpo humano. Então, quais são os benefícios da tarefa única?

• Maior eficiência – colocar energia na conclusão de uma tarefa garante que ela seja feita completamente, reduzindo o risco de cometer um erro.
• Melhor concentração – a capacidade de se concentrar em uma tarefa específica permite alcançar melhores resultados. Isso se aplica não apenas aos deveres profissionais, mas também aos relacionamentos. Por exemplo, a concentração ou “estar aqui e agora” quando se encontra com amigos permite que você aproveite mais o momento.
• Menos distrações – concentrar-se em uma tarefa torna-a uma prioridade e as distrações externas são automaticamente eliminadas.
• Maior controle – “alternar” entre tarefas deixa uma pessoa distraída do trabalho, tornando mais difícil para ela medir posteriormente os efeitos de seus esforços, ou o tempo gasto em uma tarefa.
• Níveis de estresse reduzidos – a tarefa única aumenta a probabilidade de realmente concluir uma determinada tarefa. Também aumenta a satisfação e reduz os níveis de estresse, pois o funcionário não precisa mais pensar em quando e como terminar.

Como fazer uma única tarefa?

Prioritizar

Antes de começar a trabalhar, decida quais tarefas estão no topo da sua lista de prioridades. Use a matriz de Eisenhower, que o ajudará a determinar quais questões são urgentes e precisam de atenção imediata e quais podem ser abordadas posteriormente. Depois de definir a prioridade das tarefas, crie sua própria lista de tarefas . Este é um dos recursos que o Firmbee oferece. Esse sistema permite não apenas anotar suas responsabilidades, mas também priorizá-las, dar-lhes status e prazos.

Aprenda a administrar seu tempo

Existem várias técnicas que ajudam você a gerenciar melhor seu tempo, dividindo grandes tarefas em tarefas menores que podem ser concluídas com foco total em um curto período de tempo. Um exemplo é a técnica Pomodoro, que se baseia em trabalhar em blocos cíclicos de tempo . A divisão mais comum é fazer uma tarefa por 25 minutos e depois fazer uma pausa de 5 minutos. Depois de quatro blocos, é recomendável fazer uma pausa mais longa.

Bloquear as distrações também ajuda você a se concentrar melhor. Para isso, é uma boa ideia desligar todas as notificações e deixar sites que o distraiam do seu trabalho. Claro, alguns colegas de trabalho podem esperar uma resposta imediata à sua mensagem. Você deve notificar os outros com antecedência de que precisa se concentrar na tarefa em questão e pedir que não o perturbem enquanto estiver fazendo isso. Essas situações também ensinam como estabelecer limites saudáveis. Os líderes também podem considerar introduzir ou, pelo menos, instruir ainda mais os funcionários sobre o assunto da comunicação assíncrona.

Use o sistema de gerenciamento de projetos

O software de gerenciamento de projetos possui muitos recursos que podem ser usados ​​para organizar seu trabalho . Em primeiro lugar, com a ajuda dos quadros Kanban, uma equipe pode trabalhar em conjunto para definir tarefas, definir suas prioridades e status, designar funcionários responsáveis ​​por concluí-las ou definir prazos. Uma pessoa com tarefas atribuídas pode escrevê-las em sua própria lista de tarefas, concluí-las individual e sucessivamente e marcá-las como concluídas.

Pratique a escuta ativa

A escuta ativa ajuda você a se concentrar na outra pessoa e a lembrar o máximo possível da reunião. Graças a essa prática, você não apenas demonstra respeito pela outra pessoa, mas também pode entender melhor os assuntos discutidos, além de evitar erros e mal-entendidos . Portanto, é uma boa ideia guardar os dispositivos de distração (telefone, laptop etc.) ao participar de uma reunião e, de preferência, deixá-los em outra sala. Durante as discussões on-line, também é uma boa ideia desativar todas as guias desnecessárias do navegador da web.

Multitarefa versus tarefa única

Não é difícil perceber que multitarefa e tarefa única são métodos completamente diferentes de realizar tarefas. Na tabela abaixo, apresentamos as diferenças básicas.

Resumo

Hoje, a multitarefa é uma habilidade desejável pelos empregadores, principalmente porque está associada a maior produtividade e eficiência. Como mostram os estudos, a relação é exatamente o oposto. Ao alternar constantemente entre tarefas, não conseguir priorizar e organizar seu trabalho e se distrair com frequência, a eficiência de um funcionário pode ser significativamente reduzida e há um risco maior de cometer erros, que novamente exigem tempo e energia para serem corrigidos.

Claro, em algumas situações e para algumas pessoas, a multitarefa pode ser uma solução ideal. No entanto, vale lembrar que apenas uma pequena porcentagem da população tem aptidão para isso.

Também é crucial mudar a atitude em relação à tarefa única e rejeitar a opinião de que é um método inferior. Em inúmeras publicações, artigos e blogs, você pode ler sobre seus efeitos positivos no trabalho, bem como na saúde. Portanto, pode ser uma alternativa ideal para pessoas que não desejam sentir tanta pressão e estresse e, em vez disso, desejam se sentir satisfeitas com a conclusão de tarefas específicas.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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